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Etude : La dématérialisation des documents RH, une réponse à des enjeux concrets pour la fonction RH

Etude : La dématérialisation des documents RH, une réponse à des enjeux concrets pour la fonction RH
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Dématérialisation des documents comptables et financiers : faut-il externaliser ? Pour la troisième année consécutive, le baromètre Dématérialisation-Finance livre ses prévisions sur l’évolution de la dématérialisation de la fonction finance. Conçu par trois associations financières, l’AFDCC, l’APDC et la DFCG, en partenariat avec Itesoft et Canon, ce baromètre souligne que deux entreprises sur trois ont un projet à moins de douze mois. Six sur dix ont une approche globale de la dématérialisation sur un périmètre couvrant les échanges fournisseurs et clients, et les documents qui en découlent. Elles souhaitent en tous cas s’appuyer sur plusieurs technologies (numérisation, LAD, EDI, PDF signé, entre autres) afin d’atteindre au plus tôt leurs objectifs de réduction des coûts et délais de traitement. Mais, selon le baromètre, se pose pour elles la question d’internaliser ou d’externaliser ?

Développement durable : Tikibuzz Développement durable Corinne Estève, Présidente Tiki Buzz,Directrice Marketing et Communication Sefas Innovation Nicole Dib, Directrice Générale AD Force, Société de conseil en certifications ISO et Développement Durable Vincent Jamin, Directeur de la Division Dématérialisation Docapost DPS Jean-Hugues Congia, Expert en agilité documentaire,Président Directeur Général Agilecom La dématérialisation, principe du développement durable, mythe ou réalité ? Il est très aisé de comprendre et d’imaginer les raisons d’un tel engouement et d’un tel raccourci. La dématérialisation part du principe que toute matière utilisée est susceptible d’avoir un impact négatif sur l’environnement. Parole à Nicole Dib, Directrice Générale AD Force, Société de conseil en certifications ISO et Développement Durable C’est presque le seul point négatif de la dématérialisation par les nouveaux enjeux qu’il pose : la dématérialisation croissante rend accessible de nombreux documents « personnels » et « confidentiels ».

La dématérialisation des factures Etat de la législation sur la dématérialisation des factures Les articles 289 et 289V du code général des impôts en vigueur en France autorisent le remplacement des factures papier par des factures électroniques. Il en va de même au niveau de l’Europe où la directive 2001/115/CE reconnait les factures électroniques depuis 2004. Ces textes de lois imposent un cadre à l’émission de telles factures. L’obligation de faire paraître sur le document une signature électronique vise à garantir l’authenticité du document. En effet, il serait possible de produire une facture papier et de la numériser afin de l’envoyer au client ou au centre des impôts. Condition de validité Seules les factures dites structurées, dont le format est non modifiable, sont valables. Le format doit permettre une lecture informatique des différents éléments indiquant l’identité de l’émetteur, l’objet, le montant de TVA et le montant total… Le destinataire doit accepter cette dématérialisation des factures.

Dematerialisation de documents comptables : legislation, conservation et solutions Publications | Fiches point de vue La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d'informations financières à des partenaires toujours plus nombreux. Dans ce contexte, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages. Le traitement de l'information est accéléré, sa transmission et son archivage sont plus facilement automatisés et sécurisés. Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque. Il est nécessaire de s'assurer que la valeur probante des documents susceptibles d'être dématérialisés, ne sera pas altérée et que les documents électroniques constitueront une preuve admissible tant pour l'administration fiscale que pour les tiers, au même titre que les documents sous forme papier. La mise en place d'un projet de dématérialisation doit, par conséquent, s'effectuer en conformité avec les textes juridiques et fiscaux en vigueur. 1. 2. 3.

Dématérialiser ses données : quels sont les risques Pour qu’un projet de dématérialisation ne soit pas synonyme de fuite d’informations, il est nécessaire de mettre en place des règles et des politiques de sécurité physique et informatique. La dématérialisation de documents permet de transformer l'information en données électroniques, afin de la diffuser ou de la rendre accessible, pour ensuite être traitée ou partagée. Pour l'entreprise, la donnée a une valeur inestimable, elle est le fruit de recherches, d'études de marché... Elle renseigne sur l'entreprise elle-même, les clients, les fournisseurs... Sur un marché, c'est elle qui fait toute la différence pour une entreprise face à ses concurrents.

Dématérialisation de factures Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. La dématérialisation de factures consiste à faire passer des documents du support physique (le plus souvent papier) au support numérique/électronique. Depuis quelques années, suite aux progrès technologiques et aux modifications législatives, les factures sont dématérialisables tout en gardant leur valeur fiscale[1]. Fonctionnement[modifier | modifier le code] Le processus de dématérialisation peut être décomposé en deux temps principaux, étant donné qu’une facture doit aussi bien être émise que réceptionnée. Le système traditionnel de facturation comporte par contre beaucoup plus d’étapes intermédiaires qui coûtent de l’argent, sont chronophages, comportent un risque (de fraude, ou d’erreur de saisie), et ne sont pas spécialement valorisantes pour les employés chargés de leur exécution. Modèle traditionnel (papier)[modifier | modifier le code] Partie "envoi" : Partie "réception" : Ouverture du pliSaisie des donnéesArchivage

Dématérialisation > Un processus bien rodé Pour répondre à une demande en croissance constante, UIE s'est doté de machines très performantes. Capables d'ouvrir les enveloppes, elles sont équipées du logiciel EDMS.Imaging, développé par les équipes de R&D internes, pour la numérisation et la reconnaissance des caractères. Les 500 000 justificatifs d'activités reçus chaque mois par les Assedic sont ainsi traités, à l'aide de ces appareils dernier cri, par les agents d'UIE. Agents reconnus pour leur connaissance fonctionnelle dans le domaine, pour les cas "tendancieux" lors de la lecture automatique. Cette solution offre aux Assedic une réactivité certaine. Dès recueil des informations du demandeur d'emploi, l'éventuel complément d'allocation au retour à l'emploi (ARE), est versé aux allocataires.

fonctionnalités ged Numérisation des documents La GED ne peut pas se limiter aux documents créés directement sous forme électronique. Elle doit également prendre en compte les documents papiers en les numérisant. La numérisation elle-même ne fournit qu'un fichier image peu exploitable. Import des documents Il est recommandé d'importer les documents existants dans le système. Métadonnées Chaque document est associé à des métadonnées qui peuvent regrouper : le titre,l'auteur,les données de validation,une ou des signatures électroniques,un horodatage,la source,le type de fichier,... Indexation La GED tire parti de l'outil informatique pour indexer les documents. automatique : généralement exhaustive mais moins précise,manuelle : plus précise mais sujette à omissions et erreurs. Recherche en texte intégral ou full-text Lorsque l'indexation est automatique et couvre tout le contenu d'un document, on peut effectuer des recherches en texte intégral ou « full-text ». Sauvegardes Droits d'accès Workflow

Dématérialisation de factures, factures électroniques Entretien avec Madame Sabine Germain, Chef du projet de factures, groupe Zannier "Leader mondial de la mode enfantine, le groupe Zannier regroupe une quinzaine de marques propres ; son organisation repose sur plusieurs sites en France, des filiales en Europe et aux USA et un réseau de 750 boutiques. Dans ce contexte, les flux de facturation intragroupe sont importants et représentent une volumétrie de plus de 100 000 factures/an. "Bien que l'EDI était déjà utilisé au sein de l'entreprise pour les échanges avec la grande distribution, cette solution impliquait des développements internes trop lourds. "Le déploiement d'une solution de facturation électronique était à l'étude chez Zannier depuis début 2005. "Aujourd'hui, la plate-forme Adema Factures répond pleinement à nos attentes : elle s'inscrit dans le cadre légal ; la DGI n'a pas eu de réaction particulière lors de la déclaration de l'utilisation d'un système de facturation avec .

Dématérialisation des pièces administratives et comptables Les flux générés par les échanges des pièces administratives et comptables constituent une masse documentaire importante. Leur répond à un enjeu de : Réduction des coûts (papier et stockage) Réduction des cycles de gestion Rationalisation des flux grâce à la normalisation des échanges Valorisation du travail par la suppression de tâches sans valeur ajoutée Tous les services d'une entreprise ou d'une administration sont concernés : Direction des Ressources Humaines (bulletins de paie, ordre de mission, congés), Direction des Finances, Direction Générale (rapports, projets), services juridique, service achat. Gain de temps Économie d’argent Amélioration du service clientèle Sécurité accrue Remplace les processus manuels et fastidieux par des flux électroniques automatisés et rapides. Recherche plus rapide de vos documents archivés électroniquement. Diminution des coûts opérationnels (papier, timbres, encre, personnel, ...) . Interface personnalisable à votre charte graphique. authentification.

Dématérialiser pour plus de productivité Un retour sur investissement rapide, des économies de toutes parts et des gains de productivité évidents : la dématérialisation est à l'évidence un nouveau moyen à disposition des entreprises pour améliorer leur productivité de façon significative. Portée par les progrès technologiques, la dématérialisation concilie accessibilité économique et simplicité de mise en oeuvre des solutions. Elle consiste à transformer les flux de papier qui circulent dans l'entreprise, et entre elle et ses clients, en données numériques. Elle recouvre généralement la numérisation des courriers entrants, les échanges entre les différents services, le traitement et l'archivage des documents.La dématérialisation a fait ses premiers pas dans le traitement des factures ou des bons de commande.

Dématérialisation des factures : aspects pratiques et légaux La dématérialisation des factures est devenu un élément important de la stratégie de réduction des coûts des entreprises. Si les avantages d'un tel dispositif sont nombreux, le passage à l'échange de facture électronique doit respecter plusieurs contraintes pratiques et légales. Tant au niveau du mode de facturation choisie (structurée ou non structurée), que de l'authentification de la procédure (signature électronique) ou de la conservation des documents (archivage électronique). Autant d'étapes indispensables pour être en règle avec l'administration fiscale. Les avantages de la dématérialisation de factures Gains financiers : réduction de l'utilisation de papier et des coûts de traitement des envois. Deux types de factures électroniques Les factures dites « structurées ». La mise en oeuvre d'une solution de dématérialisation structurée nécessite de passer par un ou plusieurs prestataires, est s'avère donc plus coûteuse. Les factures dites « non structurées ». Deux modes de facturation

Pour comprendre la dématérialisation des traitements comptables Quel rapport y-a-t-il entre la région de Sumer en Mésopotamie, vers 3 500 avant J.-C. et la France, en 2000 après J.-C. ? Alors qu’un univers sépare ces deux lieux et ces deux époques, la comptabilité les rapproche pourtant. C’est en effet au sud de l’Irak que furent découverts, il y a 5 500 ans, les premiers vestiges présentant des enregistrements comptables [1] et c’est en France que fut créée en 2000 la première »plateforme de dématérialisation des experts-comptables« , accessible sur le site www.jedeclare.com. La pratique de la comptabilité n’a cessé d’évoluer jusqu’à connaître, depuis la seconde moitié du XXe siècle, une mutation profonde des traitements comptables avec l’informatisation. I- Le processus de dématérialisation des traitements comptables Il paraît essentiel de commencer par aborder la dématérialisation des traitements comptables sous ses principaux aspects techniques puis de rappeler les règles comptables et juridiques s’y rapportant. Eléments techniques de base

La dématérialisation : une évolution phénoménale pour les entreprises - Bouygues Telecom PRO Encore à ses prémices, la dématérialisation des documents comptables est un processus sécurisé qui facilite grandement la gestion d’une entreprise au quotidien. Eclairage avec Philippe Arraou, Président du syndicat ECF (Experts-comptables et Commissaires aux comptes de France). Qu’est-ce que la dématérialisation ? Philippe Arraou : C’est tout simplement la suppression des documents papier et leur remplacement par des documents en format numérique. Cela concerne aussi bien les déclarations sociales et fiscales que les entreprises adressent à l’administration, que les factures et les bons de commande qu’elles échangent avec leurs clients et fournisseurs. Pour avoir une valeur légale, ces documents dématérialisés requièrent un envoi sécurisé, c’est-à-dire certifié par une signature électronique. En quoi consiste cette signature électronique ? P.A. : Il s’agit en fait d’un outil fourni par un organisme tiers indépendant qui authentifie et certifie le document numérique.

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