background preloader

GED (gestion électronique documentaire)

Facebook Twitter

Vos obligations | Archives conseil. » Blog Sollan - GED : 7 conseils pour mettre en place et maintenir un plan de classement. Auteur : Thomas Dechilly Le déploiement d’une GED dans une entreprise nécessite la mise en place préalable de certaines règles pour organiser les contenus et faciliter le travail des collaborateurs. Dans cet article, nous proposons 7 conseils pour mettre en place et maintenir un plan de classement au sein d’une GED. Ces conseils mobilisent les capacités généralement offertes par les GED récentes (plan de classement multiple, indexation par catégories, espaces virtuels, moteur de recherche…). La solution est rarement un « unique » plan de classement. Il est donc important d’étudier ces usages et ces besoins pour différencier les points communs à toute l’entreprise des aspects spécifiques à un groupe d’utilisateurs Les points communs permettront d’arrêter une organisation commune facilement partageable et les points spécifiques permettront une meilleure adéquation du plan de classement aux besoins « locaux ».

En effet, une information est produite à un instant donné dans un contexte donné.

Alfresco

La CNIL met en garde sur les dangers du cloud. Après avoir lancé en 2011 une consultation publique sur le cloud computing, la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) estime urgent de clarifier le cadre juridique applicable aux offres d’informatique distribuée, infrastructures (Iaas), plateformes de développement (PaaS) et logiciels en tant que service (SaaS). Des risques en cascade « Les questions de sécurité, de qualification du prestataire, de loi applicable et de transfert des données sont particulièrement délicates », a souligné la CNIL lundi 25 juin par voie de communiqué. Les difficultés sont plus marquées dans le cas d’offres standardisées, les contrats d’adhésion ne permettant pas aux clients de négocier. Par ailleurs, l’information fournie par les prestataires quant aux conditions de réalisation des prestations « manquent de transparence », notamment sur le fait de savoir si les données concernées sont transférées à l’étranger.

Des contrats renforcés crédit photo : © Beboy – Fotolia.com.

Facture électronique

Gestion documentaire qualité - gestion documentaire ged. Les documents qualité La structure de la documentation d’un système qualité dans une entreprise peut être représentée par une pyramide à 4 niveaux ; tout d’abord, le manuel qualité ou manuel d’assurance de la qualité. Au deuxième niveau, nous trouvons les procédures, procédures organisationnelles et procédures fonctionnelles. Au troisième niveau, nous trouvons les instructions, les fiches de poste, les gammes de fabrication, les gammes de contrôle et enfin au quatrième niveau nous allons trouver les enregistrements. Schéma de principe Le manuel qualité est un document qui énonce la politique qualité et qui décrit le système qualité.

Le manuel qualité comporte également un aspect très important, à savoir la responsabilité de la direction. La revue de direction est une mesure de l’efficacité du système qualité, en particulier par l’intermédiaire de la réalisation d’audits internes. Procédures Une procédure est une manière spécifiée de réaliser une activité. Mode opératoire Guides Conclusion. Memsic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/67/94/77/PDF/GAVILLET.pdf.

Dublin Core. Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Le Dublin Core est un schéma de métadonnées générique qui permet de décrire des ressources numériques ou physiques et d’établir des relations avec d'autres ressources. Il comprend officiellement 15 éléments de description formels (titre, créateur, éditeur), thématiques (sujet, description, langue…) et relatifs à la propriété intellectuelle. Le Dublin Core fait l'objet de la norme internationale ISO 15836, disponible en anglais et en français depuis 2003. Il est employé par l'Organisation mondiale de la santé, ainsi que d'autres organisations intergouvernementales.

Le Dublin Core a un statut officiel au sein du W3C et de la norme ISO 23950. Historique[modifier | modifier le code] Le groupe de travail de mars 1995 a été commandité par l'Online Computer Library Center (OCLC) et le National Center for Supercomputing Applications (NCSA). Y participaient : Organisation[modifier | modifier le code] Description[modifier | modifier le code] Archives ouvertes.

Sharepoint

La terminologie. Ucciani-dessins Le classement de type arborescence pc ou physique ( armoire>étagère>tiroir>classeur>onglet...) est de type figé. Cela présente de nombreux inconvénients : il change souvent, il n'est pas logique pour tous, chacun le sien, des copies d'un même document peuvent se trouver à plusieurs endroits à la fois, la recherche est souvent une perte de temps. Les métadonnées viennent bouleverser ces habitudes de classement. Grâce à elles, un document ou une information peut être retrouvé de plusieurs façons, un peu comme si chaque document se trouvait simultanément à plusieurs endroits. Mieux encore, les métadonnées permettent d'obtenir une arborescence dynamique. Base documentaire, tronc commun à tous vos documents.

Les documents sont automatiquement classés grâce aux métadonnées qui permettent de créer une arborescence dynamique . La dématérialisation consiste à numériser les documents papier de façon intelligente et automatique. 3 piliers constituent l'intelligence stratégique : Fonctionnalités ged. Numérisation des documents La GED ne peut pas se limiter aux documents créés directement sous forme électronique. Elle doit également prendre en compte les documents papiers en les numérisant. La numérisation elle-même ne fournit qu'un fichier image peu exploitable.

Un maximum d'informations doit donc en être extrait, par exemple grâce à un logiciel de reconnaissance de caractères. Import des documents Il est recommandé d'importer les documents existants dans le système. Cela permet d'éviter un double système d'indexation ou de rechercher en vain un document dans l'un des systèmes lorsqu'il se trouve dans l'autre. Métadonnées Chaque document est associé à des métadonnées qui peuvent regrouper : le titre,l'auteur,les données de validation,une ou des signatures électroniques,un horodatage,la source,le type de fichier,... Indexation La GED tire parti de l'outil informatique pour indexer les documents. Recherche en texte intégral ou full-text Sauvegardes Droits d'accès Workflow. Gestion du contenu d’entreprise.

La Gestion de contenu d’entreprise (GCE) autorise la gestion, le stockage, la rétention, le flux de travail et la livraison de documents et autres types de contenu à l’échelle de l’entreprise. Dans Microsoft SharePoint Server 2010, la GCE fournit un sous-ensemble étendu d’options, une portée étendue, et est davantage extensible que dans les versions précédentes. Les fonctionnalités GCE sont accessibles à tout le monde au sein de l’entreprise, sont simples d’utilisation et prennent en charge une large gamme de contenu, qu’il soit formel ou informel, structuré ou non. Elles sont également hautement extensibles et évolutives. Cette section du kit de développement logiciel SDK SharePoint Server 2010 introduit les zones de fonctionnalités qui composent la GCE et présente les concepts, procédures et exemples de code à votre disposition pour commencer à utiliser le modèle objet GCE.

Gestion des biens numériques Gestion des documents Gestion des enregistrements et eDiscovery Gestion du contenu Web. KODAK - Gestion documentaire enrichie pour SharePoint 2010 - captu... Livre blanc - GED les meilleures solutions open source. Conseils gestion documentaire - guide gestion documentaire. Petit déjeuner Sollan - DGAC/DSNA : Déploiement dune GED et conduite du changement. » Blog Sollan - Petit déjeuner Sollan - DGAC/DSNA : Déploiement d’une GED et conduite du changement. Wwwimages.adobe.com/www.adobe.com/content/dam/Adobe/fr/products/acrobat/pdfs/streamlining-business-communications-acrobat.pdf. Publications » CSTC-Contact » CSTC-Contact n° 1 (1-2004) » Les portails de projet. Informations utiles Contacts Dominique Pirlot Erik Vercamme (info@bbri.be) Agenda Publication d'un rapport en 2004 Vu les facilités de communication actuelles, le moment est idéal pour les partenaires de la construction d'envisager de changer leur façon de collaborer à des projets.

L'usage de portails de projet va croissant, tant pour les gros chantiers que pour les maisons individuelles ou la transformation de bureaux. Un portail de projet est un espace de travail collaboratif sécurisé où les partenaires d'un projet de construction partagent et mettent en commun des documents et/ou des informations (cahier spécial des charges, métré, plans, images, photos, rapports de réunions, ...). Tout d'abord, il faut un système informatique de gestion et d'échange des données.

Ensuite, une organisation pour la maîtrise de ces échanges doit être mise sur pied. Dominique Pirlot, chef de division adjoint Informatique appliquée à la construction, CSTC.