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Les 6 clés de la Gestion Electronique de Documents

Les 6 clés de la Gestion Electronique de Documents
6 points clés pour réussir son passage à la Gestion Electronique de Documents (GED) Par GÜRAY TURAN, Business Development Manager EMEA chez OnBase d'Hyland Software Technologie ayant déjà rencontré un certain succès auprès des grands groupes, les solutions de gestion électronique de documents rencontrent un regain d’intérêt ces dernières années auprès des PME. Avec en moyenne un secteur en croissance de 7 %, ces technologies ont donc le vent en poupe et nombre d’entreprises n’hésitent plus à franchir le cap. Face aux très nombreux avantages offerts par les solutions dites de GED, l’entreprise, souvent novice en la matière, devra suivre quelques règles qui lui permettront de faire de son projet un succès. Réussir son projet en 6 points clés …. 1- S’assurer que le besoin existe ! 2 - Faire porter le projet par la Direction Avoir pour ambassadeur une personne que l’on respecte et dont les employés valorisent l’avis est très important. 3 - Avoir conscience des implications d’un tel projet Related:  QG3 DOCUMENT ET COOPERATION

Dématérialisation et Gestion Electronique de Documents: les enjeux de la traçabilité | Le blog des professionnels du document Par Jean-François Rodriguez, Directeur Général de DOCAPOST CONSEIL La traçabilité est un bénéfice induit de la dématérialisation et de la gestion électronique des documents (GED). Pas d’option à cocher pour en bénéficier, le principe même du document numérique est de pouvoir être localisé et trouvé facilement. Ce qui est pourtant primordial n’est pas toujours bien utilisé : exploiter les capacités du format numérique pour évaluer le parcours du document ! Parmi les enjeux « classiques » d’une infrastructure de GED nous trouvons la réduction des coûts, la maîtrise des flux documentaires électroniques et papiers (injection des documents entrants numérisés dans le système global), l’amélioration de la fluidité de circulation et de traitement des documents, l’augmentation de la productivité ou encore la réponse aux besoins réglementaires ou de qualité.

La numérisation de masse à la BnF Cette vidéo retrace succinctement les principales étapes du processus de numérisation, qui transforme un livre physique en un livre numérique. Le processus de numérisation de masse a été lancé par la BnF en 2008, avec le soutien du Centre national du Livre. L’objectif est de numériser près de 100 000 ouvrages par an. Rappelons que, fin 2007, la Bibliothèque nationale de France a confié la réalisation du marché de numérisation au groupement de compétences : Safig, Banctec, Spigraph, Isako, Diadéis. dématérialisation des documents La gestion électronique de documents, ou GED, ne peut guère s'appliquer à des documents papier. Pour pouvoir gérer ces documents, il convient de les dématérialiser afin de pouvoir les stocker sous forme électronique. Principe Transférer un document vers le support informatique « Dématérialiser » un document consiste à transférer, souvent grâce à la numérisation, un document d'un support papier à un support informatique. Dématérialisation native et dématérialisation a posteriori On parle de dématérialisation « native » lorsque les documents (par exemple les factures) arrivent ou sont créés sous forme électronique dans l'organisation. Enjeux Economiser les ressources La dématérialisation est souvent vue comme un moyen d'économiser des ressources. le support électronique réclame lui aussi des ressources : espace de stockage, connexion réseau... Faciliter le partage d'informations Un document dématérialisé n'est, par définition, pas lié à un support papier. Améliorer l'indexation des documents

5 conseils pour réussir la digitalisation de ses entretiens... Gain de temps, optimisation du contrôle et de l’archivage… Si les bénéfices d’une dématérialisation des entretiens annuels ne sont plus à prouver pour la fonction RH, seules 30,1 % des entreprises auraient pourtant passé le cap selon une étude Deloitte réalisée en 2017. Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place pour réussir cette transformation digitale ? Les conseils de nos experts. 1. Le tout digital ne doit pas être une fin en soi… Dans cette optique, il est important que la fonction RH se pose les bonnes questions avant d’entamer cette transformation digitale : Pourquoi digitaliser la campagne d’entretien d’évaluation ? 2. « Si l’entreprise n’a pas encore de SIRH, je leur conseille de se tourner vers des SIRH qui proposent des outils de création de formulaires pour l’ensemble des rendez-vous RH. 3. 4. 5. Par Stéphanie Marpinard

Ressources humaines : les conseils pour optimiser l’archivage des dossiers du personnel et gagner en efficacité Locarchives partage les grands principes d’archivage à connaître pour rendre les dossiers du personnel plus fluides et organisés. En entreprise, y compris au sein du service des Ressources humaines, l’archivage sert l’efficacité des employés, mais pas seulement. Selon Locarchives, au-delà de l’optimisation des processus et du gain de temps induits dans les démarches de recrutement, de formation ou de suivi par exemple, l’archivage permet aussi une réduction des coûts. Pour mener à bien une démarche d’archivage des dossiers du personnel, il est d’abord nécessaire de réaliser que celle-ci ne se limite pas à ranger et classer ces documents : il s’agit d’un procédé structuré et fractionné en étapes qu’il est important de comprendre et respecter. Etape 1 : Recenser les documents Les documents générés par l’activité du service Ressources humaines sont très variés, c’est pourquoi il est important de les recenser. Etape 1 : Déterminer leur durée de conservation Etape 4 : Préparer les archives

Heartbleed : comment choisir un bon mot de passe ? Changer son mot de passe, d'accord. Mais quelles sont les règles à respecter pour qu'il soit robuste et facile à mémoriser ? Le Monde.fr | • Mis à jour le | Par Martin Untersinger De plus en plus de sites et de services ont corrigé la faille Heartbleed, qui rendait vulnérables de nombreuses informations personnelles, notamment les mots de passe des utilisateurs. Il est désormais conseillé, pour les sites et services ayant renforcé leur sécurité (et seulement eux), de changer son mot de passe. Mais comment choisir la bonne combinaison ? Lire notre décryptage : Les sites pour lesquels il est conseillé de changer son mot de passe La longueur : choisir une phrase de passe Il est souvent recommandé d'adopter un mot de passe d'au moins huit caractères, agrémenté de nombreux caractères spéciaux. C'est pour cela que de nombreux experts conseillent de choisir ce que l'on appelle une phrase de passe plutôt qu'un mot de passe. Ne pas choisir quelque chose d'aisément devinable Une routine de mot de passe

Infographie | Pour une visioconférence réussie Source : Parler fort, rester simple et établir un bon contact visuel : trois pratiques qui semblent pourtant évidente, mais qui ne sont pas toujours suivi par les participants aux visioconférences. En effet, les personnes interrogées sont encore souvent confrontées à des intervenants qui ne veillent pas à se connecter dans un environnement professionnel pour participer à une réunion à distance, ou encore qui ne suivent pas les discussions. Source : étude "Global View : Business Video Conferencing Usage and Trends" menée en 2013 par Redshift Research auprès de 1 200 décideurs pour le compte de Polycom.

Comment choisir un bon mot de passe ? ASTUCE TECH - Le Figaro vous donne quelques astuces pour bien protéger votre boîte mail ou votre compte Facebook avec un mot de passe solide et unique. Applications, réseaux sociaux, smartphone, Web: toutes les semaines, le Figaro vous donne ses astuces pour mieux naviguer en ligne et utiliser vos objets connectés. Un bon mot de passe doit être unique et vous protéger au mieux des tentatives de piratage. Ce dernier doit donc être complexe. La deuxième astuce est d'opter pour des caractères qui ne soient pas des lettres. Enfin, veillez à bien traiter votre mot de passe.

GED | Gestion électronique des documents Choisir un bon mot de passe Le mot de passe est une clé qui protège votre compte, que ce soit une boîte e-mail ou l’accès à vos comptes bancaires en ligne. D’où l’importance de bien le choisir. Facile à retenir, il doit aussi être assez complexe pour ne pas être facilement percé par un de vos proches… ou un pirate informatique. Suivez nos conseils ! Un choix essentiel Le choix du mot de passe n’est pas anodin : ce mot de passe est tout aussi important que le code secret de votre carte bancaire. Choisir un mot de passe sûr Si vous pouvez choisir votre mot de passe, respectez ces quelques conseils : Evitez les mots de passe trop simples : les prénoms, “azerty”, “123456”, “toto”, etc. Une astuce pour vous créer un bon mot de passe ? Si vous manquez d’inspiration, vous pouvez utiliser un outil comme le Générateur de Mot de passe, développé par Laurent Trohel (gratuit). Vérifiez la solidité de votre mot de passe Un impératif : ne pas oublier ses mots de passe Les consignes de sécurité Les gestionnaires de mots de passe

L'animation de réunion Indexation sujet : les référentiels utilisés  par la BnF L’indexation exprime le sujet d’un document à travers son analyse et permet ainsi de retrouver dans un catalogue tous les documents qui traitent d’un sujet donné quel que soit le support. La BnF utilise plusieurs référentiels pour indexer les documents. Depuis 1980, la BnF utilise le langage RAMEAU (Répertoire d'Autorité-Matière Encyclopédique et Alphabétique Unifié) pour l'indexation analytique. Ce répertoire contient, dans des notices d'autorité-matière reliées entre elles, le vocabulaire et les indications qui permettent de construire les vedettes-matière dans un fichier bibliographique. L'ensemble de ces notices constitue les autorités RAMEAU qui sont gérées par le Centre national RAMEAU. L’indexation RAMEAU implique l’utilisation des Autorités BnF (noms de personnes, collectivités et titres) pour des études sur ces sujets. Comme dans la plupart des bibliothèques françaises, les catalogueurs de la BnF suivent les règles d'indexation définies dans le Guide d'indexation RAMEAU. Dewey

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