Dematerialisation de documents comptables : legislation, conservation et solutions Publications | Fiches point de vue La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d'informations financières à des partenaires toujours plus nombreux. Dans ce contexte, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages. Le traitement de l'information est accéléré, sa transmission et son archivage sont plus facilement automatisés et sécurisés. Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque. La mise en place d'un projet de dématérialisation doit, par conséquent, s'effectuer en conformité avec les textes juridiques et fiscaux en vigueur. Un tel projet requiert la prise en compte : des problématiques internes et spécifiques à chaque entreprise (1), du choix de la solution de dématérialisation (2), et enfin, du choix d'une solution d'archivage (3). 1. A cette occasion, plusieurs questions se posent. Un même document comptable peut avoir plusieurs fonctions.
EDI Echanges électroniques Echanges d'informations selon des moyens électroniques.EDIFACT Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (Echange de Données Informatisé pour l'Administration, le Commerce et le Transport). Electronique Data Interchange, Echanges de données informatisés. Enterprise Resource Planning ou PGI, système applicatif de gestion intégrée des différentes fonctions de l'entreprise. Terme utilisé pour décrire la façon dont des données sont structurées en vue de remplir une fonction précise de manière que leur transmission et leur traitement par des moyens électroniques puissent se faire dans des conditions normalisées.Réseau de télécommunication Dans le contexte informatique, installation ou ensemble d'installations permettant de relier plusieurs ordinateurs entre eux, pour qu'ils échangent des informations.TIC Technologies de l'Information et des Communications. Web EDI 1 - Commerciale 2 - Production 3 - Logistique 4 - Finance
Pour comprendre la dématérialisation des traitements comptables Quel rapport y-a-t-il entre la région de Sumer en Mésopotamie, vers 3 500 avant J.-C. et la France, en 2000 après J.-C. ? Alors qu’un univers sépare ces deux lieux et ces deux époques, la comptabilité les rapproche pourtant. I- Le processus de dématérialisation des traitements comptables Il paraît essentiel de commencer par aborder la dématérialisation des traitements comptables sous ses principaux aspects techniques puis de rappeler les règles comptables et juridiques s’y rapportant. A) Présentation des principaux aspects techniques liés à la dématérialisation Rappelons que la comptabilité financière a pour objectif de produire des états financiers destinés à informer les tiers et les associés sur la situation financière de l’entreprise, en s’appuyant sur une organisation matérielle. Le lien entre traitements comptables et dématérialisation Eléments techniques de base B) Rappel des règles comptables et juridiques contraignantes en matière de dématérialisation la signature électronique.
Dématérialisation des documents comptables et financiers : faut-il externaliser ? Pour la troisième année consécutive, le baromètre Dématérialisation-Finance livre ses prévisions sur l’évolution de la dématérialisation de la fonction finance. Conçu par trois associations financières, l’AFDCC, l’APDC et la DFCG, en partenariat avec Itesoft et Canon, ce baromètre souligne que deux entreprises sur trois ont un projet à moins de douze mois. Six sur dix ont une approche globale de la dématérialisation sur un périmètre couvrant les échanges fournisseurs et clients, et les documents qui en découlent. Elles souhaitent en tous cas s’appuyer sur plusieurs technologies (numérisation, LAD, EDI, PDF signé, entre autres) afin d’atteindre au plus tôt leurs objectifs de réduction des coûts et délais de traitement.
Optimisation de la gestion documentaire : une économie de 46 milliards selon Ricoh Chaque année en Europe, les entreprises consacreraient 362 millions d’heures aux processus documentaires, soit 147 milliards d’euros de coûts opérationnels. Une étude, réalisée par Coleman Parkes Research pour Ricoh, chiffre à 46 milliards d’euros les pertes liées aux mauvaises méthodes de traitement des informations au sein des entreprises européennes. Cette estimation s’appuie sur les résultats d’une enquête menée en 2011 auprès de 458 entreprises européennes de plus de 1000 employés. On apprend aussi que 42,5 % des informations importantes au sein des organisations existent uniquement sous forme imprimée, et que 22% des entreprises européennes disposent de processus de gestion documentaire industrialisés. Globalement, trois principaux leviers sont identifiés par les entreprises pour modifier leurs processus documentaires : augmenter le partage des connaissances (67 %), améliorer la sécurité (67 %) et accroître l’efficacité des collaborateurs (65 %).
Bientôt de nouveaux fondements pour les règles budgétaires et comptables Dématérialisation : Le cadre juridique du «cloud computing» Le «Cloud Computing» ou «informatique dématérialisée» est un système de fourniture de ressources informatiques via l’utilisation de la mémoire et des capacités de calcul d’ordinateurs et de serveurs répartis dans le monde entier et liés par un réseau. Le « cloud » permet de se dispenser de la location ou de l’achat de serveurs informatiques, un navigateur web suffisant à accéder aux services informatiques souhaités (logiciel, plate-forme ou infrastructure). Il concerne des services aussi divers que la messagerie, la comptabilité, les mailings, le management des ventes, les outils CRM... La protection des données personnelles Les services proposés par le fournisseur d’informatique dématérialisée ou «Cloud Provider» incluent nécessairement le traitement de données personnelles dans un cadre régional, voire international. . . Confidentialité Propriété intellectuelle Faute professionnelle Intuitu personae Blandine POIDEVIN et Audrey ARBUSA
DIMO GESTION LYON : Simplifier le traitement administratif Dématérialiser, automatiser les factures Une double expertise au service des projets de dématérialisation des factures fournisseurs : Ernst & Young et DIMO Gestion Ernst & Young, cabinet d'Audit, Conseil, Droit et Finance et DIMO Gestion, intégrateur des solutions Basware, leader mondial des solutions d'automatisation des flux financiers, associent leur savoir-faire pour répondre conjointement à la préoccupation majeure des directions financières du moment : la dématérialisation des factures fournisseurs.Ceci intéresee au plus haut point les responsables comptables et financiers. Dématérialisation des factures chez GROSFILLEX GROSFILLEX choisit DIMO Gestion pour dématérialiser et automatiser le traitement de ses factures fournisseurs. Limonest, le 19 février 2008 – Simplifier le traitement des flux administratifs, s'affranchir des tâches à faible valeur ajoutée et rendre homogène les informations fournisseurs & budgétaires, tels sont les enjeux du projet de dématérialisation des 55 000 factures fournisseurs deGROSFILLEX.
La dématérialisation des documents comptables, un fort potentiel Novembre 2010 - Paru dans Solutions&Logiciels N° 16 - Voir le sommaire du numéro La dématérialisation des documents comptables, au premier rang desquels les factures, constitue un énorme gisement de productivité. Les factures dématérialisées en France ont été au nombre de 140 millions en 2008, sur deux milliards de factures échangées, dont un quart sont adressables par les acteurs de la dématérialisation. En Europe, 12% des factures sont dématérialisées.Les avantages de la dématérialisation simple sont déjà nombreux. Essor du mode SaaS De nombreux prestataires offrent des plates-formes de dématérialisation de factures, tels Accelya avec Clear’Invoice, ou b-process, filiale de la BRED Banque Populaire, avec billManager. Dématérialiser le cycle d’achats C’est en fait tout le cycle d’achat qui peut être dématérialisé, du bon de commande à la facture en passant par le bon de livraison, et de même pour le cycle de gestion des commandes clients. Le bulletin de paie promis à un bel avenir
La dématérialisation comptable et financière à l'aube d'un déploiement massif Dématérialisation des documents : avantages et inconvénients | Novatim En entreprise, la dématérialisation consiste en un basculement des documents papiers vers un format numérique modifiable directement, et peut aller jusqu’à une politique de « Zéro papier » lorsque la substitution est totale. Il est nécessaire, une fois les documents numérisés, de mettre un place une solution de Gestion Electronique des Documents (aussi appelée GED) afin de pouvoir les stocker et les modifier si besoin.Son but est une efficacité accrue grâce à une gestion électronique des documents, et donc plus légère. Si cette solution présente de nombreux avantages, il existe encore quelques freins à son application massive. Les avantages de la dématérialisation Dématérialiser pour gagner de la place L’un des principaux avantages de la dématérialisation des documents est logistique : une salle d’archives peut contenir l’équivalent d’environ 23.000 pages par mètres carrés. Le cloud computing, quels usages en entreprise et quels bénéfices ? Mieux s’organiser et protéger ses données