Projet de dématérialisation des factures : pourquoi, comment ? Dématérialisation des factures : aspects pratiques et légaux. La dématérialisation des factures est devenu un élément important de la stratégie de réduction des coûts des entreprises. Si les avantages d'un tel dispositif sont nombreux, le passage à l'échange de facture électronique doit respecter plusieurs contraintes pratiques et légales. Tant au niveau du mode de facturation choisie (structurée ou non structurée), que de l'authentification de la procédure (signature électronique) ou de la conservation des documents (archivage électronique). Autant d'étapes indispensables pour être en règle avec l'administration fiscale. Le point sur les règles encadrant ce dispositif, les différents types de dématérialisation, et les étapes essentielles de la mise en place d'un dispositif de facturation électronique. Les avantages de la dématérialisation de factures Gains financiers : réduction de l'utilisation de papier et des coûts de traitement des envois.
Deux types de factures électroniques Les factures dites « structurées ». Deux modes de facturation. Kiloutou dématérialise sa facturation fournisseurs autour d'Oracle eBusiness Suite - Journal du Net Solutions. Le spécialiste de la location de matériels a couplé la solution de dématérialisation Readsoft au progiciel. Une intégration qui n'a pas coulé de source, mais avec un ROI au rendez-vous. Fondé en 1980, Kiloutou est spécialisée dans la location de matériels pour particuliers et professionnels. L'entreprise, qui a réalisé en 2009 un chiffre d'affaires de 280 millions d'euros, compte 2 300 collaborateurs répartis dans 270 agences dans toute la France.
En parallèle de son projet de refonte globale de ses applications financières lancé fin 2005, Kiloutou a également souhaité améliorer ses processus d'approvisionnement au paiment (purchase to pay). Objectif visé : mettre en place un nouvel ERP et lui adosser une solution de Lecture automatique de documents (LAD) et dématérialisation des factures fournisseurs. Et par la même occasion mettre un terme à l'hétérogénéité des développements spécifiques existants en s'adossant sur un socle applicatif commun. 72 950 euros (ht) pour dématérialiser les factures fournisseurs. 01net. le 08/07/08 à 11h08 Une PME agroalimentaire bretonne souhaite dématérialiser son flux de factures fournisseurs (25 000 factures par an), afin de gagner en productivité et en visibilité au niveau de sa comptabilité.
Le fournisseur Itesoft a fait une proposition globale, incluant matériel, logiciels et services. La partie logicielle couvre trois modules fonctionnels : un pour le scan des données et leurs vérification au niveau des progiciels du client, un pour le stockage ainsi que l'archivage des factures et un pour le workflow comptable. L'intégration nécessite 31 jours-hommes et se déroule en plusieurs étapes. Une durée de projet de trois à quatre mois Itesoft propose également un contrat de support et de maintenance annuel. Côté matériel, le client n'a besoin que d'un seul scanner. Comme toute proposition commerciale, ce devis est une base de négociation. Les solutions hybrides, premier pas vers l’e-facturation.
Plus de 30 milliards de factures papier sont produites chaque année en Europe[1], la moitié adressée aux consommateurs et l’autre moitié aux entreprises. Or, le coût du traitement d’une facture inter-entreprises est considérable : 19 € par facture[2]selon les calculs de l’analyse et 13 € pour les moyennes et grandes entreprises de plus de 100 employés selon de récentes études Pitney Bowes. En améliorant l’efficacité du traitement de leurs factures, les grandes ou moyennes entreprises européennes de plus de 100 employés pourraient économiser 28 milliards d’euros par an, soit environ un tiers du budget annuel total de l’Union européenne ! De nombreux observateurs ont préconisé le passage intégral à l'e-facturation comme étant la solution pour améliorer l'efficacité du traitement des factures et réaliser des économies de 70 %, voire plus. Numérisation des factures papier et extraction des données pour réduire les coûts [1]Billentis, E-facturation en Europe, février 2009. Dématérialisation de factures fournisseurs : 6 erreurs à éviter (1/2)
Un projet de dématérialisation des factures des fournisseurs comporte de nombreux pièges : le document traité est à la fois un support commercial, comptable, juridique et fiscal ; son traitement fait intervenir la comptabilité, le contrôle de gestion, les acheteurs des services et parfois la direction. Enfin, comme tout projet de dématérialisation, il y a de fortes implications à la fois techniques et métier. Voici, dans ce premier billet, trois des erreurs à éviter. Dans une seconde partie, nous détaillerons trois autres pièges qui guettent les entreprises. 2) Ignorer l’existant.Si le projet intègre de nombreux aspects métier, il va se traduire par un accroissement de la complexité des interfaces entre la nouvelle solution et les systèmes d'information existants. Il faut donc avant tout vérifier que ces développements seront possibles techniquement, via un audit des systèmes d'information.
A suivre... Dématérialisation de factures. Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. La dématérialisation de factures consiste à faire passer des documents du support physique (le plus souvent papier) au support numérique/électronique. Depuis quelques années, suite aux progrès technologiques et aux modifications législatives, les factures sont dématérialisables tout en gardant leur valeur fiscale[1]. Fonctionnement[modifier | modifier le code] Le processus de dématérialisation peut être décomposé en deux temps principaux, étant donné qu’une facture doit aussi bien être émise que réceptionnée. Le système traditionnel de facturation comporte par contre beaucoup plus d’étapes intermédiaires qui coûtent de l’argent, sont chronophages, comportent un risque (de fraude, ou d’erreur de saisie), et ne sont pas spécialement valorisantes pour les employés chargés de leur exécution. Modèle traditionnel (papier)[modifier | modifier le code] Partie "envoi" : Partie "réception" : Ouverture du pliSaisie des donnéesArchivage.
Dématérialisation des factures clients. Certificat de signature - dématérialisation des factures. Qweeby signe un accord avec Société Générale pour proposer aux entreprises un certificat de signature interopérable Qweeby et SG Trust Services (autorité de certification Société Générale) ont signé un accord de partenariat, permettant d'accepter les certificats Société Générale Trust Services de Société Générale pour ses solutions de dématérialisation de factures (conformément à l'art. 289-V du CGI). En choisissant un seul certificat - Société Générale Trust Services - les entreprises peuvent à la fois dématérialiser leurs factures, sécuriser leurs opérations bancaires courantes, et réaliser leurs télé-procédures avec l'Etat.
L'accord prévoit également la possibilité pour les entreprises qui seraient déjà clientes Société Générale, de se fournir directement auprès de leur banque pour obtenir ce certificat. Qweeby s'affirme ainsi comme le dispositif de dématérialisation fiscale de facture le plus interopérable actuellement disponible. Le Groupe Saretec utilise Yooz en environnement très décentralisé !
Aimargues, le 7 juin 2011 Nouvelle success-story de la mise en œuvre de l’outil de dématérialisation de factures en mode SaaS, dans un environnement très décentralisé. Le Groupe Saretec, spécialiste de l’expertise pour les compagnies d’assurance, est présent en France et à l’international, au travers de 12 sociétés et d’un réseau de 90 agences.
Saretec réalise un chiffre d’affaires d’environ 100 M€ pour plus de 900 collaborateurs. «C’est notre organisation extrêmement décentralisée qui a créé le besoin de rationnaliser notre processus de traitement et de validation de factures via une solution de dématérialisation» déclare Monsieur Jacques Sinou, Responsable Administratif et Financier du Groupe. Au-delà de cette perspective, le Groupe escomptait de la mise en place de ces technologies : des gains de productivité, une meilleure traçabilité des factures et une meilleure accessibilité aux factures pour l’ensemble des opérationnels. A propos de Yooz Contacts. La directive européenne sur la facture électronique. Pour quelles raisons la facture électronique est-elle encouragée ?
Quels sont les avantages de la facture électronique ? Quelles sont les modalités techniques pur recourir à cette technologie ? Quel est le droit applicable en la matière ? I/ la possibilité technique de recourir à la facture électronique A/ les intérêts de la facture électronique Le rôle d’une facture est en premier lieu de vous permettre de gérer votre entreprise par la maitrise de vos dépenses et de vos recettes, il s’agit donc d’un document comptable.
Ce document a une valeur juridique vous permettant de faire valoir vos droits dans le cadre d’un éventuel contentieux. Enfin ce document va être le support de la collecte de TVA pour l’administration fiscale. Selon la Commission européenne, le recours à la facturation électronique permettrait de réaliser d’importantes économies résultant d'une consommation plus faible de papier, de l'élimination des coûts postaux et d'une meilleure automatisation des pratiques administratives. Dématérialisation factures fournisseurs - intégration tous ERP SAP Oracle... Si des processus efficaces ne sont pas mis en place, votre service comptabilité fournisseurs pourrait vous coûter très cher. Le traitement manuel ou papier des documents et des factures sont souvent à l'origine de ces coûts. De nombreuses études ont montré qu'une approche « best practice » peut réduire le coût par facture jusqu'à 80 %.
ReadSoft propose des solutions mondialement reconnues, et personnalisables pour vous aider à atteindre vos objectifs de rentabilité et de productivité. La dématérialisation de la comptabilité fournisseurs avec ReadSoft permet un meilleur contrôle des biens livrés et facturés, une mise en correspondance automatique des bons de commande, une transcription automatique des factures, une meilleure traçabilité, sans oublier une réduction des tâches manuelles, du temps et du coût total de traitement des factures avec notification des erreurs.
Vous disposez au jour le jour d'informations plus précises sur votre situation financière. Dématérialisation – Les PME prennent le train en marche. La facture électronique rend les entreprises plus efficaces. La dématérialisation des factures accessible à tous grâce à Yooz. Dématérialisation de factures, factures électroniques. Entretien avec Madame Sabine Germain, Chef du projet de factures, groupe Zannier "Leader mondial de la mode enfantine, le groupe Zannier regroupe une quinzaine de marques propres ; son organisation repose sur plusieurs sites en France, des filiales en Europe et aux USA et un réseau de 750 boutiques. Dans ce contexte, les flux de facturation intragroupe sont importants et représentent une volumétrie de plus de 100 000 factures/an.
Les objectifs du projet étaient de diminuer les coûts d'impression, revaloriser les activités des opérateurs, diminuer les coûts de transport et d'archivage des originaux papier, centraliser le stockage et la consultation des factures. " "Bien que l'EDI était déjà utilisé au sein de l'entreprise pour les échanges avec la grande distribution, cette solution impliquait des développements internes trop lourds. "Le déploiement d'une solution de facturation électronique était à l'étude chez Zannier depuis début 2005. Dématérialisation : la France prête à traiter les factures électroniques en 2012?
Les entreprises dématérialisent par fragments. Le « purchase to pay »? Pour l’instant, un concept marketing anglo saxon plus qu’une réalité dans les entreprises françaises. Dans l’Hexagone, les entreprises qui ont dématérialisé l’ensemble de la chaîne, de l’achat au paiement, se comptent sur le doigt de la main. Dans l’ensemble, elles y vont petit à petit, et y arrivent par des voies diverses. Et les difficultés sont multiples, qui vont des offres sur le marché, qui ne répondent pas réellement aux besoins, à la complexité de la réalisation d’un projet transversal à l’entreprise. Telles sont les conclusions d’une étude menée d’octobre à décembre dernier, et présentée le 21 janvier par le cabinet d’études Markess international, spécialisé dans la transformation des organisations liée aux technologies de l’information. Tout autour de la facture Au sommet, en 2010, 67 % de l’échantillon des entreprises matures interrogées par le cabinet Markess dématérialisent leur facture fournisseur et 44 % d’entre elles, leurs commandes d’achats.
Dématérialisation : la France prête à traiter les factures électroniques en 2012? La facturation dématérialisée crée des économies réelles - Magazine en ligne Entreprise & Industrie.