Les entreprises dématérialisent par fragments Le « purchase to pay »? Pour l’instant, un concept marketing anglo saxon plus qu’une réalité dans les entreprises françaises. Dans l’Hexagone, les entreprises qui ont dématérialisé l’ensemble de la chaîne, de l’achat au paiement, se comptent sur le doigt de la main. Dans l’ensemble, elles y vont petit à petit, et y arrivent par des voies diverses. Et les difficultés sont multiples, qui vont des offres sur le marché, qui ne répondent pas réellement aux besoins, à la complexité de la réalisation d’un projet transversal à l’entreprise. Telles sont les conclusions d’une étude menée d’octobre à décembre dernier, et présentée le 21 janvier par le cabinet d’études Markess international, spécialisé dans la transformation des organisations liée aux technologies de l’information. Tout autour de la facture Au sommet, en 2010, 67 % de l’échantillon des entreprises matures interrogées par le cabinet Markess dématérialisent leur facture fournisseur et 44 % d’entre elles, leurs commandes d’achats.
Les solutions hybrides, premier pas vers l’e-facturation Avant de démarrer un tel projet, les entreprises doivent se poser différentes questions essentielles. La première est souvent quels sont les bénéfices dans un projet de dématérialisation des factures… Voici quelques éléments de réponse : Amélioration des processus.Fiabilisation des données.Optimisation du coût de traitement de la facture.Possibilité de gérer les escomptes de manière spécifique avec les délais liés, afin de pouvoir les avoir de manière certaine.Partager l’information.Réduction et maîtrise des délais de traitement.Suivi du cheminement de la facture.Optimisation de la qualité de l’information.Optimisation de la traçabilité.Uniformisation des manières de travailler.Sécurisation de l’information.Etc. Les processus qui pourront être optimisés par une opération de dématérialisation répondent à des attentes réciproques des clients et des fournisseurs : Le coût « standard » par facture reçue est très variable, cela dépend des entreprises. La démarche doit être progressive…
La dématérialisation, un gisement de productivité pour votre entreprise - Actualités TIC Il convient de bien préciser ce que l’on entend par dématérialisation. Généralement perçue comme l’étape liée à la numérisation, la dématérialisation couvre en fait différents domaines stratégiques. De manière générale, son objectif est de décloisonner et de valoriser le patrimoine documentaire d’une entreprise et donc de le rendre aisément accessible. La dématérialisation doit être abordée de manière globale pour être couronnée de succès. Il est alors indispensable de prendre en compte un ensemble de variables complémentaires pour mener à bien un projet de dématérialisation : organisation de l'entreprise, contraintes réglementaires notamment pour la dématérialisation et l'archivage des factures. La dématérialisation est en effet un processus qui demande une préparation minutieuse mais qui offre, en retour, des bénéfices immédiats. Autre exemple des avantages liés à la dématérialisation : le travail collaboratif.
Dématérialisation de factures Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. La dématérialisation de factures consiste à faire passer des documents du support physique (le plus souvent papier) au support numérique/électronique. Depuis quelques années, suite aux progrès technologiques et aux modifications législatives, les factures sont dématérialisables tout en gardant leur valeur fiscale[1]. Fonctionnement[modifier | modifier le code] Le processus de dématérialisation peut être décomposé en deux temps principaux, étant donné qu’une facture doit aussi bien être émise que réceptionnée. Modèle traditionnel (papier)[modifier | modifier le code] Partie "envoi" : Impression de la facture en deux exemplairesMise sous pliEnvoiArchivage de l’autre exemplaire Partie "réception" : Ouverture du pliSaisie des donnéesArchivage Le coût de ce système peut se calculer avec : le prix du papier, le coût de l’envoi, les employés en émission et réception, l’archivage. Modèle intermédiaire[modifier | modifier le code]
Dématérialisation factures fournisseurs - intégration tous ERP SAP Oracle... Si des processus efficaces ne sont pas mis en place, votre service comptabilité fournisseurs pourrait vous coûter très cher. Le traitement manuel ou papier des documents et des factures sont souvent à l'origine de ces coûts. De nombreuses études ont montré qu'une approche « best practice » peut réduire le coût par facture jusqu'à 80 %. La dématérialisation de la comptabilité fournisseurs avec ReadSoft permet un meilleur contrôle des biens livrés et facturés, une mise en correspondance automatique des bons de commande, une transcription automatique des factures, une meilleure traçabilité, sans oublier une réduction des tâches manuelles, du temps et du coût total de traitement des factures avec notification des erreurs. Vous disposez au jour le jour d'informations plus précises sur votre situation financière. Nos solutions fonctionnent avec tous les ERP reconnus sur le marché et nous avons également des solutions intégrées et certifiées par SAP et Oracle.
Les solutions hybrides, premier pas vers l’e-facturation Plus de 30 milliards de factures papier sont produites chaque année en Europe[1], la moitié adressée aux consommateurs et l’autre moitié aux entreprises. Or, le coût du traitement d’une facture inter-entreprises est considérable : 19 € par facture[2]selon les calculs de l’analyse et 13 € pour les moyennes et grandes entreprises de plus de 100 employés selon de récentes études Pitney Bowes. En améliorant l’efficacité du traitement de leurs factures, les grandes ou moyennes entreprises européennes de plus de 100 employés pourraient économiser 28 milliards d’euros par an, soit environ un tiers du budget annuel total de l’Union européenne ! De nombreux observateurs ont préconisé le passage intégral à l'e-facturation comme étant la solution pour améliorer l'efficacité du traitement des factures et réaliser des économies de 70 %, voire plus. Numérisation des factures papier et extraction des données pour réduire les coûts [1]Billentis, E-facturation en Europe, février 2009
Avantages – Inconvénients | Entreprise et Dématériatisation I- Les avantages de la dématérialisation au sein de l’entreprise a) La notion d’intelligence économique : L’intelligence économique est l’ensemble des activités coordonnées de collecte, de traitement (d’analyse), de diffusion et de protection de l’information utile aux acteurs économiques, obtenue légalement, dans les meilleures conditions de qualité des délais et des coûts. On peut y ajouter les actions d’influence et de notoriété. b) Productivité, économies : moins de papier, moins de besoin de personnel d’archivage, moins de déplacements, possibilité de travail à la maison… c) Rapidité, réactivité de l’entreprise, souplesse : on trouve les documents en un clic, transmission instantanée dans le monde entier via les mails… , adaptation en temps réel face aux changements qui peuvent survenir, moins de soumission aux aléas de la Poste, des grèves… d) Partage des informations facilité, travail collaboratif performant. e) Possibilité de travail à domicile c) Risque de perte de données
Dématérialisation des factures : aspects pratiques et légaux La dématérialisation des factures est devenu un élément important de la stratégie de réduction des coûts des entreprises. Si les avantages d'un tel dispositif sont nombreux, le passage à l'échange de facture électronique doit respecter plusieurs contraintes pratiques et légales. Tant au niveau du mode de facturation choisie (structurée ou non structurée), que de l'authentification de la procédure (signature électronique) ou de la conservation des documents (archivage électronique). Autant d'étapes indispensables pour être en règle avec l'administration fiscale. Le point sur les règles encadrant ce dispositif, les différents types de dématérialisation, et les étapes essentielles de la mise en place d'un dispositif de facturation électronique. Les avantages de la dématérialisation de factures Gains financiers : réduction de l'utilisation de papier et des coûts de traitement des envois. Deux types de factures électroniques Les factures dites « structurées ». Deux modes de facturation
La directive européenne sur la facture électronique Pour quelles raisons la facture électronique est-elle encouragée ? Quels sont les avantages de la facture électronique ? Quelles sont les modalités techniques pur recourir à cette technologie ? Quel est le droit applicable en la matière ? I/ la possibilité technique de recourir à la facture électronique A/ les intérêts de la facture électronique Le rôle d’une facture est en premier lieu de vous permettre de gérer votre entreprise par la maitrise de vos dépenses et de vos recettes, il s’agit donc d’un document comptable. Ce document a une valeur juridique vous permettant de faire valoir vos droits dans le cadre d’un éventuel contentieux. Enfin ce document va être le support de la collecte de TVA pour l’administration fiscale. Selon la Commission européenne, le recours à la facturation électronique permettrait de réaliser d’importantes économies résultant d'une consommation plus faible de papier, de l'élimination des coûts postaux et d'une meilleure automatisation des pratiques administratives.
La dématérialisation des factures Etat de la législation sur la dématérialisation des factures Les articles 289 et 289V du code général des impôts en vigueur en France autorisent le remplacement des factures papier par des factures électroniques. Il en va de même au niveau de l’Europe où la directive 2001/115/CE reconnait les factures électroniques depuis 2004. Ces textes de lois imposent un cadre à l’émission de telles factures. En effet, il serait possible de produire une facture papier et de la numériser afin de l’envoyer au client ou au centre des impôts. Condition de validité Seules les factures dites structurées, dont le format est non modifiable, sont valables. Le format doit permettre une lecture informatique des différents éléments indiquant l’identité de l’émetteur, l’objet, le montant de TVA et le montant total… Le destinataire doit accepter cette dématérialisation des factures. Risques encourus en cas de non-conformité pour la dématérialisation des factures
Vie de l'entreprise : La dématérialisation, une application vertueuse FICHE PRATIQUE - La dématérialisation qu'est-ce que c'est ? Comment fonctionne-t-elle ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ? Petit tour d'horizon de ce qu'implique la transformation de supports d'informations matériels en fichiers informatiques. De quoi s'agit-il ? Les technologies en jeu Si les documents existent préalablement sous forme physique - un bon de commande fournisseur, par exemple - il faut les scanner et les indexer, c'est-à-dire transformer l'image du document en texte ou en chiffres utilisables par un logiciel. La mise en ½uvre La dématérialisation permet d'automatiser les processus de l'entreprise : comptabilité, finances, gestion des achats ou des ressources humaines Il est donc nécessaire de repenser le processus en question - et éventuellement de le réorganiser - avant de l'automatiser. Avantages On estime qu'en moyenne, une facture ou un bon de commande existe en au moins 5 exemplaires dans l'entreprise ! Pour les PME ? De quoi s'agit-il ?
Etude : La dématérialisation des documents RH, une réponse à des enjeux concrets pour la fonction RH Le Groupe Saretec utilise Yooz en environnement très décentralisé ! Aimargues, le 7 juin 2011 Nouvelle success-story de la mise en œuvre de l’outil de dématérialisation de factures en mode SaaS, dans un environnement très décentralisé. Le Groupe Saretec, spécialiste de l’expertise pour les compagnies d’assurance, est présent en France et à l’international, au travers de 12 sociétés et d’un réseau de 90 agences. Saretec réalise un chiffre d’affaires d’environ 100 M€ pour plus de 900 collaborateurs. «C’est notre organisation extrêmement décentralisée qui a créé le besoin de rationnaliser notre processus de traitement et de validation de factures via une solution de dématérialisation» déclare Monsieur Jacques Sinou, Responsable Administratif et Financier du Groupe. Le choix du Groupe s’est naturellement porté sur Yooz, la solution en mode SaaS de l’éditeur ITESOFT. La pratique de la dématérialisation est aujourd’hui naturelle chez Saretec et chaque opérationnel est devenu familier avec la validation électronique des factures. A propos de Yooz Contacts