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Gestion efficace de ses mails

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10 trucs pour vous aider à utiliser Outlook efficacement. Le logiciel de messagerie Outlook peut sembler complexe à première vue.

10 trucs pour vous aider à utiliser Outlook efficacement

Après tout, on est loin de l’interface épurée de Gmail ou même d’Outlook.com (anciennement Hotmail). Par contre, il s’agit de l’un des logiciels de messagerie et planification les plus puissants sur le marché, tant pour les particuliers ou travailleurs autonomes que les entreprises. J’ai réuni ici 10 trucs et conseils pour tirer profit au maximum de certaines fonctions méconnues de cet outil. À noter que j'ai utilisé la version 2013 du logiciel et que sur les versions antérieures les chemins pour accomplir certaines tâches peuvent être différents. 1 – Raccourcis-clavier Il existe une foule de raccourcis-clavier qui vous feront sauver du temps pour les tâches répétitives.

En voici quelques-uns : Pour la liste complète (et officielle) de raccourcis-clavier pour Outlook, visitez cette page du site de Microsoft. 2 – Les notes Peu de gens le savent, mais Outlook permet l’ajout de notes, à l’aspect des populaires Post-its. Une utilisation professionnelle de l'e-mail. On a beaucoup entendu parler de la fin de l’e-mailing ces dernières années.

Une utilisation professionnelle de l'e-mail

Le courriel serait supplanté par les médias sociaux et il finirait bientôt par disparaitre... En 2011, Atos (ndlr le leader mondial des transactions électroniques) annonçait même qu’il tendait vers le ‘’Zéro e-mail’’ et qu’il y arriverait en 2013. Et pourtant, dans le monde, chaque seconde ce sont quelque 3,7 millions d’e-mails qui sont échangés(1) ! Ce qui fait tout de même 320 milliards d’e-mails chaque jour ou 117.480 milliards d’e-mails par an… Il convient de tempérer ces chiffres impressionnants en précisant que 75% de ces e-mails sont des spams. Il n’en reste pas moins que, si l’on expurge cette masse de courriels non-désirés, ce sont quand même 29.370 milliards d’e-mails qui contiennent de l’information pertinente qui sont échangé, chaque année, à travers le monde… La moyenne mondiale est donc de 46 e-mails (dont 11,5 pertinents) par personne et par jour.

On se trouve face à un paradoxe et un constat : Zero Inbox – 4D : Do, Delete, Defer, Delegate. Je vois souvent sur twitter de petits mots sur la taille de boites mails qui contiennent plus de messages qu’un dico de pages.

Zero Inbox – 4D : Do, Delete, Defer, Delegate

Lorsque je dois expliquer les subtilités du fonctionnement des emails à un non informaticien, j’utilise toujours le paralèlle avec le courrier papier, les boites jaunes (stmp) c’est pour envoyer les emails, et la boite à l’entrée de chez vous, c’est pour la réception (pop/imap). Utiliser sa boite de réception pour stocker son courrier, c’est la même chose. Est ce qu’il vous viendrait à l’idée de stocker votre courrier de l’année dans la boite aux lettres, et une fois par an, espérer y faire le ménage ?!

Pour arriver facilement, une petite procédure à été inventée et se nomme la règle des 4D : Do, Defer, Delegate, Delete. Outlook offre une petite fonctionnalité qui permet d’être beaucoup plus rapide dans le traitement de sa boite : la règle sur le carnet d’adresse. Donc tout ce qui est dans mon répertoire ‘inconnu’, provient d’expéditeur… inconnu. A vous. "la règle des 4D" : traiter ses mails avec efficacité - Blog informatique entrepriseBlog informatique entreprise. Lorsque j’ai conçu la formation de productivité personnelle J2MT (Je Maîtrise Mon Temps) appliquée à Outlook, je me suis inspiré de la formation GTD (Getting Thinks Done) de David Allen.

"la règle des 4D" : traiter ses mails avec efficacité - Blog informatique entrepriseBlog informatique entreprise

Par ailleurs, j’ai également découvert une règle très efficace de gestion des mails, surnommée la règle des 4D, comme Delete, Delegate, Defer, Do. Traitez efficacement vos e-mails sortants et entrants. Les 10 astuces pour éviter d'être pollué par vos e-mails professionnels. 4D (do delegate defer delete) pour organiser son travail » Gérer ses e-mails. La méthode 4D est d’origine Anglophone Ce post est une traduction d’une page anglaise.

4D (do delegate defer delete) pour organiser son travail » Gérer ses e-mails

Toute les stratégies ne sont pas à prendre au pied de la lettre mais elles sont très efficaces et intéressantes. Source anglophone : Merci à Google Traduction (avec qq corrections) Parfois, lorsqu’on il peut sembler que la quantité de courriels que nous recevons est en croissance exponentielle. Fort de sa vitesse et sa facilité d’utilisation, l’email s’est rapidement imposé en tant que moyen de communication entreprises numéro 1. Et la technologie continue de baisser de prix et de devenir plus accessible partout dans le monde, cette tendance ne fera que continuer à croître dans l’avenir.

En tant que professionnel, cela signifie que votre rentabilité sera grandement déterminée par l’efficacité avec laquelle vous gérez votre flux entrants de courrier électronique. Une technique intéressante pour la gestion des courriels efficace a été conçu par Microsoft Corporation, et il a appelé la méthode 4D.