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20110519_demat_rialisation

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La dématérialisation des documents et de leurs échanges Contexte et Objectifs Quelques semaines après la parution du décret d'application du 30 mars 2001 portant sur la signature électronique, il est grand temps de se poser la question de la reconnaissance de la valeur légale des documents et des échanges dématérialisés. En effet le manque de maturité, pour ne pas dire le manque d'adéquation aux besoins des produits actuellement disponibles ne permet pas de se dire qu'il suffit ou suffira d'utiliser les produits du marché et qu'il sera possible de faire l'économie de cette réflexion. Les documents et les échanges qui nous concernent ici sont les documents et les échanges "professionnels" au sein d'une entreprise ou d'un organisme et ceux échangés "formellement" entre organismes. Cet article ne vise pas à présenter les technologies ou les services de base (dont un minimum de connaissance est supposé connu), mais plutôt à partager quelques réflexions sur "comment les utiliser". Rappels sur quelque mécanismes de base Signature numérique: Conclusion

Dematerialisation de documents comptables : legislation, conservation et solutions Publications | Fiches point de vue La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d'informations financières à des partenaires toujours plus nombreux. Dans ce contexte, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages. Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque. La mise en place d'un projet de dématérialisation doit, par conséquent, s'effectuer en conformité avec les textes juridiques et fiscaux en vigueur. Un tel projet requiert la prise en compte : des problématiques internes et spécifiques à chaque entreprise (1), du choix de la solution de dématérialisation (2), et enfin, du choix d'une solution d'archivage (3). 1. La conduite d'un projet de dématérialisation des documents comptables nécessite de définir une politique de dématérialisation des documents. A cette occasion, plusieurs questions se posent. 2. 3. * Les obligations de conservation :

le point sur la dématérialisation Vous avez dit « Dématérialisation » ? La dématérialisation consiste à remplacer progressivement l’utilisation de documents sur papier par l’échange de documents numériques. C’est un premier pas vers un monde avec moins de papier en attendant le monde du futur sans papier. En pratique, plusieurs situations existent. Il y a d’abord le cas des documents reçus sous forme papier : courrier entrant, factures des fournisseurs, etc. La loi française et le cadre réglementaire ont été adaptés à partir de mars 2000 pour transposer les directives européennes. Cette évolution rend possible la création de factures numériques, de bulletins de paie numériques, de lettres recommandées électroniques, … En revanche, la numérisation d’un original reçu sous forme papier ne fournit qu’une copie numérique ! En pratique, les documents numériques sont utilisables comme preuve dans la majorité des échanges entre les entreprises, les administrations, les consommateurs. o O o

dématérialisation des documents La gestion électronique de documents, ou GED, ne peut guère s'appliquer à des documents papier. Pour pouvoir gérer ces documents, il convient de les dématérialiser afin de pouvoir les stocker sous forme électronique. Principe Transférer un document vers le support informatique « Dématérialiser » un document consiste à transférer, souvent grâce à la numérisation, un document d'un support papier à un support informatique. Dématérialisation native et dématérialisation a posteriori On parle de dématérialisation « native » lorsque les documents (par exemple les factures) arrivent ou sont créés sous forme électronique dans l'organisation. Enjeux Economiser les ressources La dématérialisation est souvent vue comme un moyen d'économiser des ressources. le support électronique réclame lui aussi des ressources : espace de stockage, connexion réseau... Faciliter le partage d'informations Un document dématérialisé n'est, par définition, pas lié à un support papier. Améliorer l'indexation des documents

Les enjeux juridiques de la dématérialisation 01net. le 17/02/12 à 16h21 Le document papier est aujourd’hui concurrencé par le document numérique puisque le législateur et la technologie permettent une dématérialisation massive. Notamment, depuis le 1er janvier 2004 (Dir. européenne 2001/115/CE), les entreprises et administrations ont la possibilité d’émettre des factures électroniques. La dématérialisation désigne l’extension du domaine de la numérisation, la transformation de documents connus sous un format papier (et des procédures appliquées) en fichiers informatiques. Assurer la disponibilité de l'information Une conservation de leur valeur juridique « numérique », équivalente aux documents papier pour ce qui est de leur support, de leur moyen de transmission ou de leurs modalités d’archivage, devra alors être assurée afin de maintenir la confiance avec les usagers et/ou les clients. Protéger ce patrimoine légal

Dématérialiser en règle Numériser et conserver dans les règles de l’art, c’est surtout minimiser les risques juridiques en cas de litige. A fortiori pour l’entreprise qui exploite factures et contrats sous forme électronique. Rappel de quelques fondamentaux. Si les atouts des documents numériques ne sont plus à démontrer, leur valeur juridique est un point à ne surtout pas négliger. L’arsenal judicaire est conséquent pour garantir la fidélité de l’information par rapport au support, la valeur probante du document, l’accessibilité aux données et la longévité de l’archivage. Dans ce contexte, la norme Afnor NF Z042-013 s’applique indifféremment aux documents dématérialisés et aux documents natifs électroniques. Une bombe à retardement fiscale La facture est un élément particulièrement sensible et sa dématérialisation est avant tout un sujet fiscal, rappelle-t-on chez Qweeby, opérateur de dématérialisation à valeur probante. - il faut établir une liste quotidienne des factures échangées.

Pour comprendre la dématérialisation des traitements comptables Quel rapport y-a-t-il entre la région de Sumer en Mésopotamie, vers 3 500 avant J.-C. et la France, en 2000 après J.-C. ? I- Le processus de dématérialisation des traitements comptables Il paraît essentiel de commencer par aborder la dématérialisation des traitements comptables sous ses principaux aspects techniques puis de rappeler les règles comptables et juridiques s’y rapportant. A) Présentation des principaux aspects techniques liés à la dématérialisation Rappelons que la comptabilité financière a pour objectif de produire des états financiers destinés à informer les tiers et les associés sur la situation financière de l’entreprise, en s’appuyant sur une organisation matérielle. Le lien entre traitements comptables et dématérialisation Les traitements comptables consistent à trier, saisir et enregistrer les données nécessaires à l’établissement des états de synthèse que sont le bilan et le compte de résultat. Eléments techniques de base Se posent alors les questions liées à : E.R.P.

Les enjeux de la dématérialisation : développement durable, greenwashing ou business ? « La dématérialisation est la première étape incontournable de toute stratégie de développement durable » déclarait Eric Boustouller, président de Microsoft France, en octobre 2009. Dans cette perspective, la gestion responsable des ressources naturelles ainsi que la réduction des émissions de CO² débordent le cadre de la stricte production industrielle et concernent également la production et la gestion des flux d’information. En cause : la production et l’impression du papier. Pas si simple ! La confidentialité et la sécurité des données personnelles, un enjeu de responsabilité socialeLa protection des données personnelles occupe une place centrale dans la Responsabilité Sociale d’Entreprise (RSE).

Quand la dématérialisation révolutionne le monde des RH Article publié le 07/06/2012 Chaque année en France, plus de 200 millions de bulletins de paie sont imprimés et distribués. Evidemment, cela a un coût financiers mais pas seulement, « la gestion des bulletins de paie est complexe à gérer pour les entreprises. Il s’agit d’une activité extrêmement chronophage et sans réelle valeur ajoutée pour les services RH. De plus, leur production en format papier impacte fortement la responsabilité sociale de l’entreprise qui se doit, désormais, d’adopter des pratiques éco-responsables », confirme Santiago Lecomte, Directeur Business Line Meta4, l’un des trois fournisseurs majeurs mondiaux en application de gestion de Paie et Ressources Humaines. Juridiquement est-ce compliqué de dématérialiser ? « C’est au début des années 2000 que le droit à l’électronique a été créé. Dématérialiser en solo ou avec un prestataire ? Comment choisir le bon prestataire ? Concrètement, le coffre numérique c’est quoi ? Et concernant le ROI ? Emilie Vidaud

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