Conserver et préserver les documents - Archives départementales de l'Aisne Les archives sont par définition fragiles et ce quel que soit leur support. Leur conservation induit donc la mise en place des meilleures conditions possibles afin qu'elles ne soient altérées ni par le temps ni par tout autre facteur extérieur de détérioration. Les ennemis des archives sont nombreux : poussière, humidité, pollution, insectes, rongeurs, eau, feu et vol sont autant d'éléments à maîtriser si l'on veut assurer la sauvegarde de ce patrimoine. C'est l'objet de la conservation préventive et curative qui a doit assurer la pérennité et favoriser la consultation sécurisée des documents. Thermo-hygromètre pour contrôler taux d'hygrométrie et température des magasins. Les magasins de conservation Les locaux de conservation sont étroitement surveillés : grâce à un étalonnage régulier des thermo-hygromètres, on y contrôle quotidiennement l'hygrométrie (le taux d'humidité relative de l'air) et la température des magasins. Registre paroissial restauré. Les documents
Archiver automatiquement des anciens éléments - Outlook Vous pouvez modifier la fréquence d’exécution de l’archivage automatique, l’emplacement de stockage des éléments archivés, ainsi que la durée de conservation des éléments par Outlook avant leur archivage. Cliquez sur Fichier > Options > Options avancées. Sous Archivage automatique, cliquez sur Paramètres d’archivage automatique. Activez la case à cocher Archiver automatiquement tous les n jours, puis indiquez une fréquence d’exécution pour l’archivage automatique. Choisissez éventuellement d’autres options. Par exemple, indiquez à Outlook de supprimer les anciens éléments au lieu de les archiver. Pour plus d’informations sur les paramètres d’archivage automatique, voir Explication des paramètres d’archivage automatique. Modifier les paramètres d’archivage automatique d’un dossier individuel Dans la liste des dossiers du volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier à modifier, puis cliquez sur Propriétés. Sélectionnez Outils > Options, puis l’onglet Autres.
Plan Comptable Général 15 mars 2010 Le plan comptable : l’outil des comptables Le plan comptable général contient la liste intégrale des comptes comptables devant être utilisés en comptabilité. Cela permet d’enregistrer les opérations comptables en respectant les règles comptables. Il existe trois système de plan comptable différent : le système abrégé.le système de base.le système développé, comprenant tous les comptes. Il est composé de 9 classes : chaque premier chiffre représente sa classe d’appartenance : 101. 1011. 10131. 1018. 104. 1041. 105. 1051. 106. 1061. 10611 Réserve légale proprement dite.10612. 1062. 10641 Plus-values nettes à long terme.10643. 1068. 10681 Réserve de propre assureur.10688. 107. 108. 109. 11. 110. 119. 12. 120. 129. 131. 1311. 138. 139. 1391. 13911. 1398. 142. 1423. 143. 1431. 144. 145. 146. 147. 148. 151. 1511. 153. 154. 155. 156. 157. 1572. 158. 1581. 161. 163. 164. 165. 1651. 166. 1661. 167. 1671. 168. 1681. 16881. 169. 171. 174. 178. 1781. 181. 186. 187. 188. 201. 2011. 20121.
Référentiels pour l'archivage numérique (Services de la modernisation de l'Etat) L'archivage numérique Le développement des technologies de l'information et de la communication a profondément modifié les méthodes de travail en facilitant et en accélérant considérablement la production, le partage et le stockage d'informations numériques. En parallèle, la reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve en 2000 a ouvert la voie à l’« administration électronique », à la dématérialisation des processus métier et à la production d''originaux numériques. C’est pourquoi l’archivage numérique/électronique est devenu un véritable enjeu pour les directions des systèmes d’information. Les données numériques sont par nature très vulnérables pour deux raisons principales : d'une part, elles sont facilement manipulables et falsifiables. L'archivage numérique est donc un processus dynamique qui commence dès la création des documents. Le cadre juridique Cadre de confiance de l'administration électronique Cadre juridique de l'archivage Protection des données personnelles et archivage
Durée de conservation des papiers et documents d'une entreprise Les délais pendant lesquels un entrepreneur doit conserver ses archives varient en fonction de la nature et du domaine (commercial, fiscal, social, juridique, ...) des pièces concernées. Pour chacune d'entre-elles, voici la période minimale pendant laquelle l'entreprise doit nécessairement conserver un écrit afin de disposer d'une preuve en cas de litige ultérieur avec le fisc, un client, un fournisseur, etc. Les durées figurant dans cette fiche ne sont que des délais minimum, il est conseillé dans l'absolu de conserver ces pièces pendant une période illimitée. Dossier commercial Contrat avec un fournisseur ou un client5 ans C'est la durée au terme de laquelle, sauf prescriptions spéciales plus courtes, les obligations d'un commerçant nées à l'occasion de son commerce sont prescrites, que le cocontractant soit un commerçant ou un non-commerçant. Contrat électronique dont le montant est supérieur à 120 euros 10 ans. Dossier fiscal BIC, BNC et BA en régime réel 2 ans Impôts locaux 1 an
Archivage : infos et conseils sur l'archivage Un document archivé ne peut plus être modifié. Quelle que soit la forme ou l'activité de l'entreprise, l'archivage est une nécessité. Définition de l'archivage L'archivage est défini par l'ensemble des actions qui ont pour objectif de gérer les archives, à savoir : ranger ;trier, organiser, classer ;conserver, sécuriser. La gestion des archives inclut donc : le traitement des documents, de leur émission à leur destruction ;le choix du support d'archivage ;la traçabilité et la mise en sécurité des archives. L'archivage des documents est une activité qui concerne toutes les entreprises et qui doit être strictement encadrée. Classification L'archivage répond à des règles : il doit être organisé, précis et régulier. Types d'archivages Il existe plusieurs types d'archivage : l'archivage physique de documents papiers ;l'archivage numérique : le stockage en ligne. Types d'archives On recense : les archives courantes ;les archives intermédiaires ;les archives définitives. Données concernées
Classement et archivage des documents comptables de l’association loi 1901 Dès lors que l’association loi 1901 tient une comptabilité un tant soit peu sérieuse, se pose la question du classement et de l’archivage des pièces comptables -je veux dire par là : l’ensemble des documents justificatifs des écritures passées en comptabilité-, qu’il s’agisse des factures, des relevés bancaires et de tous les justificatifs des versements faits aux tiers et des sommes reçues par l’association. Encore une fois, je me situe dans le cas de la « petite » association de proximité, celle dont la comptabilité ne comporte pas plus de quelques centaines d’écritures. Ce qui suit constitue « ma méthode personnelle » ; je l’ai expérimentée sur plusieurs associations mais je ne prétend pas qu’elle est parfaite (vos commentaires seront donc les bienvenus). Le classement dans l’optique des saisies comptables La numérotation des pièces comptables Chez les comptables, il est de bon ton de numéroter les pièces pour retrouver plus facilement la correspondance avec les écritures comptables.
Archivage électronique - Problématique et normes | Techniques de l'ingénieur On constate que plus les entreprises développent les nouvelles technologies et introduisent de nouvelles méthodes de travail, plus les méthodes et les procédures d'archivage perdent de leur efficacité » : c'est le constat paradoxal et provocateur de la norme ICA-Req, Principes et exigences fonctionnelles pour l'archivage dans un environnement électronique (2008). Pourquoi ? On parle d'archivage électronique depuis près de trente ans, mais le sujet est devenu un enjeu majeur au tournant de l'an 2000 avec la conjonction de quatre phénomènes : 1. la reconnaissance de la valeur légale de l'écrit sous forme électronique ;2. l'explosion des volumes de données dans les entreprises et les organisations publiques ;3. la multiplicité des solutions logicielles et matérielles autour de l'information numérique, et la rapidité de leur obsolescence, avec des difficultés d'interopérabilité entre plateformes ;4. les défis posés par la matière numérique en termes de sécurité et d'intégrité.
Archivage dans Outlook pour Windows - Outlook Dans Outlook, les messages peuvent être archivés de différentes manières. Les méthodes utilisables dépendent du type de compte de courrier que vous avez configurés dans Outlook. Tous les comptes ont accès à un dossier d’archivage. Pour les comptes Office 365, Outlook.com et Exchange, le dossier d’archivage correspond à l’un des dossiers par défaut d’Outlook (par exemple, Boîte de réception, Éléments envoyés ou Éléments supprimés). Ce dossier ne peut pas être supprimé. Si vous utilisez Outlook avec un compte Exchange ou Exchange Online, les stratégies de dossier telles que les stratégies de rétention s’appliquent au dossier d’archivage. Pour les comptes POP et IMAP, vous pouvez créer un dossier d’archivage ou désigner un dossier existant à utiliser comme dossier d’archivage. L’utilisation du bouton Archiver pour déplacer des messages vers le dossier d’archivage ne réduit pas la taille de votre boîte aux lettres. Archiver les messages à l’aide du bouton Archiver
Les délais de conservation des documents comptables Tous les documents ayant un lien avec la comptabilité doivent être conservés pendant un certain délai. A défaut, l’entreprise encoure de nombreux risques, dont celui de rejet de la comptabilité (sanction fiscale). Compta-Facile vous informe sur tous les délais de conservation des documents comptables (documents commerciaux, juridiques, administratifs, fiscaux et sociaux). 1. Délais de conservation des documents commerciaux Les contrats conclus entre commerçants et également ceux conclus entre un commerçant et un non commerçant doivent être conservés pendant au moins 5 ans (art. Les contrats relatifs à des biens immobiliers doivent, quant à eux, être archivés pendant une durée de 30 années (Art. 2272 du Code Civil). Enfin, doivent être archivées pendant une période minimale de 10 années à compter de la clôture de l’exercice comptable (Art. Il convient donc de prévoir un lieu de stockage pour ranger les classeurs et/ou boîtes archives contenant ces documents. 2. 3. 4.