Préserver les données numériques : de quoi parle t-on ? Si beaucoup de services patrimoniaux se posent aujourd’hui la question de la collecte des documents numériques, le sujet de la conservation à long terme des données versées est encore peu abordé et peu maîtrisé dans ses aspects concrets.
Quel périmètre donner au mot « pérennisation »? Quels processus faire entrer en jeu ? Quelles compétences faire intervenir ? C’est pour tenter de répondre à ces questions que le SIAF, en partenariat avec l’équipe Vitam et les ministères de la Culture, de l'Europe et des Affaires étrangères et des Armées, a piloté au second semestre 2018 une étude intitulée « La pérennisation à long terme des informations numériques ».
Elle a notamment abouti à une évaluation de la charge représentée par la mise en œuvre de la pérennisation dans les trois ministères, et propose trois scénarios : processus entièrement internes, en grande partie externalisés ou mutualisés. Phase 1 : Qu'est-ce que la pérennisation ? Un exemple de modélisation : le processus "veille" 1. Un outil pour traiter les vracs bureautiques : OCTAVE. Les Archives de France travaillent actuellement au développement d’un Outil de Constitution et de Traitement Automatisé des Vracs Électroniques (OCTAVE).
Basé sur le logiciel Docuteam Packer, développé en java et téléchargeable à cette adresse, OCTAVE permettra à l’archiviste de transformer ses arborescences bureautiques en SIP aux formats SEDA 1 et SEDA 2. Lors de l’import de l’arborescence, tirée d’un disque dur ou d’un support amovible, le logiciel génèrera des alertes en cas de format de fichier inconnu de la base DROID (outil d’identification de formats développé par les Archives nationales au Royaume-Uni et téléchargeable en suivant ce lien). Les noms de fichiers trop longs ou comportant des caractères spéciaux seront formatés (en conservant dans les métadonnées le nom d’origine) . L’archiviste pourra alors ensuite modifier manuellement l’arborescence (renommage, ajouts, suppressions, attributions de niveaux de description, métadonnées descriptives, imports de référentiels).
Comment mettre en place un système d'archivage électronique en 7 étapes ? Dans cette vidéo, réalisée en partenariat avec les consultants du groupe Serda, Clémence Jost, journaliste chez Archimag, vous présente les 7 étapes indispensables pour la mise en place d’un système d’archivage électronique : l'étude d'opportunité et l'environnement juridique, l'étude de faisabilité, le cahier des charges, l'analyse des réponses et le choix du prestataire, les spécifications détaillées, l'installation d'un système pilote, et enfin le déploiement du SAE.
Pour en savoir plus, découvrez le double guide pratique Archimag dédié à la sécurité de l’information et à l’archivage électronique. Dématérialisation : Afnor Certification publie son référentiel dédié à la numérisation fidèle de documents sur support papier. Moins de deux ans après la publication de la norme NF Z 42-026, Afnor Certification vient de publier son référentiel NF Service “Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier” NF 544.
Approuvé le 15 novembre 2018 par l’ensemble du comité de marque NF qui réunit des utilisateurs et des fournisseurs de solutions, ce nouveau référentiel s'inscrit dans la logique de la norme NF Z 42-026 : "il va permettre aux acteurs de la numérisation de standardiser leur activité et de valoriser leur profession en répondant aux attentes des donneurs d’ordre" explique Sylvie Lescoat, ingénieure Afnor Certification. Examen complet. ADAMANT : Lancement le 7 décembre d’une nouvelle plateforme d’archivage numérique pour les Archives nationales. Le projet de dématérialisation d'archives ADAMANT prêt à être lancé.
Adamant, de la collecte à la réutilisation des archives publiques. “Adamant, enfin…” Sous les lambris de l’Hôtel de Soubise, le 7 décembre dernier, Thomas Van de Walle, directeur du projet Adamant au sein des Archives nationales, savourait ce moment tant attendu.
Après plusieurs années de développement, la plateforme d’archivage numérique Adamant est enfin opérationnelle. Le premier versement a eu lieu précisément le 29 novembre 2018. Lancé en 2015, le projet Adamant a pour objectif d'adapter l’archivage définitif à l’ère du numérique. Les archives numériques explosent, mais leur traitement reste inégal. Archivage électronique : comment (bien) archiver des données sensibles ou confidentielles ?
Qu'est-ce qu'une donnée sensible ou confidentielle ?
Selon la Cnil, les données sensibles sont des données à caractère personnelles qui révèlent des informations sur l'origine raciale ou ethnique, sur les opinions politiques, l'orientation sexuelle, les convictions religieuses ou philosophiques, ainsi que sur l'appartenance syndicale. Les données de santé ainsi que les données génétiques et biométriques permettant d'identifier une personne constituent également des données sensibles.
Toute donnée auquel l'accès doit être restreint, par une loi ou un règlement, à un groupe spécifique de personnes entrent également dans le périmètre des données confidentielles. Par exemple, le "secret d'Etat" est un classement permettant de protéger une information contre une utilisation qui pourrait nuire à la sécurité nationale (Instruction générale interministérielle n°1300 sur la protection du secret de la défense nationale). Comment collecter des archives numériques en 10 points clés. L’administration et les entreprises sont amenées à produire un volume toujours plus important d’archives nativement numériques.
Mais la collecte de ce patrimoine informationnel n’est pas aisée : faut-il tout collecter ? Avec qui les archivistes doivent-ils s’allier pour mettre en place une stratégie d’archivage ? Quels outils faut-il utiliser ? Marie Laperdrix, chef du service des archives économiques et financières au ministère de l’Économie et des Finances, ministère de l’Action et des Comptes publics, répond à ces questions. 1. Une organisation qui souhaite mettre en place une collecte d’archives numériques doit d’abord prendre contact avec un archiviste. Il faut ensuite faire le bilan de toute la production documentaire qu’elle soit papier ou numérique.