10 trucs pour vous aider à utiliser Outlook efficacement Le logiciel de messagerie Outlook peut sembler complexe à première vue. Après tout, on est loin de l’interface épurée de Gmail ou même d’Outlook.com (anciennement Hotmail). Par contre, il s’agit de l’un des logiciels de messagerie et planification les plus puissants sur le marché, tant pour les particuliers ou travailleurs autonomes que les entreprises. J’ai réuni ici 10 trucs et conseils pour tirer profit au maximum de certaines fonctions méconnues de cet outil. À noter que j'ai utilisé la version 2013 du logiciel et que sur les versions antérieures les chemins pour accomplir certaines tâches peuvent être différents. 1 – Raccourcis-clavier Il existe une foule de raccourcis-clavier qui vous feront sauver du temps pour les tâches répétitives. En voici quelques-uns : Pour la liste complète (et officielle) de raccourcis-clavier pour Outlook, visitez cette page du site de Microsoft. 2 – Les notes Peu de gens le savent, mais Outlook permet l’ajout de notes, à l’aspect des populaires Post-its.
Zero Inbox – 4D : Do, Delete, Defer, Delegate Je vois souvent sur twitter de petits mots sur la taille de boites mails qui contiennent plus de messages qu’un dico de pages. Lorsque je dois expliquer les subtilités du fonctionnement des emails à un non informaticien, j’utilise toujours le paralèlle avec le courrier papier, les boites jaunes (stmp) c’est pour envoyer les emails, et la boite à l’entrée de chez vous, c’est pour la réception (pop/imap). Utiliser sa boite de réception pour stocker son courrier, c’est la même chose. Est ce qu’il vous viendrait à l’idée de stocker votre courrier de l’année dans la boite aux lettres, et une fois par an, espérer y faire le ménage ?! Pour arriver facilement, une petite procédure à été inventée et se nomme la règle des 4D : Do, Defer, Delegate, Delete. Outlook offre une petite fonctionnalité qui permet d’être beaucoup plus rapide dans le traitement de sa boite : la règle sur le carnet d’adresse. Donc tout ce qui est dans mon répertoire ‘inconnu’, provient d’expéditeur… inconnu. A vous
Une utilisation professionnelle de l'e-mail On a beaucoup entendu parler de la fin de l’e-mailing ces dernières années. Le courriel serait supplanté par les médias sociaux et il finirait bientôt par disparaitre... En 2011, Atos (ndlr le leader mondial des transactions électroniques) annonçait même qu’il tendait vers le ‘’Zéro e-mail’’ et qu’il y arriverait en 2013. Cette abondance de mails concourt à alimenter cette infobésité dont nous sommes victimes. On se trouve face à un paradoxe et un constat : Le paradoxe : beaucoup de travailleurs se plaignent de cette surcharge de courriels mais, dans le même temps, continuent à écrire autant de mails ! Le constat : le courrier électronique reste l’outil de communication le plus utilisé pour les échanges professionnel ! Bonnes pratiques de l’e-mail professionnel ! L’e-mail reste donc, pour l’heure et pour quelques années encore, l’outil de communication de référence dans le secteur professionnel. 1° Avoir une adresse e-mail opportune ! 2° N’envoyer par mail que ce qui doit l’être ! Objet
20 erreurs idiotes que nous faisons tous avec nos boîtes mail Malgré la multiplication des moyens de communication électronique, l'e-mail reste l'un des plus utilisés, surtout à usage professionnel. Et pourtant... souvent pris par le temps, par le nombre de messages à gérer... nous avons tous tendance à négliger certaines règles élémentaires de ce mode d'échange, et faisons souvent les mêmes erreurs (qui nous font pourtant pester lorsqu'elles viennent des autres... mais c'est une autre histoire). Voici un condensé des erreurs les plus typiques lors de l'utilisation de nos e-mails. Les erreurs concernant la boîte de réception Regarder sa boîte trop souvent C'est un des point qui revient le plus souvent dans tous les conseils que l'on donne pour améliorer sa productivité : tout faire pour arrêter d'être accro à la moindre notification de nouveau message reçu, et se forcer à ne plus consulter sa boîte plusieurs fois par heure. Ne pas y faire le ménage Il faut s'imposer une discipline de fer pour réussir à faire le tri régulièrement. C'est mal, très mal.
8ème outil de gestion du temps : Utiliser une « to do list » efficace en 6 points La « to-do-list » est l’outil de gestion du temps qui « boucle la boucle » de votre efficacité en matière de gestion du temps. 1- Préparez votre journée de travail ; cela vous permet d’installer un rituel efficace. 2- Définissez le moment privilégié de votre Espace Temps Référence (journée/semaine/ mois) pour planifier vos tâches : la veille en fin d’après midi pour commencer les tâches dès votre arrivée le lendemain matin,le matin même pour faciliter votre « mise en route ». 3- Posez-vous les 4 questions essentielles pour rester centré sur vos objectifs : Qu’est ce que je veux VRAIMENT ? 4- Choisissez votre support pour écrire votre « to-do-list » : Evitez post-it qui se décollent et feuilles volantes qui s’envolent,Préférez un outil : – qui dure dans le temps, – toujours accessible où que vous soyez, – peu encombrant pour l’avoir toujours sur vous ou proche de vous (même la nuit !). 5- Arbitrez vos activités Commencez par planifier les tâches et activités dans votre E.T.R.
Email : 10 erreurs à ne (surtout) pas commettre Tous les jours, nous envoyons plusieurs dizaines d’e-mails. Certains sont très courts (« tu déjeunes où ? »), d’autres plus copieux – comme votre newsletter, visant à faire connaître votre business ou site internet. Avec toute cette paperasse numérique à traiter, parfois dans des délais très serrés, il nous arrive de commettre des bourdes. Ce petit guide recense les erreurs les plus fréquemment commises lorsqu’on écrit un courriel. C’est l’erreur la plus classique, et celle qui pardonne le moins. On vous rassure tout de suite : vous n’êtes pas totalement démuni. Vous avez beau chercher partout, vous ne voyez rien. Mieux : pour être sûr que tout le monde sera d’accord sur ce qui a été envoyé/reçu, ajoutez dans le corps de votre message une liste détaillée des pièces jointes. Comme nous aimons à le répéter, l’habit fait le mail. L’objet est le titre de votre e-mail. Il existe mille et une manières de se montrer poli dans un e-mail. Du bon usage de la Force Diantre !
Comment gérer sa boîte de réception Outlook Pages écran des fonctionnalités pour bien gérer votre boite de réception 1- Créez le dossier 2- Choisissez l’ordre des dossiers qui vous convient : classement alphabétique ou numérique (l’emporte sur l’alphabétique). 3- Vous pouvez faire monter ou descendre les dossiers dans les Outlook 2013-2016 4- Pour modifier l'agencement des dossiers dans Outlook 2010 voir 5- Créez des dossiers de recherche personnalisés pour classer les messages selon les critères de votre choix. 6- Créez des Règles pour automatiser le classement des messages dans d’autres dossiers (que la boite de réception). 7- Créez des Actions rapides pour établir une séquence d’actions sur un message. 8- Déplacez ou copiez des messages vers d’autres dossiers (ex. 9- Organisez – réorganisez les messages dans la boite de réception par date (conversation) De, Indicateur de suivi, Catégories … 12- Utilisez les outils de recherche 14- Utilisez les outils de nettoyage (dont l’archivage).
Trello : Todo-list, checklist, organisation d’idées, outil de collaboration J’ai découvert hier le logiciel Trello, qui a été rendu public il y a seulement 3 jours par Joel Spolsky, le créateur de Fog Creek Software et de Stack Overflow (et dont je vous conseille chaudement la lecture de son blog, Joel On Software). Les fonctionnalités Trello est un outil déconcertant tant il est simple à comprendre et facile à utiliser. C’est comme avoir un tableau de post-it, mais à la puissance vingt mille. Une petite image vous aidera à comprendre : Le principe est limpide : Vous vous créez des “boards”, c’est-à-dire un panneau d’affichage.À l’intérieur, vous créez des listes (les colonnes verticales que vous pouvez voir sur l’image ci-dessus).Dans une liste, vous créez des cartes (les rectangles blancs dans les listes).Vous invitez d’autres utilisateurs, avec qui vous voulez collaborer en utilisant le board comme support. À la base, les cartes sont constituées d’un simple titre : Il est possible de déplacer latéralement les listes les unes par rapport aux autres. Des défauts ?
5 outils Gmail qui vont vous changer la vie Gmail est tellement célèbre que ce nom est presque devenu synonyme de boîte mail. Il faut dire que son utilisation super-intuitive et ses 15 Go de stockage gratuits séduisent un nombre croissant d’utilisateurs, partout dans le monde. Mais ce ne sont pas ses seuls atouts. Si la boîte mail de Google plaît tellement, c’est parce qu’elle est un peu comme le sac de Mary Poppins : un instrument magique, dans lequel on trouve tout ce dont on a besoin. Appels gratuits illimités, adresses mails personnalisées, outils de bureautique intégrés et autres services pratiques. Ci-dessous, 5 outils qui font de Gmail.com une solution irremplaçable. On commence par les e-mails – rien de surprenant : après tout, nous sommes chez Gmail. Oups ! Vous travaillez en freelance ou à la tête d’une petite entreprise ? Fatigué(e) de taper sur un clavier à longueur de journée ? « Sans maîtrise, la puissance n’est rien ». Une fois votre boîte mail apprivoisée, passez à Google ToDo. Prêt(e) à vous lancer sur le Web ?
Règles - Gérer les courriels à l’aide de règles Accusés de réception, réponses et des réponses automatiques de vote Lorsque les règles sont appliquées, accusés de réception, confirmations de lecture, réponses à un vote et réponses automatiques (notifications d’absence du bureau) sont traitées comme s’ils se trouvent les messages. Une règle qui déplace les messages comportant le mot « réunion » dans la zone objet dans un dossier spécifique, par exemple, déplace également toutes les accusés, vote réponses ou des réponses automatiques à ce même dossier. Remarque : Lorsqu’une règle déplace les réponses au sondage de la boîte de réception vers un autre dossier, suivi des votes est affecté. Ouverture d’un message envoyé incluant un bouton de vote, les informations de suivi n’incluront un comptage des réponses déplacée une règle. Demandes de réunion, demandes de tâches et des documents Demandes de réunion, demandes de tâches et des documents sont considérées comme des messages. Groupes de contacts