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Archivage électronique : des contraintes juridiques et technologiques

Archivage électronique : des contraintes juridiques et technologiques
Archiver des documents électroniques correspond à l'idée de pérennité de l'information avec la possibilité de la restituer intègre et fidèle, c'est à dire identique en tout point à celle de son origine. Cette opération visant à conserver des informations ayant une valeur probatoire ou des effets juridiques concerne toutes les personnes juridiques sans exception, qu'elles soient physiques, morales, privés ou publiques. Ainsi, la conservation répond à deux objectifs principaux : - elle porte sur des documents servant de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs (ex : fiscal ou social), - elle permet la production d'actes juridiques valant preuve en cas de litige. L'article 1316-1 du code civil dispose : "L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité." Related:  dématerialisation RH

Le coût de l’archivage électronique enfin calculé au To/an Amazon Introduces Free Personal Cloud Storage; Will Consumers Use It on Capped Accounts? Amazon.com today unveiled a new personal online file storage service allowing customers to access and stream up to 5GB of their music collection to their Android phones, tablets, or personal computers for free. The new suite of services includes Amazon Cloud Drive, an online file storage locker which holds the files, Amazon Cloud Player for Web, a web-based player that accesses MP3 files stored on a customer’s cloud drive, and Amazon Cloud Player for Android, which delivers streams over a wireless broadband connection to an Android-based wireless device. “We’re excited to take this leap forward in the digital experience,” said Bill Carr, vice president of Movies and Music at Amazon. “The launch of Cloud Drive, Cloud Player for Web and Cloud Player for Android eliminates the need for constant software updates as well as the use of thumb drives and cables to move and manage music.” Those looking for more than 20GB of online storage can purchase it for $1/GB per year, up to 1TB per account.

Dématérialiser en règle Numériser et conserver dans les règles de l’art, c’est surtout minimiser les risques juridiques en cas de litige. A fortiori pour l’entreprise qui exploite factures et contrats sous forme électronique. Rappel de quelques fondamentaux. Si les atouts des documents numériques ne sont plus à démontrer, leur valeur juridique est un point à ne surtout pas négliger. « L’exhaustivité est un processus qui doit garantir que toutes les informations présentes sur le papier sont transcrites en version électronique », explique Gabriel Gil, expert de la dématérialisation et membre des comités de normalisation Afnor et Fntc. « Ceci suppose, par exemple, que l’on numérise également les pages blanches numérotées afin de ne pas soulever le doute d’avoir supprimé des pages qui auraient pu comporter une information pertinente. Une bombe à retardement fiscale Le Code Général des Impôts fixe les conditions de la dématérialisation fiscale des factures.

Signature électronique : la révolution est en marche ! Certaines entreprises commencent d’ailleurs à appréhender toute la portée de ce dispositif. C’est notamment le cas dans le secteur bancaire, où son usage se généralise. Des déploiements déjà significatifs dans le secteur bancaire En France, l’article 1316-4 du Code civil définit la signature électronique comme étant "l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache". Mais bien que la signature électronique ait la même valeur juridique que la signature manuscrite, certains obstacles demeurent, notamment un frein culturel. La signature électronique sur tablette implique l’enregistrement numérique de la signature manuscrite, et donc des caractéristiques propres au style de l’écriture de l’auteur. Aujourd’hui, un nombre croissant de banques et de cabinets d’assurance recourent aux contrats dématérialisés via la signature électronique. Quel avenir pour la signature électronique ? Les avantages ne s’arrêtent pas là.

03. Contexte et enjeux de l’archivage électronique sécurisé Contexte et enjeux de l’archivage électronique sécurisé Avant la mise en place effective d’un archivage électronique sécurisé, il est indispensable de s’interroger sur l’existant en matière d’archivage électronique en tenant compte du contexte à la fois technique et juridique. Cette étude préalable doit permettre de déterminer et d’apprécier les enjeux de l’archivage électronique sécurisé, en identifiant les besoins et les contraintes générales à prendre en compte dans une approche nécessairement pluridimensionnelle. Architecture de l’archivage électronique L’architecture de l’archivage électronique doit être envisagée selon deux axes indissociables en la matière : les aspects juridiques et opérationnels (technique et sécurité). La partie juridique est le fruit d’une approche pratique et pluridimensionnelle. les contraintes techniques Une autre contrainte est celle des accès au système qui se doivent d’être performants quelle que soit la volumétrie à traiter. les différentes organisations

Avis d’expert : Archivage Numérique et droit : les deux erreurs à ne pas commettre par Isabelle Renard – Tribune Solutions L'archivage numérique est un phénomène très particulier dans le secteur des technologies de l'information, car c'est la première fois que l'objet même du développement informatique est un objet juridique : la preuve. Après une longue période de maturation, les projets d'archivage numérique éclosent de toute part, et sous toutes formes : réorganisation d'une GED, mise à plat d'un process, ou encore élaboration de spécifications d'archivage pour tout un groupe. La situation n'est pas surprenante, car elle correspond à la convergence de deux phénomènes : d'une part la prise de conscience par le management des enjeux associés à la dématérialisation massive de l'information ; d'autre part la maturité des offres, dont les promoteurs se préoccupent du caractère « légal » afin de leur conférer une légitimité. A cet égard, il y a deux erreurs qu'il faut se garder de commettre. L'archivage « légal » n'existe pas Ne confondons pas l'enjeu probatoire et l'enjeu de conformité

La dématérialisation pour tous XEnvoyer cet article par e-mail La dématérialisation pour tous Nouveau ! Pas le temps de lire cet article ? Classez le dans vos favoris en cliquant sur l’étoile. Fermer Archivages Un tournant stratégique désormais à la portée des PME Non, la dématérialisation n’est pas trop chère, ni trop complexe à mettre en place pour les petites entreprises. Se débarrasser de ces [...] le point sur la dématérialisation Vous avez dit « Dématérialisation » ? La dématérialisation consiste à remplacer progressivement l’utilisation de documents sur papier par l’échange de documents numériques. C’est un premier pas vers un monde avec moins de papier en attendant le monde du futur sans papier. En pratique, plusieurs situations existent. Il y a d’abord le cas des documents reçus sous forme papier : courrier entrant, factures des fournisseurs, etc. Ces documents devront être numérisés –dématérialisés - avec des scanneurs adaptés aux formats et aux quantités à traiter. La loi française et le cadre réglementaire ont été adaptés à partir de mars 2000 pour transposer les directives européennes. Cette évolution rend possible la création de factures numériques, de bulletins de paie numériques, de lettres recommandées électroniques, … En revanche, la numérisation d’un original reçu sous forme papier ne fournit qu’une copie numérique ! La dématérialisation ne concerne pas forcément tous les processus de l’entreprise.

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