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Kiloutou dématérialise sa facturation fournisseurs autour d'Oracle eBusiness Suite - Journal du Net Solutions Le spécialiste de la location de matériels a couplé la solution de dématérialisation Readsoft au progiciel. Une intégration qui n'a pas coulé de source, mais avec un ROI au rendez-vous. Fondé en 1980, Kiloutou est spécialisée dans la location de matériels pour particuliers et professionnels. L'entreprise, qui a réalisé en 2009 un chiffre d'affaires de 280 millions d'euros, compte 2 300 collaborateurs répartis dans 270 agences dans toute la France. En parallèle de son projet de refonte globale de ses applications financières lancé fin 2005, Kiloutou a également souhaité améliorer ses processus d'approvisionnement au paiment (purchase to pay). Objectif visé : mettre en place un nouvel ERP et lui adosser une solution de Lecture automatique de documents (LAD) et dématérialisation des factures fournisseurs.
Dématérialisation de factures Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. La dématérialisation de factures consiste à faire passer des documents du support physique (le plus souvent papier) au support numérique/électronique. Depuis quelques années, suite aux progrès technologiques et aux modifications législatives, les factures sont dématérialisables tout en gardant leur valeur fiscale[1]. Fonctionnement[modifier | modifier le code] Le processus de dématérialisation peut être décomposé en deux temps principaux, étant donné qu’une facture doit aussi bien être émise que réceptionnée. Le système traditionnel de facturation comporte par contre beaucoup plus d’étapes intermédiaires qui coûtent de l’argent, sont chronophages, comportent un risque (de fraude, ou d’erreur de saisie), et ne sont pas spécialement valorisantes pour les employés chargés de leur exécution.
Dématérialisation de la facturation : des économies, mais pas tout de suite Ce n'est un secret pour personne : les processus de facturation par voies classiques reviennent cher aux entreprises lorsque celles-ci additionnent les coûts : frais administratifs, ressources humaines, affranchissement des envois... C'est en tout cas ce que montre une étude auprès de 1 000 entreprises françaises, menée fin 2001 sur le terrain par les étudiants de l'ENSAE Junior Etudes et administrée par BVA. Commandée conjointement par l'éditeur de services en ligne de facturation en mode locatif (ASP) b-process, l'association EDIFrance et l'Observatoire de la Qualité Comptable, cette enquête non accessible sur le web indique qu'une facture coûte en moyenne 17 euros pour l'entreprise cliente et 10 euros pour le fournisseur. Or, selon les chiffres du communiqué, le nombre moyen de factures envoyées par chaque entreprise avoisinnerait les 70 000 par an. Conséquences involontaires et partielles de ces retards mais aussi des erreurs de traitement manuel, les contentieux ne sont pas rares.
La dématérialisation des factures Etat de la législation sur la dématérialisation des factures Les articles 289 et 289V du code général des impôts en vigueur en France autorisent le remplacement des factures papier par des factures électroniques. Il en va de même au niveau de l’Europe où la directive 2001/115/CE reconnait les factures électroniques depuis 2004. Ces textes de lois imposent un cadre à l’émission de telles factures. L’obligation de faire paraître sur le document une signature électronique vise à garantir l’authenticité du document. En effet, il serait possible de produire une facture papier et de la numériser afin de l’envoyer au client ou au centre des impôts. Dématérialisation de factures, factures électroniques Entretien avec Madame Sabine Germain, Chef du projet de factures, groupe Zannier "Leader mondial de la mode enfantine, le groupe Zannier regroupe une quinzaine de marques propres ; son organisation repose sur plusieurs sites en France, des filiales en Europe et aux USA et un réseau de 750 boutiques. Dans ce contexte, les flux de facturation intragroupe sont importants et représentent une volumétrie de plus de 100 000 factures/an.
72 950 euros (ht) pour dématérialiser les factures fournisseurs 01net. le 08/07/08 à 11h08 Une PME agroalimentaire bretonne souhaite dématérialiser son flux de factures fournisseurs (25 000 factures par an), afin de gagner en productivité et en visibilité au niveau de sa comptabilité. Le fournisseur Itesoft a fait une proposition globale, incluant matériel, logiciels et services. Les solutions hybrides, premier pas vers l’e-facturation Plus de 30 milliards de factures papier sont produites chaque année en Europe[1], la moitié adressée aux consommateurs et l’autre moitié aux entreprises. Or, le coût du traitement d’une facture inter-entreprises est considérable : 19 € par facture[2]selon les calculs de l’analyse et 13 € pour les moyennes et grandes entreprises de plus de 100 employés selon de récentes études Pitney Bowes. En améliorant l’efficacité du traitement de leurs factures, les grandes ou moyennes entreprises européennes de plus de 100 employés pourraient économiser 28 milliards d’euros par an, soit environ un tiers du budget annuel total de l’Union européenne !
La dématérialisation des factures fournisseurs vue par les entreprises (...) La dématérialisation des factures fournisseurs vue par les entreprises européennes Article publié le 29 novembre 2010 Le livre blanc « Dématérialisation des factures fournisseurs en Europe : état des lieux et perspectives des solutions en mode SaaS » rédigé par IDC (Cabinet spécialisé dans le conseil et l’étude sur les marchés des technologies de l’information) en collaboration avec la société Esker (Editeur de solutions de dématérialisation) a été publié mi-septembre. Le contexte de la dématérialisation des factures À quoi sert une facture ? La facture a plusieurs fonctions : elle matérialise la transaction commerciale ; elle est le support d’échanges d’information entre l’acheteur et le vendeur et au sein de l’organisation de l’acheteur ; elle est le support des écritures comptables clients et fournisseurs ; elle constitue une pièce justificative au regard de la collecte et de la déduction de TVA. Quelques chiffres Sur les 1,7 milliard de factures établies en France sur une année par les 2,4 millions d’entreprises, 4 % sont électroniques (environ 70 millions), et moins de 0,5 % sont traités en dématérialisation fiscale. Il est prévu pour 2005 de 25 à 50 millions de factures électroniques supplémentaires, dont 50 % en dématérialisation fiscale.
Dématérialisation, pourquoi faire ? Objectif : zéro papier pour l'organisation, avec en plus, traçabilité et sécurité. La dématérialisation, c’est le remplacement des documents papier par des fichiers informatiques et la gestion numérique des flux de l’ensemble des données de l’entreprise : Echange, stockage et archivage de données et documents numériques qui transitent au sein des entreprises dans le cadre d'échanges avec des clients, fournisseurs, partenaires (dématérialisation des factures, des devis...). - Optimiser la réactivité et l’efficacité de l’entreprise- Réduire les temps liés aux procédures administratives- Générer des économies importantes- Garantir l’intégrité et la fiabilité des données- Assurer la confidentialité des échanges- Conserver la traçabilité des flux de données- Générer des statistiques- Faciliter l'archivage et la sauvegarde des données.
Dématérialisation de factures fournisseurs : 6 erreurs à éviter (1/2) Un projet de dématérialisation des factures des fournisseurs comporte de nombreux pièges : le document traité est à la fois un support commercial, comptable, juridique et fiscal ; son traitement fait intervenir la comptabilité, le contrôle de gestion, les acheteurs des services et parfois la direction. Enfin, comme tout projet de dématérialisation, il y a de fortes implications à la fois techniques et métier. Voici, dans ce premier billet, trois des erreurs à éviter. Dans une seconde partie, nous détaillerons trois autres pièges qui guettent les entreprises. 2) Ignorer l’existant.Si le projet intègre de nombreux aspects métier, il va se traduire par un accroissement de la complexité des interfaces entre la nouvelle solution et les systèmes d'information existants.
Les solutions hybrides, premier pas vers l’e-facturation Avant de démarrer un tel projet, les entreprises doivent se poser différentes questions essentielles. La première est souvent quels sont les bénéfices dans un projet de dématérialisation des factures… Voici quelques éléments de réponse : Amélioration des processus.Fiabilisation des données.Optimisation du coût de traitement de la facture.Possibilité de gérer les escomptes de manière spécifique avec les délais liés, afin de pouvoir les avoir de manière certaine.Partager l’information.Réduction et maîtrise des délais de traitement.Suivi du cheminement de la facture.Optimisation de la qualité de l’information.Optimisation de la traçabilité.Uniformisation des manières de travailler.Sécurisation de l’information.Etc. Les processus qui pourront être optimisés par une opération de dématérialisation répondent à des attentes réciproques des clients et des fournisseurs :