La dématérialisation des documents RH progresse sur tous les plans La dématérialisation des documents RH est inégalement répartie selon le type d'entreprise et le type de document. Les pouvoirs publics sont un moteur important de ce processus en obligeant les entreprises à dématérialiser certains documents comme les télédéclarations (DADS_U, DUCS, DUE, etc.). Pour d'autres types de documents, les entreprises ont leurs propres objectifs : améliorer la qualité et la rapidité de la transmission, mais aussi réaliser des économies. L'étude réalisée par Markess fait apparaître des tendances, mises en avant par quelques chiffres que nous citons ci-dessous, constituant la synthèse des réponses des personnes interrogées. Une situation existante contrastée Le domaine des ressources humaines génère et traite des documents de nature variée. Le nombre de documents RH est considérable : on en dénombre 30 à 40 voire plus dans certains contextes. Des atouts et des obstacles pour atteindre les bénéfices de la dématérialisation René Beretz
Au coeur de l'Entreprise Le document est omniprésent dans le fonctionnement de l’entreprise, tous secteurs confondus. La transformation du support papier en fichier numérique (appelé « dématérialisation ») pour consulter, faire circuler ou partager le document est une mutation à la fois technologique, économique et sociétale (changement des mentalités, cultures et usages). Pourtant, la maîtrise des flux documentaires numériques est un formidable levier de productivité et d’efficacité contribuant à la réduction des coûts. Comment ? Prendre conscience et analyser ses flux métiers : Dans nos vies personnelles, nous avons tous été confrontés au moins une fois à la recherche d’un document administratif introuvable. Faire appel à des experts, privilégier le service pour les petites entreprises : En parallèle, l’avènement des technologies autour des solutions documentaires et l’accessibilité du Web permettent l'émergence d'usages nouveaux sans pour autant investir dans du matériel et des logiciels.
Conserver et préserver les documents - Archives départementales de l'Aisne Les archives sont par définition fragiles et ce quel que soit leur support. Leur conservation induit donc la mise en place des meilleures conditions possibles afin qu'elles ne soient altérées ni par le temps ni par tout autre facteur extérieur de détérioration. Les ennemis des archives sont nombreux : poussière, humidité, pollution, insectes, rongeurs, eau, feu et vol sont autant d'éléments à maîtriser si l'on veut assurer la sauvegarde de ce patrimoine. C'est l'objet de la conservation préventive et curative qui a doit assurer la pérennité et favoriser la consultation sécurisée des documents. Thermo-hygromètre pour contrôler taux d'hygrométrie et température des magasins. Les magasins de conservation Les locaux de conservation sont étroitement surveillés : grâce à un étalonnage régulier des thermo-hygromètres, on y contrôle quotidiennement l'hygrométrie (le taux d'humidité relative de l'air) et la température des magasins. Registre paroissial restauré. Les documents
Gestion électronique de vos documents en entreprise - ArchiveYourDocs, fournisseur GED La gestion électronique de documents ou GED est un système informatisé qui permet la numérisation et l’archivage des documents de votre entreprise. ArchiveYourDocs® a développé une solution de gestion électronique documentaire afin de répondre au mieux à toutes les exigences de ses clients Averroès est un système de gestion documentaire et d’automatisation de processus métier (ECM/BPM) permettant de : Faciliter le stockage, le partage et la recherche d’informations de manière hautement sécurisée ;D’organiser l’ensemble de la documentation de votre entreprise ;D’avoir un référentiel unique de document. En tant que solution de gestion électronique documentaire, il permet également d’automatiser vos tâches et vos activités et de s’adapter aisément à toutes les exigences de votre métier. Averroès est un système ouvert : il offre des API et des web services qui permettent une intégration facile avec tout système d’information. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter.
Une étude de Markess International Enjeux légaux et réduction des coûts poussent les projets de dématérialisation samedi 5 novembre 2011 Le caractère fort du cadre légal et/ou réglementaire (1) dans la généralisation des projets visant à adresser sous format numérique divers documents jusqu’alors transmis au format papier constitue un facteur important des projets de dématérialisation, c’est ce que montre l’étude intitulée « Dématérialisation des documents sortants : enjeux &perspectives » et réalisée par le cabinet Markess international. Toutefois, à l’heure où les entreprises cherchent à réduire leurs coûts et à optimiser leurs processus et leur performance, le contexte économique en berne apparaît lui aussi comme un accélérateur de la dématérialisation, avec à la clé des gains concrets et tangibles. Exemples de projets de dématérialisation de documents sortants Extension à d’autres types de documents sortants et un recours accru à la dématérialisation à vocation probatoire En 2011, au?
Pourquoi GED et démarche qualité La GED comme composante de la démarche qualité Dans le cadre de la démarche qualité, la GED est un moyen d'apporter la rigueur nécessaire à la saisie, au suivi, à la validation et à la résolution des réclamations et des non-conformités. Elle peut aussi être un outil directement intégré aux procédures des services administratifs et comptables : gestion des clients, de la facturation, des fournisseurs… La GED comme aide à la démarche qualité La GED, si elle est utilisée de façon systématique, facilite la recherche et l'accès aux documents nécessaires au sein de la démarche qualité. GED et obligations réglementaires L'archivage légal en France La loi française impose une durée minimale de conservation de certains documents. La loi Sarbanes-Oxley La loi Sarbanes-Oxley est une loi fédérale américaine qui impose des règles de transparence et de fiabilité financière aux entreprises cotées en bourse aux Etats-Unis. L'archivage électronique Devis GED
Logiciel d'archivage des documents papier - Gestion des archives papier Versement pour l’archivage des documents papier Saisie des nouveaux versements via un bordereau web standardisé multi-niveaux (producteur, versant, archives).Circuit de prise en charge du versement par le service des archives.Contrôle des informations saisies lors du versement par le SI (vérification du code client…).Gestion avancée des métadonnées grâce à la codification des emplacements et des contenus. Référentiel pour la gestion des archives physiques Définition des typologies de document en fonction de son type, de son support et de son caractère juridique.Pour chaque typologie, définition du délai légal de conservation, de validité et de communicabilité, et du lieu de stockage du document. Stockage des archives papier et physiques Tri et élimination des archives papier Destruction physique des boites, dossiers ou documents.Libération des espaces magasins. Recherche et restitution Edition et statistiques Traçabilité et valeur probatoire des archives physiques Import & export Habilitations
Gestion électronique d'informations et de documents de l'entreprise ... Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. La Gestion électronique d'informations et de documents de l'entreprise, ou GEIDE en abrégé, est un système informatisé de gestion des documents archivés. La seconde dénomination le définit comme gestion électronique de l’information ou de documents existants Qu’est-ce qu’un document ? Selon la définition de l’ISO un document est l’ensemble constitué d’un support d’information et des données enregistrées sur celui-ci sous une forme en général permanente et lisible par l’homme ou par une machine. Apports de la GEIDE[modifier | modifier le code] Un outil de gestion électronique de documents, s'il est bien conçu, offre plusieurs avantages aussi bien sur le plan organisationnel que sur le plan du profit. D'après une étude menée par la société ooPartners solutions (www.oopartners.com et www.intraknow.com), un outil de GED peut faire gagner jusqu'à 10 à 20 % en efficacité de travail et 10 % en efficience commerciale. La recherche La restitution
Le financement des petites entreprises toujours tendu Deux institutions, la chambre de commerce et d'industrie de Paris (CCIP) et l'ordre des experts-comptables, s'inquiètent de l'accès aux prêts des petites entreprises. La crise du crédit de 2008 a laissé un souvenir douloureux. Prises de panique, les banques avaient quasi arrêté de préter aux entreprises, entraînant une congestion globale de l'économie. Depuis jeudi 13 octobre, deux institutions ont exprimé leur crainte que le scénario se répète, et que les plus petites entreprises soient les premières touchées. Un sujet qui plane dans les cercles économiques depuis plusieurs mois. Lors de son congrès annuel, ouvert jeudi à Marseille, l'Ordre des experts-comptables a pris le parti des très petites entreprises (TPE). La CCIP s'inquiète également pour les petites structures. Vers une nouvelle structure publique ? Le financement des PME inquiète depuis quelques mois, et d'autres acteurs se sont saisis du dossier.
Les Enjeux Enjeux organisationnels Réduire les coûts Si la GED est associée à ses propres coûts (infrastructure, formation), elle permet de réduire certains coûts liés directement à l'existence de documents papier : coût des consommables,entretien du matériel d'impression et de reproduction,traitement des documents à durée de vie réduite (recyclage, destruction),archivage des documents à durée de vie importante. Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques D'innombrables documents sont créés ou modifiés chaque jour dans une organisation. Améliorer la traçabilité des documents Si les procédures sont adéquates, tout document créé ou transitant par l'organisation passe par la GED pour stockage et indexation. Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents Un document dématérialisé peut également circuler plus rapidement que son support papier. Augmenter la productivité Enjeux réglementaires Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage Comparez 5 devis GED
Papiers à conserver Votre abonnement a bien été pris en compte. Vous serez alerté(e) par courriel dès que la page « Papiers à conserver » sera mise à jour significativement. Vous pouvez à tout moment supprimer votre abonnement dans votre espace personnel. Votre abonnement n’a pas pu être pris en compte. Vous devez vous connecter à votre espace personnel afin de vous abonner à la mise à jour de cette page. Pour vous abonner aux mises à jour des pages service-public.fr, vous devez activer votre espace personnel. Le délai de conservation des papiers varie selon les domaines (assurance, logement, véhicule, banque, etc.) et le type de document. Les durées indiquées sont des durées minimales durant lesquelles il est prudent de garder les documents. Vous pouvez, bien sûr, garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice. Ainsi, les délais peuvent être allongés si la prescription est suspendue ou interrompue. Attention : À noter :