Dossier - méthodes d'organisation de travail Introduction Pour être efficace dans son travail, il faut être bien organisé. Pourquoi ? La partie de notre cerveau qui gère les émotions, le cerveau limbique, a peur de l'inconnu. Mais, pour y parvenir, l'organisation doit être bien pensée. Dans ce module, nous allons réfléchir ensemble aux moyens de mieux s'organiser et nous développerons des stratégies pour vous aider à planifier vos objectifs et le travail à réaliser pour les atteindre. Symptômes d'une mauvaise organisation A quels signes peut-on prendre conscience que notre organisation est déficiente ? S'il vous arrive souvent d'oublier des échéances ou des consignes, si vous avez parfois de la peine à retrouver vos documents, si vous êtes souvent envahis par un sentiment de confusion, que vous avez de la peine à reconnaître ce qui est vraiment important dans un cours ou un livre, si vous avez le sentiment de manquer de temps, alors il est l'heure pour vous de songer à votre organisation et de tout mettre en oeuvre pour l'améliorer.
Comment gérer ses tâches et son temps Comment gérer son temps ? Comment arriver à tout faire, y compris ne rien faire ? Ah, ceci est un vaste programme. Il ne sera pas résolu en deux lignes, ni en deux pages. Mais quelques pistes peuvent d’ores et déjà être envisagées. Dans le domaine de l’entreprise, les gestionnaires des sociétés sont souvent appelés des « décideurs ». Pour la gestion du temps, c’est exactement pareil: on gère son temps en prenant des décisions. Le temps est un phénomène implacable, intangible, non négociable. Seconde après seconde, il s’égrène. Pour suivre son rythme, nous devons faire des choix et AGIR. En agissant, nous devenons mobiles à notre tour, nous entrons dans la danse. Et lorsqu’on a une vie active, très active, il peut être difficile d’avoir une vision globale de toutes les multiples tâches à accomplir, qu’elles soient urgentes ou non, qu’il s’agisse de rendez-vous à ne pas manquer ou d’achats à ne pas oublier, de coups de fil à passer ou d’une infinité d’autres actions à réaliser. -Collecter
La Technique Pomodoro ou l'art de gérer son temps grâce à une tomate La gestion du temps est un sujet qui me passionne. Il existe un nombre impressionnant de méthodes vous promettant de devenir maître de votre temps. Certaines sont redoutablement efficaces, du moins au début quand l’effet nouveauté vous motive à expérimenter la promesse de la technique ultime. Parlant simplicité, j’ai découvert la technique Pomodoro (The Pomodoro Technique ou littéralement la technique de la tomate). En quoi consiste la technique Pomodoro ? La philosophie derrière la technique de la tomate consiste à ne se consacrer pleinement qu’à une tâche à la fois. 1 – Pendant 25 minutes, vous n’allez porter votre attention que sur une activité (appelée tomate) unique et rien d’autres Votre intérêt ne se bornera qu’à la réalisation de cette tâche. 2- Après chaque tomate, vous faites une pause de 3 à 5 min Il s’agit d’un break total pendant lequel vous ne faîtes rien de stimulant : juste de la relaxation et du fun en somme Les outils de la méthode Pomodoro Discipline de la concentration
L'art de l'efficacité selon votre facteur | Temps Action Il existe des pratiques dont il serait dommage de se priver, tant elles sont faciles à mettre en place et empruntent les raccourcis avec astuce. Celle dont je vais vous parler aujourd’hui en fait partie. C’est une technique pratique qui vous fera gagner du temps, tout en économisant vos forces. Mais avant d’entrer dans les détails, j’aimerai vous parler de votre facteur… Essayez, vous verrez ! Votre facteur, vous le croisez tous les jours, ou presque. Une tournée pas comme les autres Chaque jour, il prend son sac rempli de courrier avant d’entamer sa tournée pour le distribuer dans nos charmantes boîtes aux lettres. Maintenant, imaginez le pauvre facteur distribuant son courrier au compte goutte, obligé de retourner au dépôt après chaque lettre déposée. Si notre postier doit distribuer 100 courriers dans la matinée, il devra alors se farcir 100 aller retour. Un vrai marathon ! Ça vous parait logique ? Multi perte de temps J’en parlais déjà ici. La technique de la tournée du facteur Les voici : 1.
Site - pour une vie plus 'productive' Il y a deux phases dans la gestion de l’imprévu : la préparation et l’action. Dans l’article précédent, nous nous sommes concentrés sur la phase de préparation, c’est-à-dire l’organisation à mettre en place avant même que l’aléa n’arrive. Mais même la meilleure des préparations ne vous empêchera pas de vivre très mal l’imprévu si vous n’adoptez pas la bonne réaction. Voici donc une méthode ultra-simple pour garder le contrôle, même en cas d’imprévu ! Êtes-vous la bonne personne ? Ce n’est pas parce qu’on vous sollicite que c’est à vous d’exécuter une tâche ! Et cela vaut aussi bien pour les sujets que les autres vous amènent, que pour ceux que vous vous imposez… Quelques (mauvaises) raisons de faire le travail à la place d’un autre : On ne fait pas confiance aux autres. Quel est le vrai délai ? Surtout ne jamais commencer par demander : “Il te faut ça pour quand ?” Sinon, vous pouvez être sûr qu’on vous dira qu’il le fallait pour hier (j’exagère un peu, encore que… je l’ai déjà vécu). En résumé
Comment planifier, gérer son temps et être plus productif avec le time-blocking— Matthieu Desroches Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois. - Loi de Carlson Quand vous vous laissez continuellement interrompre dans votre travail par des notifications, messages et appels, vous ne vous laissez jamais vraiment la chance d’aller au fond des choses en plus de gaspiller beaucoup de temps et d’énergie. Pour booster votre productivité et gagner du temps, vous devez apprendre à éliminer les interruptions et rester concentré sur votre travail (jusqu’à ce que ce soit terminé). Un bon moyen de le faire est d’appliquer la technique du time-blocking. Dans cet article, nous allons voir en quoi consiste cette technique et comment l’appliquer au quotidien pour être plus performant. Le time-blocking consiste à définir des blocs de temps dans votre calendrier pour travailler sur une tâche ou un projet de façon ininterrompue. Les bénéfices du time-blocking sont nombreux… Enfin, le time-blocking permet de gagner du temps.
Bien gérer ses emails pour une meilleure efficacité professionnelle Mal gérés les emails deviennent contre-productifs et source de stress alors qu'ils ont pour fonction première de vous aider à être plus efficace. Cette page fait le point sur les meilleures pratiques à suivre pour ne pas vous laisser déborder avec votre messagerie. Des règles simple à suivre... et s'y tenir ! Paramétrez votre boite pour relever le courrier toutes les 15min. Le but est d'éviter de vous laisser distraire lorsque vous êtes sur une autre tâche . Gérez immédiatement les nouveaux emails Lorsque vous consultez la boite de réception, gérez les nouveaux arrivés selon 4 types d'action : supprimer les messages inutiles (accusé de réception, pub...), traiter immédiatement si l'action prend moins de 2min, transférer les messages qui doivent être gérés par une autre personne, classer dans le répertoire approprié si l'action ne peut pas être faite immédiatement ou bien lorsqu’elle est déjà en cours (voir l'organisation des dossiers ci-après). 4 derniers conseils pour finir
6 lois à connaître pour mieux organiser son temps de travail Nous avons beau rédiger nos planning en heures de travail, nous sommes forcés de constater qu’une heure de travail ne ressemble pas à une autre. Outre la nature de l’activité, plusieurs facteurs entrent en jeu : le stress, le plaisir, l’apprentissage, l’enrichissement personnel que l’on en tire, le niveau d’énergie, la frustration ou l’insatisfaction. En fait ce n’est pas tant la quantité de temps passée qui compte mais sa qualité. Beaucoup d’entre nous gèrent leur temps de travail de manière désastreuse. Comment s’organiser de façon à tirer le meilleur de chacune de nos heures de travail? 1. En 1949, Edouard A. Depuis, cette loi est généralement exprimée par : “si quelque chose peut mal tourner, alors cette chose finira infailliblement par mal tourner”. 2. En 1951, Sune Carlson constata dans une étude sur le travail des managers qu’ils étaient interrompus en moyenne toutes les vingt minutes. Voici plusieurs pistes pour éviter les interruptions : 3. 4. 5. 6. Crédit photo : zoutedrop
Portail - sites sur la gestion du temps L'ultime plan pour bien organiser son bureau de travail et être productif— Matthieu Desroches Étape 12 : Garder son bureau de travail en ordre à long terme C’est une chose d’organiser son bureau, mais s’en est une autre de le garder en ordre à long terme. Quand je parle de mon livre Comment organiser son bureau pour être productif, on me fait souvent des remarques du genre : « Matthieu, c'est bien beau d'organiser mon bureau, mais dans seulement 2 semaines, il sera tout en désordre encore une fois »... En fait, la grande question que tout le monde se pose est celle-ci : « Qu’est-ce qui me garantit que mon bureau restera organisé après avoir lu et appliqué les conseils du livre Comment organiser son bureau pour être productif? Quelle est ma réponse à cette question? Tout simplement que dans le livre, je vous réserve un chapitre complet sur les bonnes habitudes à développer pour GARDER SON BUREAU EN ORDRE. Car le fait d’avoir un espace de travail organisé n’est pas simplement une question technique… C’est aussi en lien avec le « savoir-être ». Je vous montre tout cela dans mon livre.