Dompter la paperasse. La Paperasse est un animal tenant à la fois du microbe et de l’éléphant. Comme le microbe, elle semble s‘infiltrer dans notre environnement sans qu’on y prenne garde… Puis elle se dédouble, se multiplie, s’entasse, envahissant nos espaces de travail, nos espaces de rangement, notre bureau, nos classeurs, nos armoires, et finit par trôner tel un éléphant, inamovible et légèrement encombrant sur les bords. Sans aller jusqu’au cas de Gaston Lagaffe qui avait carrément aménagé une grotte à l’intérieur d’une pièce remplie de papiers pour aller y faire la sieste, et pour peu que vous ayez une vie assez remplie, avec de multiples points d’intérêt, vous vous demandez peut-être comment mettre un peu d’ordre dans cette invasion.
D’autant plus que depuis quelques années, le microbe a muté : les paperasses sont devenues « virtuelles » et reproduisent le phénomène dans les disques durs informatiques, en l’amplifiant même souvent. Cette description vous rappelle quelque chose ? Je n’ai rien inventé. Getting Things Done (GTD) 07 juin 2013 Êtes-vous débordé ? Vous avez accès à internet dans votre poche, chez vous, au bureau. Vous vous dites que l’information est facilement accessible de partout ? Tellement accessible qu’on en a à ne plus savoir quoi faire ? Introduction à GTD par Pascal Batty : 2013, XXIème siècle, l’internet est accessible de partout, le SMS ne nous coûte plus rien, on a l’accès à nos mails jusque dans nos poches, bref l’information vient à nous où que l’on soit et à n’importe quelle heure. Et pourtant c’est la course contre la montre, on est sollicité sans arrêt, l’information arrive tout le temps à notre cerveau qu’on le veuille ou non, bref, on se fait submerger .
Les informations nous arrivent de tous les côtés, téléphone, SMS, mails perso, pro, on se fait interpeller pendant qu’on est concentré sur une tâche… pour basculer immédiatement sur une nouvelle… Notre première erreur est que nous faisons trop confiance à notre cerveau pour gérer tous les stimuli. Ecrivez-le… Etape 1 : LA COLLECTE. Comment mieux vous organiser avec le post-it et le kanban personnel. Pierre Mongin présente dans ce livre, une méthode d’organisation simple et très efficace : le post-it et le kanban personnel. Une méthode pratique et intuitive qui va ravir les déçus des systèmes compliqués. Mieux s’organiser de Pierre Mongin Pierre Mongin n’est pas un inconnu dans le petit monde des férus de l’organisation. Pionnier du mindmapping (ou carte mentale) en France, il est aussi l’auteur ou le co-auteur d’une douzaine de livres – dont le classique Organisez vos idées avec le mindmapping dont la troisième édition sort ces jours-ci.
Dans son dernier livre, Mieux s’organiser, La stratégie du Post-it et du kanban personnel, il propose une méthode d’organisation originale qui revient au bon vieux tableau manuel. Mais, comme d’habitude chez Pierre Mongin, le livre offre plus que ce que le titre promet. Cette méthode que Pierre Mongin nous propose quitte le monde des geeks et des applications numériques pour en revenir à des méthodes manuelles. Kanban d’étudiant Leur point commun ? Quelques outils pour s'organiser.
Savoir s’organiser demande de la méthode et des outils. Une fois convenablement équipé, et l’esprit clair, on peut partir à l’assaut de n’importe quel projet. Voici un petit point sur les outils – numériques ou non – que j’ai utilisés tout récemment pour mener à bien, en compagnie de Nanoug, notre « grand concours de rentrée ». Peut-être y trouverez-vous quelques idées pour gérer vos projets personnels ou professionnels ? Ah, ce concours… Quelle drôle d’idée. Franchement, ce ne fut pas une promenade de santé. Il a fallu s’accrocher, voire s’obstiner un peu sur les bords, mais finalement nous l’avons mené à bon port. Heureusement, avec Nanoug, nous avions décidés d’être réalistes : nous sommes fixés un délai de préparation suffisamment long – plusieurs semaines – qui nous a permis de ne pas être pris à la gorge par les délais. Une fois de plus, nous avons utilisé l’équation de la réussite, qui permet de mener à bien n’importe quelle sorte de projet, du plus facile au plus complexe.
Cinq lois à connaître pour être efficace au travail (saison 2) " La vie, au travail comme à la maison, échappe à la logique mathématique. Mais il existe des lois empiriques, éprouvée par des scientifiques ou des praticiens, qui devraient aider le manager à mieux gérer son temps, son énergie et son équipe. Après les sept lois exposées dans la saison 1, en voici cinq autres dans notre saison 2 ! 1. Loi de Fraisse : la loi du temps soumis au plaisir et au déplaisir Définition : " Plus l'activité est captivante, plus elle parait brève Les minutes ralentissent ou s'accélèrent selon l'intérêt qu'on porte à la tâche. >>> Allouez un budget temps à chacun des dossiers que vous allez traiter, dès le matin, et ce que vous démarriez par les plus faciles ou les plus pénibles. 2. Définition : " L'utilité d'un réseau est proportionnelle au carré de ceux qui l'utilisent ".
C'est l'effet levier des réseaux sociaux, mis en équation par le créateur d'Ethernet, Robert Metcalfe. 3. Définition : " Il y a un moment pour tout et un temps pour chaque chose ". 4. 5. Sept lois à connaître pour être plus efficace au travail. " La vie au travail comme à la maison, ne peut pas être mise en équation. Il y a pourtant des dizaines de lois empiriques qui la régissent sans que nous en prenions conscience. Mises à jour par des savants ou des praticiens, elles ont fait leurs preuves. En voici sept qui devraient aider le manager à bien s'organiser. 1. Loi de Murphy : la loi des emmerdements maximum Définition : " Rien ne se passe jamais comme on l'a prévu ". Variantes : " le diable est dans les détails ". Le pépin arrive toujours quand il ne faut pas et où il ne faut pas. >>> Faites de la paranoïa intelligente, dès que c'est important pour vous. 2.
Définition : " Comme le gaz, le temps se dilate jusqu'à occuper la totalité de l'espace disponible ". Cette loi fondamentale s'applique à la gestion de son temps mais aussi de sa carrière et de sa vie. >>> Il faut donc borner son temps et celui des autres. 3. Définition : " Plus on dispose de place, moins on trie ". C'est une variante de la loi de Parkinson. 4. 5. 6. 7. Cinq lois à connaître pour être plus efficace au travail (saison 3) La vie, au travail comme à la maison, échappe à la logique mathématique. Mais il existe des lois empiriques, éprouvée par des scientifiques ou des praticiens qui devraient aider le manager à mieux gérer son temps, son énergie et son équipe. Après les lois exposées dans les saisons 1 et 2, en voici cinq autres dans notre saison 3, inspirées par des personnalités au parcours vivifiant. 1. La loi de Covey : la loi de la course au temps qui exténue Définition : "Réagir instantanément à l'évènement épuise".
Etre sur le qui-vive conduit à gaspiller ses forces dans un cercle vicieux sans fin, la réactivité appelant la réactivité. Ce phénomène est un réflexe pavlovien ; l'individu réitère les mêmes faux pas, applique les mêmes solutions, use des mêmes habitudes. >>>Prenez l'initiative de faire autrement en abandonnant l'idée d'agir ou réparer à l'identique. 2. Définition : "le passé, le présent et le futur s'enchevêtrent dans l'action". >>> Avant tout défi, posez-vous. 3. 4. >>> Prenez du recul. Synthèse et prise de notes. Dans un premier temps, nous verrons comment aborder un document écrit afin de le comprendre et d'en retenir l'essentiel. Nous réfléchirons ensuite au comportement à adopter pendant un cours pour en retirer le maximum d'enseignements.
Nous verrons également qu'il est indispensable de garder des traces écrites des informations reçues. C'est pourquoi la troisième partie de ce module sera consacrée aux différentes techniques de prise de notes. Nous savons, toutes les études le prouvent, que nous étudions et retenons mieux lorsque nous sommes impliqués. Notre étude est plus active lorsqu'elle s'inscrit dans un projet. Il en découle qu'avant toute séance d'apprentissage, il est utile de s'accorder un petit moment que l'on pourrait appeler « la mise en orbite ». Un comédien vous le dira, lorsqu'il apprend son rôle, il se projette dans le futur. Pendant les séances de mémorisation, imaginez la situation dans laquelle vous allez devoir restituer vos connaissances. Laterbox : gérer ses tâches efficacement avec la règle 1-3-5. Nous en parlions hier, créer une liste de tâches priorisée n’est pas toujours évident.
Mais le plus important et d’y penser et d’adopter une stratégie précise lorsqu’on ordonne ses tâches. Pour ce faire, un outil peut vous aider : Laterbox. C’est un gestionnaire de tâches qui fonctionne selon la règle 1-3-5. Elle permet de réaliser un vrai focus sur 1 tâche (one big thing), en conservant à porter de main 3 tâches classiques (medium things) et 5 tâches non-prioritaires (small things).
L’ergonomie est volontairement simpliste : seules 9 tâches sont indiquées (1+3+5). Laterbox facilite ainsi le focus sur les tâches les plus importantes. 6 manières d'organiser ses tâches sur Trello. Pour organiser mes tâches, j’utilise Trello. Après avoir testé de nombreux outils de gestion des tâches, c’est celui-ci qui m’a le plus convaincu. Il permet de placer ses tâches dans des colonnes.
Un modèle basé sur la méthode du Kanban. Selon l’organisation, le secteur et la manière dont nous gérons notre temps et nos tâches, plusieurs méthodes permettent d’organiser son Trello ; en voici 6. Le Kanban classique : To do, In progress, Done Le modèle le plus classique consiste à créer 3 colonnes : To do, In progress, Done (à faire, en cours, terminé). Dans la première colonne, nous mettrons les tâches à effectuer. Le calendrier coulant : Aujourd’hui, Cette semaine, Ce mois-ci… On peut également organiser ses tâches selon la date à laquelle elle doivent être réalisées. Le calendrier fixe : Janvier, Février, Mars, Avril… Une variante de ce type d’organisation consiste à déterminer réellement les colonnes selon les jours, les semaines ou les mois de l’année. Organiser ses idées sur Trello.