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Archivage électronique

Archivage électronique
Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. L'archivage est synonyme de « stockage » ou de « sauvegarde ». Il tend de plus en plus à être utilisé pour tous les documents, quels qu'en soient la nature et le support, et à remplacer « conservation ». Il y a quelques dizaines d'années, seul le papier existait comme support d'enregistrement et de sauvegarde. Un document n'était archivé que si toutes les informations avaient été traitées, c'est-à-dire lorsque le document était en fin de cycle de vie. La tendance actuelle est d'archiver les documents dès leur création et de les enrichir d'informations tout au long du cycle de vie[1]. Il convient de bien distinguer l’archivage : Supports d'archivage[modifier | modifier le code] Les supports de stockage de masse d'archives peuvent être magnétique (bande magnétique), optique (Cd et Dvd), magnéto-optique (disque magnéto-optique) ou encore électronique (disque dur, serveur de stockage réseau NAS) Plusieurs critères sont à prendre en compte[3] :

Conserver et préserver les documents - Archives départementales de l'Aisne Les archives sont par définition fragiles et ce quel que soit leur support. Leur conservation induit donc la mise en place des meilleures conditions possibles afin qu'elles ne soient altérées ni par le temps ni par tout autre facteur extérieur de détérioration. Les ennemis des archives sont nombreux : poussière, humidité, pollution, insectes, rongeurs, eau, feu et vol sont autant d'éléments à maîtriser si l'on veut assurer la sauvegarde de ce patrimoine. C'est l'objet de la conservation préventive et curative qui a doit assurer la pérennité et favoriser la consultation sécurisée des documents. Thermo-hygromètre pour contrôler taux d'hygrométrie et température des magasins. Les magasins de conservation Les locaux de conservation sont étroitement surveillés : grâce à un étalonnage régulier des thermo-hygromètres, on y contrôle quotidiennement l'hygrométrie (le taux d'humidité relative de l'air) et la température des magasins. Registre paroissial restauré. Les documents

Plan Comptable Général 15 mars 2010 Le plan comptable : l’outil des comptables Le plan comptable général contient la liste intégrale des comptes comptables devant être utilisés en comptabilité. Cela permet d’enregistrer les opérations comptables en respectant les règles comptables. Il existe trois système de plan comptable différent : le système abrégé.le système de base.le système développé, comprenant tous les comptes. Il est composé de 9 classes : chaque premier chiffre représente sa classe d’appartenance : 101. 1011. 10131. 1018. 104. 1041. 105. 1051. 106. 1061. 10611 Réserve légale proprement dite.10612. 1062. 10641 Plus-values nettes à long terme.10643. 1068. 10681 Réserve de propre assureur.10688. 107. 108. 109. 11. 110. 119. 12. 120. 129. 131. 1311. 138. 139. 1391. 13911. 1398. 142. 1423. 143. 1431. 144. 145. 146. 147. 148. 151. 1511. 153. 154. 155. 156. 157. 1572. 158. 1581. 161. 163. 164. 165. 1651. 166. 1661. 167. 1671. 168. 1681. 16881. 169. 171. 174. 178. 1781. 181. 186. 187. 188. 201. 2011. 20121.

Référentiels pour l'archivage numérique (Services de la modernisation de l'Etat) L'archivage numérique Le développement des technologies de l'information et de la communication a profondément modifié les méthodes de travail en facilitant et en accélérant considérablement la production, le partage et le stockage d'informations numériques. En parallèle, la reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve en 2000 a ouvert la voie à l’« administration électronique », à la dématérialisation des processus métier et à la production d''originaux numériques. C’est pourquoi l’archivage numérique/électronique est devenu un véritable enjeu pour les directions des systèmes d’information. Les données numériques sont par nature très vulnérables pour deux raisons principales : d'une part, elles sont facilement manipulables et falsifiables. L'archivage numérique est donc un processus dynamique qui commence dès la création des documents. Le cadre juridique Cadre de confiance de l'administration électronique Cadre juridique de l'archivage Protection des données personnelles et archivage

Durée de conservation des papiers et documents d'une entreprise Les délais pendant lesquels un entrepreneur doit conserver ses archives varient en fonction de la nature et du domaine (commercial, fiscal, social, juridique, ...) des pièces concernées. Pour chacune d'entre-elles, voici la période minimale pendant laquelle l'entreprise doit nécessairement conserver un écrit afin de disposer d'une preuve en cas de litige ultérieur avec le fisc, un client, un fournisseur, etc. Les durées figurant dans cette fiche ne sont que des délais minimum, il est conseillé dans l'absolu de conserver ces pièces pendant une période illimitée. Dossier commercial Contrat avec un fournisseur ou un client5 ans C'est la durée au terme de laquelle, sauf prescriptions spéciales plus courtes, les obligations d'un commerçant nées à l'occasion de son commerce sont prescrites, que le cocontractant soit un commerçant ou un non-commerçant. Contrat électronique dont le montant est supérieur à 120 euros 10 ans. Dossier fiscal BIC, BNC et BA en régime réel 2 ans Impôts locaux 1 an

Classement et archivage des documents comptables de l’association loi 1901 Dès lors que l’association loi 1901 tient une comptabilité un tant soit peu sérieuse, se pose la question du classement et de l’archivage des pièces comptables -je veux dire par là : l’ensemble des documents justificatifs des écritures passées en comptabilité-, qu’il s’agisse des factures, des relevés bancaires et de tous les justificatifs des versements faits aux tiers et des sommes reçues par l’association. Encore une fois, je me situe dans le cas de la « petite » association de proximité, celle dont la comptabilité ne comporte pas plus de quelques centaines d’écritures. Ce qui suit constitue « ma méthode personnelle » ; je l’ai expérimentée sur plusieurs associations mais je ne prétend pas qu’elle est parfaite (vos commentaires seront donc les bienvenus). Le classement dans l’optique des saisies comptables La numérotation des pièces comptables Chez les comptables, il est de bon ton de numéroter les pièces pour retrouver plus facilement la correspondance avec les écritures comptables.

Archivage électronique - Problématique et normes | Techniques de l'ingénieur On constate que plus les entreprises développent les nouvelles technologies et introduisent de nouvelles méthodes de travail, plus les méthodes et les procédures d'archivage perdent de leur efficacité » : c'est le constat paradoxal et provocateur de la norme ICA-Req, Principes et exigences fonctionnelles pour l'archivage dans un environnement électronique (2008). Pourquoi ? On parle d'archivage électronique depuis près de trente ans, mais le sujet est devenu un enjeu majeur au tournant de l'an 2000 avec la conjonction de quatre phénomènes : 1. la reconnaissance de la valeur légale de l'écrit sous forme électronique ;2. l'explosion des volumes de données dans les entreprises et les organisations publiques ;3. la multiplicité des solutions logicielles et matérielles autour de l'information numérique, et la rapidité de leur obsolescence, avec des difficultés d'interopérabilité entre plateformes ;4. les défis posés par la matière numérique en termes de sécurité et d'intégrité.

Les délais de conservation des documents comptables Tous les documents ayant un lien avec la comptabilité doivent être conservés pendant un certain délai. A défaut, l’entreprise encoure de nombreux risques, dont celui de rejet de la comptabilité (sanction fiscale). Compta-Facile vous informe sur tous les délais de conservation des documents comptables (documents commerciaux, juridiques, administratifs, fiscaux et sociaux). 1. Délais de conservation des documents commerciaux Les contrats conclus entre commerçants et également ceux conclus entre un commerçant et un non commerçant doivent être conservés pendant au moins 5 ans (art. Les contrats relatifs à des biens immobiliers doivent, quant à eux, être archivés pendant une durée de 30 années (Art. 2272 du Code Civil). Enfin, doivent être archivées pendant une période minimale de 10 années à compter de la clôture de l’exercice comptable (Art. Il convient donc de prévoir un lieu de stockage pour ranger les classeurs et/ou boîtes archives contenant ces documents. 2. 3. 4.

Archivage électronique légal Norme NF Z42-013 dématérialisation des marchés publics et des appels d'offre definition L'archivage électronique est la conservation pérenne des documents électroniques. L'archivage électronique consiste à archiver des données sous forme électronique sur un support électronique dédié à cet effet. Les informations sont donc dématérialisées. L'archivage est le fait de mettre des fichiers, généralement sous forme compressée, dans une archive et d’assurer la conservation de documents sur une longue durée (3, 5, 10, 30, 60, voire 100 ans). Selon le dictionnaire du multimédia (AFNOR, 1995) l’archivage électronique peut se définir comme « l’ensemble des actions, outils et méthodes mises en oeuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter.» Rappelons que l'archivage de documents sous forme électronique est une obligation afin de se prévaloir d'une équivalence entre le support papier et la forme électronique de l'écrit. En matière d'archivage électronique une importante norme (la norme NF Z42-013) fait office de référence. 11.1.1. 11.1.2.

Sauvegarder et archiver les données - Informatique - CABINET ORECO | Experts comptables - Commissaires aux comptes Si le papier reste encore un support de choix pour communiquer des informations, leur traitement s’opère au sein de l’entreprise, le plus souvent, sous une forme numérique. Une dématérialisation quasi générale des données qui soulève la question des outils à utiliser et des règles à respecter pour assurer leur sauvegarde et leur archivage. Sauvegarde et archivage Souvent confondues, les opérations de sauvegarde et d’archivage n’ont pas la même finalité. La sauvegarde Sauvegarder des données est une opération qui consiste à en faire une copie afin de pallier leur éventuelle destruction totale ou partielle (vol ou perte d’un ordinateur, panne d’un serveur, suppression ou modification accidentelle d’un fichier…). L’archivage L’archivage, en revanche, n’est pas une opération de copie. À noter :les opérations de sauvegarde comme d’archivage ne concernent que les données (textes, données chiffrées, images, vidéos, courriels…). Des outils différents Des principes à respecter

Larchivage électronique face au vide juridique 01net. le 22/05/03 à 10h00 En matière d'archivage de documents électroniques, le cadre juridique reste plus que flou en France. Cette incertitude est en partie imputable à la norme Afnor NZ 42013, en vigueur depuis 1999. Pas de pièces probantes en cas de litige Dans les faits, la norme Afnor est rarement appliquée. Par exemple, ' la norme NZ 42013 ne traite pas du cas particulier de la conservation de documents comportant une signature électronique ' , explique Valérie Sédallian, avocat à la Cour. Des prestataires de services darchivage labélisés Et ce n'est pas tout. ' La bonne application de la norme ne suffit pas , précise Marie-Anne Chabin, fondatrice du cabinet de conseil Archive 17. Pour contourner ces difficultés, les entreprises pourront prochainement tabler sur les services de tiers archiveurs. ' Le label englobe les questions de sécurité informatique ?" Un label encore symbolique

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