Dematerialisation de documents comptables : legislation, conservation et solutions Publications | Fiches point de vue La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d'informations financières à des partenaires toujours plus nombreux. Dans ce contexte, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages. Le traitement de l'information est accéléré, sa transmission et son archivage sont plus facilement automatisés et sécurisés. Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque. Il est nécessaire de s'assurer que la valeur probante des documents susceptibles d'être dématérialisés, ne sera pas altérée et que les documents électroniques constitueront une preuve admissible tant pour l'administration fiscale que pour les tiers, au même titre que les documents sous forme papier. La mise en place d'un projet de dématérialisation doit, par conséquent, s'effectuer en conformité avec les textes juridiques et fiscaux en vigueur. 1. 2. 3.
Archives électroniques Les archives électroniques sont des mails, des documents bureautiques, des dossiers numérisés, des données échangées par téléprocédures, des bases de données... Dans le contexte du développement de l'administration électronique (plan ADELE) et des évolutions législatives sur la valeur juridique des documents électroniques, leur nombre augmente très rapidement. Les archives électroniques obéissent aux mêmes règles et aux mêmes principes que les archives papier. Pourtant, elles présentent des particularités techniques qui nécessitent des méthodes de traitement particulières. Le Service interministériel des archives de France diffuse ou élabore des normes utiles à l'archivage électronique et exerce une fonction de veille et de conseil pour les administrations et les services d'archives. Bulletins des Archives de France sur la conservation à long terme des documents électroniques Liens utiles - Site du groupe " Pérennisation des informations numériques " (PIN)
Pour comprendre la dématérialisation des traitements comptables Quel rapport y-a-t-il entre la région de Sumer en Mésopotamie, vers 3 500 avant J.-C. et la France, en 2000 après J.-C. ? Alors qu’un univers sépare ces deux lieux et ces deux époques, la comptabilité les rapproche pourtant. C’est en effet au sud de l’Irak que furent découverts, il y a 5 500 ans, les premiers vestiges présentant des enregistrements comptables [1] et c’est en France que fut créée en 2000 la première »plateforme de dématérialisation des experts-comptables« , accessible sur le site www.jedeclare.com. La pratique de la comptabilité n’a cessé d’évoluer jusqu’à connaître, depuis la seconde moitié du XXe siècle, une mutation profonde des traitements comptables avec l’informatisation. I- Le processus de dématérialisation des traitements comptables Il paraît essentiel de commencer par aborder la dématérialisation des traitements comptables sous ses principaux aspects techniques puis de rappeler les règles comptables et juridiques s’y rapportant. Eléments techniques de base E.R.P.
_ Dématérialisation de documents : quelles précautions prendre et quelles solutions mettre en oeuvre en matière de sécurité ? Article du 29/07/2011 _ Catégorie : Risques informatiques La dématérialisation de documents permet de transformer l’information en données électroniques, afin de la diffuser ou de la rendre accessible, en vue d’être traitée ou partagée. Pour l'entreprise, la donnée a une valeur inestimable, elle est le fruit de recherches, d'études de marché... Elle renseigne sur l'entreprise elle-même, les clients, les fournisseurs... Sur un marché, c'est elle qui fait toute la différence pour une entreprise face à ses concurrents. L'information doit donc être de bonne qualité, à jour, accessible à ceux qui en ont besoin et cela à tout moment. Un projet de dématérialisation de documents est une réelle opportunité pour l'entreprise car il lui permet de gagner en productivité, en efficacité, en qualité et en satisfaction client. Cette sécurité des données n'est possible qu'avec un environnement informatique maîtrisé grâce à la mise en place de procédures et de moyens : Garantir la traçabilité des données
Archivage électronique... comment le sécuriser ? Archivage électronique... comment le sécuriser ? 20 décembre 2007 15:54 Pourquoi un archivage sécurisé ? L’évolution des technologies et des avantages liés aux nouveaux moyens de communication fait que les échanges électroniques et l’utilisation des nouvelles technologies prennent une place de plus en plus importante au sein de la société. Dès lors que les éléments concernés dans le cadre de la dématérialisation présentent une valeur juridique, une utilité pour la bonne gestion à long terme ou encore un intérêt historique, il y a nécessité d’archiver. En particulier, seul un archivage électronique sécurisé permettra au juge d’apprécier la valeur juridique du document présenté, la conservation réalisée devant répondre aux exigences légales ou jurisprudentielles. Qu’est-ce qu’un archivage sécurisé ? D’une manière générale, l’archivage électronique sécurisé peut être défini comme : De multiples paramètres à prendre en compte : identification et authentification de l’origine des archives ;
Prenez garde à vos données - LE GUIDE DU DIRIGEANT Selon le volume de données à stocker, vous pouvez utiliser une clé USB, un disque dur externe ou encore un serveur dédié. Vous entrez les coordonnées d un client dans votre base de données quand votre ordinateur rend l'âme, emportant avec lui toutes les informations-clés de votre entreprise. Seule solution pour éviter ce scénario catastrophe: sauvegarder régulièrement vos documents numériques (lire l'encadré). Mais quelles données protéger? Si vous souhaitez traiter la sauvegarde en interne, plusieurs solutions sont possibles selon votre volume de données à stocker. Quelle que soit la solution adoptée, elle nécessite l'intervention d'un informaticien pour la programmer. Avant de sauvegarder vos données, vous devez passer par la case «dématérialisation».
le point sur la dématérialisation Vous avez dit « Dématérialisation » ? La dématérialisation consiste à remplacer progressivement l’utilisation de documents sur papier par l’échange de documents numériques. C’est un premier pas vers un monde avec moins de papier en attendant le monde du futur sans papier. En pratique, plusieurs situations existent. La loi française et le cadre réglementaire ont été adaptés à partir de mars 2000 pour transposer les directives européennes. Cette évolution rend possible la création de factures numériques, de bulletins de paie numériques, de lettres recommandées électroniques, … En revanche, la numérisation d’un original reçu sous forme papier ne fournit qu’une copie numérique ! En pratique, les documents numériques sont utilisables comme preuve dans la majorité des échanges entre les entreprises, les administrations, les consommateurs. Le passage aux documents numériques se traduit par des gains importants tant sur le plan économique qu’en qualité de services. o O o
Système d'archivage électronique Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Système d'archivage électronique (SAE, également connu sous l'acronyme ERMS (Electronic Records Management System)) dans les pays anglophones), est un type de système de gestion de contenu. Dans le SAE, le mot "archivage" doit être remplacé par "de cycle de vie du document" et non dans le sens simpliste de "stockage de fichiers". SAE : Périmètre et normes[modifier | modifier le code] Le Système d'Archivage Electronique est défini au niveau des blocs fonctionnels par la norme ISO 14721 (OAIS) et dans ses fonctionnalités par le MOREQ (spécification européenne). Un SAE doit intégrer les concepts suivants : Transversalité[modifier | modifier le code] Le SAE peut être un service transverse pour répondre à tous les versements de toutes les applications de l'entreprise. Description d'un versement électronique[modifier | modifier le code] Les documents électroniques versés doivent être accompagnés de métadonnées qui décrivent le document versé.
Dématérialiser ses données : quels sont les risques Pour qu’un projet de dématérialisation ne soit pas synonyme de fuite d’informations, il est nécessaire de mettre en place des règles et des politiques de sécurité physique et informatique. La dématérialisation de documents permet de transformer l'information en données électroniques, afin de la diffuser ou de la rendre accessible, pour ensuite être traitée ou partagée. Pour l'entreprise, la donnée a une valeur inestimable, elle est le fruit de recherches, d'études de marché... Elle renseigne sur l'entreprise elle-même, les clients, les fournisseurs... Sur un marché, c'est elle qui fait toute la différence pour une entreprise face à ses concurrents.
Dématérialisation des documents et sécurité Décembre 2009 - Paru dans Solutions&Logiciels N° 10 - Voir le sommaire du numéro La dématérialisation est une réalité dans de nombreuses entreprises. Mais les échanges de fichiers numériques sont vulnérables à toutes sortes d’atteintes. Pour les fiabiliser, diverses solutions de sécurité sont disponibles. Claire Rémy L es documents dématérialisés remplacent progressivement le papier dans les échanges commerciaux entre entreprises (contrats, commandes, factures, paiements et autres courriers), mais aussi dans les relations de l’entreprise avec les administrations (déclarations fiscales…) et avec ses employés (fiches de paie, par exemple). Fiabiliser les échanges Encore faut-il garantir que le document électronique n’a pas été modifié ou altéré entre son émission et sa réception, qu’il est bien passé par les étapes prévues, qu’il arrive au bon destinataire, en toute confidentialité, qu’il pourra être archivé et retrouvé dans son intégralité. 2 types de dématérialisation
Archivage électronique - Problématique et normes | Techniques de l'ingénieur On constate que plus les entreprises développent les nouvelles technologies et introduisent de nouvelles méthodes de travail, plus les méthodes et les procédures d'archivage perdent de leur efficacité » : c'est le constat paradoxal et provocateur de la norme ICA-Req, Principes et exigences fonctionnelles pour l'archivage dans un environnement électronique (2008). Pourquoi ? On parle d'archivage électronique depuis près de trente ans, mais le sujet est devenu un enjeu majeur au tournant de l'an 2000 avec la conjonction de quatre phénomènes : 1. la reconnaissance de la valeur légale de l'écrit sous forme électronique ;2. l'explosion des volumes de données dans les entreprises et les organisations publiques ;3. la multiplicité des solutions logicielles et matérielles autour de l'information numérique, et la rapidité de leur obsolescence, avec des difficultés d'interopérabilité entre plateformes ;4. les défis posés par la matière numérique en termes de sécurité et d'intégrité.
Dématérialisation des factures: gagnez en productivité - À la une - chefdentreprise.com Depuis plus d'une heure, votre assistance comptable s'attelle à traiter, classer, archiver et transmettre aux chefs de service des factures fournisseurs. Une tâche finalement sans réelle valeur ajoutée. « La dématérialisation des documents permet de répondre à ces différentes problématiques. Sans compter l'aspect écologique puisque l'entreprise réduit ainsi sa consommation de papier », défend Magali Michel, directrice générale de Yooz, une société qui propose une solution sur Internet de numérisation des factures entrantes. C'est sans doute pour cette raison qu'un tiers des sociétés déclarent avoir un projet de dématérialisation dans les 12 mois à venir, selon la deuxième édition du baromètre Dématérialisation-Finances, publiée en octobre 2010 et éditée par Itesoft, spécialisée dans les solutions de capture, traitement et gestion automatiques de documents entrants. MAGALI MICHEL, dg de Yooz Eviter la saisie des données. Deux formats électroniques. DOMINIQUE PICARD, p-dg de Watt & Co