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Dématérialisation des factures : aspects pratiques et légaux

Dématérialisation des factures : aspects pratiques et légaux
La dématérialisation des factures est devenu un élément important de la stratégie de réduction des coûts des entreprises. Si les avantages d'un tel dispositif sont nombreux, le passage à l'échange de facture électronique doit respecter plusieurs contraintes pratiques et légales. Tant au niveau du mode de facturation choisie (structurée ou non structurée), que de l'authentification de la procédure (signature électronique) ou de la conservation des documents (archivage électronique). Autant d'étapes indispensables pour être en règle avec l'administration fiscale. Les avantages de la dématérialisation de factures Gains financiers : réduction de l'utilisation de papier et des coûts de traitement des envois. Deux types de factures électroniques Les factures dites « structurées ». La mise en oeuvre d'une solution de dématérialisation structurée nécessite de passer par un ou plusieurs prestataires, est s'avère donc plus coûteuse. Les factures dites « non structurées ». Deux modes de facturation

Secteur public : la facture électronique obligatoire dès 2017 Dans le cadre des marchés publics, l'usage de la facturation électronique connaît une rapide montée en puissance depuis 2012. Elle deviendra progressivement obligatoire d'ici le 1er janvier 2020. L’obligation faite à l’Etat d’accepter les factures électroniques est élargie aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics à compter du 1er janvier 2017. D'ici 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs seront dématérialisées. Le calendrier d’obligation de facturation électronique L’ordonnance du 26 juin 2014 définit le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs : Cette disposition généralise par ailleurs aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics, l’obligation faite à l’Etat d’accepter les factures électroniques. Gains de la facturation électronique

Mentions obligatoires sur une facture Votre client est une entreprise ? Voici un exemple de présentation des mentions obligatoires sur vos factures. En haut à gauche : Nom + Prénom ou nom de votre société N° de Siren ou n° de Siret* Adresse du siège social (avec le nom de l'établissement si différent) Forme de la société (EURL, SARL,...) Montant du capital social Numéro d'identification à la TVA du vendeur (si facture d'un montant hors taxe supérieur ou égal à 150 euros) *Pour commerçant : RCS avec ville d'immatriculation Pour artisans : N° de siren et au répertoire des métiers dans le département d'immatriculation En haut à droite : Numéro de facture (exemple : FA-052021-1) Date de la facture (exemple : Emise le 02/07/2021) Un peu plus bas à droite : Nom ou dénomination sociale de l'entreprise de votre client Adresse du siège social Adresse de facturation (si différente de celle du siège social) Au centre au dessus du tableau descriptif des biens ou prestations et des montants : Date de la prestation de service ou de la vente

Réduction commerciale : Rabais, Remises et Ristournes [RRR] - Memo Compta Définitions Les rabais, remises et ristournes sont traités de la même manière en comptabilité bien qu’il ne s’agisse pas exactement de la même chose. (Cf. les définitions ci-dessous) : Rabais Il s’agit de réduction exceptionnelle sur le prix de vente initial pour prendre en compte entre autre un problème de qualité, de non conformité ou un retard de livraison. Remise Il s’agit de réduction pratiqué de façon habituelle sur le prix de vente initial en fonction de l’importance de la vente ou de la qualité de l’acheteur (trés bon client). Ristourne Il s’agit de réduction de prix calculé sur une période déterminé sur l’ensemble des opérations faites avec un même client. Particularité des réductions commerciales Lorsque les RRR figurent sur les factures initiales, elles ne font l’objet d’aucun enregistrement particulier puisque l’enregistrement des ventes ou achats correspond au net commercial. Net commercial = Brut – RRR Distinction entre RRR accordés et obtenus RRR accordés RRR obtenus Chez le client

Achat à distance : conclusion du contrat Pour que la commande soit valablement conclue, vous devez avoir pu, avant de la confirmer : en vérifier le détail et son prix totalet corriger d'éventuelles erreurs. Au plus tard au début du processus de commande, vous devez avoir été informé clairement et lisiblement des moyens de paiement acceptés par le vendeur et des éventuelles restrictions de livraison. Votre consentement se matérialise par un double clic (2 clics de souris) : le 1er clic permet de valider votre commande,le 2nd clic permet de confirmer définitivement votre commande après l'avoir vérifiée et, au besoin, corrigée. En l'absence de double clic ou d'information sur l'obligation de paiement, la vente est considérée comme non valide. Le vendeur doit veiller à ce que, lors de votre commande, vous reconnaissiez explicitement votre obligation de payer. « commande avec obligation de paiement »ou une formule équivalente indiquant que la passation d'une commande oblige son paiement.

Acompte, arrhes, avoir et avance : quelles différences Les acomptes comme les arrhes sont des sommes d'argent versées à l'occasion d'une commande, d'un contrat de vente ou de prestation de service, à valoir sur le prix. Mais ils n'ont pas la même signification juridique au regard de l'engagement des parties et suscitent bien souvent des difficultés entre l’entreprise et son client. Acompte : définition L'acompte implique un engagement ferme des deux parties, par conséquent, l'obligation d'acheter pour le consommateur et celle de fournir la marchandise pour le commerçant. L'acompte est en fait un premier versement à valoir sur un achat. Lorsque le marché ou le devis se situe dans le cadre de la réglementation sur le démarchage à domicile, la demande d’acompte n’est pas permise lors de la signature du contrat. Arrhes : définition Les arrhes constituent un moyen de dédit. Lorsque l’entreprise contracte avec un client consommateur, les sommes versées d'avance sont des arrhes, sauf stipulation contraire du contrat (Code de la consommation, art.

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