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Gestion des documents electroniques

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Livre blanc : la gouvernance de l’information dans les organisations. SerdaLAB et Serda Conseil publient un livre blanc intitulé La gouvernance de l’information dans les organisations. À l’heure où le volume d’informations ne cesse de croître grâce ou à cause des outils informatiques, l’organisation, la maitrise et le partages des ressources physiques, données, documents numériques et données multimédia constituent un enjeu à part entière. Ce livre a pour vocation d’éclairer cette problématique. Face à « ce déluge de données », les organisations sont en effet confrontée à un double enjeu: l’accès et le partage d’informations,la pérennité des documents et des données. Ce livre blanc met en avant la vision et les enjeux de la gouvernance pour les organisations, les freins et les attentes de ces projets, les solutions technologiques et les moyens à mettre en œuvre selon les modèles de gouvernance choisis. Le livre blanc peut être téléchargé gratuitement sur le site du SerdaLAB.

À lire dans notre numéro spécial Archivage : Le langage XML, une avancée pour les textes en sciences humaines? C’est en tout cas le pari de Dominique Roux, aux Presses universitaires de Caen. Le langage HTML permet de mettre en page sur la toile. Certaines informations y sont encadrées par des balises, typiquement « < » et « > ». Le logiciel de navigation («butineur» en jargon) lit, ou plutôt décode, ces informations et ce sont elles qui lui permettent de mettre le texte en page à l’écran. Les balises HTML concernent donc uniquement la présentation finale du texte. Les balises en langage XML (en français, langage de balisage extensible), elles, prennent en compte le sens du texte et son organisation. Le World Wide Web Consortium est une organisation qui promeut la compatibilité de technologies telles que HTML et XML. L’idée qui sous-tend ces recherches est de promouvoir le partage et la réutilisation des données sur la toile.

Il semblerait cependant que son usage reste encore relativement confidentiel dans les régions latines, par comparaison aux pays anglo-saxons. Ailleurs sur la toile : Métadonnées et mots-clés… du succès? Elles intéressent bibliothécaires comme entrepreneurs, et pour cause : elles peuvent permettre de mettre en avant de l’information sur la toile! Les métadonnées sont des données au sujet des données. Ces marqueurs peuvent être introduits dans le langage XML. Ce sont en fait toutes les informations que l’on ajoute sur et, à l’âge numérique, dans le document, qu’il soit fait de texte, de son ou d’images. Lorsque les informations sont déplacées (téléchargées par exemple), les métadonnées continuent à en faire partie.

Par leur nature-même, elles apportent des informations quant au contenu des textes. Les fiches cartonnées qui serv(ai)ent au classement dans les bibliothèques papiers permett(ai)ent aux bibliothécaires comme aux usagers de localiser, de gérer et de traiter les données dont ils avaient besoin. De la même façon, le balisage par les métadonnées permet d’établir de l’ordre et un classement dans les résultats des recherches internet. Ailleurs sur la toile: Archivage : un mal nécessaire ou une opportunité pour les éditeurs. Pendant longtemps l’archivage ne fut pas au centre des préoccupations des éditeurs. Dispersés entre les graphistes, les compositeurs, les imprimeurs et les archives internes, les fichiers-sources définitifs des publications ne faisaient pas toujours l’objet d’une procédure de sauvegarde systématique. Mis en lumière par l’avènement du livre numérique, la nécessité de l’archivage s’inscrit dans un long processus vers la standardisation.

La production de livres imprimés reste une réalité encore très artisanale avec des fichiers de référence (fichiers InDesign, QuarkXpress ou PDF imprimeur) élaborés en aval de la chaine par de multiples prestataires aux compétences et savoir-faire différents. A contrario, le livre numérique rationalise et modernise les processus de production tout en soulignant la nécessité d’entreposer les fichiers de référence en sécurité. L’archivage devient donc plus que jamais crucial, surtout si l’on considère le format numérique comme l’édition primaire d’un livre. Www.pratic.org/upload/document/wp-archivage-final.pdf. Dématérialisation.

Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs, jusqu'à la création de « bureau sans papier » ou « zéro papier » quand la substitution est complète. Elle vise une efficacité accrue en permettant une gestion entièrement électronique des données ou des documents produits en interne ou émanant des partenaires (administrations, clients, fournisseurs, etc.) en format numérique ou numérisés à leur entrée. En dehors du cas d'une structure nouvelle et exploitant méthodiquement l'outil informatique, une démarche de dématérialisation comporte une dimension de numérisation, c'est-à-dire de transfert méthodique sur un support numérique quelconque des informations qui existent sous forme analogique (papier, film, microfilm).

Processus global d'informatisation[modifier | modifier le code] Xplor FranceAPROGEDFNTC. Cycle de vie (document) Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Le cycle de vie d'un document (Records life-cycle en anglais) est un concept qui analyse les étapes menant de la création d'un document à sa destination finale : conservation mémorielle ou destruction. On considère dès lors trois étapes dans ce cycle de vie : l'élaboration et la production du document, son utilisation ou maintenance, sa conservation ou mise à disposition. Les étapes de ce cycle diffèrent un peu selon que l’on se place du point de vue de la gestion des documents d'archives (Records management en anglais) ou de l’archivage définitif. Depuis l’introduction des documents numériques, les technologies ont parfois bousculé l’ordonnancement classique de ces étapes. « Le cycle de vie d’un document engageant est organisé autour de deux événements majeurs qui modifient son statut ou sa valeur : la validation qui lui donne son plein effet engageant et l’événement qui déclenche le calcul de la date de fin de conservation.

Éditique. Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Contexte[modifier | modifier le code] Au sein d'un système d'information, l'éditique constitue l'ensemble des personnels, des processus, des flux et des outils informatiques destinés à la conception, la production et la distribution de documents. Secteur d'activité[modifier | modifier le code] Historique[modifier | modifier le code] Les premiers systèmes éditiques utilisaient des préimprimés sur papier pour toutes les zones fixes.

Les données variables étaient surajoutées par les imprimantes qui fonctionnaient souvent en mode ligne à ligne, avec un nombre de lignes et de colonnes fixes dans la page. Les préimprimés ont été souvent remplacés par des fonds de page électroniques, imprimés en même temps que les données variables. Les logiciels plus récents sont capables de composition dynamique : ils adaptent les parties fixes aux parties variables. Introduction de la notion d'ADF[modifier | modifier le code] voir ADF. composition et gestion de flux. Document numérique. Historique[modifier | modifier le code] Tablet Rimush Louvre AO5476. Deux sources au document numérique peuvent être trouvée dans l'histoire.

D'une part, la présentation du document numérique à l’écran évoque souvent chez certains chercheurs une association aux tablettes sumériennes en argile (3400-3200 av. J. C’est le 9 avril 1860, soit 17 ans avant le phonogramme d'Edison et 28 ans avant le premier enregistrement connu, celui d'un oratorio de Haendel sur un rouleau de cire[2], qu’un Français, Édouard-Léon Scott de Martinville, décide de mettre en œuvre l'ambitieux projet de noter visuellement le son de la chanson Au clair de la Lune. En 1963,Theodor Nelson[4] invente le terme Hypertext, synonyme d’hypermédia. Concept[modifier | modifier le code] Au passage, notons les différentes versions du terme document numérique et des métaphores qui l'entourent.

Les principales différences avec le document sur papier[modifier | modifier le code] L'immatérialité[modifier | modifier le code] Système de gestion de contenu. Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Pour les articles homonymes, voir SGC et CMS. Un système de gestion de contenu ou SGC (content management system ou CMS en anglais) est une famille de logiciels destinés à la conception et à la mise à jour dynamique de sites Web ou d'applications multimédia.

Ils partagent les fonctionnalités suivantes : Lorsque le SGC gère du contenu dynamique, on parle de système de gestion de contenu dynamique ou SGCD (Dynamic Content Management System ou DCMS). Les SGC ne doivent pas être confondus avec les systèmes de gestion électronique des documents (GED) qui permettent de réaliser la gestion de contenu dans l'entreprise (notamment le cycle de vie des documents). Fonctions communes[modifier | modifier le code] Pour arriver à offrir les fonctionnalités citées plus haut la conception se fonde assez souvent sur les mécanismes suivants : Utilisation d'interface web - SGC[modifier | modifier le code] C'est un principe fondateur de la gestion de contenu :

Gestion électronique des documents. Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Pour les articles homonymes, voir GED. La gestion électronique des documents (GED ou EDM[1] pour Electronic Document Management en anglais) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires. Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations.

À titre d'exemple, le retour sur investissement d'un projet « standard » de dématérialisation de factures est inférieur à un an. Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d'un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte (« full text »). Acquisition des documents[modifier | modifier le code] Système d'archivage électronique. Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Système d'archivage électronique (SAE, également connu sous l'acronyme ERMS (Electronic Records Management System)) dans les pays anglophones), est un type de système de gestion de contenu. Dans le SAE, le mot "archivage" doit être remplacé par "de cycle de vie du document" et non dans le sens simpliste de "stockage de fichiers".

SAE : Périmètre et normes[modifier | modifier le code] Le Système d'Archivage Electronique est défini au niveau des blocs fonctionnels par la norme ISO 14721 (OAIS) et dans ses fonctionnalités par le MOREQ (spécification européenne). En France, le SAE a sa norme depuis mars 2009. Un SAE doit intégrer les concepts suivants : Transversalité[modifier | modifier le code] Le SAE peut être un service transverse pour répondre à tous les versements de toutes les applications de l'entreprise. Description d'un versement électronique[modifier | modifier le code] Création d'un "Record"[modifier | modifier le code]

Gestion électronique des documents. Archivage électronique. Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. L'archivage est synonyme de « stockage » ou de « sauvegarde ». Il tend de plus en plus à être utilisé pour tous les documents, quels qu'en soient la nature et le support, et à remplacer « conservation ». Il y a quelques dizaines d'années, seul le papier existait comme support d'enregistrement et de sauvegarde. Un document n'était archivé que si toutes les informations avaient été traitées, c'est-à-dire lorsque le document était en fin de cycle de vie. La tendance actuelle est d'archiver les documents dès leur création et de les enrichir d'informations tout au long du cycle de vie[1]. Il convient de bien distinguer l’archivage : Supports d'archivage[modifier | modifier le code] Les supports de stockage de masse d'archives peuvent être magnétique (bande magnétique), optique (Cd et Dvd), magnéto-optique (disque magnéto-optique) ou encore électronique (disque dur, serveur de stockage réseau NAS) Plusieurs critères sont à prendre en compte[3] :

Gestion électronique d'informations et de documents de l'entreprise. Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. La Gestion électronique d'informations et de documents de l'entreprise, ou GEIDE en abrégé, est un système informatisé de gestion des documents archivés. La seconde dénomination le définit comme gestion électronique de l’information ou de documents existants Qu’est-ce qu’un document ? Selon la définition de l’ISO un document est l’ensemble constitué d’un support d’information et des données enregistrées sur celui-ci sous une forme en général permanente et lisible par l’homme ou par une machine.

Il est donc clair, d’après cette définition, que le document garde toutes ses propriétés intrinsèques, qu’il soit sur support électronique ou papier. Apports de la GEIDE[modifier | modifier le code] Un outil de gestion électronique de documents, s'il est bien conçu, offre plusieurs avantages aussi bien sur le plan organisationnel que sur le plan du profit. Une diminution des coûts se fait aussi sentir. Faiblesses de la GEIDE[modifier | modifier le code]