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Les 10 astuces pour éviter d'être pollué par vos e-mails professionnels

Les 10 astuces pour éviter d'être pollué par vos e-mails professionnels
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Une utilisation professionnelle de l'e-mail On a beaucoup entendu parler de la fin de l’e-mailing ces dernières années. Le courriel serait supplanté par les médias sociaux et il finirait bientôt par disparaitre... En 2011, Atos (ndlr le leader mondial des transactions électroniques) annonçait même qu’il tendait vers le ‘’Zéro e-mail’’ et qu’il y arriverait en 2013. Cette abondance de mails concourt à alimenter cette infobésité dont nous sommes victimes. On se trouve face à un paradoxe et un constat : Le paradoxe : beaucoup de travailleurs se plaignent de cette surcharge de courriels mais, dans le même temps, continuent à écrire autant de mails ! Le constat : le courrier électronique reste l’outil de communication le plus utilisé pour les échanges professionnel ! Bonnes pratiques de l’e-mail professionnel ! L’e-mail reste donc, pour l’heure et pour quelques années encore, l’outil de communication de référence dans le secteur professionnel. 1° Avoir une adresse e-mail opportune ! 2° N’envoyer par mail que ce qui doit l’être ! Objet

La qualité de vie au travail, des deux côtés du miroir Qu’est-ce qui donne envie d’aller au bureau ? Quels sont les déterminants de la qualité de vie au travail ? Malakoff Mederic, dans son rapport 2016 sur la santé et le bien-être au travail sorti en juin, a posé la question en double aveugle aux salariés et aux employeurs. Il n’y a pas que l’argent dans la vie… Dirigeants et salariés s’accordent sur le premier critère de qualité de vie au travail : l’ambiance et les relations entre collègues arrivent n°1 pour près de la moitié des salariés, et 54% des employeurs. De fait, les enquêtes font souvent ressortir au premier plan d’autres facteurs : l’environnement physique, la compétence du manager, l’intérêt du travail, la reconnaissance… En revanche, la rémunération n’est jamais citée en tête des raisons qui font qu’on est bien dans son job. …mais quand même, ça aide ! Pour autant, le salaire n’est jamais bien loin dans les enquêtes, du moins lorsqu’il fait partie des options proposées par le questionnaire ! Source : Malakoff Mederic

Zero Inbox – 4D : Do, Delete, Defer, Delegate Je vois souvent sur twitter de petits mots sur la taille de boites mails qui contiennent plus de messages qu’un dico de pages. Lorsque je dois expliquer les subtilités du fonctionnement des emails à un non informaticien, j’utilise toujours le paralèlle avec le courrier papier, les boites jaunes (stmp) c’est pour envoyer les emails, et la boite à l’entrée de chez vous, c’est pour la réception (pop/imap). Utiliser sa boite de réception pour stocker son courrier, c’est la même chose. Est ce qu’il vous viendrait à l’idée de stocker votre courrier de l’année dans la boite aux lettres, et une fois par an, espérer y faire le ménage ?! Pour arriver facilement, une petite procédure à été inventée et se nomme la règle des 4D : Do, Defer, Delegate, Delete. Outlook offre une petite fonctionnalité qui permet d’être beaucoup plus rapide dans le traitement de sa boite : la règle sur le carnet d’adresse. Donc tout ce qui est dans mon répertoire ‘inconnu’, provient d’expéditeur… inconnu. A vous

10 trucs pour vous aider à utiliser Outlook efficacement Le logiciel de messagerie Outlook peut sembler complexe à première vue. Après tout, on est loin de l’interface épurée de Gmail ou même d’Outlook.com (anciennement Hotmail). Par contre, il s’agit de l’un des logiciels de messagerie et planification les plus puissants sur le marché, tant pour les particuliers ou travailleurs autonomes que les entreprises. J’ai réuni ici 10 trucs et conseils pour tirer profit au maximum de certaines fonctions méconnues de cet outil. À noter que j'ai utilisé la version 2013 du logiciel et que sur les versions antérieures les chemins pour accomplir certaines tâches peuvent être différents. 1 – Raccourcis-clavier Il existe une foule de raccourcis-clavier qui vous feront sauver du temps pour les tâches répétitives. En voici quelques-uns : Pour la liste complète (et officielle) de raccourcis-clavier pour Outlook, visitez cette page du site de Microsoft. 2 – Les notes Peu de gens le savent, mais Outlook permet l’ajout de notes, à l’aspect des populaires Post-its.

Pourquoi procrastine-t-on et comment y remédier Les carnets HBR Le 23/11/2016 Il est temps d’arrêter de toujours tout remettre au lendemain. Non seulement la procrastination a des causes bien identifiées, mais elle peut aussi être aisément évitée. La procrastination est l’habitude de remettre à plus tard ce que l’on pourrait faire dès maintenant. Nous faisons tous preuve de procrastination dans une certaine mesure, au bureau comme à la maison. On trouve généralement trois raisons à la procrastination : – la tâche n’est pas plaisante ou n’est pas intéressante ; – vous craignez d’échouer ; – vous ne savez pas par où commencer. Les tâches désagréables ou inintéressantes Nous devons parfois accomplir certaines tâches importantes qui sont désagréables ou inintéressantes, comme dans cet exemple : Sandra sait qu’elle doit parler franchement à sa collaboratrice Hélène de son habitude d’arriver tous les matins avec cinq ou dix minutes de retard. Que se passe-t-il dans cet exemple ? Beaucoup de personnes, en réalité, esquivent l’affrontement.

Email : 10 erreurs à ne (surtout) pas commettre Tous les jours, nous envoyons plusieurs dizaines d’e-mails. Certains sont très courts (« tu déjeunes où ? »), d’autres plus copieux – comme votre newsletter, visant à faire connaître votre business ou site internet. Avec toute cette paperasse numérique à traiter, parfois dans des délais très serrés, il nous arrive de commettre des bourdes. Ce petit guide recense les erreurs les plus fréquemment commises lorsqu’on écrit un courriel. C’est l’erreur la plus classique, et celle qui pardonne le moins. On vous rassure tout de suite : vous n’êtes pas totalement démuni. Vous avez beau chercher partout, vous ne voyez rien. Mieux : pour être sûr que tout le monde sera d’accord sur ce qui a été envoyé/reçu, ajoutez dans le corps de votre message une liste détaillée des pièces jointes. Comme nous aimons à le répéter, l’habit fait le mail. L’objet est le titre de votre e-mail. Il existe mille et une manières de se montrer poli dans un e-mail. Du bon usage de la Force Diantre !

Comment créer une réponse type sur Gmail ou Outlook ? Chaque jour, on perd un temps fou à traiter ses emails. Selon Varonis, on reçoit en moyenne 50 mails par jour et 25% d’entre nous en reçoivent plus de 100. On peut classer ces emails en 3 catégories : Ceux qui ne mérite pas de réponse de votre partCeux qui mérite une réponse personnalisée et préciseCeux qui ne mérite qu’une réponse type Les premiers n’occupent pas trop de temps dans la journée. Envoyer une réponse standardisée (canned response) sur Gmail Pour accéder aux réponses type sur Gmail, vous devez vous rendre dans les paramètres (roue dentée en haut à droite), onglet Labos, puis activer les réponses standardisées (canned responses si vous utilisez Gmail en anglais). Ensuite, créez un nouveau message. Une fois votre email terminé, accédez à nouveau au menu puis cliquer sur le nom de votre réponse standardisée, dans la partie « Enregistrer ». Envoyer une réponse type avec Outlook Malheureusement, Outlook ne supporte toujours pas les réponses standardisées.

Pecha Kucha: l'art de pitcher en 6 min. 40 sec. Tous les entrepreneurs doivent régulièrement démontrer à quel point leur idée est unique, voire révolutionnaire. Pendant un repas, dans un ascenseur, durant un évènement de networking, lors de conversations entre amis ou entre voisins: toutes les occasions sont bonnes pour en parler. Mais s'il est souvent difficile de persuader des non-experts que cette idée répond à un réel besoin, il est encore plus difficile de la présenter sans noyer son interlocuteur sous une avalanche de détails. Détails qui lui feront tout simplement perdre l'envie d'en savoir plus. Pecha Kucha est une expression japonaise signifiant bavardage. Pourquoi choisir Pecha Kucha En tant qu'entrepreneur, vous devez être capable de « pitcher » votre idée de manière claire, rapide et structurée. De plus, si une présentation dure six minutes, imaginez combien de présentations un investisseur potentiel peut voir durant un évènement Pecha Kucha. «Think passion, not portfolio » Créer votre présentation ▶ Ne pas perdre le fil

5 outils Gmail qui vont vous changer la vie Gmail est tellement célèbre que ce nom est presque devenu synonyme de boîte mail. Il faut dire que son utilisation super-intuitive et ses 15 Go de stockage gratuits séduisent un nombre croissant d’utilisateurs, partout dans le monde. Mais ce ne sont pas ses seuls atouts. Si la boîte mail de Google plaît tellement, c’est parce qu’elle est un peu comme le sac de Mary Poppins : un instrument magique, dans lequel on trouve tout ce dont on a besoin. Appels gratuits illimités, adresses mails personnalisées, outils de bureautique intégrés et autres services pratiques. Ci-dessous, 5 outils qui font de Gmail.com une solution irremplaçable. On commence par les e-mails – rien de surprenant : après tout, nous sommes chez Gmail. Oups ! Vous travaillez en freelance ou à la tête d’une petite entreprise ? Fatigué(e) de taper sur un clavier à longueur de journée ? « Sans maîtrise, la puissance n’est rien ». Une fois votre boîte mail apprivoisée, passez à Google ToDo. Prêt(e) à vous lancer sur le Web ?

25 astuces pour maîtriser Outlook En entreprise, Microsoft Outlook est le logiciel N°1 pour gérer ses emails. Il permet d’envoyer et recevoir des messages électroniques, gérer son emploi du temps et ses tâches. Outlook est assez simple à prendre en main. Mais comme de nombreux logiciels de la suite Office, de nombreuses astuces existent pour aller plus loin. Nous avons donc rassemblé les fonctionnalités cachées d’Outlook, pour classer ses emails automatiquement, signer ses messages, les personnaliser, ou encore planifier ses envois. Si vous utilisez également les autres logiciels de la suite bureautique Microsoft Office, n’hésitez pas à consulter les astuces pour Excel, Powerpoint, Word pour les débutants et Word pour les professionnels. Les raccourcis clavier de Microsoft Outlook Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser de nombreux raccourcis clavier sur Microsoft Outlook. Ctrl+V : créer un nouveau mail avec le contenu du presse-papier Le saviez-vous ? Les dossier pour ranger ses mails C’est tout à fait possible !

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