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Archivage électronique : des contraintes juridiques et technologiques

Archivage électronique : des contraintes juridiques et technologiques
Archiver des documents électroniques correspond à l'idée de pérennité de l'information avec la possibilité de la restituer intègre et fidèle, c'est à dire identique en tout point à celle de son origine. Cette opération visant à conserver des informations ayant une valeur probatoire ou des effets juridiques concerne toutes les personnes juridiques sans exception, qu'elles soient physiques, morales, privés ou publiques. Ainsi, la conservation répond à deux objectifs principaux : - elle porte sur des documents servant de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs (ex : fiscal ou social), - elle permet la production d'actes juridiques valant preuve en cas de litige. L'article 1316-1 du code civil dispose : "L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité."

http://www.journaldunet.com/juridique/juridique040316.shtml

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Article/Dépêche - Solutions DEMAT' : le salon des solutions de dématérialisation et d'archivage en ligne Objectif DEMAT ! Désormais dématérialiser n’est plus une option ! C’est devenu – on l’a vu explicitement durant la crise 2008-2009 – une obligation (parfois légale et de plus en plus règlementaire) pour toutes nos entreprises et administrations des secteurs publics. Questions de coûts maîtrisés, de rentabilité, deprocessus optimisé, de développement durable, d’agilité, de bonne gestion, de « compliance » avec les textes de loi…

Dématérialiser en règle Numériser et conserver dans les règles de l’art, c’est surtout minimiser les risques juridiques en cas de litige. A fortiori pour l’entreprise qui exploite factures et contrats sous forme électronique. Rappel de quelques fondamentaux. 03. Contexte et enjeux de l’archivage électronique sécurisé Contexte et enjeux de l’archivage électronique sécurisé Avant la mise en place effective d’un archivage électronique sécurisé, il est indispensable de s’interroger sur l’existant en matière d’archivage électronique en tenant compte du contexte à la fois technique et juridique. Cette étude préalable doit permettre de déterminer et d’apprécier les enjeux de l’archivage électronique sécurisé, en identifiant les besoins et les contraintes générales à prendre en compte dans une approche nécessairement pluridimensionnelle. Architecture de l’archivage électronique L’architecture de l’archivage électronique doit être envisagée selon deux axes indissociables en la matière : les aspects juridiques et opérationnels (technique et sécurité).

Dématérialisation de documents des ressources humaines Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. La dématérialisation de documents des ressources humaines (RH) est la transformation en fichiers informatiques de supports d'informations matériels (souvent des documents papier) concernant le département dans une organisation ayant pour mission de mobiliser et développer le personnel pour en améliorer la performance. Dématérialiser des documents RH permet principalement de réduire les coûts, de libérer du temps et de rendre les documents plus accessibles. Il s'agit néanmoins d'un réel projet nécessitant notamment d'être intégré dans la politique globale de l'organisation, de gagner l'adhésion des parties prenantes, de sécuriser les accès aux documents dématérialisés et de choisir un outil informatique capable de communiquer avec le système d'information des ressources humaines (SIRH) existant. Ce marché nouveau et en pleine construction réunit ainsi des acteurs d'horizons variés.

Dématérialisation, pour des services plus efficaces - Le 05 Octobre 2011 Le marché français de la dématérialisation progresse, selon Markess International, son chiffre d'affaires s'est établi à 3 milliards d'euros en 2010 (incluant les services associés comme le conseil, la maintenance, etc.). Il devrait atteindre plus de 4 milliards en 2012. L'enjeu des entreprises pour l'année à venir sera la dématérialisation des processus incluant de ce fait, la numérisation de documents, la production de données nativement numériques, la dématérialisation des échanges et le traitement automatisé des opérations.

Archives en ligne : une étude des conditions de réutilisation « Au mois de juin dernier, j’avais produit une étude des conditions de réutilisation de 122 bibliothèques numériques françaises à partir de l’analyse de leurs mentions légales, à l’occasion de la journée d’étude organisée par l’IABD (Interassociation Archives Bibliothèques Documentation) "Numériser les œuvres du domaine public, et après ? Diffusion, réutilisation, exploitation : des objectifs contradictoires ?" (actes en ligne et compte rendu). A titre de comparaison, il m’avait paru intéressant de prolonger cette première étude en direction d’autres institutions culturelles, à commencer par les services d’archives, qui produisent une grande partie de l’effort de numérisation au niveau national (et on a un peu trop tendance à l’oublier en ce moment…). Étudier la question de la réutilisation des contenus numérisés est particulièrement fécond à propos des archives, en raison du nombre et de la variété des sites, ainsi que des types de documents concernés. Peut-être un jour…

Dématérialisation: les risques de fuites de données s'amplifient La numérisation des documents et l’essor des communications en ligne accroissent le risque de pertes de données pour les entreprises. 1,9 million d’euros par an : le coût provoqué par la perte de données au sein des entreprises françaises semble à première vue particulièrement faible, mais recèle des conséquences importantes pour les firmes concernées. Une étude menée sur 17 entreprises (15 privées et deux publiques), sur un volume allant jusqu’à plus de 57.000 dossiers pour certaines structures, met en exergue les conséquences d’une violation ou destruction d’informations, un enjeu amené à s’amplifier compte tenu de la dématérialisation de plus en plus poussée des documents. L’usage d’ordinateurs zombies et de programmes destinés à pénétrer dans un système d’information ainsi que les erreurs causées par des tiers (services d’externalisation des données ou d’infogérance) sont incriminés.

Pour comprendre la dématérialisation des traitements comptables Quel rapport y-a-t-il entre la région de Sumer en Mésopotamie, vers 3 500 avant J.-C. et la France, en 2000 après J.-C. ? Alors qu’un univers sépare ces deux lieux et ces deux époques, la comptabilité les rapproche pourtant.

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