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10 trucs pour vous aider à utiliser Outlook efficacement

10 trucs pour vous aider à utiliser Outlook efficacement
Le logiciel de messagerie Outlook peut sembler complexe à première vue. Après tout, on est loin de l’interface épurée de Gmail ou même d’Outlook.com (anciennement Hotmail). Par contre, il s’agit de l’un des logiciels de messagerie et planification les plus puissants sur le marché, tant pour les particuliers ou travailleurs autonomes que les entreprises. J’ai réuni ici 10 trucs et conseils pour tirer profit au maximum de certaines fonctions méconnues de cet outil. 1 – Raccourcis-clavier Il existe une foule de raccourcis-clavier qui vous feront sauver du temps pour les tâches répétitives. En voici quelques-uns : CTRL+MAJ+A : Créer un rendez-vous CTRL+MAJ+C : Créer un contact CTRL+N : Créer un nouvel item par défaut (ex : un message, dans l’écran Courrier) CTRL+MAJ+R : Répondre à tous CTRL+1 (ou 2, ou 3…) : Passer en mode Courrier, Calendrier, Contacts, etc. Pour la liste complète (et officielle) de raccourcis-clavier pour Outlook, visitez cette page du site de Microsoft. 2 – Les notes Related:  Efficacité organisationnelle et professionnelleNumeriqueMessagerie électronique

8 astuces pour optimiser la gestion de vos tâches professionnelles Les tâches font partie des briques indispensables d’un projet ou du quotidien professionnel. La gestion des tâches a en effet un caractère universel : que ce soit pour le chef de projet réalisant une mission complexe, ou pour un employé qui doit exécuter un travail en particulier. Dans les deux cas, la gestion des tâches concourt à atteindre un objectif dans les délais impartis. Mais le problème réside souvent dans la méthodologie appliquée pour organiser et gérer correctement ses tâches : une liste papier déstructuré, des post-it que l’on égare, un fichier mal rangé… Tentons donc d’aller plus loin que les méthodes traditionnelles en vous montrant 8 astuces que vous pouvez facilement mettre en place avec un vrai gestionnaire de tâches en ligne. Listez toutes vos taches Un geste qui peut sembler anodin mais qui comporte de nombreux bénéfices. Organisez vos tâches sous forme de liste Les listes peuvent vous faire gagner un temps précieux dans la recherche d’informations. Pensez à déléguer

20 astuces Word pour les professionnels En entreprise, le Pack Microsoft Office, c’est un peu la norme. Excel pour les tableaux, Outlook pour les emails, Powerpoint pour les présentations… Et bien évidemment, Microsoft Word pour les documents. La semaine dernière, nous présentions 20 astuces Word pour les débutants : un guide permettant de se familiariser avec l’outil, que nous vous conseillons de parcourir pour commencer. Mais si vous pensez que Word n’a plus de secrets pour vous, détrompez-vous ! Le logiciel regorge de fonctionnalités plus ou moins dissimulées. De la conversion des fichiers Word en PDF à la gestion des macros, il y en a pour tous les goûts et pour tous les usages ! Convertir un fichier Word en PDF Microsoft Word 2010 et 2013 : depuis Microsoft Word 2010, il est possible d’enregistrer directement un fichier en PDF à partir du logiciel. Microsoft Word 2007 : sur cette version, il suffit d’ajout un complément pour sauvegarder en PDF un document créé sur Word. Ajuster les interlignes et les espaces

Outlook : colorer les messages d’un expéditeur VIP - Activ'Assistante Dès réception, les messages reçus d’un expéditeur important peuvent s’afficher en couleur dans votre boîte de réception. Découvrez, sous Outlook 2016, 2013, 2010, 2007 et 2003, comment paramétrer cet affichage automatique. Activer, sur le ruban, l’onglet Affichage.Repérer le groupe Affichage actuel et cliquer sur l’icône Paramètres d’affichage. La boîte de dialogue Paramètres d’affichage avancées : compacter s’affiche.Cliquer sur le bouton Mise en forme conditionnelle (1). La boîte de dialogue éponyme s’affiche (2).Cliquer sur le bouton Ajouter (3) et nommer la règle d’affichage (ex. : VIP) (4).Cliquer sur le bouton Police (5) et choisir une couleur (éviter le rouge, il signale les messages en retard). Sélectionner, dans la liste des mails reçus, le message d’une personne importante.Activer le menu Outils puis cliquer sur Organiser.Cliquer sur l’onglet En utilisant des couleurs.Dérouler la liste Couleur, en choisir une et cliquer sur le bouton Appliquer la couleur.

La méthode des 3 Post-It : Rendre vos journées productives. Comment finir les tâches que vous commencez? Comment terminer votre journée en ayant le sentiment d'avoir avancé vos projets? D'avoir fait des choses? Je vais parler aujourd'hui d'une technique que j'utilise qui fonctionne plutôt bien pour moi. En substance, la méthode se résume en 5 étapes. Je complète ma ToDo List globale avec les tâches à effectuer. Background Voila quelques années que je m’intéresse aux techniques d'efficacité. Faire plus, plus rapidement Personnellement, étant salarié, je suis dans la deuxième situation. Cette technique des 3 Post-it emprunte des notions aux techniques de gestion de temps telles que Pomodoro ou GTD. Toutes les techniques de gestion de temps sont basées sur les mêmes principes. 1. Les zones d'incertitude, ce que j'appelle des zones d'ombres font parties de nos pires ennemies. Je commence par découper tout ce que je dois faire en tâches facilement estimables. A l'issue de cette étape, j'ai la liste de toutes les tâches que je dois effectuer. 2. 3. 4.

25 astuces pour maîtriser Excel Microsoft Excel est sans doute le logiciel le plus complexe de la suite Microsoft Office. Il est assez simple à prendre en main pour créer des tableaux. Mais des astuces existent pour profiter des très, très nombreuses fonctionnalités du logiciel. Les raccourcis clavier sur Microsoft Excel Comme de nombreux logiciels, quelques raccourcis bien utiles permettent d’être plus productif sur Excel. Recalculer les données : F9Insérer la date du jour : CTRL+; (point virgule)Insérer l’heure : CTRL+: (deux points)Atteindre une cellule ou un tableau : F5Sélectionner toute une colonne active : CTRL+EspaceSélectionner toute une ligne active : SHIFT+EspaceSélectionner toute la feuille Excel : CTRL+AFaire un collage spécial sur Excel (pour ne coller que les données etc.) : CTRL+ALT+VInsérer une somme automatique : ALT+=Masquer (et surtout ré-afficher) le ruban des fonctionnalités : CTRL+F1 Les fonctions Excel Sur Excel, les fonctions sont très nombreuses. Nommer un tableau sur Excel Les macros sur Excel

Trucs et astuces pour une meilleure utilisation d'Outlook Vous revenez tout juste de vacances. La nouvelle année est bien là et avec elle une pile de messages effroyables ? Qu’à cela ne tienne, Demain le Mail vous donne trucs et astuces pour une utilisation plus efficace d’Outlook ! Accrochez-vous, parce qu’une fois en possession de ce savoir : vous serez d’une efficacité redoutable. Osez la couleur ! Changer les couleurs d’un mail en fonction du destinataire sur Outlook Pour trouver facilement qui vous écrit en un seul coup d’œil, attribuez– des couleurs aux destinataires. Le mode conversation Activer le mode conversation de vos messages Outlook Comme chez Gmail, vous pouvez activer le mode conversation pour avoir tous les historiques de messages envoyés dans un seul. L’accusé de réception Paramétrer les accusés de lecture et de réception sur Outlook Savoir si votre destinataire a bien reçu votre message peut être très utile, mais savoir s’il la bien lu, peut l’être encore plus. Transférer en un seul clic Les dossiers favoris Traduire vos emails

Règles pour organiser son temps - Méthode NERAC Dans la multitude de méthodes pour bien gérer son temps, l’une d’elles se nomme NERAC. Simple et efficace, elle se distingue des autres méthodes par le fait qu’elle nous invite à prévoir l’imprévu. Pour savoir faire face aux imprévus, il est nécessaire de réserver une marge temporelle avant et/ou après une activité et la noter dans son agenda. Bien que peu utilisées dans le cadre de nos activités quotidiennes, nous appliquons régulièrement, sans le savoir, les préceptes de cette méthode lors de voyages. En effet, avec l’augmentation du trafic, il est devenu normal d’anticiper les ralentissements lors d’un trajet en voiture. Pour vos activités principales, pensez aussi à la méthode NERAC et ajoutez, avant ou après, 1/3 du temps initialement planifié pour une tâche. Notez les activités à réaliser Chaque jour, se fixer un objectif précis avec des résultats à atteindre. Estimez la durée pour chaque activité Avoir une estimation des temps moyens nécessaires pour des activités principales.

50 fonctions Excel à connaître absolument Microsoft Excel fait partie des logiciels les plus complets en matière de bureautique. Il permet de créer des tableurs complexes et supporte de très nombreuses fonctions. Pour effectuer certaines actions, vous devez passer par des formules assez compliquées. Les fonctions Excel présentées ici sont toutes disponibles au sein de Microsoft Excel 2010 en français. Assez peu de différences existent avec les autres version du logiciel, mais vous devrez traduire ces fonctions si vous utilisez Excel en anglais ou dans une autre langue. Si vous utilisez d’autres fonctions au quotidien, n’hésitez pas à les présenter en commentaire ! Pour aller plus loin, vous pouvez également vous former pour devenir un expert d’Excel. Mathématiques et trigonométrie ALEA.ENTRE.BORNES – Sur Excel, pour obtenir un nombre entier aléatoire entre deux bornes spécifiées. Logique ET – Permet de tester plusieurs conditions et vérifier qu’elles sont vraies. Recherche et matrices Date et heure Texte Statistiques Ingénierie

CC ou CCI (mail copie caché) : signification et utilisation - Smart1Fo Dans votre messagerie vous avez plusieurs champs pour indiquer les destinataires, chacun d’entre eux a une utilité bien précise. Découvrez ici la bonne utilisation et la signification des trois champs À, CC et CCi (destinataire caché). Pour savoir où se trouve ces champs dans votre messagerie (Gmail, Outlook, …), regardez cet autre article Le champ CCI (mail copie caché) Sigle de Copie Carbone Invisible, utilisez-le pour masquer les destinataires en question.Toute la liste des destinataires du champ CCI ne sera visible que par vous. Pour mettre tous les destinataires en CCI, comme le champ A est généralement obligatoire, l’astuce habituelle veut qu’on mette sa propre adresse dans le champ A si on veut que tous les destinataires soient cachés. Dans l’exemple ci-dessous avec gmail on met l’adresse moi@gmail.com dans le champ A , visible par tout le monde, et maliste@gmail.com dans le champ CCI. Le champ CC Le champ À Il contient les destinataires à qui le mail est principalement destiné.

Gestion du temps - 10 trucs pour récupérer notre temps Gestion du temps - Le temps nous manque de plus en plus. Pourtant, nous avons tous exactement 86'400 secondes par jour. Comment faire pour le récupérer? Voici 10 trucs pour récupérer notre temps... Savoir ce que nous voulonsQui ne sait pas où il va finit nulle part! Quelles sont nos aspirations? Autant de questions que je vous laisse explorer, même si nous reprendrons ces points dans un prochain article. À bientôt,

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