Archivage : Aperçu du paysage normatif. Dans le monde de l’archivage électronique, de nombreuses normes et recommandations ont été publiées ces dernières années, de profil, de précision et de qualité variables. La plupart d’entre elles sont cependant d’une grande utilité et apportent une réelle valeur ajoutée pour toute personne impliquée dans un projet d’archivage en ce qu’elles exposent, encadrent et balisent la problématique et apportent des solutions concrètes. Cette abondance entraîne toutefois une certaine confusion qui les rend difficiles à appréhender. Marie-Anne Chabin, experte français en records management, a proposé un classement (que vous pouvez consulter sur son site Archive17) basé sur la distinction entre “l’archivage managérial” (terme utilisé par le CR2PA pour le records management) et “conservation numérique”.
Pour ma part, je souhaiterais proposer la classification suivante, davantage basée sur le scope et le domaine d’utilité que sur leur provenance : Records Management et Diplomatique numérique | Ne Goun. On n’en pas encore fini de mesurer l’impact du numérique sur le traitement et la maîtrise de l’information et ceci à tous les niveaux: culturel, la communauté comme les individus. La dissociation de l’information de son support s’accroît de plus en plus et parfois l’on se demande même si dans 50ans, nous serions encore capables de relire ce que nous avons produit aujourd’hui.
Le numérique et l’archivage Si l’on a bien en tête l’objectif du records management qui est: tout ce qui a une valeur de record dans une entreprise est bien archivé dans un système ad hoc avec des règles communes,tout ce qui est archivé est bien conservé et accessible pendant la durée requise. Au vu de ceci, il est clair que le défi du numérique est double: l’intégrité de l’information et sa pérennité puisque le besoin de conservation, qui se compte parfois en décennies, dépasse souvent la durée des supports ( formats).
Le second défi c’est la pérennité face à une technologie qui va vite, très vite. Ouvrages Like this: Club Dématérialisation. La Tribune des Archives. Archiland agréé par les Archives de France. Records Management Software | Zasio Enterprises Records Manageme. L’archivage électronique: l’acte manqué des politiques de modernisation de l’Etat. A la fin des années 1990, on voit apparaître les premières mesures relatives à une amélioration de la visibilité de l’administration sur Internet et des services aux citoyens avec en particulier le programme PAGSI, programme d’action gouvernemental pour la société de l’information (1997). Celui-ci visait notamment la généralisation des sites Internet des services publics, la mise en ligne des formulaires administratifs, la formation des agents publics aux NTIC, le soutien à la recherche en matière de technologies innovantes.
Dès la fin des années 1990 les enjeux stratégiques autour d’Internet, nouveau lieu de pouvoir, ont été pris en compte dans le cadre des politiques de modernisation de l’administration. Lionel Jospin déclarait ainsi en août 1999 : « un Etat moderne est un Etat qui regarde loin. Un Etat qui met ses moyens au service de l’anticipation, de la veille technologique, de la compréhension des mouvements profonds qui façonnent le monde de demain ». Like this: La gestion des documents est loin d'être optimisée en France.
Lundi 5 novembre 2012 A l'heure où le document papier fait progressivement place au document numérique et où les pressions s'intensifient (traçabilité, réactivité, crise économique...), la gestion des processus documentaires est inévitablement impactée. L’analyse des attentes des décideurs laisse apparaître de réels besoins d’optimisation de ces processus avec, à la clé, des gains tangibles et opérationnels. L’occasion pour les entreprises et administrations de se pencher sur les approches et solutions mises en œuvre pour gérer leurs documents et courriers entrants et ainsi optimiser les processus associés… Les raisons à cette situation sont multiples, tant d’ordres culturel, organisationnel, technique que liées aux évolutions des pratiques.
Ceci pour 2 raisons principales. De nouvelles formes de dématérialisation apparaissent, par exemple, à la source ou directement auprès de l’expéditeur des documents via des formulaires de saisie ou à partir d’un smartphone. Au? Archivage électronique : des contraintes juridiques et technologiques. Archiver des documents électroniques correspond à l'idée de pérennité de l'information avec la possibilité de la restituer intègre et fidèle, c'est à dire identique en tout point à celle de son origine.
Cette opération visant à conserver des informations ayant une valeur probatoire ou des effets juridiques concerne toutes les personnes juridiques sans exception, qu'elles soient physiques, morales, privés ou publiques. Ainsi, la conservation répond à deux objectifs principaux : - elle porte sur des documents servant de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs (ex : fiscal ou social), - elle permet la production d'actes juridiques valant preuve en cas de litige. L'article 1316-1 du code civil dispose : "L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.
" Extranet public des Landes - Archiland, Quels avantages ? Le coût de l’archivage électronique enfin calculé au To/an. ROI de l archivage électronique. Dématérialiser en règle. Numériser et conserver dans les règles de l’art, c’est surtout minimiser les risques juridiques en cas de litige. A fortiori pour l’entreprise qui exploite factures et contrats sous forme électronique. Rappel de quelques fondamentaux. Si les atouts des documents numériques ne sont plus à démontrer, leur valeur juridique est un point à ne surtout pas négliger. L’arsenal judicaire est conséquent pour garantir la fidélité de l’information par rapport au support, la valeur probante du document, l’accessibilité aux données et la longévité de l’archivage. Dans ce contexte, la norme Afnor NF Z042-013 s’applique indifféremment aux documents dématérialisés et aux documents natifs électroniques.
Une bombe à retardement fiscale La facture est un élément particulièrement sensible et sa dématérialisation est avant tout un sujet fiscal, rappelle-t-on chez Qweeby, opérateur de dématérialisation à valeur probante. . - il faut établir une liste quotidienne des factures échangées. Archives en ligne : une étude des conditions de réutilisation « Au mois de juin dernier, j’avais produit une étude des conditions de réutilisation de 122 bibliothèques numériques françaises à partir de l’analyse de leurs mentions légales, à l’occasion de la journée d’étude organisée par l’IABD (Interassociation Archives Bibliothèques Documentation) « Numériser les œuvres du domaine public, et après ?
Diffusion, réutilisation, exploitation : des objectifs contradictoires ? » (actes en ligne et compte rendu). A titre de comparaison, il m’avait paru intéressant de prolonger cette première étude en direction d’autres institutions culturelles, à commencer par les services d’archives, qui produisent une grande partie de l’effort de numérisation au niveau national (et on a un peu trop tendance à l’oublier en ce moment…). Étudier la question de la réutilisation des contenus numérisés est particulièrement fécond à propos des archives, en raison du nombre et de la variété des sites, ainsi que des types de documents concernés. Peut-être un jour… WordPress:
Exchanges : plateforme d'échange sécurisée | Numen. Vous échangez de nombreux documents papiers avec vos fournisseurs, collaborateurs, clients entreprises ou particuliers, mais l’efficacité est rarement au rendez-vous. Numen Exchanges améliore votre compétitivité en dématérialisant vos échanges en toute confiance. La solution permet : la distribution électronique certifiée de documents de gestion, la contractualisation avec signature électronique, le paiement contrôlé au format SEPA, l’archivage électronique à valeur probatoire, l’application de processus métier via des workflows évolués.
Numen Exchanges est un espace d’échanges sécurisés intégrant, aussi, des services pour vos interlocuteurs qui bénéficient d’un coffre-fort numérique personnel, de formulaires pour faciliter leurs réponses ou demandes, et d’un système de paiement électronique. Avec cette approche communautaire où les bénéfices sont partagés, Numen Exchanges apporte un taux élevé d’acceptation et d’utilisation de la dématérialisation. 03. Contexte et enjeux de l’archivage électronique sécurisé.
Contexte et enjeux de l’archivage électronique sécurisé Avant la mise en place effective d’un archivage électronique sécurisé, il est indispensable de s’interroger sur l’existant en matière d’archivage électronique en tenant compte du contexte à la fois technique et juridique. Cette étude préalable doit permettre de déterminer et d’apprécier les enjeux de l’archivage électronique sécurisé, en identifiant les besoins et les contraintes générales à prendre en compte dans une approche nécessairement pluridimensionnelle.
Architecture de l’archivage électronique L’architecture de l’archivage électronique doit être envisagée selon deux axes indissociables en la matière : les aspects juridiques et opérationnels (technique et sécurité). La partie juridique est le fruit d’une approche pratique et pluridimensionnelle. Elle a pour objectif de faciliter l’appréhension de la relation étroite qui existe entre le juridique et le technique en matière d’archivage électronique. Les contraintes techniques. CINES. Archivage numérique pérenne vs. sauvegarde sécurisée Que recouvre exactement le terme d’archivage numérique pérenne ? En quoi est-ce vraiment différent de la sauvegarde sécurisée ?
Dans le contexte informatique, le terme « archivage » recouvre aujourd’hui plusieurs sens. Disons donc rapidement ce que n’est pas l’archivage numérique pérenne : L’archivage numérique pérenne n’est pas une sauvegarde. Il ne s’agit pas seulement de préserver le train de bits d’un fichier. L’archivage numérique pérenne n’est pas un service HSM - hierarchical storage manager - qui migrent les fichiers sur bande pour faire de la place sur disque.
L’archivage pérenne du document numérique a 3 objectifs principaux : conserver le document, le rendre accessible, en préserver l’intelligibilité. Conserver le document dans le temps ? La sauvegarde (ou stockage) sécurisée ne prend en compte que les deux premiers objectifs sur les trois cités et seulement dans une perspective de court et moyen termes.