Articles - Préparer et conduire des réunions efficaces Informer sur des sujets, partager des positions, prendre des décisions collectivement... La réunion est un outil de travail central. De sa préparation à son compte rendu, en passant par son animation, à chaque étape, vous devrez faire preuve de rigueur. Suivez le guide ! sdfjghdfsg Avant la réunion : la préparation Recherche d’une salle, définition de l’ordre du jour … Pour qu’une réunion soit constructive, vous devez veiller au préalable à toute une série de conditions. Lire l’article Pendant la réunion : l’animation C’est le jour J. Lire l’article L’après réunion : le compte rendu Une trace écrite est essentielle afin d’optimiser chaque réunion. Lire l’article
Les chiffres : Statistiques sur la conduite de réunion | MeetingBooster FR October 16th, 2013 – 0 Comments and Reactions Quelqu’un a dit un jour : “Une réunion est un événement où l’on perd des heures à gagner quelques minutes”. Cet état de fait est malheureusement encore beaucoup plus répandu que la plupart des gestionnaires ne veulent l’avouer. Considérez les statistiques relatives à la conduite de réunion suivantes, rassemblées à partir de différentes sources : D’après une enquête réalisée en 2012 par Salary.com, le plus grand facteur de perte de temps au travail est dû à un excès de réunions, cause qui n’occupait que le 3ème rang dans une enquête similaire datant de 2008. Une enquête sur Microsoft Office cite les trois facteurs de perte de temps les plus importants comme étant l’inefficacité des réunions, le manque de clarté des objectifs et une mauvaise communication entre les intervenants. Le nombre d’heures par semaine passées en réunion par les employés de bureau, la plupart d’entre eux estimant que la moitié de ce temps tout au plus est productive.
Site - pour une vie plus 'productive' Il y a deux phases dans la gestion de l’imprévu : la préparation et l’action. Dans l’article précédent, nous nous sommes concentrés sur la phase de préparation, c’est-à-dire l’organisation à mettre en place avant même que l’aléa n’arrive. Mais même la meilleure des préparations ne vous empêchera pas de vivre très mal l’imprévu si vous n’adoptez pas la bonne réaction. Voici donc une méthode ultra-simple pour garder le contrôle, même en cas d’imprévu ! Êtes-vous la bonne personne ? Ce n’est pas parce qu’on vous sollicite que c’est à vous d’exécuter une tâche ! Et cela vaut aussi bien pour les sujets que les autres vous amènent, que pour ceux que vous vous imposez… Quelques (mauvaises) raisons de faire le travail à la place d’un autre : On ne fait pas confiance aux autres. Quel est le vrai délai ? Surtout ne jamais commencer par demander : “Il te faut ça pour quand ?” Sinon, vous pouvez être sûr qu’on vous dira qu’il le fallait pour hier (j’exagère un peu, encore que… je l’ai déjà vécu). En résumé
Article - réussir son brainstorming Si elle est mal menée, une séance de brainstorming peut entraîner un énorme gaspillage d’énergie et susciter les frustrations de la part des participants. Ces derniers traîneront les pieds lorsque d’autres sessions de « remue-méninges » seront organisées. Ils jugeront l’exercice inutile et fatiguant, avec pour conséquence la perte d’un outil de génération d’idées toujours efficace même s’il n’est pas toujours miraculeux. Petit rappel de quelques bonnes pratiques ainsi que des écueils à éviter lors de la tenue d’une séance de brainstorming (inspiré par Inc.com). Quelques ingrédients classiques mais utiles pour réussir une séance de brainstorming 1. Avant de lancer une séance créative, veillez à vérifier que les participants se placent bien dans la peau d’un usager final. 2. Une fois le brainstorming lancé, encouragez explicitement chacun à exprimer tout ce qui lui passe par la tête, sans risque de moquerie ni inhibition. 3. La clé d’une bonne séance de brainstorming réside dans l’animation.
La conduite de réunion L’animateur effectue une tâche complexe en favorisant la progression du groupe vers ses buts. Il doit savoir gérer l’ensemble des processus qui s’établissent dans les différentes étapes de la vie d’un groupe. (important : voir les présupposés liés à la communication dans les groupes) Les styles de conduite de groupe l’animation autoritaire qui décide des buts, des moyens et de la répartition des tâches entre les membres du groupe sans tenir compte de ce qu’ils pourraient penser. Deux fonctions pourraient caractériser l’animateur d’un groupe : fonction de production (accompagnement de la tâche)fonction de régulation (processus du groupe). Il doit réussir la difficile tâche de favoriser la cohésion du groupe, tout en sachant que trop de cohésion inhibe la créativité et l’innovation, et entraîne une certaine uniformisation des idées et propositions. L’animateur augmentera la force de proposition et d’expression du groupe par : L’animateur augmente la force de cohésion d’un groupe par : Qui ?
Pas à pas : un planning dynamique Un rétro-planning dynamique Objectifs Au cours de cette leçon, nous allons apprendre à construire un rétro-planning dynamique présentant les caractéristiques suivantes : l'utilisateur choisit un mois donné dans une liste déroulante ; les dates du tableau s'ajustent automatiquement ; les week-ends se colorent automatiquement en jaune ; l'utilisteur saisit ensuite les dates de début et fin des différentes tâches à accomplir : les dates correspondantes sont automatiquement colorées en rose. Autre difficulté : ce planning ne doit afficher que les dates du mois en cours. L'objectif est de construire rapidement un planning mensuel donné juste en sélectionnant le mois dans la liste déroulante. Bien sûr, une fois notre tableau achevé, il conviendra de le protéger contre toute mauvaise manipulation. Haut
Dossier - utiliser le brainstorming Les publications sélectionnées reviennent sur ce qu'il faut faire pour transformer ces séances de remue-méninges en succès. Pour aller plus loin nous vous invitons à consulter notre dossier méthode. Articles Brainwriting 635 : Vous avez 30 minutes ? Présentation d'une technique créative fort intéressante à posséder dans sa boite à outils. Exemple de feuille à remettre à chaque participant. QualitystreetLe brainstorming comme outil décisionnel : décryptage et pièges à éviter Petite mise au point sur ce que n'est pas cette méthode : un moyen de légitimer une décision déjà prise ! Laurent BoghossianQuelques bonnes pratiques et erreurs à éviter pour réussir un brainstorming Pour réussir sa séance de remue-méninge, il faut respecter quelques règles de base. Entrepriseglobale.biz15 techniques de brainstorming pour une rentrée créative Comment aborder ses séances de créativité ? Blog Cegos Etudes de cas Comment réussir un brainstorming Management et moi Fiches pratiques Remue-méninges Outils
Pourquoi perdre son temps en réunion ? Vous passez en moyenne un tiers de votre journée en réunion. À la clé : du « vrai » travail qui s’accumule, des journées interminables pour rattraper le temps perdu et de la démotivation. Rien qu’au Royaume-Uni, une étude d’Epson montre que les entreprises ont perdu 41 milliards de dollars dans des réunions improductives en 2011. 1. 2. 3. Supprimer les chaises ? À lire, notre dossierPourquoi perdre son temps en réunion ? D’après « When You’ve Had One Meeting Too Many » de Carson Tate (New York Times, février 2013) ; « Why Business Meetings Are Often a Waste of Time — and Productivity » de Robert Pozen (Wall Street Journal, septembre 2012) ; « Aux États-Unis, les réunions debout sont tendance ! À voir, la vidéoStand Up Meetings Are Becoming More Popular in the Work Place Les réunions debout émanent d’une culture de l’instantané ou la position assise est synonyme de paresse.
Un cadre passe en moyenne seize ans en réunion Si 98 % d'entre eux estiment qu'elles sont nécessaires, les trois quarts considèrent aussi y perdre leur temps. Ne dites pas à un cadre qu'il perd son temps en réunion! Il y consacre en réalité seize années de sa vie professionnelle (sur une carrière de quarante ans), selon une étude du cabinet Perfony, spécialisé dans la coordination en entreprise. Trop coûteuse, trop longue et peu efficace: pour beaucoup, la réunion est pourtant bel et bien une perte de temps. Ordre du jour peu précis ou encore non-respect des horaires de début et de fin, les causes de perte de temps sont connues. Par ailleurs, plus de la moitié des salariés interrogés pensent que le manque de visibilité entre deux réunions est une des principales causes de leur improductivité. » Retrouvez les dernières offres d'emploi avec Cadremploi
Il n'y a jamais trop de réunions dans les entreprises Confondre symptôme et mal Il y a une raison très simple à cette erreur de diagnostic : c’est un fait que le temps passé en réunion paraît très long et inutile à beaucoup de participants ; que l’on a tous assisté à des réunions où la moitié des participants ont l’œil rivé sur le smartphone, et souvent le PC ouvert devant soi ; que l’on est souvent invité à des réunions sans vraiment savoir ce qui est attendu de nous, quel objectif est visé, quelle décision doit être prise ; bref, on perd son temps et on incrimine celle qui semble responsable : la réunion elle-même. Mais c’est confondre le symptôme et le mal. Si la réunion semble inutile, c’est d’abord parce qu’elle est mal animée ; elle a généralement été créée pour une raison tout à fait valable et ce n’est pas parce qu’elle est inefficace qu’elle doit disparaître. La réunion est la raison d’être de l’entreprise Si le 1+1=3 peut exister, c’est dans l’échange. Le problème c’est qu’elles deviennent la raison d’être des collaborateurs
Augmenter l'efficacité des réunions | atelier Nous en sommes convaincus et ne sommes pas les seuls ! Preuve en est un sondage*, réalisé par l'IFOP en ligne du 19 au 24 mars et mené auprès d'un échantillon de 1.001 personnes représentatif de la population cadre, qui révèle que : 32% des cadres se sont déjà assoupis en réunion 88% avouent s'être sentis inutiles 75% des cadres avouent aussi avoir déjà fait autre chose pendant une réunion au lieu de se concentrer sur l'objet de la rencontre. 47% ont déjà inventé une excuse pour échapper à une réunion. Les moins de 35 ans et les salariés des grands groupes de plus de 5.000 personnes sont ceux qui se sentent les plus inutiles (plus de 90%). Les cadres sont quasi unanimes (95%) à dire qu'une meilleure organisation des réunions (définition de l'ordre du jour, animation ou rédaction de compte-rendu) permettrait aux entreprises de gagner du temps et d'être plus performantes. *Consulter l'étude IFOP
La mauvaise organisation du travail coûte 12 000 euros par an et par salarié ... Mozart consulting et le groupe Apicil ont présenté les résultats de l’IBET 2014, un indice qui permet de mesurer le bien-être au travail. Ils nous apprennent notamment que le désengagement socio-organisationnel des entreprises françaises représente 12 000 euros par an et par salarié. Afin de conseiller les entreprises sur les actions à mettre en place pour améliorer le bien-être au travail, il faut d’abord élaborer un indice qui permette de mesurer la situation. C’est ce qu’ont réalisé Mozart consulting et le groupe Apicil qui ont présenté les résultats 2014 de l’IBET (Indice de bien-être au travail). Mauvais élèves : les services informatiques et services aux entreprisesL’étude nous apprend également que les secteurs de l’énergie/environnement, banque/assurances et télécom se distinguent par un bon niveau de performance sociale avec respectivement un indice de bien-être au travail de 0,87 et 0,86 (le maximum étant 1).
Un cadre sur trois s’est déjà assoupi pendant une réunion SONDAGE - Et neuf sur dix se sont sentis inutiles… Ronfler entre deux «slides», c’est déjà arrivé à un cadre sur trois. Selon un sondage révélé ce mardi, 32% des cadres admettent s'être déjà assoupi pendant une réunion et près de neuf sur dix avouent s'être sentis inutiles. L'enquête réalisée par l'Ifop montre ainsi que 32% des personnes interrogées sont déjà tombées dans les bras de Morphée (dont 15% plus d'une fois) et que 88% des cadres ont déjà eu le sentiment de ne servir à rien en réunion (dont 70% plus d'une fois). Les trois quarts des cadres (75%) avouent aussi avoir déjà fait autre chose pendant une réunion au lieu de se concentrer sur l'objet de la rencontre. Une meilleure organisation des réunions éviterait de somnoler Les moins de 35 ans et les salariés des grands groupes de plus de 5.000 personnes sont ceux qui se sentent les plus inutiles (plus de 90%). avec AFP