GED - spécifications générales du projet GED - spécifications générales du projet Aujourd'hui, la GED ne répond non seulement à une problématique d'archivage des documents, mais également de gestion et de traitement des documents « vivants » de l'entreprise. De ce fait, les projets GED deviennent un élément essentiel du système d'information de l'entreprise. L'offre s'est également très étoffée. Définition du projet GED L'objet ou le produit du projet GED : A quelles attentes répond-il ? Qui sont les clients ou utilisateurs potentiels ? Les utilisateurs d'un service, d'un département, d'une direction L'ensemble des utilisateurs de l'entreprise Le ou les fournisseurs ou le ou les clients Un partenaire ou organisme extérieur Quelles sont ses principales caractéristiques attendues ? Circulation du document Consultation simple et rapide Archivage légal et pérenne Traçabilité des opérations réalisées sur les documents Les objectifs visés, les principales contraintes à respecter : L'environnement du projet Diagnostic de rentabilité Activités
Conception et conduite d'un projet GED Conception et conduite d'un projet GED I - Spécificités du projet GED Objectifs du projet GED Il a pour objectifs de détecter et quantifier les facteurs déterminants tels que : flux et volumes ;taux de consultation ;durée de rétention ;fréquence de mise à jour ;nombre et répartition géographique des utilisateurs. Analyser le contexte Cette opération consiste à analyser et lister les fonctions et les tâches de l'organisme. Repères économiques Les principaux sont les suivants : les investissements à prévoir dans quelques cas types ;les charges de fonctionnement ;les gains possibles : gains quantitatifs et gains qualitatifs, comment évaluer le ROI dans les principaux cas de figure. II - Étapes préliminaires Élaboration du référentiel Pour chaque fonction/tâche identifiée, décrire la production documentaire conforme aux besoins recensés. Analyse et évaluation de l'existant Pour chaque fonction/tâche identifiée : Identification des exigences
La conduite de réunion L’animateur effectue une tâche complexe en favorisant la progression du groupe vers ses buts. Il doit savoir gérer l’ensemble des processus qui s’établissent dans les différentes étapes de la vie d’un groupe. (important : voir les présupposés liés à la communication dans les groupes) Les styles de conduite de groupe l’animation autoritaire qui décide des buts, des moyens et de la répartition des tâches entre les membres du groupe sans tenir compte de ce qu’ils pourraient penser. Deux fonctions pourraient caractériser l’animateur d’un groupe : fonction de production (accompagnement de la tâche)fonction de régulation (processus du groupe). Il doit réussir la difficile tâche de favoriser la cohésion du groupe, tout en sachant que trop de cohésion inhibe la créativité et l’innovation, et entraîne une certaine uniformisation des idées et propositions. L’animateur augmentera la force de proposition et d’expression du groupe par : L’animateur augmente la force de cohésion d’un groupe par : Qui ?
Pourquoi GED et démarche qualité La GED comme composante de la démarche qualité Dans le cadre de la démarche qualité, la GED est un moyen d'apporter la rigueur nécessaire à la saisie, au suivi, à la validation et à la résolution des réclamations et des non-conformités. Elle peut aussi être un outil directement intégré aux procédures des services administratifs et comptables : gestion des clients, de la facturation, des fournisseurs… La GED comme aide à la démarche qualité La GED, si elle est utilisée de façon systématique, facilite la recherche et l'accès aux documents nécessaires au sein de la démarche qualité. GED et obligations réglementaires L'archivage légal en France La loi française impose une durée minimale de conservation de certains documents. La loi Sarbanes-Oxley La loi Sarbanes-Oxley est une loi fédérale américaine qui impose des règles de transparence et de fiabilité financière aux entreprises cotées en bourse aux Etats-Unis. L'archivage électronique Devis GED
GED - GED.fr Modèle de note d'information La note d'information et la note de service sont des documents internes similaires utilisés par les entreprises ou les Administrations le plus souvent pour un usage collectif. La première vise à faire circuler une information à un ou plusieurs destinataires comme une date de réunion, un changement de réglementation, un évènement particulier, etc. La deuxième s'inscrit davantage comme une communication hiérarchique en vue de préciser des consignes, un mode de fonctionnement, des règles à suivre, etc. Il n'y a pas de formalisme particulier à respecter, mais le message doit être clair et direct pour être compris de tous. Ainsi, nous vous avons imaginé ce modèle d'une note d'information qui peut être diffusée par voir d'affichage ou par courriel. Nous avons aussi des exemples de notes internes pour préciser les règles d'utilisation du matériel de l'entreprise (téléphone, ordinateur, voiture). NOTE D'INFORMATION Septembre 2013 Tout courrier reçu après le 10 ne sera traité que le mois suivant.
Au coeur de l'Entreprise Le document est omniprésent dans le fonctionnement de l’entreprise, tous secteurs confondus. La transformation du support papier en fichier numérique (appelé « dématérialisation ») pour consulter, faire circuler ou partager le document est une mutation à la fois technologique, économique et sociétale (changement des mentalités, cultures et usages). Pourtant, la maîtrise des flux documentaires numériques est un formidable levier de productivité et d’efficacité contribuant à la réduction des coûts. Comment ? Prendre conscience et analyser ses flux métiers : Dans nos vies personnelles, nous avons tous été confrontés au moins une fois à la recherche d’un document administratif introuvable. Faire appel à des experts, privilégier le service pour les petites entreprises : En parallèle, l’avènement des technologies autour des solutions documentaires et l’accessibilité du Web permettent l'émergence d'usages nouveaux sans pour autant investir dans du matériel et des logiciels.
Les autorisations et la gestion de fichiers et partages sous Windows avec le système de fichiers NTFS NTFS est le système de fichiers par défaut de Windows 2000/XP Il met en place par rapport à son ancêtre FAT, une journalisation du système de fichiers. Il permet aussi d’ajouter des autorisations aux fichiers, de les crypter ou de les compresser. Le cryptage Une fois qu’un fichier ou un dossier est crypté, vous pouvez l’exploiter de la même façon que n’importe quel autre fichier ou dossier. Le cryptage est un processus transparent pour l’utilisateur qui a crypté le fichier. En d’autres termes, vous n’avez pas besoin de décrypter le fichier crypté avant de pouvoir l’utiliser. Pour crypter ou décrypter un dossier ou un fichier, vous devez définir la propriété de cryptage pour les dossiers et les fichiers tout comme vous définiriez n’importe quel autre attribut, tel que lecture seule, compressé ou caché. Pour cryper un fichier, vous pouvez également crypter ou décrypter un fichier ou un dossier à l’aide de la fonction de ligne de commande cipher. Vous pouvez aussi : Windows XP : Notes :
Une histoire de partage | Banques Alimentaires Les Banques Alimentaires ont été fondées sur des principes qui régissent encore le quotidien des 79 Banques Alimentaires et 23 antennes : la lutte contre le gaspillage alimentaire, le partage, le don, la gratuité, le bénévolat et le mécénat. Lutter contre la pauvreté et le gaspillage alimentaire Le 13 mars 1984, La Croix publie une tribune intitulée « J’ai Faim », écrite par Sœur Cécile Bigo, dénonçant le scandale de la pauvreté qui cohabite avec le gaspillage de denrées alimentaires. Dans cette lettre, Sœur Cécile Bigo écrivait ces mots «…Quelle est la personne de génie qui surgira et aura assez d’astuce pour mettre en place, avec d’autres, le procédé de récupération rapide et efficace des aliments avant qu’ils ne soient jetés dans nos poubelles…». Un combat toujours d'actualité 32 ans plus tard, dans une société de plus en plus précarisée, nos combats sont toujours d'actualité… Et ce sont 1.900.000 personnes que les Banques Alimentaires aident aujourd'hui. Un réseau désormais européen
Les Enjeux Enjeux organisationnels Réduire les coûts Si la GED est associée à ses propres coûts (infrastructure, formation), elle permet de réduire certains coûts liés directement à l'existence de documents papier : coût des consommables,entretien du matériel d'impression et de reproduction,traitement des documents à durée de vie réduite (recyclage, destruction),archivage des documents à durée de vie importante. Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques D'innombrables documents sont créés ou modifiés chaque jour dans une organisation. Améliorer la traçabilité des documents Si les procédures sont adéquates, tout document créé ou transitant par l'organisation passe par la GED pour stockage et indexation. Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents Un document dématérialisé peut également circuler plus rapidement que son support papier. Augmenter la productivité Enjeux réglementaires Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage Comparez 5 devis GED
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