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3. Dématérialisation des factures : aspects pratiques et légaux

3. Dématérialisation des factures : aspects pratiques et légaux
La dématérialisation des factures est devenu un élément important de la stratégie de réduction des coûts des entreprises. Si les avantages d'un tel dispositif sont nombreux, le passage à l'échange de facture électronique doit respecter plusieurs contraintes pratiques et légales. Tant au niveau du mode de facturation choisie (structurée ou non structurée), que de l'authentification de la procédure (signature électronique) ou de la conservation des documents (archivage électronique). Autant d'étapes indispensables pour être en règle avec l'administration fiscale. Le point sur les règles encadrant ce dispositif, les différents types de dématérialisation, et les étapes essentielles de la mise en place d'un dispositif de facturation électronique. Les avantages de la dématérialisation de factures Gains financiers : réduction de l'utilisation de papier et des coûts de traitement des envois. Deux types de factures électroniques Les factures dites « structurées ». Deux modes de facturation Related:  Législation dématérialisation

1. Dematerialisation de documents comptables : legislation, conservation et solutions Publications | Fiches point de vue La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d'informations financières à des partenaires toujours plus nombreux. Dans ce contexte, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages. Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque. La mise en place d'un projet de dématérialisation doit, par conséquent, s'effectuer en conformité avec les textes juridiques et fiscaux en vigueur. Un tel projet requiert la prise en compte : des problématiques internes et spécifiques à chaque entreprise (1), du choix de la solution de dématérialisation (2), et enfin, du choix d'une solution d'archivage (3). 1. La conduite d'un projet de dématérialisation des documents comptables nécessite de définir une politique de dématérialisation des documents. A cette occasion, plusieurs questions se posent. 2. 3. * Les obligations de conservation :

Dématérialisation de factures Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. La dématérialisation de factures consiste à faire passer des documents du support physique (le plus souvent papier) au support numérique/électronique. Depuis quelques années, suite aux progrès technologiques et aux modifications législatives, les factures sont dématérialisables tout en gardant leur valeur fiscale[1]. Fonctionnement[modifier | modifier le code] Le processus de dématérialisation peut être décomposé en deux temps principaux, étant donné qu’une facture doit aussi bien être émise que réceptionnée. Modèle traditionnel (papier)[modifier | modifier le code] Partie "envoi" : Impression de la facture en deux exemplairesMise sous pliEnvoiArchivage de l’autre exemplaire Partie "réception" : Ouverture du pliSaisie des donnéesArchivage Le coût de ce système peut se calculer avec : le prix du papier, le coût de l’envoi, les employés en émission et réception, l’archivage. Modèle intermédiaire[modifier | modifier le code]

Code général des impôts, CGI. - Article 289 bis I.-Pour l'application des articles 286 et 289, seules les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent, sous réserve des dispositions ci-après, des documents tenant lieu de factures d'origine. Les informations émises et reçues doivent être identiques. Si l'administration le demande, la restitution des informations est effectuée sur support papier. II. III. L'entreprise destinataire de ces informations doit, quelle que soit la personne qui les a reçues en son nom et pour son compte, s'assurer qu'elles sont accessibles et conservées dans leur contenu originel et dans l'ordre chronologique de leur réception dans les conditions et dans les délais fixés par l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales. IV. V.

Dématérialisation de la facturation : des économies, mais pas tout de suite Ce n'est un secret pour personne : les processus de facturation par voies classiques reviennent cher aux entreprises lorsque celles-ci additionnent les coûts : frais administratifs, ressources humaines, affranchissement des envois... C'est en tout cas ce que montre une étude auprès de 1 000 entreprises françaises, menée fin 2001 sur le terrain par les étudiants de l'ENSAE Junior Etudes et administrée par BVA. Commandée conjointement par l'éditeur de services en ligne de facturation en mode locatif (ASP) b-process, l'association EDIFrance et l'Observatoire de la Qualité Comptable, cette enquête non accessible sur le web indique qu'une facture coûte en moyenne 17 euros pour l'entreprise cliente et 10 euros pour le fournisseur. Concernant le détail des services chargés de la facturation au sein de ces entreprises, 78 % de celles identifiées par les enquêteurs comme clientes totalisent moins de 10 personnes dans leur service comptable. 60 % d'entre elles emploient plus de 500 personnes.

Dématérialisation documents, numérisation documents administratifs et archivage | VOTRE ASSISTANT OFFICEO Accueil > Demarches et formalités administratives, Non classé > La dématérialisation des documents administratifs : du format papier au numérique Entre économie, écologie et praticité, de plus en plus d’entreprises s’intéressent au système de dématérialisation des documents. Aujourd’hui, il est également possible de se servir de la numérisation et de l’archivage des documents numériques pour les particuliers. Bien que cette pratique ne soit ni obligatoire ni reconnue par tout le monde, environ 33% des entreprises vont ou l’on adopté afin de pouvoir réduire leurs frais. Le document administratif le plus numérisé est actuellement la facture, remplacée par la facture électronique. La dématérialisation des documents administratifs Quelques avantages de la dématérialisation de documents : - Elle permet un gain de temps Il existe également une dématérialisation des documents privés (administratifs ou non) chez les particuliers. Les commentaires sont fermés.

4. Pour comprendre la dématérialisation des traitements comptables Quel rapport y-a-t-il entre la région de Sumer en Mésopotamie, vers 3 500 avant J.-C. et la France, en 2000 après J.-C. ? I- Le processus de dématérialisation des traitements comptables Il paraît essentiel de commencer par aborder la dématérialisation des traitements comptables sous ses principaux aspects techniques puis de rappeler les règles comptables et juridiques s’y rapportant. A) Présentation des principaux aspects techniques liés à la dématérialisation Rappelons que la comptabilité financière a pour objectif de produire des états financiers destinés à informer les tiers et les associés sur la situation financière de l’entreprise, en s’appuyant sur une organisation matérielle. Le lien entre traitements comptables et dématérialisation Les traitements comptables consistent à trier, saisir et enregistrer les données nécessaires à l’établissement des états de synthèse que sont le bilan et le compte de résultat. Eléments techniques de base Se posent alors les questions liées à : E.R.P.

Les solutions hybrides, premier pas vers l’e-facturation Plus de 30 milliards de factures papier sont produites chaque année en Europe[1], la moitié adressée aux consommateurs et l’autre moitié aux entreprises. Or, le coût du traitement d’une facture inter-entreprises est considérable : 19 € par facture[2]selon les calculs de l’analyse et 13 € pour les moyennes et grandes entreprises de plus de 100 employés selon de récentes études Pitney Bowes. En améliorant l’efficacité du traitement de leurs factures, les grandes ou moyennes entreprises européennes de plus de 100 employés pourraient économiser 28 milliards d’euros par an, soit environ un tiers du budget annuel total de l’Union européenne ! De nombreux observateurs ont préconisé le passage intégral à l'e-facturation comme étant la solution pour améliorer l'efficacité du traitement des factures et réaliser des économies de 70 %, voire plus. Numérisation des factures papier et extraction des données pour réduire les coûts [1]Billentis, E-facturation en Europe, février 2009

Code général des impôts, CGI. I. - 1. Tout assujetti est tenu de s'assurer qu'une facture est émise, par lui-même, ou en son nom et pour son compte, par son client ou par un tiers : a. Pour les livraisons de biens ou les prestations de services qu'il effectue pour un autre assujetti, ou pour une personne morale non assujettie, et qui ne sont pas exonérées en application des articles 261 à 261 E ; b. c. d. 2. 3. Pour les livraisons de biens exonérées en application du I de l'article 262 ter et du II de l'article 298 sexies et pour les prestations de services pour lesquelles la taxe est due par le preneur en application de l'article 196 de la directive 2006/112/ CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée, la facture est émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel s'est produit le fait générateur. 4.L'assujetti doit conserver un double de toutes les factures émises. 5.

La dématérialisation des factures fournisseurs vue par les entreprises (...) La dématérialisation des factures fournisseurs vue par les entreprises européennes Article publié le 29 novembre 2010 Le livre blanc « Dématérialisation des factures fournisseurs en Europe : état des lieux et perspectives des solutions en mode SaaS » rédigé par IDC (Cabinet spécialisé dans le conseil et l’étude sur les marchés des technologies de l’information) en collaboration avec la société Esker (Editeur de solutions de dématérialisation) a été publié mi-septembre. Suite à une étude réalisée dans plusieurs pays d’Europe et auprès de plus de 100 entreprises, ce livre blanc dresse un bilan des freins et bénéfices perçus par les entreprises sur les offres de dématérialisation des factures fournisseurs. Bénéfices d’une solution d’automatisation des factures fournisseurs Description textuelle de l’image Le principal frein cité est lié au cadre légal de la dématérialisation dite « fiscale » (voir encadrés ci-dessous).

L'Etat est - il obligé d'accepter les factures dématérialisées de ses fournisseurs ? - Contentieux de l'exécution - Fiches techniques - Cabinet d'Avocats Andre ICARD Contentieux de l'exécution 15/02/2012 - L'Etat est - il obligé d'accepter les factures dématérialisées de ses fournisseurs ? OUI: à compter du 1er janvier 2012, l'Etat et les collectivités territoriales qui le souhaitent (sur volontariat pour ces dernières) acceptent les factures émises par leurs fournisseurs sous forme dématérialisée. En effet, l'article 25 de la loi n° 2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l'économie dispose qu' « à compter du 1er janvier 2012, l'Etat et les collectivités territoriales qui le souhaitent acceptent les factures émises par leurs fournisseurs sous forme dématérialisée. - LE SITE INTERNET A UTILISER: ce site permet aux fournisseurs d'adresser à l'Etat leurs factures électroniques. CHORUS : ICI SOURCES: Décret n° 2011-1937 du 22 décembre 2011 relatif aux conditions d'acceptation par l'Etat des factures émises par ses fournisseurs sous forme dématérialisée. L'article 25 de la loi n° 2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l'économie. « Retour

Les solutions hybrides, premier pas vers l’e-facturation Avant de démarrer un tel projet, les entreprises doivent se poser différentes questions essentielles. La première est souvent quels sont les bénéfices dans un projet de dématérialisation des factures… Voici quelques éléments de réponse : Amélioration des processus.Fiabilisation des données.Optimisation du coût de traitement de la facture.Possibilité de gérer les escomptes de manière spécifique avec les délais liés, afin de pouvoir les avoir de manière certaine.Partager l’information.Réduction et maîtrise des délais de traitement.Suivi du cheminement de la facture.Optimisation de la qualité de l’information.Optimisation de la traçabilité.Uniformisation des manières de travailler.Sécurisation de l’information.Etc. Les processus qui pourront être optimisés par une opération de dématérialisation répondent à des attentes réciproques des clients et des fournisseurs : Le coût « standard » par facture reçue est très variable, cela dépend des entreprises. La démarche doit être progressive…

Avantages, normes de la dématérialisation fiscale - Dpii-telecom Qu’est-ce que la dématérialisation ? La dématérialisation correspond à toutes les techniques qui suppriment le papier au profit de l’électronique. Une facture dématérialisée est le même document fiscal en version numérique que le document papier qui alors "n’existe plus". Scanner un document, l’envoyer par fax ou par email ou encore, sous-traiter l’envoi de son courrier ne constitue pas une dématérialisation fiscale et sa version papier reste obligatoire ! Pourquoi passer à la dématérialisation ? L’essor de la dématérialisation des documents est une réalité ! En temps de crise, dématérialiser ses factures, ses contrats ou tout autre document important d’échanges de données, envoyé habituellement par la Poste, peut aider à accélérer les processus commerciaux et à diminuer les coûts, ne serait-ce qu’avec la suppression de l’affranchissement du courrier. La dématérialisation assure une meilleure traçabilité des courriers et documents et optimise la réactivité des collaborateurs.

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