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Enjeux ged - gestion électronique document

Enjeux ged - gestion électronique document
Enjeux organisationnels Réduire les coûts Si la GED est associée à ses propres coûts (infrastructure, formation), elle permet de réduire certains coûts liés directement à l'existence de documents papier : coût des consommables,entretien du matériel d'impression et de reproduction,traitement des documents à durée de vie réduite (recyclage, destruction),archivage des documents à durée de vie importante. Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques D'innombrables documents sont créés ou modifiés chaque jour dans une organisation. Améliorer la traçabilité des documents Si les procédures sont adéquates, tout document créé ou transitant par l'organisation passe par la GED pour stockage et indexation. Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents Un document dématérialisé peut également circuler plus rapidement que son support papier. Augmenter la productivité Enjeux réglementaires Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage Comparez 5 devis GED

GED : enjeux et fonction de la gestion électronique des documents Le temps du papier est révolu, place aux documents dématérialisés avec la GED ! Ce thème s'intéresse aux points essentiels à connaitre pour décider, oui ou non, à franchir le pas et d'investir dans une solution de gestion électronique de documents. Définition de la GED Il s'agit d'une solution logicielle pour gérer le cycle de vie d'un document électronique. Les avantages accès à l'information quelque soit le terminal utilisé et par plusieurs utilisateurs simultanés gestion des versions avec la capacité de tracer les modifications réduction drastique des volumes de stockage des documents papier facilité et rapidité pour trouver un document interfaçage du système documentaire avec d'autres outils métier ou workflow réduction du risque de perte d'une information importante cohérence avec les exigences des systèmes qualité renforcement du contrôle des informations sensibles facilité de gestion et maîtrise des droits d'accès Les limites Les grandes fonctions d'une GED Création et Capture de documents

Pourquoi GED et démarche qualité La GED comme composante de la démarche qualité Dans le cadre de la démarche qualité, la GED est un moyen d'apporter la rigueur nécessaire à la saisie, au suivi, à la validation et à la résolution des réclamations et des non-conformités. La GED comme aide à la démarche qualité La GED, si elle est utilisée de façon systématique, facilite la recherche et l'accès aux documents nécessaires au sein de la démarche qualité. GED et obligations réglementaires L'archivage légal en France La loi française impose une durée minimale de conservation de certains documents. La loi Sarbanes-Oxley La loi Sarbanes-Oxley est une loi fédérale américaine qui impose des règles de transparence et de fiabilité financière aux entreprises cotées en bourse aux Etats-Unis. L'archivage électronique La loi française admet explicitement l'existence d'archives électroniques en lieu et place d'archives papiers. Devis GED Formulez votre demande en ligne et recevez 3 à 5 Devis GED

Au coeur de l'Entreprise Le document est omniprésent dans le fonctionnement de l’entreprise, tous secteurs confondus. La transformation du support papier en fichier numérique (appelé « dématérialisation ») pour consulter, faire circuler ou partager le document est une mutation à la fois technologique, économique et sociétale (changement des mentalités, cultures et usages). Pourtant, la maîtrise des flux documentaires numériques est un formidable levier de productivité et d’efficacité contribuant à la réduction des coûts. Comment ? Prendre conscience et analyser ses flux métiers : Dans nos vies personnelles, nous avons tous été confrontés au moins une fois à la recherche d’un document administratif introuvable. Faire appel à des experts, privilégier le service pour les petites entreprises : En parallèle, l’avènement des technologies autour des solutions documentaires et l’accessibilité du Web permettent l'émergence d'usages nouveaux sans pour autant investir dans du matériel et des logiciels.

GED - GED.fr Gestion électronique des documents Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Pour les articles homonymes, voir GED. La gestion électronique des documents (GED ou EDM[1] pour Electronic Document Management en anglais) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires. Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations. Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d'un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte (« full text »). Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, traitement, stockage et diffusion. Acquisition des documents[modifier | modifier le code]

Tout sur la GED ou GEID ou SGED Fonctionnalités de la GED Acquisition L'acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques. Classement Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Stockage Il est impératif de garantir l'intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Diffusion Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Archivage Certains documents doivent légalement être conservés mais n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. GED : quels avantages ? Réduction des coûts liés au papier L'existence d'un document papier induit des coûts : consommables, recherche, archivage. Accès ubiquiste aux documents Le système de GED est accessible de partout dans l'organisation. Amélioration de l'indexation et de la recherche Démarche qualité Tout document produit ou transitant par votre organisation est enregistré dans la GED.

pour la Gestion des ressources humaines Les défis des ressources humaines vont aujourd’hui bien au-delà du recrutement et le SIRH mis en place dans la majorité des entreprises atteint ses limites. Un paramétrage spécifique de votre solution de gestion électronique des documents peut vous permettre d’adapter une solution globale à des exigences spécifiques d’un seul département de votre entreprise. Nous proposons une solution prête à l’emploi et facile à mettre en place, intégrant toutes les spécificités des services RH et adaptée aux habitudes de gestion documentaire de ces fonctions. Plus particulièrement, l’adoption d’une solution de gestion documentaire adaptée au secteur des ressources humaines se traduit par : – une gestion plus efficace de la relation employé/managers/RH – des gains de temps et de productivité – une analyse des performances de l’entreprise et de ses collaborateurs en temps réel – une amélioration de la circulation de l’information dans l’entreprise

Cours de Ressources humaines et communication - La gestion électronique des documents Objectifs : • définir la gestion électronique des documents (GED), • présenter les enjeux de la GED, • connaître le processus de mise en place. Qu’entend-t-on par GED ? En quoi la GED représente-t-elle un enjeu pour les organisations ? Quelles sont les différentes étapes de la GED ? 1. Une définition À l’origine, la gestion électronique correspondait au stockage électronique des documents papier. Elle est aussi appelée « gestion électronique de l’information ou de documents existants » (GEIDE). L’association des professionnels de la GED (APROGED) distingue : - la GEIDE administrative qui correspond au classement des documents électroniques ; - la GEIDE bureautique qui correspond à la production, au partage de documents et à l'archivage numérique ; - la GEIDE documentaire. 2. L’essentiel des informations que doit traiter une organisation est reçu sous la forme papier en dépit d’une utilisation accrue des e-mails. La gestion électronique des documents 4/5 basé sur 8 votes. Vous êtes ici :

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