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Les bons reflexes pour perdre moins de temps en réunion

J’ai déjà eu de nombreuses occasions de vous mettre en garde contre les trois tueurs de productivité : l’email, les fichiers bureautiques et les réunions. Nous avons déjà étudié de nombreuses alternatives aux deux premiers, mais pas récemment traité du dernier point. Je pense ne rien vous apprendre en vous disant que les réunions sont toxiques et qu’elles sont un ingrédient majeur des dysfonctionnements en entreprise. Pour vous la faire simple : si vous n’avez pas envie de travailler, de compléter une tâche ou de prendre une décision, convoquer une réunion ! Ceci étant dit, je souhaiterais aujourd’hui élever le débat et récapituler quelques bons conseils pour éviter de perdre trop de temps en réunion (puisque de toute façon elles sont inévitables). Pour cela, je vais m’appuyer sur un certain nombre de sources pêchées chez l’ami Bertrand Duperrin. Avec ces cinq articles, vous aurez une vision précise des facteurs-clés de succès d’une réunion : Related:  Du bon usage des réunions et des séminaires

Les chiffres : Statistiques sur la conduite de réunion | MeetingBooster FR October 16th, 2013 – 0 Comments and Reactions Quelqu’un a dit un jour : “Une réunion est un événement où l’on perd des heures à gagner quelques minutes”. Cet état de fait est malheureusement encore beaucoup plus répandu que la plupart des gestionnaires ne veulent l’avouer. Considérez les statistiques relatives à la conduite de réunion suivantes, rassemblées à partir de différentes sources : D’après une enquête réalisée en 2012 par Salary.com, le plus grand facteur de perte de temps au travail est dû à un excès de réunions, cause qui n’occupait que le 3ème rang dans une enquête similaire datant de 2008. Une enquête sur Microsoft Office cite les trois facteurs de perte de temps les plus importants comme étant l’inefficacité des réunions, le manque de clarté des objectifs et une mauvaise communication entre les intervenants. Le nombre d’heures par semaine passées en réunion par les employés de bureau, la plupart d’entre eux estimant que la moitié de ce temps tout au plus est productive.

La conduite de réunion L’animateur effectue une tâche complexe en favorisant la progression du groupe vers ses buts. Il doit savoir gérer l’ensemble des processus qui s’établissent dans les différentes étapes de la vie d’un groupe. (important : voir les présupposés liés à la communication dans les groupes) Les styles de conduite de groupe l’animation autoritaire qui décide des buts, des moyens et de la répartition des tâches entre les membres du groupe sans tenir compte de ce qu’ils pourraient penser. Deux fonctions pourraient caractériser l’animateur d’un groupe : fonction de production (accompagnement de la tâche)fonction de régulation (processus du groupe). Il doit réussir la difficile tâche de favoriser la cohésion du groupe, tout en sachant que trop de cohésion inhibe la créativité et l’innovation, et entraîne une certaine uniformisation des idées et propositions. L’animateur augmentera la force de proposition et d’expression du groupe par : L’animateur augmente la force de cohésion d’un groupe par : Qui ?

Pourquoi perdre son temps en réunion ? Vous passez en moyenne un tiers de votre journée en réunion. À la clé : du « vrai » travail qui s’accumule, des journées interminables pour rattraper le temps perdu et de la démotivation. Rien qu’au Royaume-Uni, une étude d’Epson montre que les entreprises ont perdu 41 milliards de dollars dans des réunions improductives en 2011. Comment soigner la réunionite ? 1. 2. 3. Supprimer les chaises ? À lire, notre dossierPourquoi perdre son temps en réunion ? D’après « When You’ve Had One Meeting Too Many » de Carson Tate (New York Times, février 2013) ; « Why Business Meetings Are Often a Waste of Time — and Productivity » de Robert Pozen (Wall Street Journal, septembre 2012) ; « Aux États-Unis, les réunions debout sont tendance ! À voir, la vidéoStand Up Meetings Are Becoming More Popular in the Work Place Les réunions debout émanent d’une culture de l’instantané ou la position assise est synonyme de paresse.

Un cadre passe en moyenne seize ans en réunion Si 98 % d'entre eux estiment qu'elles sont nécessaires, les trois quarts considèrent aussi y perdre leur temps. Ne dites pas à un cadre qu'il perd son temps en réunion! Il y consacre en réalité seize années de sa vie professionnelle (sur une carrière de quarante ans), selon une étude du cabinet Perfony, spécialisé dans la coordination en entreprise. Trop coûteuse, trop longue et peu efficace: pour beaucoup, la réunion est pourtant bel et bien une perte de temps. Ordre du jour peu précis ou encore non-respect des horaires de début et de fin, les causes de perte de temps sont connues. Par ailleurs, plus de la moitié des salariés interrogés pensent que le manque de visibilité entre deux réunions est une des principales causes de leur improductivité. » Retrouvez les dernières offres d'emploi avec Cadremploi

Il n'y a jamais trop de réunions dans les entreprises Confondre symptôme et mal Il y a une raison très simple à cette erreur de diagnostic : c’est un fait que le temps passé en réunion paraît très long et inutile à beaucoup de participants ; que l’on a tous assisté à des réunions où la moitié des participants ont l’œil rivé sur le smartphone, et souvent le PC ouvert devant soi ; que l’on est souvent invité à des réunions sans vraiment savoir ce qui est attendu de nous, quel objectif est visé, quelle décision doit être prise ; bref, on perd son temps et on incrimine celle qui semble responsable : la réunion elle-même. Mais c’est confondre le symptôme et le mal. Si la réunion semble inutile, c’est d’abord parce qu’elle est mal animée ; elle a généralement été créée pour une raison tout à fait valable et ce n’est pas parce qu’elle est inefficace qu’elle doit disparaître. S’attaquer aux réunions, c’est abattre la bête parce qu’elle est essoufflée ; c’est jeter le bébé avec l’eau du bain. La réunion est la raison d’être de l’entreprise

Augmenter l'efficacité des réunions | atelier Nous en sommes convaincus et ne sommes pas les seuls ! Preuve en est un sondage*, réalisé par l'IFOP en ligne du 19 au 24 mars et mené auprès d'un échantillon de 1.001 personnes représentatif de la population cadre, qui révèle que : 32% des cadres se sont déjà assoupis en réunion 88% avouent s'être sentis inutiles 75% des cadres avouent aussi avoir déjà fait autre chose pendant une réunion au lieu de se concentrer sur l'objet de la rencontre. 47% ont déjà inventé une excuse pour échapper à une réunion. Les moins de 35 ans et les salariés des grands groupes de plus de 5.000 personnes sont ceux qui se sentent les plus inutiles (plus de 90%). Les cadres sont quasi unanimes (95%) à dire qu'une meilleure organisation des réunions (définition de l'ordre du jour, animation ou rédaction de compte-rendu) permettrait aux entreprises de gagner du temps et d'être plus performantes. *Consulter l'étude IFOP

La mauvaise organisation du travail coûte 12 000 euros par an et par salarié ... Mozart consulting et le groupe Apicil ont présenté les résultats de l’IBET 2014, un indice qui permet de mesurer le bien-être au travail. Ils nous apprennent notamment que le désengagement socio-organisationnel des entreprises françaises représente 12 000 euros par an et par salarié. Afin de conseiller les entreprises sur les actions à mettre en place pour améliorer le bien-être au travail, il faut d’abord élaborer un indice qui permette de mesurer la situation. C’est ce qu’ont réalisé Mozart consulting et le groupe Apicil qui ont présenté les résultats 2014 de l’IBET (Indice de bien-être au travail). Mauvais élèves : les services informatiques et services aux entreprisesL’étude nous apprend également que les secteurs de l’énergie/environnement, banque/assurances et télécom se distinguent par un bon niveau de performance sociale avec respectivement un indice de bien-être au travail de 0,87 et 0,86 (le maximum étant 1).

Un cadre sur trois s’est déjà assoupi pendant une réunion SONDAGE - Et neuf sur dix se sont sentis inutiles… Ronfler entre deux «slides», c’est déjà arrivé à un cadre sur trois. Selon un sondage révélé ce mardi, 32% des cadres admettent s'être déjà assoupi pendant une réunion et près de neuf sur dix avouent s'être sentis inutiles. L'enquête réalisée par l'Ifop montre ainsi que 32% des personnes interrogées sont déjà tombées dans les bras de Morphée (dont 15% plus d'une fois) et que 88% des cadres ont déjà eu le sentiment de ne servir à rien en réunion (dont 70% plus d'une fois). Les trois quarts des cadres (75%) avouent aussi avoir déjà fait autre chose pendant une réunion au lieu de se concentrer sur l'objet de la rencontre. Et près de la moitié (47%) ont déjà inventé une excuse pour échapper à un tel rendez-vous. Une meilleure organisation des réunions éviterait de somnoler Les moins de 35 ans et les salariés des grands groupes de plus de 5.000 personnes sont ceux qui se sentent les plus inutiles (plus de 90%). avec AFP

Au-delà de 52 minutes de réunion, les cadres décrochent - cadreo.com Au bout de combien de temps passé en réunion les cadres ne sont-ils plus concentrés ? Un sondage Ifop vient d’apporter une réponse à cette question. La réunionnite c’est le quotidien des cadres, ou presque. Que font les cadres pendant les réunions ? Certains cadres décrochent même avant la première heure, 23% perdent le fil au bout de 23 minutes seulement. 37% tiennent tout de même plus d’une heure. Mais globalement comme l’avait déjà montré cette étude de l’Ifop l’an dernier, les cadres ont tendance à faire bien autre chose pour s’occuper pendant des réunions jugées soporifiques. 81% des cadres interrogés avouent ainsi faire autre chose pendant leurs nombreuses réunions : la moitié traitent leurs mails, envoient des SMS ou travaillent sur d’autres dossiers. 37% s’occupent en faisant des dessins, 10% jouent sur leur téléphone, 8% vont sur les réseaux sociaux, 7% préparent leurs week-ends ou leurs prochaines vacances et 2% cherchent l’âme sœur sur des sites de rencontres.

74% des Français s’ennuient en réunion Europe 1R.D. Les réunions, une perte de temps pour les salariés français ? Oui et non, selon une étude réalisée par la TNS pour Bruneau, spécialiste en fournitures de bureau, et relayée par Le Parisien de mardi. 74% des personnes interrogées s’ennuient. Oui, car si 87% des Français interrogés assurent participer activement aux réunions, 74% confessent s’y ennuyer et avoir l’impression de perdre son temps. Et non, car ce fameux temps, perdu, justement, est utilisé pour d’autres activités pas toujours en rapport avec lesdites réunions. SMS, appels, mails… Et pour s’occuper, rien de tel que le téléphone portable, Ainsi, plus de la moitié des travailleurs, interrogés, et 60% des cadres, admettent envoyer régulièrement des SMS.

Top 9 des infographies sur les réunions, la vraie vie quand on s’emmerde au boulot Soyons honnêtes : la plupart du temps on y va, mais surtout parce qu'on est obligé et on s'y emmerde un peu, même si on essaie de montrer le contraire en rigolant trop fort à des blagues pas drôles. Et si vous n'en n'avez pas conscience, c'est peut-être que vous souffrez de réunionite aigüe. Les réunions au boulot si on se disait la vérité, ça serait plutôt ça... Dépêchez-vous, vous allez être en retard à la prochaine tiens... Tu cherches des idées cadeaux pour Noël ?

Pour en finir avec les réunions! Réunions et réunionite constituent un rite pathologique. Les salariés, les cadres en particulier, passent leur temps en réunion. Ce temps permet de rêvasser, trier son courrier électronique, envoyer des réponses à des invitations à d’autres réunions, tenter vaguement de briller. Alors qu’hier il aurait été inconcevable d’ouvrir le journal, tout le monde, ou presque, plonge en réunion dans la lecture des tablettes et téléphones portables. En France, pour les cadres, le temps de réunion représenterait presque la moitié d’une vie professionnelle. Ces moments sont généralement jugés à la fois nécessaires mais improductifs car trop longs et trop répétitifs. La moitié de la masse salariale. Si la réunion est si souvent fastidieuse et dispendieuse, pourquoi n’arrive-t-on donc pas à s’en débarrasser ? Changer de station – d’être assis à debout – dans les réunions c’est insuffler une nouvelle vision du temps et du respect du temps Debout ! Julien Damon est économiste.

Le poison de la "réunionite", et comment en guérir Les réunions peuvent faire perdre un temps considérable pour une efficacité souvent contestable. D'où vient cette habitude et quels moyens mettre en oeuvre pour s'en sortir ? Tous les matins, Hélène assiste à une réunion pour faire le point sur les projets en cours et les « points de blocage ». « Chacun expose son point de vue et on ressort en se demandant ce pour quoi on est venu », soupire cette cadre dans une grande entreprise de télécoms. « Les managers ne viennent même plus aux réunions et nos remarques restent lettre morte ». Il ne se passe pas quelques mois sans qu'une nouvelle étude mette en évidence la perte de temps et d'argent générée par les réunions inutiles. Un rituel dénué d'efficacité... mais qui sert de norme sociale Ces réunions peuvent s'avérer improductives et se transformer en corvée pour la plupart des participants. Comment dès lors expliquer que les réunions continuent malgré tout à s'enchaîner dans la plupart des entreprises ? A lire également

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