Organisez sécurisez vos donnes v2 15. Archivage électronique : norme qui répond aux besoins des entreprises. La norme Z42-013 sur la conservation et l'intégrité de documents stockés dans un système informatique vient d'être mise à jour.
Homologuée en 1999 et révisée en 2001, elle décrit la conception et l'exploitation de l'archivage électronique. Au début, ce dernier était juste une solution technique pour conserver et organiser des données stockées sur un support informatique. Le but était de réduire les coûts et surtout d'économiser les espaces destinés à ranger les documents papiers devenus de plus en plus volumineux. Cette première norme assurait d'une part la durabilité du document et d'autre part sa fidélité, de manière à pouvoir reconstituer l'information et de pouvoir la réutiliser comme à son état originel.
La version 2009 de la norme sur l'archivage électronique est une avancée considérable même si elle ne répond pas encore entièrement au nouveau contexte d'utilisation. La ged. Fiche ressource 2 - Les méthodes de classement et le rangement des dossiers. 1.
La gestion des dossiers papier Les informations sur support papier (ou informatique) doivent être conservées afin de servir de preuve. Il est donc indispensable de les classer. 1.1 Définition Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié. Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer les documents anciens. 1.2 Généralités Il existe trois principaux modes (ou ordres) de classement : 1.3 Le classement alphabétique Le classement alphabétique s’effectue en appliquant la suite logique des lettres de l’alphabet. 1.3.1 Principe La liste de noms de personnes dans l’ordre alphabétique est établie en les classant sur le nom de famille (les prénoms sont inscrits entre parenthèses après le patronyme). Indexer une rubrique, c’est : La norme AFNOR (Association Française de NORmalisation) NF Z44001 a établi des règles pour déterminer le mot directeur d’une rubrique.
La GED - Gestion électronique des documents - Infos et devis. Voici quelques éléments d'information qui vous permettront de choisir votre type de logiciel GED.
La GED en mode SAAS La gestion électronique de documents en mode SAAS (Software As A Service) est une architecture logicielle proposée sous la forme d’abonnement et non sous la forme d’achat de licence classique. L’infrastructure informatique serveur est mutualisée pour plusieurs clients, en s’appuyant sur un code source unique. Les informations sont très sécurisées et compartimentées : chaque client possède sa propre base de données et son paramétrage. Les avantages de l’architecture GED en mode SaaS sont les suivants: Cette architecture permet une progression illimitée en volume de données et en nombre d'utilisateurs,L'absence de gestion de version permet de réduire significativement le coût total d’utilisation,Rapidité de mise en oeuvre car standardisation du logiciel et non développements spécifiques,Allégement considérable de l'architecture informatique chez les clients..
Le sur-mesure. Avantages d'une GED. Gestion électronique des documents. Définitions Qu’est-ce qu’un document électronique ?
C’est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Il peut être une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier ( Un fichier est un endroit où sont rangées des fiches. Cela peut-être un meuble, une pièce, un bâtiment, une base de données informatique. Par...), un écrit électronique, etc. Qu’est-ce que la GED ? La Gestion électronique des documents (Qu’est-ce qu’un document électronique ?) Le GED fait donc appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence. Etapes de la Gestion Electronique des Documents (GED) Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents: l'acquisition, le classement, le stockage et la diffusion (Dans le langage courant, le terme diffusion fait référence à une notion de « distribution », de « mise à disposition » (diffusion d'un...) des documents. [Etape 1] Acquisition des documents * Alfresco * Maarch * Nuxeo.
Optimiser son classement. "C'est dommage, j'ai rangé ce document intéressant, mais je n'arrive plus à mettre la main dessus...
". Un responsable perd en moyenne 6 semaines par an à chercher des informations qu'il a reçues précédemment, selon une étude américaine. Le problème vient essentiellement d'une croyance que le classement vise à conserver les documents, alors qu'en réalité, classer est une manière de les retrouver facilement. Si ce n'est pas le cas, mieux vaut donc revoir sa méthode de classement. L'erreur du classement par origine de l'information On ne classe par pour conserver, on classe pour retrouver facilement.
"Avec le début des maths modernes, on a appris tout petit à classer les objets bleus avec les bleus, les rouges avec les rouges... et on a conservé cette habitude à classer les documents en fonction de leur émetteur. L'écueil du classement trop sophistiqué Autre problème fréquent : un classement ne doit pas comporter une arborescence de plus de 4 niveaux. L'archivage de documents électroniques et numériques.