10 trucs pour vous aider à utiliser Outlook efficacement Le logiciel de messagerie Outlook peut sembler complexe à première vue. Après tout, on est loin de l’interface épurée de Gmail ou même d’Outlook.com (anciennement Hotmail). Par contre, il s’agit de l’un des logiciels de messagerie et planification les plus puissants sur le marché, tant pour les particuliers ou travailleurs autonomes que les entreprises. J’ai réuni ici 10 trucs et conseils pour tirer profit au maximum de certaines fonctions méconnues de cet outil. À noter que j'ai utilisé la version 2013 du logiciel et que sur les versions antérieures les chemins pour accomplir certaines tâches peuvent être différents. 1 – Raccourcis-clavier Il existe une foule de raccourcis-clavier qui vous feront sauver du temps pour les tâches répétitives. En voici quelques-uns : Pour la liste complète (et officielle) de raccourcis-clavier pour Outlook, visitez cette page du site de Microsoft. 2 – Les notes Peu de gens le savent, mais Outlook permet l’ajout de notes, à l’aspect des populaires Post-its.
Zero Inbox – 4D : Do, Delete, Defer, Delegate Je vois souvent sur twitter de petits mots sur la taille de boites mails qui contiennent plus de messages qu’un dico de pages. Lorsque je dois expliquer les subtilités du fonctionnement des emails à un non informaticien, j’utilise toujours le paralèlle avec le courrier papier, les boites jaunes (stmp) c’est pour envoyer les emails, et la boite à l’entrée de chez vous, c’est pour la réception (pop/imap). Utiliser sa boite de réception pour stocker son courrier, c’est la même chose. Est ce qu’il vous viendrait à l’idée de stocker votre courrier de l’année dans la boite aux lettres, et une fois par an, espérer y faire le ménage ?! Pour arriver facilement, une petite procédure à été inventée et se nomme la règle des 4D : Do, Defer, Delegate, Delete. Outlook offre une petite fonctionnalité qui permet d’être beaucoup plus rapide dans le traitement de sa boite : la règle sur le carnet d’adresse. Donc tout ce qui est dans mon répertoire ‘inconnu’, provient d’expéditeur… inconnu. A vous
20 erreurs idiotes que nous faisons tous avec nos boîtes mail Malgré la multiplication des moyens de communication électronique, l'e-mail reste l'un des plus utilisés, surtout à usage professionnel. Et pourtant... souvent pris par le temps, par le nombre de messages à gérer... nous avons tous tendance à négliger certaines règles élémentaires de ce mode d'échange, et faisons souvent les mêmes erreurs (qui nous font pourtant pester lorsqu'elles viennent des autres... mais c'est une autre histoire). Voici un condensé des erreurs les plus typiques lors de l'utilisation de nos e-mails. Les erreurs concernant la boîte de réception Regarder sa boîte trop souvent C'est un des point qui revient le plus souvent dans tous les conseils que l'on donne pour améliorer sa productivité : tout faire pour arrêter d'être accro à la moindre notification de nouveau message reçu, et se forcer à ne plus consulter sa boîte plusieurs fois par heure. Ne pas y faire le ménage Il faut s'imposer une discipline de fer pour réussir à faire le tri régulièrement. C'est mal, très mal.
Une utilisation professionnelle de l'e-mail On a beaucoup entendu parler de la fin de l’e-mailing ces dernières années. Le courriel serait supplanté par les médias sociaux et il finirait bientôt par disparaitre... En 2011, Atos (ndlr le leader mondial des transactions électroniques) annonçait même qu’il tendait vers le ‘’Zéro e-mail’’ et qu’il y arriverait en 2013. Cette abondance de mails concourt à alimenter cette infobésité dont nous sommes victimes. On se trouve face à un paradoxe et un constat : Le paradoxe : beaucoup de travailleurs se plaignent de cette surcharge de courriels mais, dans le même temps, continuent à écrire autant de mails ! Le constat : le courrier électronique reste l’outil de communication le plus utilisé pour les échanges professionnel ! Bonnes pratiques de l’e-mail professionnel ! L’e-mail reste donc, pour l’heure et pour quelques années encore, l’outil de communication de référence dans le secteur professionnel. 1° Avoir une adresse e-mail opportune ! 2° N’envoyer par mail que ce qui doit l’être ! Objet
Comment gérer sa boîte de réception Outlook Pages écran des fonctionnalités pour bien gérer votre boite de réception 1- Créez le dossier 2- Choisissez l’ordre des dossiers qui vous convient : classement alphabétique ou numérique (l’emporte sur l’alphabétique). 3- Vous pouvez faire monter ou descendre les dossiers dans les Outlook 2013-2016 4- Pour modifier l'agencement des dossiers dans Outlook 2010 voir 5- Créez des dossiers de recherche personnalisés pour classer les messages selon les critères de votre choix. 6- Créez des Règles pour automatiser le classement des messages dans d’autres dossiers (que la boite de réception). 7- Créez des Actions rapides pour établir une séquence d’actions sur un message. 8- Déplacez ou copiez des messages vers d’autres dossiers (ex. 9- Organisez – réorganisez les messages dans la boite de réception par date (conversation) De, Indicateur de suivi, Catégories … 12- Utilisez les outils de recherche 14- Utilisez les outils de nettoyage (dont l’archivage).
Email : 10 erreurs à ne (surtout) pas commettre Tous les jours, nous envoyons plusieurs dizaines d’e-mails. Certains sont très courts (« tu déjeunes où ? »), d’autres plus copieux – comme votre newsletter, visant à faire connaître votre business ou site internet. Avec toute cette paperasse numérique à traiter, parfois dans des délais très serrés, il nous arrive de commettre des bourdes. Ce petit guide recense les erreurs les plus fréquemment commises lorsqu’on écrit un courriel. C’est l’erreur la plus classique, et celle qui pardonne le moins. On vous rassure tout de suite : vous n’êtes pas totalement démuni. Vous avez beau chercher partout, vous ne voyez rien. Mieux : pour être sûr que tout le monde sera d’accord sur ce qui a été envoyé/reçu, ajoutez dans le corps de votre message une liste détaillée des pièces jointes. Comme nous aimons à le répéter, l’habit fait le mail. L’objet est le titre de votre e-mail. Il existe mille et une manières de se montrer poli dans un e-mail. Du bon usage de la Force Diantre !
Règles - Gérer les courriels à l’aide de règles Accusés de réception, réponses et des réponses automatiques de vote Lorsque les règles sont appliquées, accusés de réception, confirmations de lecture, réponses à un vote et réponses automatiques (notifications d’absence du bureau) sont traitées comme s’ils se trouvent les messages. Une règle qui déplace les messages comportant le mot « réunion » dans la zone objet dans un dossier spécifique, par exemple, déplace également toutes les accusés, vote réponses ou des réponses automatiques à ce même dossier. Remarque : Lorsqu’une règle déplace les réponses au sondage de la boîte de réception vers un autre dossier, suivi des votes est affecté. Ouverture d’un message envoyé incluant un bouton de vote, les informations de suivi n’incluront un comptage des réponses déplacée une règle. Demandes de réunion, demandes de tâches et des documents Demandes de réunion, demandes de tâches et des documents sont considérées comme des messages. Groupes de contacts
5 outils Gmail qui vont vous changer la vie Gmail est tellement célèbre que ce nom est presque devenu synonyme de boîte mail. Il faut dire que son utilisation super-intuitive et ses 15 Go de stockage gratuits séduisent un nombre croissant d’utilisateurs, partout dans le monde. Mais ce ne sont pas ses seuls atouts. Si la boîte mail de Google plaît tellement, c’est parce qu’elle est un peu comme le sac de Mary Poppins : un instrument magique, dans lequel on trouve tout ce dont on a besoin. Appels gratuits illimités, adresses mails personnalisées, outils de bureautique intégrés et autres services pratiques. Ci-dessous, 5 outils qui font de Gmail.com une solution irremplaçable. On commence par les e-mails – rien de surprenant : après tout, nous sommes chez Gmail. Oups ! Vous travaillez en freelance ou à la tête d’une petite entreprise ? Fatigué(e) de taper sur un clavier à longueur de journée ? « Sans maîtrise, la puissance n’est rien ». Une fois votre boîte mail apprivoisée, passez à Google ToDo. Prêt(e) à vous lancer sur le Web ?
Adoptez la méthode Inbox Zero -Arobas.org Comment ne pas se laisser déborder par son courrier électronique ? Comment gérer efficacement son flux quotidien de messages ? Alors que le nombre d’e-mails reçus chaque jour se multiplie (un salarié reçoit en moyenne près de 80 messages par jour selon Radicati Group), que les courriers réellement importants se noient dans un océan de newsletters, mails de notification et propositions commerciales, il devient urgent de trouver des solutions pour gérer sa messagerie. La méthode Inbox Zero est la plus célèbre d’entre elles. Qu’est-ce que l’Inbox Zero ? Comme son nom l’indique, la méthode Inbox Zero est une méthode de gestion de la messagerie qui consiste, en permanence, à ne laisser aucun message dans sa boîte de réception. Le système, mis au point et popularisé par le journaliste américain Merlin Mann s’inscrit dans la philosophie de la méthode de productivité GTD (Get Things Done) théorisée par le consultant David Allen. Qu’est-ce qu’une boîte de réception vide peut apporter ? Du temps.
Trouver un titre accrocheur pour mon e-mail Nous recevons beaucoup d’e-mails. Beaucoup trop. Chaque jour, nous en traitons des dizaines, des centaines. Ce qui vaut pour moi en tant que lecteur vaut également pour les autres quand ils me lisent : pourquoi leur infliger ce que je n’apprécie pas moi-même de subir ? Relevons donc le défi, en décortiquant les ingrédients permettant de rendre l’objet attrayant. 1. Le titre du mail est la première chose que lit votre destinataire, avec votre nom et celui de votre entreprise : souvent, l’objet est lu avec plus de précision que le contenu de l’e-mail lui-même. Premier élément de l’e-mail que le lecteur reçoit et dont il prend connaissance, l’objet permet de juger de l’intérêt de lire ou non ce dernier. « Nouvelles », « Questions » ou « Demande » sont passe-partout et ne renvoient à rien de concret : personne n’en fera sa priorité ! 2. Le temps est aujourd'hui la ressource la plus rare dans les entreprises. 3. Mais que faire, alors ? La réponse est simple : vers votre lecteur.