Quels documents garder? Et combien de temps?
La loi oblige les entreprises à conserver un grand nombre de documents liés à leur activité. La durée minimum de conservation de ces documents à archiver varie en fonction de la nécessité de produire des pièces justificatives en cas de contrôles, ou de vérifications à postériori de ces documents (par l'administration, les clients, d'anciens salariés....). L'entreprise doit être en mesure de les produire à titre de preuves. Pendant combien de temps les archives ? 1. Les statuts et actes de la société : procès-verbaux d'assemblées générales ( AG), réunions du conseil d'administration, rapport du gérants et du commisssaire aux comptes, registres et feuilles de présence... 2. Livres de comptes, factures et bons de commande, impôts... 3. Contrats, relevés de banque, correspondances commerciales, documents de douane... 4. Bulletins de salaires, contrats de travail, feuilles d'heures, registre du personnel... Source : service-public.fr
Archivage, définition et mode d’emploi : LOCARCHIVES
La loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 définit les archives comme « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité ». Différents supports Une archive peut donc prendre des formes très diverses, physiques ou électroniques : document ou dossier papier, fichier électronique, photographie, bande magnétique… Mais pour être recevable légalement, un document ne doit pas changer de support : Un document électronique natif doit être conservé sous forme numérique.Un document papier original doit être conservé sous forme papier (archivage physique). Différents modes d’utilisation Le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 distingue 3 catégories d’archives : Les archives courantes concernent l’ensemble des documents relatifs aux affaires en cours.
Référentiels pour l'archivage numérique (Services de la modernisation de l'Etat)
L'archivage numérique Le développement des technologies de l'information et de la communication a profondément modifié les méthodes de travail en facilitant et en accélérant considérablement la production, le partage et le stockage d'informations numériques. En parallèle, la reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve en 2000 a ouvert la voie à l’« administration électronique », à la dématérialisation des processus métier et à la production d''originaux numériques. C’est pourquoi l’archivage numérique/électronique est devenu un véritable enjeu pour les directions des systèmes d’information. Les données numériques sont par nature très vulnérables pour deux raisons principales : d'une part, elles sont facilement manipulables et falsifiables. L'archivage numérique est donc un processus dynamique qui commence dès la création des documents. Le cadre juridique Cadre de confiance de l'administration électronique Cadre juridique de l'archivage Protection des données personnelles et archivage
Échange de données informatisé
Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Pour les articles homonymes, voir EDI. Définition[modifier | modifier le code] Les messages normalisés au niveau de la syntaxe et du vocabulaire (sémantique) véhiculent des données essentiellement codifiées, par exemple, dans la Grande Distribution : les codes lieu-fonction d'une entreprise sont des identifiants attribués par GS1 France (anciennement GENCOD). Il est à la forme numérique d'un EAN 13. Son premier chiffre est le code pays (3 pour la France) suivi de 01 (fournisseur) ou 02 (distributeur), puis le CNUF de l'entreprise, suivi d'un code interne choisi par l'entreprise pour différencier ses différents lieux-fonctions. Les standards EDI ont été définis vers le milieu des années 1980. Quelques organisations[modifier | modifier le code] Quelques normes EDI[modifier | modifier le code] Quelques protocoles de communication[modifier | modifier le code] Articles connexes[modifier | modifier le code] Portail de l’informatique
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Archivage électronique - Problématique et normes | Techniques de l'ingénieur
On constate que plus les entreprises développent les nouvelles technologies et introduisent de nouvelles méthodes de travail, plus les méthodes et les procédures d'archivage perdent de leur efficacité » : c'est le constat paradoxal et provocateur de la norme ICA-Req, Principes et exigences fonctionnelles pour l'archivage dans un environnement électronique (2008). Pourquoi ? On parle d'archivage électronique depuis près de trente ans, mais le sujet est devenu un enjeu majeur au tournant de l'an 2000 avec la conjonction de quatre phénomènes : 1. la reconnaissance de la valeur légale de l'écrit sous forme électronique ;2. l'explosion des volumes de données dans les entreprises et les organisations publiques ;3. la multiplicité des solutions logicielles et matérielles autour de l'information numérique, et la rapidité de leur obsolescence, avec des difficultés d'interopérabilité entre plateformes ;4. les défis posés par la matière numérique en termes de sécurité et d'intégrité.
Archivage électronique légal Norme NF Z42-013 dématérialisation des marchés publics et des appels d'offre definition
L'archivage électronique est la conservation pérenne des documents électroniques. L'archivage électronique consiste à archiver des données sous forme électronique sur un support électronique dédié à cet effet. Les informations sont donc dématérialisées. L'archivage est le fait de mettre des fichiers, généralement sous forme compressée, dans une archive et d’assurer la conservation de documents sur une longue durée (3, 5, 10, 30, 60, voire 100 ans). Selon le dictionnaire du multimédia (AFNOR, 1995) l’archivage électronique peut se définir comme « l’ensemble des actions, outils et méthodes mises en oeuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter.» Rappelons que l'archivage de documents sous forme électronique est une obligation afin de se prévaloir d'une équivalence entre le support papier et la forme électronique de l'écrit. En matière d'archivage électronique une importante norme (la norme NF Z42-013) fait office de référence. 11.1.1. 11.1.2.
Larchivage électronique face au vide juridique
01net. le 22/05/03 à 10h00 En matière d'archivage de documents électroniques, le cadre juridique reste plus que flou en France. Cette incertitude est en partie imputable à la norme Afnor NZ 42013, en vigueur depuis 1999. Pas de pièces probantes en cas de litige Dans les faits, la norme Afnor est rarement appliquée. Par exemple, ' la norme NZ 42013 ne traite pas du cas particulier de la conservation de documents comportant une signature électronique ' , explique Valérie Sédallian, avocat à la Cour. Des prestataires de services darchivage labélisés Et ce n'est pas tout. ' La bonne application de la norme ne suffit pas , précise Marie-Anne Chabin, fondatrice du cabinet de conseil Archive 17. Pour contourner ces difficultés, les entreprises pourront prochainement tabler sur les services de tiers archiveurs. ' Le label englobe les questions de sécurité informatique ?" Un label encore symbolique
