Gestion électronique des documents Définitions Qu’est-ce qu’un document électronique ? C’est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Il peut être une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier ( Un fichier est un endroit où sont rangées des fiches. Cela peut-être un meuble, une pièce, un bâtiment, une base de données informatique. Qu’est-ce que la GED ? La Gestion électronique des documents (Qu’est-ce qu’un document électronique ?) Le GED fait donc appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence. Etapes de la Gestion Electronique des Documents (GED) Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents: l'acquisition, le classement, le stockage et la diffusion (Dans le langage courant, le terme diffusion fait référence à une notion de « distribution », de « mise à disposition » (diffusion d'un...) des documents. [Etape 1] Acquisition des documents [Etape 2] Classement des documents * Alfresco * Maarch * Nuxeo
Au coeur de l'Entreprise Le document est omniprésent dans le fonctionnement de l’entreprise, tous secteurs confondus. La transformation du support papier en fichier numérique (appelé « dématérialisation ») pour consulter, faire circuler ou partager le document est une mutation à la fois technologique, économique et sociétale (changement des mentalités, cultures et usages). Pourtant, la maîtrise des flux documentaires numériques est un formidable levier de productivité et d’efficacité contribuant à la réduction des coûts. Prendre conscience et analyser ses flux métiers : Dans nos vies personnelles, nous avons tous été confrontés au moins une fois à la recherche d’un document administratif introuvable. Faire appel à des experts, privilégier le service pour les petites entreprises : En parallèle, l’avènement des technologies autour des solutions documentaires et l’accessibilité du Web permettent l'émergence d'usages nouveaux sans pour autant investir dans du matériel et des logiciels.
Les Enjeux Enjeux organisationnels Réduire les coûts Si la GED est associée à ses propres coûts (infrastructure, formation), elle permet de réduire certains coûts liés directement à l'existence de documents papier : coût des consommables,entretien du matériel d'impression et de reproduction,traitement des documents à durée de vie réduite (recyclage, destruction),archivage des documents à durée de vie importante. Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques D'innombrables documents sont créés ou modifiés chaque jour dans une organisation. Améliorer la traçabilité des documents Si les procédures sont adéquates, tout document créé ou transitant par l'organisation passe par la GED pour stockage et indexation. Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents Un document dématérialisé peut également circuler plus rapidement que son support papier. Augmenter la productivité Enjeux réglementaires Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage Comparez 5 devis GED
La gestion des documents La gestion électronique des documents (GED) 1.1Définition La gestion des documents a pour fonction de favoriser le stockage, l’archivage, la recherche, la consultation et la diffusion de l’information. La gestion électronique de documents (GED), ou la gestion électronique d’informations et de documents existants (GEIDE), est « un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer, et stocker, des documents à partir d’applications informatiques ». Les intérêts de la GED a) Accéder rapidement aux documents les applications de type classement administratif ou archivage permettent les gains de productivité les plus importants par la réduction des délais est donc des coûts b) Favoriser la diffusion de l’information La GED met l’information à la disposition de nombreux acteurs, présents ou distants, dans des délais très réduits, et leur permet d’y accéder simultanément. c) Fédérer des informations dispersées d) Favoriser le travail collaboratif
Gestion électronique des documents Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Pour les articles homonymes, voir GED. La gestion électronique des documents (GED ou EDM[1] pour Electronic Document Management en anglais) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations. Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d'un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte (« full text »). Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, traitement, stockage et diffusion. Acquisition des documents[modifier | modifier le code] L'acquisition peut s'effectuer par : Traitement des documents[modifier | modifier le code]
Tout sur la GED ou GEID ou SGED Fonctionnalités de la GED Acquisition L'acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques. Classement Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Il est donc indexé selon ses métadonnées (type de fichier, date d'ajout, responsable de l'ajout) et son contenu (recherche en texte intégral). Stockage Il est impératif de garantir l'intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Diffusion Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Archivage Certains documents doivent légalement être conservés mais n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. GED : quels avantages ? Réduction des coûts liés au papier L'existence d'un document papier induit des coûts : consommables, recherche, archivage. Accès ubiquiste aux documents Le système de GED est accessible de partout dans l'organisation.
Je crée une carte mentale Egalement appelée carte heuristique, une carte mentale? est une représentation en 2 dimensions de vos idées ou de concepts permettant de brainstormer et de les organiser sur plusieurs angles. A quoi cela sert ? Les cartes mentales peuvent être utilisées dans les exercices de brainstorming, dans l'organisation de vos idéespour communiquer de manière originale. créer une carte est également un bon moyen pour réviser des leçons une Video Articles sur les cartes mentales Un site avec pas mal d'exemples Sites internet MindomoMind42 : interface moyennement ergonomique... mais possibilité d'intégrer des images. à télécharger Freemind : gratuit et assez performant et une de ses variantes : FreeplaneMindmap : payant en shareware MindviewXMind gratuit, simple et efficace !
La recherche documentaire — Documentation (CDI) Pour les collégiens et les lycéens Faire une recherche d'information, ça s'apprend (Université Laval) Martine Mottet, professeure de l'Université Laval, propose sur le site de la Faculté des sciences de l'éducation, plusieurs exemples d'infographies visant à présenter et à décrire le processus de recherche d'information ainsi que la méthode 3QOCP utile pour évaluer un site internet. Chercher pour trouver, l'espace des élèves Cette ressource, proposée sur le site de l'Ecole de bibliothéconomie et des sciences de l'information de l' université de Montréal, est destinée aux élèves des écoles secondaires. Guide de recherche en bibliothèque Ce guide proposé par la BNF (Bibliothèque Nationale de France), présente les différentes étapes d'une recherche documentaire : Préciser un sujet de recherche - Chercher des références - Utiliser les catalogues - Trouver les documents - Évaluer le contenu des documents. Form@net (615 Ko) Infosphère
Nos ordinateurs ont-ils la mémoire courte ? | Sciences, environnement, technologies Le volume de données numériques générées par nos sociétés ne cesse d'augmenter. Comment les stocker sur les supports traditionnels que sont les CD, DVD, disques durs qui se révèlent fragiles et de courte durée de vie ? Quelles sont les pistes de recherche actuelles qui pourraient conduire à l'élaboration de supports durables ? Quelle mémoire allons-nous transmettre aux générations futures ? Comment sauvegarder le patrimoine digital ? À quels problèmes juridiques et techniques se heurte-t-on ? Les présentateurs de Xenius rencontrent Dirk von Gehlen, journaliste munichois qui a conçu un musée 100 % numérique. XeniusComment résoudre les problèmes juridiques et techniques pour sauvegarder le patrimoine digital?
Mind mapping pour la gestion de projet Il existe 4 types de raisonnement : 1 – “En chaîne” = séquentiel : étape par étape . Il s’agit d’un raisonnement séquentiel. 2 – “En étoile” ou “radial”= ex. le “SON” est le seul point commun à tous les concepts, d’où appellation de connaissances cloisonnées. L’élément central est le seul point commun à tous les concepts développés. 3 – “Arbre hiérarchique” : décomposition en sous parties comme pour le cas de l’analyse d’un problème à travers sa décomposition en sous-parties pour pouvoir les étudier plus facilement. 4 – “En réseau” : interconnexion (prise en compte de la complexité). Cartes heuristiques – Intérêt pédagogique – GRISMS Les cartes heuristiques, ou cartes de connaissances présentent des ensembles de mots structurés et organisés en arborescence pour représenter un domaine, une idée, un concept, un projet, un, plan… Elles permettent de structurer un domaine en l’analysant de manière globale et non linéaire. Les idées, les concepts sont imagés, identifiés et reliés par des liens signifiant. Elles peuvent aider à la structuration des connaissances et rendent les apprentissages plus signifiants en posant l’apprenant en position active [1] Ces cartes peuvent être réalisées manuellement, bien sûr, elles peuvent aussi être réalisées à l’aide d’un logiciel dédié, comme Freemind [2]. Il est possible de ne déplier que progressivement les différentes branches, pour les explorer les unes après les autres. C’est donc à la fois un support pour la réflexion collective, un outil d’animation du cours, une aide aux révisions [3] Illustrations Schéma : correction TD Schéma : organisation Schéma de départ Avec commentaires.
Créer une chek-list et un rétro-planning (diagramme de Gantt) 1. Préparez les informations clés Qui veut/doit organiser Quoi ? Pour qui ou Avec qui ? Pourquoi (objectifs) ? Quand et Où ? Avec quels moyens : quel budget, pour ou avec Combien de personnes, Comment ? 2. Dans un premier temps, répertoriez sans trop vous préoccuper de leur ordre, les Tâches à accomplir. Une tâche principale (ex. : concevoir le livre d'accueil) pourrait être scindée en plusieurs tâches ? En effet, il est souvent difficile de suivre les tâches secondaires sur un planning. 3. Observez chaque tâche et repérez celles qui sont interdépendantes (ex. : concevoir le courrier d'invitation (D) précède obligatoirement la fixation du jour (A) et du lieu (B). Ensuite, classez les tâches par ordre logique de mise en œuvre. 4. Au regard de chaque tâche, précisez le temps nécessaire (en jour). Ensuite, et à partir de la Date « J », fixez les dates d'action en vous appuyant sur le nombre de jours de réalisation prévu. 5.