Archivage : objectif dématérialisation ! Dematerialisation de documents comptables : legislation, conservation et solutions. Publications | Fiches point de vue La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d'informations financières à des partenaires toujours plus nombreux. Dans ce contexte, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages. Le traitement de l'information est accéléré, sa transmission et son archivage sont plus facilement automatisés et sécurisés. Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque. Il est nécessaire de s'assurer que la valeur probante des documents susceptibles d'être dématérialisés, ne sera pas altérée et que les documents électroniques constitueront une preuve admissible tant pour l'administration fiscale que pour les tiers, au même titre que les documents sous forme papier.
La mise en place d'un projet de dématérialisation doit, par conséquent, s'effectuer en conformité avec les textes juridiques et fiscaux en vigueur. 1. 2. 3. Corporate LinX. La dématérialisation pour quels objectifs ? Les enjeux de la dématérialisation : développement durable, greenwashing ou business ? par Bernard Lombardo - Chronique Management. « La dématérialisation est la première étape incontournable de toute stratégie de développement durable » déclarait Eric Boustouller, président de Microsoft France, en octobre 2009.
Dans cette perspective, la gestion responsable des ressources naturelles ainsi que la réduction des émissions de CO² débordent le cadre de la stricte production industrielle et concernent également la production et la gestion des flux d’information. En cause : la production et l’impression du papier. Est-ce à dire qu’un contenu produit au format numérique (correspondance, facture, …), c’est autant d’arbres qui ne seront pas abattus ?
Pas si simple ! En effet, la dématérialisation contribue de fait à une augmentation exponentielle de la production et de la circulation de l’information. La confidentialité et la sécurité des données personnelles, un enjeu de responsabilité socialeLa protection des données personnelles occupe une place centrale dans la Responsabilité Sociale d’Entreprise (RSE). Objectifs de la dématérialisation de la chaîne "achat-facture-paiement" Au-delà des chantiers de dématérialisation déjà menés, la tentation est grande d’optimiser les gains engrangés en dématérialisant d’autres documents associés aux processus achats et à la comptabilité fournisseurs. Aux factures sont le plus souvent associés d'autres documents, tout aussi nombreux dans les organisations, et dont le traitement peut également être automatisé.
Ainsi, les commandes d’achat et les avis de paiement sont déjà, pour une partie des décideurs interrogés, adressés de façon dématérialisée (via EDI ou sous forme de fichiers XML, voire parfois par simple fichier attaché à un message électronique). En interne, la dématérialisation commence également à toucher les demandes d'achat et les bons à payer. De même, certains documents reçus des fournisseurs, tels que les bons de livraison ou les accusés de réception des commandes, font également l’objet de dématérialisation, soit native, soit via la numérisation. Et pourquoi ne pas automatiser cette chaîne de bout en bout… ? Dites nous monsieur le maire : La dématérialisation un sujet d'actualité. Dématérialisation. Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs, jusqu'à la création de « bureau sans papier » ou « zéro papier » quand la substitution est complète.
Elle vise une efficacité accrue en permettant une gestion entièrement électronique des données ou des documents produits en interne ou émanant des partenaires (administrations, clients, fournisseurs, etc.) en format numérique ou numérisés à leur entrée. En dehors du cas d'une structure nouvelle et exploitant méthodiquement l'outil informatique, une démarche de dématérialisation comporte une dimension de numérisation, c'est-à-dire de transfert méthodique sur un support numérique quelconque des informations qui existent sous forme analogique (papier, film, microfilm).
Processus global d'informatisation[modifier | modifier le code] Xplor FranceAPROGEDFNTC. La dématérialisation des documents comptables. La dématérialisation des documents comptables, un fort potentiel. Novembre 2010 - Paru dans Solutions&Logiciels N° 16 - Voir le sommaire du numéro La dématérialisation des documents comptables, au premier rang desquels les factures, constitue un énorme gisement de productivité. Les factures dématérialisées en France ont été au nombre de 140 millions en 2008, sur deux milliards de factures échangées, dont un quart sont adressables par les acteurs de la dématérialisation.
En Europe, 12% des factures sont dématérialisées.Les avantages de la dématérialisation simple sont déjà nombreux. L’envoi des factures clients est automatisé et fiabilisé, et de nombreux litiges sont évités. Les délais de réception des factures sont raccourcis, de même que le temps de traitement. Essor du mode SaaS De nombreux prestataires offrent des plates-formes de dématérialisation de factures, tels Accelya avec Clear’Invoice, ou b-process, filiale de la BRED Banque Populaire, avec billManager.
Dématérialiser le cycle d’achats Europe Airpost dématérialise ses factures fournisseurs. E-admin-3-Bis. 44e213cfcdef5dapackrh_schemagif (GIF Image, 600x396 pixels) Outils 2.0, SaaS et Cloud: Fidgi Software. FIDGI Software propose aux entreprises et groupes de sociétés, une plateforme Web 2.0 de gestion et d’optimisation fiscale, pour simplifier, unifier et sécuriser leurs déclarations fiscales. La plateforme FIDGI Software est organisée en modules spécialisés, disponibles seul ou en intégration avec les autres : - Liasse fiscale et Annexe (tous régimes de droit commun et intégration fiscale) - Gestion de l’impôt sur les sociétés et Crédits d’impôt. - Tax Management : TVA, CVAE, CFE, CET, TVS, TS, Taxe sur les bureaux en Ile de France, Retenue à la source, etc.- Reporting fiscal : infocentre fiscal pour la disponibilité de toute information fiscale et sa libre restitution.
Des fonctions communes assurent l’interface avec le système comptable des filiales, un classement GED et les téléprocédures EDI-TDFC et TVA. Cliquer pour afficher l'image en grande taille Offre SaaS : Fidgi : Plateforme Web 2.0 de gestion fiscale et de Tax Management Contact: 4a3c6452f8b1e04Acteurs_RH. Seminaire_Dématerialisation_DiaporamaAnimation. La GED. Notions de GED et de GED BUREAUTIQUE La GED (gestion électronique des documents) ou GEIDE (Gestion électronique des informations et des documents de l’entreprise) peut être définie comme l’ensemble : « des techniques qui permettent de gérer les flux de documents qui pénètrent, sortent ou circulent à l’intérieur de l’entreprise.
Ces techniques ont pour fonction de capturer ou dématérialiser des documents, afin de gérer, indexer, stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers numériques de toutes origines. » La GED bureautique concerne spécifiquement les flux de documents bureautiques de l’organisation : courriers, notes internes, circulaires, rapport, etc. Ces documents sont échangés entre les différents postes de travail des acteurs de l’organisation grâce aux réseaux (Intranet, Extranet) et aux systèmes collaboratifs.
Ces documents sont lus dans leur format de création. (...) La suite de la fiche est à télécharger ci-desous : La dématérialisation, pierre angulaire de la GED. Intégrer dans sa gestion électronique de documents un fichier numérique natif est la partie émergée de l'iceberg. Sous la surface se cachent les documents plus anciens et tous ceux dont l'existence papier est encore indispensable. Bien choisir sa politique de numérisation est donc devenue une préoccupation clé des entreprises. Transposer des documents papier sur un support alternatif n'est pas une idée nouvelle : les microfilms et microfiches étaient parmi les solutions les plus répandues... sur support analogique.
"C'est un marché toujours existant mais clairement stagnant", explique Valérie Lagarrigue, responsable des systèmes de gestion du document et de l'image chez Canon France. Car depuis une dizaine d'années, la numérisation a fait son entrée sur le marché. "Le premier scanner de production a fêté son dizième anniversaire en juin dernier", se souvient Valérie Lagarrigue. "Le temps de préparation est un coût-homme substantiel dans la dématérialisation, explique la responsable. Optimisation de la gestion documentaire : une économie de 46 milliards selon Ricoh. Chaque année en Europe, les entreprises consacreraient 362 millions d’heures aux processus documentaires, soit 147 milliards d’euros de coûts opérationnels.
Une étude, réalisée par Coleman Parkes Research pour Ricoh, chiffre à 46 milliards d’euros les pertes liées aux mauvaises méthodes de traitement des informations au sein des entreprises européennes. Cette estimation s’appuie sur les résultats d’une enquête menée en 2011 auprès de 458 entreprises européennes de plus de 1000 employés. On apprend aussi que 42,5 % des informations importantes au sein des organisations existent uniquement sous forme imprimée, et que 22% des entreprises européennes disposent de processus de gestion documentaire industrialisés.
Une entreprise sur quatre juge la recherche de documents imprimés difficile et chronophage, alors que, selon Ricoh, elles seraient près de 94% à reconnaitre que les documents électroniques et numériques sont plutôt faciles à retrouver. La dématérialisation de vos documents | IGA. La gestion des documents. La gestion électronique des documents (GED) 1.1Définition La gestion des documents a pour fonction de favoriser le stockage, l’archivage, la recherche, la consultation et la diffusion de l’information. La gestion électronique de documents (GED), ou la gestion électronique d’informations et de documents existants (GEIDE), est « un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer, et stocker, des documents à partir d’applications informatiques ». Les intérêts de la GED a) Accéder rapidement aux documents les applications de type classement administratif ou archivage permettent les gains de productivité les plus importants par la réduction des délais est donc des coûts b) Favoriser la diffusion de l’information La GED met l’information à la disposition de nombreux acteurs, présents ou distants, dans des délais très réduits, et leur permet d’y accéder simultanément. c) Fédérer des informations dispersées d) Favoriser le travail collaboratif.
Tout sur la GED ou GEID ou SGED. Fonctionnalités de la GED Acquisition L'acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques. Classement Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Il est donc indexé selon ses métadonnées (type de fichier, date d'ajout, responsable de l'ajout) et son contenu (recherche en texte intégral). Stockage Il est impératif de garantir l'intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED.
Diffusion Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Archivage Certains documents doivent légalement être conservés mais n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. GED : quels avantages ? Réduction des coûts liés au papier L'existence d'un document papier induit des coûts : consommables, recherche, archivage. Accès ubiquiste aux documents Le système de GED est accessible de partout dans l'organisation.