Dématérialisation des notes de frais : quels logiciels ou applications choisir ? (avec tableau comparatif !) La gestion des notes de frais peut coûter beaucoup de temps aux entreprises. Heureusement, il existe de nombreux logiciels de dématérialisation des notes de frais et même des applications pour envoyer ses notes de frais en situation de mobilité. Ces outils, que nous avons rassemblés dans un grand tableau comparatif pour vous aider dans votre choix, permettent de fluidifier les flux documentaires et contribuent à la transformation numérique des entreprises. >>>Une vingtaine d’éditeurs figurent dans notre tableau comparatif des logiciels et applications de dématérialisation de notes de frais, accessible en fin d'article pour nos abonnés. Pour le découvrir, vous pouvez consulter le magazine Archimag n°328, dans lequel il a été publié initialement ou, encore mieux, vous abonner à Archimag ! Différents types de solutions de gestion des notes de frais >Lire aussi : 63% des entreprises françaises adhèrent déjà à la dématérialisation des notes de frais Gérer ses notes de frais en mobilité
Dématérialisation : un enjeu d'actualité Un tournant pour la dématérialisation en France. En effet, depuis le 1er janvier, l'Etat, ainsi que les collectivités territoriales qui le souhaitent, doivent être en mesure d'accepter les factures dématérialisées émises par leurs fournisseurs (Décret n° 2011-1937 du 22 décembre 2011). La dématérialisation c'est avant tout la possibilité de bénéficier de gains effectifs, significatifs et mesurables en termes financiers et autres (visibilité, efficacité, compétitivité, …), et ce dans plusieurs domaines. Dématérialisation d'acquisition Nous assistons au boom des nouvelles solutions de «dématérialisation d'acquisition». S'adossant à des Gestions Electroniques de Documents de plus en plus sophistiquées, ces nouvelles technologies d'acquisition (LAD, OCR...) constituent un moyen d'automatisation simple à mettre en place pour une alimentation productive et sécurisée. Dématérialisation légale ou fiscale La profession comptable, moteur de ces évolutions
La dématérialisation des entreprises Les entreprises se sont largement dématérialisées et bon nombre de leurs processus internes n’est aujourd’hui plus que sous forme numérique. Si certaines se servent de la dématérialisation comme d’un véritable outil pour collaborer avec le client, d’autres sont devenues totalement numériques. Les secteurs touchés par la dématérialisation Quasiment tous les secteurs offrent aujourd’hui leurs prestations en numériques. La relation client de plus en plus dématérialisée S’il y a bien une chose qui a changé c’est la relation à la vente qui s’organise de plus en plus sur le numérique. Ces actes qu’on dématérialise dans l’entreprise Globalement, c’est toute l’entreprise qui s’est transformée en numérique. Un duo physique-internet qui devient la norme. On pourrait se dire que le physique a disparu mais pas du tout ! Une habitude pour les plus jeunes
Avantages, normes de la dématérialisation fiscale - Dpii-telecom Qu’est-ce que la dématérialisation ? La dématérialisation correspond à toutes les techniques qui suppriment le papier au profit de l’électronique. Une facture dématérialisée est le même document fiscal en version numérique que le document papier qui alors "n’existe plus". Scanner un document, l’envoyer par fax ou par email ou encore, sous-traiter l’envoi de son courrier ne constitue pas une dématérialisation fiscale et sa version papier reste obligatoire ! Pourquoi passer à la dématérialisation ? L’essor de la dématérialisation des documents est une réalité ! En temps de crise, dématérialiser ses factures, ses contrats ou tout autre document important d’échanges de données, envoyé habituellement par la Poste, peut aider à accélérer les processus commerciaux et à diminuer les coûts, ne serait-ce qu’avec la suppression de l’affranchissement du courrier. La dématérialisation assure une meilleure traçabilité des courriers et documents et optimise la réactivité des collaborateurs.
Pourquoi se mettre à la dématérialisation de vos documents ? Les avantages de cette dématérialisation des documents sont nombreux. Dans un premier temps, d’un point de vue économique, imaginez que tous les frais liés à l’impression des documents seront supprimés. Cela comprend bien évidemment les nombreuses ramettes de papier utilisées chaque mois pour l’impression de ces documents mais également les cartouches d’encres et les imprimantes. Les frais liés à l’envoi et à l’acheminement des documents vont également disparaître grâce à l’envoi sous forme numérique via e-mail ou messagerie instantanée. Ensuite, toujours dans cette logique de dématérialisation, l’archivage sera une nouvelle grande source d’économies. Si l’on ajoute à cela le temps dédié par les salariés à la recherche de documents, qui peuvent parfois par erreur, être archivés dans un mauvais dossier ou altérés par le temps ou divers facteurs, la marge d’économie à réaliser est énorme. Cette transition digitale est également synonyme de rapidité.
Dematerialisation de documents comptables : legislation, conservation et solutions Publications | Fiches point de vue La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d'informations financières à des partenaires toujours plus nombreux. Dans ce contexte, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages. Le traitement de l'information est accéléré, sa transmission et son archivage sont plus facilement automatisés et sécurisés. Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque. La mise en place d'un projet de dématérialisation doit, par conséquent, s'effectuer en conformité avec les textes juridiques et fiscaux en vigueur. Un tel projet requiert la prise en compte : des problématiques internes et spécifiques à chaque entreprise (1), du choix de la solution de dématérialisation (2), et enfin, du choix d'une solution d'archivage (3). 1. A cette occasion, plusieurs questions se posent. Un même document comptable peut avoir plusieurs fonctions.
La dématérialisation : définition, méthodes et comparatifs La dématérialisation c'est quoi ? Définition - Dématérialiser ses documents consiste à remplacer les documents au format papier de son organisation par des fichiers numériques, ou bien à les produire directement au format numérique via son système d'information (dématérialisation native). Elle vise également à stocker et conserver ses documents électroniques sur des ordinateurs ou des serveurs informatiques. (Lire aussi : Le glossaire de la dématérialisation en 10 mots clés) > Faites défiler la page pour découvrir tous les articles d'Archimag sur la dématérialisation des documents ! Les avantages de la dématérialisation Les avantages de la dématérialisation, au coeur de la transformation numérique des entreprises, sont nombreux ! Car si le "bureau sans papier" reste encore un mythe pour la plupart des organisations, elle permet néanmoins de transformer en profondeur les processus de traitement des flux documentaires et de les optimiser ! Les outils de la dématérialisation
La dématérialisation : une évolution phénoménale pour les entreprises | Bouygues Telecom Entreprises Encore à ses prémices, la dématérialisation des documents comptables est un processus sécurisé qui facilite grandement la gestion d’une entreprise au quotidien. Eclairage avec Philippe Arraou, Président du syndicat ECF (Experts-comptables et Commissaires aux comptes de France). Qu’est-ce que la dématérialisation ? En quoi consiste cette signature électronique ? Quelle est la position d’ECF quant à la dématérialisation des documents comptables ? Qu’est-ce que cela leur apporte ? En quoi cela peut-il révolutionner les méthodes de travail des entreprises ? Quel est le rôle des experts-comptables dans cette dématérialisation ? Transition digitale et dématérialisation dans les TPE-PME Suite aux annonces gouvernementales du jeudi 3 septembre 2020, des fonds vont être débloqués sur les 100 milliards d'euros du plan de relance pour accompagner la numérisation dans les TPE et PME. Archimag et Facilities lancent donc pour la première fois une grande enquête sur la dématérialisation et la gestion électronique de documents dans les TPE et PME de moins de 250 salariés. Alors où en êtes-vous aujourd'hui ? Quels sont vos priorités en matière de numérisation ? Dès le mois prochain, vous pourrez ainsi découvrir les résultats de cette enquête en avant-première, et notamment les priorités et les bénéfices pour les entreprises par secteur d'activité. Si vous êtes une ETI ou un grand compte, merci de bien vouloir transmettre à vos partenaires ou sous traitants.Toute l'équipe Archimag vous remercie par avance ! >>> je réponds à l'enquête Archimag <<<
Avantages – Inconvénients | Entreprise et Dématériatisation I- Les avantages de la dématérialisation au sein de l’entreprise a) La notion d’intelligence économique : L’intelligence économique est l’ensemble des activités coordonnées de collecte, de traitement (d’analyse), de diffusion et de protection de l’information utile aux acteurs économiques, obtenue légalement, dans les meilleures conditions de qualité des délais et des coûts. On peut y ajouter les actions d’influence et de notoriété. Sur cette notion, reportez-vous à l’article du blog sur l’intelligence économique. b) Productivité, économies : moins de papier, moins de besoin de personnel d’archivage, moins de déplacements, possibilité de travail à la maison… c) Rapidité, réactivité de l’entreprise, souplesse : on trouve les documents en un clic, transmission instantanée dans le monde entier via les mails… , adaptation en temps réel face aux changements qui peuvent survenir, moins de soumission aux aléas de la Poste, des grèves… e) Possibilité de travail à domicile Conclusion. Like this:
Dématérialisation des factures : les TPE-PME prises de court ! | Quadient (anciennement Neopost) C’était avant le Covid-19 et son onde de choc économique : la loi de finances 2020 a entériné l’obligation d’émettre des factures électroniques inter-entreprises à partir du 1er janvier 2023, mais la décision a échappé à la moitié des entreprises françaises ! C’est ce que révèle le sondage OpinionWay pour Quadient, qui prend aussi le pouls des acteurs économiques contraints de s’adapter. Facture électronique B2B obligatoire : un défaut d’information Les TPE-PME sont comme ces sportifs interrogés à la sortie du terrain : elles prennent les matchs les uns après les autres. Dans le contexte de crise sanitaire, leurs préoccupations vont d’abord à leur trésorerie et leur carnet de commandes. Simplifier le processus de facturation, réduire l’impact environnemental… La facture électronique BtoB recueille une majorité d’impressions positives dans les sociétés de moins de 250 salariés sondées par OpinionWay pour Quadient. Une première étape vers la transformation digitale
Dématérialisation pour les entreprises : Guide pratique Comment dématérialiser ? Dossier pratique et méthodologique (par le cabinet BGH Experts & Conseils) Entreprises, TPE et PME : comment faire ses démarches administratives en ligne, comment gérer son entreprise avec le numérique.La digitalisation en pratique est un guide gratuit, librement téléchargeable (50 pages, en PDF) entièrement consacré à ce sujet avec des fiches thématiques, démarche par démarche, une méthodologie et conseils de mise en place, le rappel des obligations et les points à ne pas négliger. Ce dossier complet a été publié en 2018 par le cabinet BGH Experts & Conseils de Toulouse (experts comptables) et Experts et Décideurs Le Mag. Améliorer la gestion de l'entreprise en dématérialisation La numérisation est devenue plus qu'une réalité au sein des entreprises : un quotidien nécessaire pour la gestion de l'organisation dont les TPE PME. Guide digitalisation en pratique : Sommaire La digitalisation et l'administration La digitalisation et les partenaires de l'entreprise
Dématérialisation des processus│Zeendoc La dématérialisation des processus manuels d'une entreprise lui permet une meilleure gestion des flux de documents. Ses avantages sont multiples : Gains financiers sur la gestion des flux ; Automatisation de tâches ; Echanges de documents simplifiés ; Etc. Un plan de dématérialisation des processus commence souvent par la numérisation de certains documents papier. Qu'est-ce que la dématérialisation des processus ? La plupart des processus métier d'une entreprise nécessitent la création, la gestion et l'archivage de documents. Quels sont les avantages de la dématérialisation des processus ? La dématérialisation des processus est un projet conséquent pour une entreprise. Réaliser des économies directes Les solutions de Gestion Électronique des Documents et d'archivage numérique ont un coût. La location d'archives physiques ; La consommation d'encre et de papier ; Les coûts d'envoi et gestion des documents. Gagner un temps précieux Fluidifier l'échange de documents et d'informations