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Cycle de vie d'un document numérique - conservation documents entreprise

Cycle de vie d'un document numérique - conservation documents entreprise
Définition Le cycle de vie d'un document numérique décrit le cheminement chronologique d'un document. Chaque étape de ce cycle est associée à ses propres enjeux : création,gestion,diffusion,conservation. Création Un document numérique peut être créé automatiquement (par un système d'éditique) ou manuellement (par l'écriture d'un rapport). où le classer : le ou les emplacements dans lesquels il sera disponible au sein de la GED,son indexation : mots-clés et métadonnées. Gestion Droits d'accès Dans le cas de documents papier, seules certaines personnes peuvent accéder à l'endroit de stockage des documents sensibles. Authenticité Il est plus difficile de falsifier un document papier que de modifier un fichier informatique. Evolutions Certains documents sont amenés à être mis à jour. droits d'accès pour les modifications,conservation des versions antérieures,révocation des versions antérieures. Diffusion Mode de diffusion Un document peut être diffusé : Forme de la diffusion Canaux de diffusion Devis GED Related:  Cycle de vie du documentarchivage des données

Cycle de vie (document) Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Le cycle de vie d'un document (Records life-cycle en anglais) est un concept qui analyse les étapes menant de la création d'un document à sa destination finale : conservation mémorielle ou destruction. On considère dès lors trois étapes dans ce cycle de vie : l'élaboration et la production du document, son utilisation ou maintenance, sa conservation ou mise à disposition. Les étapes de ce cycle diffèrent un peu selon que l’on se place du point de vue de la gestion des documents d'archives (Records management en anglais) ou de l’archivage définitif. « Le cycle de vie d’un document engageant est organisé autour de deux événements majeurs qui modifient son statut ou sa valeur : la validation qui lui donne son plein effet engageant et l’événement qui déclenche le calcul de la date de fin de conservation. Ainsi du point de vue du records management les étapes du cycle sont résumées comme suit : Cycle de vie du document Dans ce séquençage :

Gestion du cycle de vie des documents et de l'information - Outils - Le gouvernement La gestion de l'information est une science en évolution essentielle au partage efficace de l'information au sein des institutions ainsi qu'avec les clients, les fournisseurs, les partenaires ou le public. Dans le cadre d'une initiative de gestion de l'information continue à l'échelle du gouvernement, Bibliothèque et Archives du Canada a recueilli un certain nombre de ressources documentaires pour encadrer la création de vos propres ressources et capacités en GI. Même si, à l'heure actuelle, certains domaines ne disposent que d'un nombre limité de ressources documentaires, nous avons choisi de présenter un environnement de GI complet qui pourra servir à accroître la masse de connaissances en gestion de l'information ainsi qu'à guider les efforts consacrés à l'élaboration d'une série de ressources complètes au fil du temps. Le diagramme ci-dessous vous permettra de vous familiariser avec chacune des sept étapes du cycle de vie des documents et de l'information.

GED - Gestion Electronique de Documents Qu'est-ce qu'un document électronique ? C'est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Il peut être une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier, un écrit électronique, etc. Qu'est-ce que la GED ? La Gestion électronique des documents, abrégée en GED, est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents. Le GED fait donc appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence. Etapes de la Gestion Electronique des Documents (GED) Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : l'acquisition, le classement, le stockage et la diffusion des documents. Etape 1 - Acquisition des documents La GED a pour objectif premier d'acquérir les documents, elle peut s'effectuer par : L'intégration de documents papiers existants : c'est, pour les documents papiers, la numérisation grâce à des scanners. Etape 2 - Classement des documents Conclusion Voir aussi

La production et l'enrichissement des documents Définition un document est un ensemble constitué : -d'information structurées -du support qui les contient. 2. Typologie a) Selon la nature de l'information En fonction de la nature de l'information, on distingue les documents qui comportent des mots, des sons, des images statiques (diapo) ou dynamiques (des films). b) Selon la façon de lire le document Les supports conditionnent la façon de lire le document :* -directement, à l'oeil nu -par l'intermédiaire d'une interface exemple : un fichier word nécessite un ordinateur et un logiel approprié Une trés grande variété de documents résulte de la combinaison de la nature de l'information et de celle des supports possibles. 3. a) Deux modes de création Les documents (papier, photo) peuvent être numérisés grâce à des scanners puis par des logiciels adptés selon leur format. Ils peuvent aussi être créés directement par des logiciels (traitement de texte, tableur, appareil, photo numérique, etc...). b) Une diversité de formats On distingue, en particulier,

Contrat d’archivage electronique, obligations du tiers archiveur Publications | Fiches point de vue L'archivage consiste à conserver, à moyen ou long terme des informations afin de pouvoir les exploiter ultérieurement. L'archivage permet ainsi d'assurer la fidélité et la durabilité de l'information conservée. Aujourd'hui, en raison du développement considérable des données sous forme dématérialisée, les supports traditionnels d'archivage (papier ou microforme) des documents sont progressivement remplacés par des système d'archivage électronique. Au plan juridique, quelques points essentiels doivent faire l'objet d'une attention particulière lors de la conclusion d'un contrat d'externalisation de la fonction d'archivage électronique. 1. Le contenu du contrat d'archivage dépend des besoins exprimés par l'entreprise, donneur d'ordre. Pour ce faire, l'entreprise devra préalablement mener une réflexion sur ses besoins réels et répondre notamment aux questions suivantes : L'entreprise devra par ailleurs s'interroger sur l'utilisation future des archives. 2.

Gestion électronique des documents Définitions Qu’est-ce qu’un document électronique ? C’est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Il peut être une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier ( Un fichier est un endroit où sont rangées des fiches. Cela peut-être un meuble, une pièce, un bâtiment, une base de données informatique. Qu’est-ce que la GED ? La Gestion électronique des documents (Qu’est-ce qu’un document électronique ?) Le GED fait donc appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence. Etapes de la Gestion Electronique des Documents (GED) Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents: l'acquisition, le classement, le stockage et la diffusion (Dans le langage courant, le terme diffusion fait référence à une notion de « distribution », de « mise à disposition » (diffusion d'un...) des documents. [Etape 1] Acquisition des documents [Etape 2] Classement des documents * Alfresco * Maarch * Nuxeo

ISO 15489 Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Son objectif est le records management, traduit généralement en français par « gestion des archives courantes et intermédiaires ». Cependant l’usage du terme anglo-saxon, plus court et plus répandu tend à s’imposer, entre autres pour les raisons suivantes, exposée dans l’introduction française de la norme. Le terme anglais records désigne en effet les documents, dans leur version définitive, considérés dans leur dimension de preuve (et d’utilité dans le cadre de la conduite des activités de l’organisme émetteur), par opposition à documents (qui ne prend en compte que leur contenu informatif) et à archives (qui les considère du point de vue historique). N’ayant pas en français d’équivalent strict, records est traduit en général par “documents engageants” ou par “documents d’archives” sauf lorsque le terme “documents” est suffisamment explicite dans le contexte, voire par “archives” lorsque le sens l’impose.

Le stockage sur bandes magnétiques Loin d'être obsolètes, les bandes magnétiques constituent encore les principaux supports de sauvegarde. On peut bien se demander pourquoi, alors que les temps d'accès sont plus que médiocres comparés aux autres supports de stockage optiques ou magnétiques... La raison est principalement... psychologique ! En réalité, sur la quantité toujours croissante de données stockées, beaucoup sont obsolètes et totalement inutilisées. La tendance actuelle est de stocker les données en cours d'utilisation, plus une copie sur disque dur. Dans l'hypothèse où les données sont sauvegardées pendant sept ans, ce qui correspond en général aux standards de l'industrie, il en résulte 20 copies de la totalité des données. Pour les utilisateurs de PC de bureau, la sauvegarde sur disque dur ou média amovible représente un gain de temps rendant les données rapidement accessibles. Les caractéristiques des principaux formats de cartouches sont synthétisées dans le tableau ci-dessous :

La gestion des documents La gestion électronique des documents (GED) 1.1Définition La gestion des documents a pour fonction de favoriser le stockage, l’archivage, la recherche, la consultation et la diffusion de l’information. La gestion électronique de documents (GED), ou la gestion électronique d’informations et de documents existants (GEIDE), est « un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer, et stocker, des documents à partir d’applications informatiques ». Les intérêts de la GED a) Accéder rapidement aux documents les applications de type classement administratif ou archivage permettent les gains de productivité les plus importants par la réduction des délais est donc des coûts b) Favoriser la diffusion de l’information La GED met l’information à la disposition de nombreux acteurs, présents ou distants, dans des délais très réduits, et leur permet d’y accéder simultanément. c) Fédérer des informations dispersées d) Favoriser le travail collaboratif

Solution de sauvegarde de données pour Artisans, TPE, PME et PMI - SauveFTP Pro - Convilog Quels incidents votre entreprise a-t-elle déjà rencontrés ? Ces incidents sont d’une gravité extrême s’ils n’ont pas anticipés, puisqu’ils vont jusqu’à provoquer la disparition de l’entreprise ayant perdu ses données informatiques. En effet, 80 % des entreprises ayant subi un sinistre informatique majeur générant une perte de données informatiques déposent le bilan dans les 2 années qui suivent. Pour protéger leurs données informatiques, les Artisans … et de manière générale les TPE et PME utilisent encore majoritairement des supports physiques (CD, clefs USB, disques durs externes, disque dur en réseau…). En effet, il est devenu essentiel et même vital pour une entreprise de choisir une solution de sauvegarde efficace et sécurisée. Quels sont les besoins des TPE et PME aujourd’hui ? Solution référence sur son marché, SauveFTP Pro évolue constamment afin de permettre aux entreprises de protéger efficacement leurs données informatiques, tout en répondant au plus près à leurs demandes.

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