Archivage électronique : norme qui répond aux besoins des entreprises La norme Z42-013 sur la conservation et l'intégrité de documents stockés dans un système informatique vient d'être mise à jour. Homologuée en 1999 et révisée en 2001, elle décrit la conception et l'exploitation de l'archivage électronique. Au début, ce dernier était juste une solution technique pour conserver et organiser des données stockées sur un support informatique. Le but était de réduire les coûts et surtout d'économiser les espaces destinés à ranger les documents papiers devenus de plus en plus volumineux. Cette première norme assurait d'une part la durabilité du document et d'autre part sa fidélité, de manière à pouvoir reconstituer l'information et de pouvoir la réutiliser comme à son état originel. L'archivage électronique doit tenir compte des recommandations précises sur l'utilisation de l'informatique. Les entreprises sont concernées par l'archivage électronique, tout comme le service public.
Archivage électronique - Problématique et normes | Techniques de l'ingénieur On constate que plus les entreprises développent les nouvelles technologies et introduisent de nouvelles méthodes de travail, plus les méthodes et les procédures d'archivage perdent de leur efficacité » : c'est le constat paradoxal et provocateur de la norme ICA-Req, Principes et exigences fonctionnelles pour l'archivage dans un environnement électronique (2008). Pourquoi ? On parle d'archivage électronique depuis près de trente ans, mais le sujet est devenu un enjeu majeur au tournant de l'an 2000 avec la conjonction de quatre phénomènes : 1. la reconnaissance de la valeur légale de l'écrit sous forme électronique ;2. l'explosion des volumes de données dans les entreprises et les organisations publiques ;3. la multiplicité des solutions logicielles et matérielles autour de l'information numérique, et la rapidité de leur obsolescence, avec des difficultés d'interopérabilité entre plateformes ;4. les défis posés par la matière numérique en termes de sécurité et d'intégrité.
Larchivage électronique face au vide juridique 01net. le 22/05/03 à 10h00 En matière d'archivage de documents électroniques, le cadre juridique reste plus que flou en France. Un constat d'autant plus frappant avec l'apparition de nouveaux systèmes d'archivage ?" deuxième génération du Centerra d'EMC et lancement, en fin 2003, des premiers lecteurs ' laser bleu ' de Plasmon et de Sony ?", dont le statut légal reste encore à définir. Cette incertitude est en partie imputable à la norme Afnor NZ 42013, en vigueur depuis 1999. Pas de pièces probantes en cas de litige Dans les faits, la norme Afnor est rarement appliquée. Par exemple, ' la norme NZ 42013 ne traite pas du cas particulier de la conservation de documents comportant une signature électronique ' , explique Valérie Sédallian, avocat à la Cour. Des prestataires de services darchivage labélisés Et ce n'est pas tout. ' La bonne application de la norme ne suffit pas , précise Marie-Anne Chabin, fondatrice du cabinet de conseil Archive 17. Un label encore symbolique
Référentiels pour l'archivage numérique (Services de la modernisation de l'Etat) L'archivage numérique Le développement des technologies de l'information et de la communication a profondément modifié les méthodes de travail en facilitant et en accélérant considérablement la production, le partage et le stockage d'informations numériques. En parallèle, la reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve en 2000 a ouvert la voie à l’« administration électronique », à la dématérialisation des processus métier et à la production d''originaux numériques. C’est pourquoi l’archivage numérique/électronique est devenu un véritable enjeu pour les directions des systèmes d’information. Les données numériques sont par nature très vulnérables pour deux raisons principales : d'une part, elles sont facilement manipulables et falsifiables. L'archivage numérique est donc un processus dynamique qui commence dès la création des documents. Le cadre juridique Cadre de confiance de l'administration électronique Cadre juridique de l'archivage Protection des données personnelles et archivage
L’archivage électronique Loin de son objectif initial de réduction des volumes et d’organisation de l’archivage papier, l’archivage électronique est devenu le corollaire indispensable de la dématérialisation du droit, pour ce qui concerne notamment le droit de la preuve et le droit des contrats. En effet, peu importe la validité de l’acte initial, si aucune preuve fiable ne peut être apportée ultérieurement. En matière civile, les actes supérieurs à 1500 euros doivent être prouvés par écrit. L’article 1369-1 du Code Civil dispose ainsi que : « quiconque propose, à titre professionnel, par voie électronique, la fourniture de biens ou la prestation de services, met à disposition les conditions contractuelles applicables d’une manière qui permette leur conservation et leur reproduction (…) », l’archivage du contrat étant imposé dès lors que son montant atteint les 120 euros et pour une durée de 10 ans. L’article 1316-1 du Code Civil prévoit que : 1. L’archivage électronique fait appel à la notion de preuve. 2. 3. 4.
Archivage électronique Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. L'archivage est synonyme de « stockage » ou de « sauvegarde ». Il tend de plus en plus à être utilisé pour tous les documents, quels qu'en soient la nature et le support, et à remplacer « conservation ». Il y a quelques dizaines d'années, seul le papier existait comme support d'enregistrement et de sauvegarde. Un document n'était archivé que si toutes les informations avaient été traitées, c'est-à-dire lorsque le document était en fin de cycle de vie. Il convient de bien distinguer l’archivage : du stockage, qui s’apparente aux actions, outils et méthodes permettant d’entreposer des contenus électroniques et servant de base au traitement ultérieur des contenus, ce stockage peut être réalisé sur divers supports tels que les cd-rom dont la vie des données sera limitée de 2 à 10 ans pour les cd-rom originaux et de 2 à 5 ans pour les cd-rom gravés. Supports d'archivage[modifier | modifier le code] Plusieurs critères sont à prendre en compte[3] :
Archivage électronique : des contraintes juridiques et technologiques Archiver des documents électroniques correspond à l'idée de pérennité de l'information avec la possibilité de la restituer intègre et fidèle, c'est à dire identique en tout point à celle de son origine. Cette opération visant à conserver des informations ayant une valeur probatoire ou des effets juridiques concerne toutes les personnes juridiques sans exception, qu'elles soient physiques, morales, privés ou publiques. Ainsi, la conservation répond à deux objectifs principaux : - elle porte sur des documents servant de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs (ex : fiscal ou social), - elle permet la production d'actes juridiques valant preuve en cas de litige. L'article 1316-1 du code civil dispose : "L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité."
Système d'archivage électronique Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Système d'archivage électronique (SAE, également connu sous l'acronyme ERMS (Electronic Records Management System)) dans les pays anglophones), est un type de système de gestion de contenu. Dans le SAE, le mot "archivage" doit être remplacé par "de cycle de vie du document" et non dans le sens simpliste de "stockage de fichiers". SAE : Périmètre et normes[modifier | modifier le code] Le Système d'Archivage Electronique est défini au niveau des blocs fonctionnels par la norme ISO 14721 (OAIS) et dans ses fonctionnalités par le MOREQ (spécification européenne). Un SAE doit intégrer les concepts suivants : Transversalité[modifier | modifier le code] Le SAE peut être un service transverse pour répondre à tous les versements de toutes les applications de l'entreprise. Description d'un versement électronique[modifier | modifier le code] Les documents électroniques versés doivent être accompagnés de métadonnées qui décrivent le document versé.
Archivage électronique... comment le sécuriser ? Archivage électronique... comment le sécuriser ? 20 décembre 2007 15:54 Pourquoi un archivage sécurisé ? L’évolution des technologies et des avantages liés aux nouveaux moyens de communication fait que les échanges électroniques et l’utilisation des nouvelles technologies prennent une place de plus en plus importante au sein de la société. Dès lors que les éléments concernés dans le cadre de la dématérialisation présentent une valeur juridique, une utilité pour la bonne gestion à long terme ou encore un intérêt historique, il y a nécessité d’archiver. En particulier, seul un archivage électronique sécurisé permettra au juge d’apprécier la valeur juridique du document présenté, la conservation réalisée devant répondre aux exigences légales ou jurisprudentielles. Qu’est-ce qu’un archivage sécurisé ? D’une manière générale, l’archivage électronique sécurisé peut être défini comme : De multiples paramètres à prendre en compte : identification et authentification de l’origine des archives ;
Archives électroniques Les archives électroniques sont des mails, des documents bureautiques, des dossiers numérisés, des données échangées par téléprocédures, des bases de données... Dans le contexte du développement de l'administration électronique (plan ADELE) et des évolutions législatives sur la valeur juridique des documents électroniques, leur nombre augmente très rapidement. Les archives électroniques obéissent aux mêmes règles et aux mêmes principes que les archives papier. Le Service interministériel des archives de France diffuse ou élabore des normes utiles à l'archivage électronique et exerce une fonction de veille et de conseil pour les administrations et les services d'archives. Bulletins des Archives de France sur la conservation à long terme des documents électroniques Liens utiles - Site du groupe " Pérennisation des informations numériques " (PIN) - Site de la Direction générale de la modernisation de l'État
Dématérialiser en règle Numériser et conserver dans les règles de l’art, c’est surtout minimiser les risques juridiques en cas de litige. A fortiori pour l’entreprise qui exploite factures et contrats sous forme électronique. Rappel de quelques fondamentaux. Si les atouts des documents numériques ne sont plus à démontrer, leur valeur juridique est un point à ne surtout pas négliger. L’arsenal judicaire est conséquent pour garantir la fidélité de l’information par rapport au support, la valeur probante du document, l’accessibilité aux données et la longévité de l’archivage. Dans ce contexte, la norme Afnor NF Z042-013 s’applique indifféremment aux documents dématérialisés et aux documents natifs électroniques. Une bombe à retardement fiscale La facture est un élément particulièrement sensible et sa dématérialisation est avant tout un sujet fiscal, rappelle-t-on chez Qweeby, opérateur de dématérialisation à valeur probante. - il faut établir une liste quotidienne des factures échangées.
L'archivage légal - durées de conservation L'archivage électronique de documents dématérialisés peut se définir par la mise en place d'un processus permettant la gestion, la conservation et la restitution des documents pendant toute leur durée de vie. C'est le processus d'archivage de documents, à ne pas confondre avec l'archivage physique des documents chez un tiers archiveur qui n'est qu'une partie du processus d'archivage. Le processus d'archivage peut être rapidement décomposé en six étapes: Recueillir les documents quelque soit leur provenance et leur formatTransformer les documents en format numérique pérenneClasser et organiser les documentsConserver les documents chez un tiers archiveurRestituer les documents en garantissant leur intégritéExploiter dans le temps les documents archivés Pour prendre l’exemple d’un processus amenant un à stockage définitif d’un fichier PDF, celui-ci devra passer par les étapes suivantes afin d’obtenir la certification de son statut de preuve: Un outil d'archivage: le coffre fort électronique