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La gestion des documents

La gestion des documents
La gestion électronique des documents (GED) 1.1Définition La gestion des documents a pour fonction de favoriser le stockage, l’archivage, la recherche, la consultation et la diffusion de l’information. La gestion électronique de documents (GED), ou la gestion électronique d’informations et de documents existants (GEIDE), est « un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer, et stocker, des documents à partir d’applications informatiques ». Les intérêts de la GED a) Accéder rapidement aux documents les applications de type classement administratif ou archivage permettent les gains de productivité les plus importants par la réduction des délais est donc des coûts b) Favoriser la diffusion de l’information La GED met l’information à la disposition de nombreux acteurs, présents ou distants, dans des délais très réduits, et leur permet d’y accéder simultanément. c) Fédérer des informations dispersées d) Favoriser le travail collaboratif Related:  BTS SP3SDéfinition et principes

Gestion électronique des documents Définitions Qu’est-ce qu’un document électronique ? C’est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Qu’est-ce que la GED ? La Gestion électronique des documents (Qu’est-ce qu’un document électronique ?) Le GED fait donc appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence. Etapes de la Gestion Electronique des Documents (GED) Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents: l'acquisition, le classement, le stockage et la diffusion (Dans le langage courant, le terme diffusion fait référence à une notion de « distribution », de « mise à disposition » (diffusion d'un...) des documents. [Etape 1] Acquisition des documents La GED a pour objectif premier d'acquérir les documents, elle peut s'effectuer par: L'intégration de documents papiers existants: c'est, pour les documents papiers, la numérisation grâce à des scanners. [Etape 2] Classement des documents [Etape 3] Stockage des documents Conclusion

Tout sur la GED ou GEID ou SGED Fonctionnalités de la GED Acquisition L'acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques. Classement Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Stockage Il est impératif de garantir l'intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Diffusion Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Archivage Certains documents doivent légalement être conservés mais n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. GED : quels avantages ? Réduction des coûts liés au papier L'existence d'un document papier induit des coûts : consommables, recherche, archivage. Accès ubiquiste aux documents Le système de GED est accessible de partout dans l'organisation. Amélioration de l'indexation et de la recherche Démarche qualité Tout document produit ou transitant par votre organisation est enregistré dans la GED.

Outils 2.0, SaaS et Cloud: Fidgi Software FIDGI Software propose aux entreprises et groupes de sociétés, une plateforme Web 2.0 de gestion et d’optimisation fiscale, pour simplifier, unifier et sécuriser leurs déclarations fiscales. La plateforme FIDGI Software est organisée en modules spécialisés, disponibles seul ou en intégration avec les autres : - Liasse fiscale et Annexe (tous régimes de droit commun et intégration fiscale) - Gestion de l’impôt sur les sociétés et Crédits d’impôt. - Tax Management : TVA, CVAE, CFE, CET, TVS, TS, Taxe sur les bureaux en Ile de France, Retenue à la source, etc.- Reporting fiscal : infocentre fiscal pour la disponibilité de toute information fiscale et sa libre restitution. Des fonctions communes assurent l’interface avec le système comptable des filiales, un classement GED et les téléprocédures EDI-TDFC et TVA. Cliquer pour afficher l'image en grande taille Offre SaaS : Fidgi : Plateforme Web 2.0 de gestion fiscale et de Tax Management Contact:

GED - Gestion Electronique de Documents - Prestataires.com Qu'est-ce qu'un document électronique ? C'est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Il peut être une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier, un écrit électronique, etc. Rappelons qu'un écrit électronique est tout équivalent d'un écrit papier dont la création est réalisée sur ordinateur. Il apparaît donc qu'un document électronique permet de séparer les caractéristiques d'un document classique, à savoir sa présentation (métadonnées), son contenu (informations), son architecture, offrant alors la possibilité d'une exploitation séparée. Qu'est-ce que la GED ? La Gestion électronique des documents, abrégée en GED, est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents. Le GED fait donc appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence. Etapes de la Gestion Electronique des Documents (GED) Etape 1 - Acquisition des documents Etape 2 - Classement des documents

cycle de vie d'un document numérique - conservation documents entreprise Définition Le cycle de vie d'un document numérique décrit le cheminement chronologique d'un document. Chaque étape de ce cycle est associée à ses propres enjeux : création,gestion,diffusion,conservation. Création Un document numérique peut être créé automatiquement (par un système d'éditique) ou manuellement (par l'écriture d'un rapport). où le classer : le ou les emplacements dans lesquels il sera disponible au sein de la GED,son indexation : mots-clés et métadonnées. Gestion Droits d'accès Dans le cas de documents papier, seules certaines personnes peuvent accéder à l'endroit de stockage des documents sensibles. Authenticité Il est plus difficile de falsifier un document papier que de modifier un fichier informatique. Evolutions Certains documents sont amenés à être mis à jour. droits d'accès pour les modifications,conservation des versions antérieures,révocation des versions antérieures. Diffusion Mode de diffusion Un document peut être diffusé : Forme de la diffusion Canaux de diffusion Devis GED

Pourquoi GED et démarche qualité La GED comme composante de la démarche qualité Dans le cadre de la démarche qualité, la GED est un moyen d'apporter la rigueur nécessaire à la saisie, au suivi, à la validation et à la résolution des réclamations et des non-conformités. La GED comme aide à la démarche qualité La GED, si elle est utilisée de façon systématique, facilite la recherche et l'accès aux documents nécessaires au sein de la démarche qualité. GED et obligations réglementaires L'archivage légal en France La loi française impose une durée minimale de conservation de certains documents. La loi Sarbanes-Oxley La loi Sarbanes-Oxley est une loi fédérale américaine qui impose des règles de transparence et de fiabilité financière aux entreprises cotées en bourse aux Etats-Unis. L'archivage électronique La loi française admet explicitement l'existence d'archives électroniques en lieu et place d'archives papiers. Devis GED Formulez votre demande en ligne et recevez 3 à 5 Devis GED

La GED : un processus incontournable de l’entreprise moderne par Ziad Wakim - Chronique Solutions Applications variées, bases de données hétérogènes, processus métiers spécifiques, serveurs de fichiers… autant d‘éléments qui contribuent à accroître le contenu de la base documentaire de l’entreprise, mais également à la complexifier Il est aujourd'hui plus que jamais nécessaire de revenir aux fondamentaux de la Gestion Electronique de Documents pour définir les contours d'un système central permettant de valoriser l'actif immatériel de l'entreprise. A ces éléments, s'ajoutent les nombreuses demandes qui découlent des nouveaux usages qui font leur apparition dans le monde professionnel : travail collaboratif, documents dématérialisés à la source, etc. Maîtriser parfaitement le cycle de vie du document L'une des premières règles pourrait être celle de ne pas prendre son projet sous un angle purement technologique. Il est donc nécessaire et impératif de penser un projet de GED dans son ensemble et de donner de la cohérence à ces différentes étapes. - La publication et recherche

La GED Notions de GED et de GED BUREAUTIQUE La GED (gestion électronique des documents) ou GEIDE (Gestion électronique des informations et des documents de l’entreprise) peut être définie comme l’ensemble : « des techniques qui permettent de gérer les flux de documents qui pénètrent, sortent ou circulent à l’intérieur de l’entreprise. Ces techniques ont pour fonction de capturer ou dématérialiser des documents, afin de gérer, indexer, stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers numériques de toutes origines. » La GED bureautique concerne spécifiquement les flux de documents bureautiques de l’organisation : courriers, notes internes, circulaires, rapport, etc. La suite de la fiche est à télécharger ci-desous :

enjeux ged - gestion électronique de l'information - archivage de document Enjeux organisationnels Réduire les coûts Si la GED est associée à ses propres coûts (infrastructure, formation), elle permet de réduire certains coûts liés directement à l'existence de documents papier : coût des consommables,entretien du matériel d'impression et de reproduction,traitement des documents à durée de vie réduite (recyclage, destruction),archivage des documents à durée de vie importante. Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques D'innombrables documents sont créés ou modifiés chaque jour dans une organisation. Améliorer la traçabilité des documents Si les procédures sont adéquates, tout document créé ou transitant par l'organisation passe par la GED pour stockage et indexation. Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents Un document dématérialisé peut également circuler plus rapidement que son support papier. Augmenter la productivité Enjeux réglementaires Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage Comparez 5 devis GED

GED (Gestion électronique de documents) Octobre 2017 Notre vidéo Gestion électronique de documents La GED (Gestion électronique de documents ou, en anglais, Electronic Content Management, noté ECM ou Electronic Document Management, noté EDM) représente l'utilisation de moyens informatisés pour l'ensemble de la gestion d'un document électronique (fichier texte, fichier tableur, image, vidéo, fichier audio etc.). Objectif de la GED L'objectif de la GED est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des documents de l'entreprise, qu'ils soient structurés (bases de données, XML, etc.) ou non (HTML, etc.) afin d'être en mesure de gérer leur cycle de vie, de leur création à leur destruction. EDM (Electronic document management) DMS (document management system)

Je crée une carte mentale Egalement appelée carte heuristique, une carte mentale? est une représentation en 2 dimensions de vos idées ou de concepts permettant de brainstormer et de les organiser sur plusieurs angles. A quoi cela sert ? Les cartes mentales peuvent être utilisées dans les exercices de brainstorming, dans l'organisation de vos idéespour communiquer de manière originale. créer une carte est également un bon moyen pour réviser des leçons une Video Articles sur les cartes mentales Un site avec pas mal d'exemples Sites internet MindomoMind42 : interface moyennement ergonomique... mais possibilité d'intégrer des images. à télécharger Freemind : gratuit et assez performant et une de ses variantes : FreeplaneMindmap : payant en shareware MindviewXMind gratuit, simple et efficace !

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