Fiche ressource 2 - Les méthodes de classement et le rangement des dossiers
1. La gestion des dossiers papier Les informations sur support papier (ou informatique) doivent être conservées afin de servir de preuve. Il est donc indispensable de les classer.
7 raisons de rendre votre entreprise numérique - Le Blog DocuSign dédié à la Transformation Numérique
Par Keith Krach, Chairman & CEO de DocuSign De nombreuses organisations comptent sur des documents papier, aussi bien d’un point de vue opérationnel que management. Pourtant, il est important de dématérialiser. Passer au digital augmente l’efficacité opérationnelle, améliore vos workflows, votre relation clients ainsi que l’image de votre entreprise auprès du public.
Comment l’archivage électronique facilite la conformité au RGPD
Adopté par le parlement européen en avril 2016 et obligatoire pour les Etats membres depuis le 25 mai 2018, le RGPD permet aux particuliers de mieux contrôler leurs données personnelles et encadre les entreprises dans la protection et l’utilisation de ses données. Avec d’importantes amendes à la clé, en cas de manquement. Ce règlement a été un réel bouleversement pour les entreprises, et notamment sur la question de l’archivage des données des utilisateurs qui doit désormais être beaucoup plus transparent et exige une protection rigoureuse. Le RGPD permet, en effet, aux consommateurs de comprendre la manière dont leurs données sont utilisées et leur donne la possibilité de mieux les maîtriser.
GED : enjeux et fonction de la gestion électronique des documents
Définition de la GED Il s'agit d'une solution logicielle pour gérer le cycle de vie d'un document électronique. De sa création, son stockage, son partage, à son archivage ou destruction le cas échéant. Ces solutions ne concernent pas que les grandes entreprises. Les PME ont également tout intérêt à tirer profit des bénéfices apportés par ces logiciels. Les avantages
GED pour PME : les nouveautés 2021
Pour une PME, il est plus que jamais crucial d’organiser le flux documentaire, de l’indexation à la diffusion en passant pas le stockage et la recherche. Les avantages sont nombreux, comme la réduction des coûts liés au traitement des documents (factures, contrats, bons de commande, documentation, documents commerciaux ou RH…), mais aussi la sécurité des données et, plus encore en ce moment, la possibilité accrue de travailler à distance ou en mobilité. Dans ce contexte, pour une PME la GED n’est pas qu’un simple outil de gestion mais bien plus : elle améliore le travail par une meilleure circulation de l’information, et participe à la relation client.
Archivage électronique : norme qui répond aux besoins des entreprises
La norme Z42-013 sur la conservation et l'intégrité de documents stockés dans un système informatique vient d'être mise à jour. Homologuée en 1999 et révisée en 2001, elle décrit la conception et l'exploitation de l'archivage électronique. Au début, ce dernier était juste une solution technique pour conserver et organiser des données stockées sur un support informatique. Le but était de réduire les coûts et surtout d'économiser les espaces destinés à ranger les documents papiers devenus de plus en plus volumineux.
Numérisation des données ▷ définition, étapes, avantage, logiciel
Qu’est-ce que la numérisation des données ? Il s’agit du premier processus de transformation numérique de l’entreprise. Votre société utilise un logiciel de numérisation pour extraire, capturer les données, puis les envoyer de manière automatisée dans vos applications métiers afin d’y être directement exploitées.
Archivage électronique et norme NF Z 42-013 du 4 mars 2009
Actualité La nouvelle version de la norme française NF Z 42-013 (1), homologuée par le Directeur général d’AFNOR le 4 février 2009, vient d’entrer en vigueur le 4 mars 2009. Cette nouvelle version constitue «Le» référentiel permettant d’évaluer la force probante des systèmes d’archivage électronique. Cette nouvelle version était très attendue, dans la mesure où elle est largement utilisée pour auditer la conformité des systèmes d’archivage électronique aux exigences techniques et juridiques, d’une part, de copie fidèle et durable, issue de la loi du 12 07 1980 (2) et, d’autre part, d’identification et d’intégrité, issue de la réforme du droit de la preuve du 13 03 2000 (3). Historiquement, la 1ère version de la norme NF Z 42-013 (4) visait à définir les conditions techniques et organisationnelles permettant de répondre aux exigences de durabilité, définie par la loi et de fidélité, non définie par la loi.
Logiciel GED : Bibliothèque Prix de 30 éditeurs Dématérialisation, Stockage
Sur devis en fonction du nombre d’utilisateurs et de la capacité du serveur Pack for Work 100 Go 1,99 USD par mois par utilisateurPack for Work 10 To 99,99 USD par mois par utilisateur Abonnement J-DOC 490 euros HT par an pour 5 Go de données
Qu'est-ce que la GED ?
Selon le Larousse®, un document est une « Pièce écrite ou objet servant d’information, de témoignage ou de preuve. » La GED – ou Gestion Electronique des Documents – s’intéresse donc aux documents et aux données associées, et permet d’optimiser leur gestion et leur exploitation par des moyens électroniques spécialisés et performants. La GED est un procédé faisant intervenir des moyens électroniques – typiquement des logiciels et/ou des matériels – pour prendre en charge la gestion des documents, à savoir les opérations et actions destinées à traiter et à exploiter les documents, par exemple la capture, l’acquisition, la numérisation, la validation, la diffusion, le classement, l’indexation, l’archivage, Etc.
Optimiser son classement
"C'est dommage, j'ai rangé ce document intéressant, mais je n'arrive plus à mettre la main dessus...". Un responsable perd en moyenne 6 semaines par an à chercher des informations qu'il a reçues précédemment, selon une étude américaine. Le problème vient essentiellement d'une croyance que le classement vise à conserver les documents, alors qu'en réalité, classer est une manière de les retrouver facilement. Si ce n'est pas le cas, mieux vaut donc revoir sa méthode de classement. L'erreur du classement par origine de l'information
La numérisation croissante accélère les échanges
Chaque jour apparaissent de nouvelles applications de la numérisation: stockage des données en ligne chez un prestataire spécialisé, accès à de la puissance de traitement accessible en fonction des besoins, commande, facturation et paiement en ligne, signature électronique, applications logicielles de travail collaboratif et de workflow facilitant le traitement et le suivi des dossiers dans l'entreprise, etc. Cette numérisation croissante dématérialise les échanges et les processus. Et loin d'être négative, la dématérialisation est synonyme de nombreux avantages pour toutes les activités.
