Archivage électronique - Problématique et normes | Techniques de l'ingénieur On constate que plus les entreprises développent les nouvelles technologies et introduisent de nouvelles méthodes de travail, plus les méthodes et les procédures d'archivage perdent de leur efficacité » : c'est le constat paradoxal et provocateur de la norme ICA-Req, Principes et exigences fonctionnelles pour l'archivage dans un environnement électronique (2008). Pourquoi ? On parle d'archivage électronique depuis près de trente ans, mais le sujet est devenu un enjeu majeur au tournant de l'an 2000 avec la conjonction de quatre phénomènes : 1. la reconnaissance de la valeur légale de l'écrit sous forme électronique ;2. l'explosion des volumes de données dans les entreprises et les organisations publiques ;3. la multiplicité des solutions logicielles et matérielles autour de l'information numérique, et la rapidité de leur obsolescence, avec des difficultés d'interopérabilité entre plateformes ;4. les défis posés par la matière numérique en termes de sécurité et d'intégrité.
Quelles sont les pratiques d'archivage au sein des entreprises françaises et comment vont-elles évoluer ? Toute entreprise est confrontée à la problématique de l’archivage. Il faut une politique adaptée pour le classement et la conservation de tous les documents afin de faciliter par la suite la recherche et la restitution. Quelles sont les principales pratiques des entreprises en termes d'archivage ? Je m'abonne Pourquoi il faut archiver ? L’archivage est une nécessité pour toute entreprise et non pas seulement une contrainte légale à respecter. Classer et garder à disposition tous les documents utiles à l’activité de l’entreprise Conserver une archive pour avoir une visibilité et avoir tous les documents consultables en cas de besoin La fin de l'archivage physique ? L’archivage des documents d’une entreprise doit respecter certaines règles pour être efficace et garder les documents d’entreprise d’une façon durable. Une récente étude réalisée par Expensya a passé en revue les pratiques de plus de 100 entreprises françaises en termes d'archivage.
Système d'archivage électronique Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Système d'archivage électronique (SAE, également connu sous l'acronyme ERMS (Electronic Records Management System)) dans les pays anglophones), est un type de système de gestion de contenu. Dans le SAE, le mot "archivage" doit être remplacé par "de cycle de vie du document" et non dans le sens simpliste de "stockage de fichiers". SAE : Périmètre et normes[modifier | modifier le code] Le Système d'Archivage Electronique est défini au niveau des blocs fonctionnels par la norme ISO 14721 (OAIS) et dans ses fonctionnalités par le MOREQ (spécification européenne). En France, le SAE a sa norme depuis mars 2009. Un SAE doit intégrer les concepts suivants : Transversalité[modifier | modifier le code] Le SAE peut être un service transverse pour répondre à tous les versements de toutes les applications de l'entreprise. Description d'un versement électronique[modifier | modifier le code] Création d'un "Record"[modifier | modifier le code]
Quels sont les enjeux de l'archivage ? - Locarchives Archiver c’est : Respecter vos obligations en conservant vos documents pendant toute la durée d’archivage légale Protéger vos droits, en étant capable de produire des documents à valeur probatoire Maîtriser vos risques et préserver la pérennité de votre activité Ainsi, un archivage de documents efficace vous permet de produire les documents indispensables lors d’un contrôle administratif, d’un audit ou devant un tribunal, ou de redémarrer votre activité dans de bonnes conditions après un sinistre. Vous devez donc sécuriser vos documents afin qu’ils ne soient pas détruits (inondation, incendie…), perdus ou volés. Archiver dans les règles de l’art implique la mise en oeuvre de moyens adaptés à vos documents : papier et/ou numériques, et à vos besoins en terme de consultation, de confidentialité… De plus, vous n’avez besoin d’archiver que les documentset utiles dans le cadre de votre activité ou au titre de la preuve.
Larchivage électronique face au vide juridique 01net. le 22/05/03 à 10h00 En matière d'archivage de documents électroniques, le cadre juridique reste plus que flou en France. Cette incertitude est en partie imputable à la norme Afnor NZ 42013, en vigueur depuis 1999. Pas de pièces probantes en cas de litige Dans les faits, la norme Afnor est rarement appliquée. Par exemple, ' la norme NZ 42013 ne traite pas du cas particulier de la conservation de documents comportant une signature électronique ' , explique Valérie Sédallian, avocat à la Cour. Des prestataires de services darchivage labélisés Et ce n'est pas tout. ' La bonne application de la norme ne suffit pas , précise Marie-Anne Chabin, fondatrice du cabinet de conseil Archive 17. Pour contourner ces difficultés, les entreprises pourront prochainement tabler sur les services de tiers archiveurs. ' Le label englobe les questions de sécurité informatique ?" Un label encore symbolique
Fiche Métier : Office Manager Quel est son rôle ? Dans les faits, il existe aujourd'hui deux types d’offices managers qui se distinguent principalement par leur ancienneté, leurs expériences, leurs responsabilités. Le premier en début de carrière et le deuxième, plus sénior, en cours de carrière, déjà expérimenté. Office manager en début de carrière En début de carrière, l’OM aura surtout un rôle de coordination de bureau. Il sera en charge de l’assistanat des équipes, d’une partie administration du personnel, de la gestion opérationnelle des Services Généraux et de la transmission des informations au département comptabilité. Office manager expérimenté L’office manager expérimenté, quant à lui, jouera généralement le même rôle, mais avec un pouvoir décisionnaire plus grand sur ces différents sujets. Quelles sont ses missions ? L’office manager évolue généralement dans les petites structures. Gestion de l’assistanat du directeur général Transmission des informations Gestion de la trésorerie Qualités personnelles
Archivage électronique... comment le sécuriser ? Archivage électronique... comment le sécuriser ? 20 décembre 2007 15:54 Pourquoi un archivage sécurisé ? L’évolution des technologies et des avantages liés aux nouveaux moyens de communication fait que les échanges électroniques et l’utilisation des nouvelles technologies prennent une place de plus en plus importante au sein de la société. Dès lors que les éléments concernés dans le cadre de la dématérialisation présentent une valeur juridique, une utilité pour la bonne gestion à long terme ou encore un intérêt historique, il y a nécessité d’archiver. En particulier, seul un archivage électronique sécurisé permettra au juge d’apprécier la valeur juridique du document présenté, la conservation réalisée devant répondre aux exigences légales ou jurisprudentielles. Qu’est-ce qu’un archivage sécurisé ? D’une manière générale, l’archivage électronique sécurisé peut être défini comme : De multiples paramètres à prendre en compte : identification et authentification de l’origine des archives ;
Archivage électronique : norme qui répond aux besoins des entreprises La norme Z42-013 sur la conservation et l'intégrité de documents stockés dans un système informatique vient d'être mise à jour. Homologuée en 1999 et révisée en 2001, elle décrit la conception et l'exploitation de l'archivage électronique. Au début, ce dernier était juste une solution technique pour conserver et organiser des données stockées sur un support informatique. Le but était de réduire les coûts et surtout d'économiser les espaces destinés à ranger les documents papiers devenus de plus en plus volumineux. Cette première norme assurait d'une part la durabilité du document et d'autre part sa fidélité, de manière à pouvoir reconstituer l'information et de pouvoir la réutiliser comme à son état originel. L'archivage électronique doit tenir compte des recommandations précises sur l'utilisation de l'informatique. Les entreprises sont concernées par l'archivage électronique, tout comme le service public.