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Dématérialiser en règle

Dématérialiser en règle
Numériser et conserver dans les règles de l’art, c’est surtout minimiser les risques juridiques en cas de litige. A fortiori pour l’entreprise qui exploite factures et contrats sous forme électronique. Rappel de quelques fondamentaux. Si les atouts des documents numériques ne sont plus à démontrer, leur valeur juridique est un point à ne surtout pas négliger. L’arsenal judicaire est conséquent pour garantir la fidélité de l’information par rapport au support, la valeur probante du document, l’accessibilité aux données et la longévité de l’archivage. Dans ce contexte, la norme Afnor NF Z042-013 s’applique indifféremment aux documents dématérialisés et aux documents natifs électroniques. Une bombe à retardement fiscale La facture est un élément particulièrement sensible et sa dématérialisation est avant tout un sujet fiscal, rappelle-t-on chez Qweeby, opérateur de dématérialisation à valeur probante. - il faut établir une liste quotidienne des factures échangées.

http://www.zdnet.fr/actualites/dematerialiser-en-regle-39762777.htm

La Norme IAS 39 : « "Instruments financiers : comptabilisation et évaluation" La norme IAS 39 : Définition La norme IAS 39 couvre un large panel d’instruments, y compris tous les instruments dérivés, les placements dans les instruments de dette et de capitaux propres, les actifs et passifs détenus à des fins de transaction et l’endettement propre de l'entreprise. Tous les actifs et passifs financiers (y compris les dérivés) doivent être inscrits au bilan. La norme IAS 39 : Champs d’application et Dispositions générales La norme IAS 39 doit être appliquée par toutes les entités à tous les types d'instruments financiers, sauf lorsque les dispositions d'autres normes trouvent à s'appliquer.

Dematerialisation de documents comptables : legislation, conservation et solutions Publications | Fiches point de vue La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d'informations financières à des partenaires toujours plus nombreux. Dans ce contexte, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages. Le traitement de l'information est accéléré, sa transmission et son archivage sont plus facilement automatisés et sécurisés. Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque. Il est nécessaire de s'assurer que la valeur probante des documents susceptibles d'être dématérialisés, ne sera pas altérée et que les documents électroniques constitueront une preuve admissible tant pour l'administration fiscale que pour les tiers, au même titre que les documents sous forme papier.

La dématérialisation et le "zéro papier" Gain de productivité, développement de nouveaux services pour les clients, limitation des risques d'erreur, etc. Les avantages du "zéro papier" sont nombreux. Cette politique impliquera la mise en oeuvre d'une méthodologie particulière. Dématérialiser pour plus de productivité Un retour sur investissement rapide, des économies de toutes parts et des gains de productivité évidents : la dématérialisation est à l'évidence un nouveau moyen à disposition des entreprises pour améliorer leur productivité de façon significative. Portée par les progrès technologiques, la dématérialisation concilie accessibilité économique et simplicité de mise en oeuvre des solutions. Elle consiste à transformer les flux de papier qui circulent dans l'entreprise, et entre elle et ses clients, en données numériques. Elle recouvre généralement la numérisation des courriers entrants, les échanges entre les différents services, le traitement et l'archivage des documents.La dématérialisation a fait ses premiers pas dans le traitement des factures ou des bons de commande.

Les obligations de dématérialisation La dématérialisation La dématérialisation consiste en la transformation de supports d’informations matériels en supports informatique. Concrètement, le papier est banni et l’informatique privilégié. L’Echange de Données Informatisées consiste en l’échange de données entre deux entités sous forme de messages informatisés et codés. L’objectif est d’économiser du papier et de transmettre les informations échangées de manière rapide et efficace. Ainsi, le document envoyé est réceptionné quasi instantanément via internet et il n’y a plus besoin de passer par la post.

_ Dématérialisation de documents : quelles précautions prendre et quelles solutions mettre en oeuvre en matière de sécurité ? Article du 29/07/2011 _ Catégorie : Risques informatiques La dématérialisation de documents permet de transformer l’information en données électroniques, afin de la diffuser ou de la rendre accessible, en vue d’être traitée ou partagée. Pour l'entreprise, la donnée a une valeur inestimable, elle est le fruit de recherches, d'études de marché... Elle renseigne sur l'entreprise elle-même, les clients, les fournisseurs... Sur un marché, c'est elle qui fait toute la différence pour une entreprise face à ses concurrents. L'information doit donc être de bonne qualité, à jour, accessible à ceux qui en ont besoin et cela à tout moment.

Article/Dépêche - Solutions DEMAT' : le salon des solutions de dématérialisation et d'archivage en ligne Objectif DEMAT ! Désormais dématérialiser n’est plus une option ! C’est devenu – on l’a vu explicitement durant la crise 2008-2009 – une obligation (parfois légale et de plus en plus règlementaire) pour toutes nos entreprises et administrations des secteurs publics. Questions de coûts maîtrisés, de rentabilité, deprocessus optimisé, de développement durable, d’agilité, de bonne gestion, de « compliance » avec les textes de loi… Malgré les années de travail déjà réalisé dans ce domaine, la tâche est encore immense. En effet, à ce jour il ne doit pas exister en France plus d’une poignée d’entreprises « toute démat’ », comme on dirait « zéro papier ».Démarrée sans réelle stratégie, ni vision globale, la dématérialisation reste bien souvent partielle, limitée à des fonctions voire à quelques services ou départements.

Dématérialisation: les risques de fuites de données s'amplifient La numérisation des documents et l’essor des communications en ligne accroissent le risque de pertes de données pour les entreprises. 1,9 million d’euros par an : le coût provoqué par la perte de données au sein des entreprises françaises semble à première vue particulièrement faible, mais recèle des conséquences importantes pour les firmes concernées. Une étude menée sur 17 entreprises (15 privées et deux publiques), sur un volume allant jusqu’à plus de 57.000 dossiers pour certaines structures, met en exergue les conséquences d’une violation ou destruction d’informations, un enjeu amené à s’amplifier compte tenu de la dématérialisation de plus en plus poussée des documents. L’usage d’ordinateurs zombies et de programmes destinés à pénétrer dans un système d’information ainsi que les erreurs causées par des tiers (services d’externalisation des données ou d’infogérance) sont incriminés. Un danger amplifié par internet

Le Conseil National de la Comptabilité - CNC / Les acteurs de la normalisation en France / Réglementation et hiérarchie des textes / Comprendre le PCG / Menu Gauche / Focus PCG Date maj : 20/01/2008 Le Conseil National de la Comptabilité - CNC 1. Missions du CNC Le Conseil national de la comptabilité a pour mission d'émettre, dans le domaine comptable, des avis et recommandations concernant l'ensemble des secteurs économiques. Les missions du CNC sont définies par l’article 2 du décret du 26 août 1996 :

le point sur la dématérialisation Vous avez dit « Dématérialisation » ? La dématérialisation consiste à remplacer progressivement l’utilisation de documents sur papier par l’échange de documents numériques. C’est un premier pas vers un monde avec moins de papier en attendant le monde du futur sans papier. En pratique, plusieurs situations existent. La dématérialisation pour tous XEnvoyer cet article par e-mail La dématérialisation pour tous Nouveau !

Dématérialiser ses données : quels sont les risques Pour qu’un projet de dématérialisation ne soit pas synonyme de fuite d’informations, il est nécessaire de mettre en place des règles et des politiques de sécurité physique et informatique. La dématérialisation de documents permet de transformer l'information en données électroniques, afin de la diffuser ou de la rendre accessible, pour ensuite être traitée ou partagée. Pour l'entreprise, la donnée a une valeur inestimable, elle est le fruit de recherches, d'études de marché... Elle renseigne sur l'entreprise elle-même, les clients, les fournisseurs... Sur un marché, c'est elle qui fait toute la différence pour une entreprise face à ses concurrents.

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