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Les bons reflexes pour perdre moins de temps en réunion

J’ai déjà eu de nombreuses occasions de vous mettre en garde contre les trois tueurs de productivité : l’email, les fichiers bureautiques et les réunions. Nous avons déjà étudié de nombreuses alternatives aux deux premiers, mais pas récemment traité du dernier point. Je pense ne rien vous apprendre en vous disant que les réunions sont toxiques et qu’elles sont un ingrédient majeur des dysfonctionnements en entreprise. Pour vous la faire simple : si vous n’avez pas envie de travailler, de compléter une tâche ou de prendre une décision, convoquer une réunion ! Ceci étant dit, je souhaiterais aujourd’hui élever le débat et récapituler quelques bons conseils pour éviter de perdre trop de temps en réunion (puisque de toute façon elles sont inévitables). Pour cela, je vais m’appuyer sur un certain nombre de sources pêchées chez l’ami Bertrand Duperrin. Avec ces cinq articles, vous aurez une vision précise des facteurs-clés de succès d’une réunion : Related:  reunionsTravBur

Les chiffres : Statistiques sur la conduite de réunion | MeetingBooster FR October 16th, 2013 – 0 Comments and Reactions Quelqu’un a dit un jour : “Une réunion est un événement où l’on perd des heures à gagner quelques minutes”. Cet état de fait est malheureusement encore beaucoup plus répandu que la plupart des gestionnaires ne veulent l’avouer. Considérez les statistiques relatives à la conduite de réunion suivantes, rassemblées à partir de différentes sources : D’après une enquête réalisée en 2012 par Salary.com, le plus grand facteur de perte de temps au travail est dû à un excès de réunions, cause qui n’occupait que le 3ème rang dans une enquête similaire datant de 2008. Une enquête sur Microsoft Office cite les trois facteurs de perte de temps les plus importants comme étant l’inefficacité des réunions, le manque de clarté des objectifs et une mauvaise communication entre les intervenants. Le nombre d’heures par semaine passées en réunion par les employés de bureau, la plupart d’entre eux estimant que la moitié de ce temps tout au plus est productive.

Articles - Préparer et conduire des réunions efficaces Informer sur des sujets, partager des positions, prendre des décisions collectivement... La réunion est un outil de travail central. De sa préparation à son compte rendu, en passant par son animation, à chaque étape, vous devrez faire preuve de rigueur. Suivez le guide ! sdfjghdfsg Avant la réunion : la préparation Recherche d’une salle, définition de l’ordre du jour … Pour qu’une réunion soit constructive, vous devez veiller au préalable à toute une série de conditions. Lire l’article Pendant la réunion : l’animation C’est le jour J. Lire l’article L’après réunion : le compte rendu Une trace écrite est essentielle afin d’optimiser chaque réunion. Lire l’article

Article - 30 idées pour enterrer un projet / 1 : - maintenant, réussissons on peut essayer autrement...les conditions ont changé ça a marché ailleurs… vous avez donc l’expérience pour aller plus loin et éviter les écueils / 2 : - soyons créatifs voilà un véritable argument pour commencer / 3 : - les hommes se sont longtemps passé de machine à laver le linge…ou d’électricité / 4 : - nous trouverons les moyens nécessaires !!! on peut négocier / 5 : - nous avons moins besoins d’hommes que d’idées on peut revoir l’organisation / 6 : - changeons la carte scolaire faites en sorte d’en bénéficier revoyons notre projet / 7 : - qui en bénéficiera ? de quels risques parlez vous ? / 9 : - le moment est venu qu’est ce <qui justifie votre attente ? / 10: - voyons votre expérience, parlons en… ton expérience servira donc à contredire la théorie / 11: - ne partons pas battus d’avance nous le convaincrons rédigeons le courrier ensemble et par rapport aux évaluations nationales ? on n’est pas dans une dynamique de compétition…

Pourquoi perdre son temps en réunion ? Vous passez en moyenne un tiers de votre journée en réunion. À la clé : du « vrai » travail qui s’accumule, des journées interminables pour rattraper le temps perdu et de la démotivation. Rien qu’au Royaume-Uni, une étude d’Epson montre que les entreprises ont perdu 41 milliards de dollars dans des réunions improductives en 2011. Comment soigner la réunionite ? 1. 2. 3. Supprimer les chaises ? À lire, notre dossierPourquoi perdre son temps en réunion ? D’après « When You’ve Had One Meeting Too Many » de Carson Tate (New York Times, février 2013) ; « Why Business Meetings Are Often a Waste of Time — and Productivity » de Robert Pozen (Wall Street Journal, septembre 2012) ; « Aux États-Unis, les réunions debout sont tendance ! À voir, la vidéoStand Up Meetings Are Becoming More Popular in the Work Place Les réunions debout émanent d’une culture de l’instantané ou la position assise est synonyme de paresse.

Article - réussir son brainstorming Si elle est mal menée, une séance de brainstorming peut entraîner un énorme gaspillage d’énergie et susciter les frustrations de la part des participants. Ces derniers traîneront les pieds lorsque d’autres sessions de « remue-méninges » seront organisées. Ils jugeront l’exercice inutile et fatiguant, avec pour conséquence la perte d’un outil de génération d’idées toujours efficace même s’il n’est pas toujours miraculeux. Petit rappel de quelques bonnes pratiques ainsi que des écueils à éviter lors de la tenue d’une séance de brainstorming (inspiré par Inc.com). Quelques ingrédients classiques mais utiles pour réussir une séance de brainstorming 1. Avant de lancer une séance créative, veillez à vérifier que les participants se placent bien dans la peau d’un usager final. 2. Une fois le brainstorming lancé, encouragez explicitement chacun à exprimer tout ce qui lui passe par la tête, sans risque de moquerie ni inhibition. 3. La clé d’une bonne séance de brainstorming réside dans l’animation.

Dossier - utiliser le brainstorming Les publications sélectionnées reviennent sur ce qu'il faut faire pour transformer ces séances de remue-méninges en succès. Pour aller plus loin nous vous invitons à consulter notre dossier méthode. Articles Brainwriting 635 : Vous avez 30 minutes ? Présentation d'une technique créative fort intéressante à posséder dans sa boite à outils. QualitystreetLe brainstorming comme outil décisionnel : décryptage et pièges à éviter Petite mise au point sur ce que n'est pas cette méthode : un moyen de légitimer une décision déjà prise ! Laurent BoghossianQuelques bonnes pratiques et erreurs à éviter pour réussir un brainstorming Pour réussir sa séance de remue-méninge, il faut respecter quelques règles de base. Entrepriseglobale.biz15 techniques de brainstorming pour une rentrée créative Comment aborder ses séances de créativité ? Blog Cegos Etudes de cas Comment réussir un brainstorming Management et moi Fiches pratiques Remue-méninges CEDIPLe brainstorming Institut Atlantique d’Aménagement des Territoires

La conduite de réunion L’animateur effectue une tâche complexe en favorisant la progression du groupe vers ses buts. Il doit savoir gérer l’ensemble des processus qui s’établissent dans les différentes étapes de la vie d’un groupe. (important : voir les présupposés liés à la communication dans les groupes) Les styles de conduite de groupe l’animation autoritaire qui décide des buts, des moyens et de la répartition des tâches entre les membres du groupe sans tenir compte de ce qu’ils pourraient penser. Deux fonctions pourraient caractériser l’animateur d’un groupe : fonction de production (accompagnement de la tâche)fonction de régulation (processus du groupe). Il doit réussir la difficile tâche de favoriser la cohésion du groupe, tout en sachant que trop de cohésion inhibe la créativité et l’innovation, et entraîne une certaine uniformisation des idées et propositions. L’animateur augmentera la force de proposition et d’expression du groupe par : L’animateur augmente la force de cohésion d’un groupe par : Qui ?

Outil - le 635 en 30 minutes 30 minutes pour sortir de la routine de certains ateliers de travail ou de certaines sessions de Brainstorming… 30 minutes pour faire preuve de créativité si vous avez un sujet à creuser ou un problème à résoudre… Bref, outil intéressant dans l’arsenal du facilitateur, le Brainwriting 635 est une technique de créativité dérivée du format Brainstorming, qui vient combler certains biais de ce dernier (dominance, passivité, crainte du jugement ou de la prise de parole…). Ateliers Vision, Atelier Exigences, Innovation, Changement, Résolution de problème, rétrospective… autant de situations qui se prêtent à son usage. Le principe de base 6 personnes – 3 idées (par personne) toutes les 5 minutes, soit potentiellement 108 idées sur 30 minutes !! Je l’ai testée avec un groupe de 5 personnes sur 25 minutes, dans le cadre d’une vision produit : le résultat fut assez saisissant ! Feuille pour participant au Brainwriting 635 Comment ça se passe ? Conclusion Ce que j’ai moins aimé : Rien ! Follow Me:

Un cadre passe en moyenne seize ans en réunion Si 98 % d'entre eux estiment qu'elles sont nécessaires, les trois quarts considèrent aussi y perdre leur temps. Ne dites pas à un cadre qu'il perd son temps en réunion! Il y consacre en réalité seize années de sa vie professionnelle (sur une carrière de quarante ans), selon une étude du cabinet Perfony, spécialisé dans la coordination en entreprise. Trop coûteuse, trop longue et peu efficace: pour beaucoup, la réunion est pourtant bel et bien une perte de temps. Ordre du jour peu précis ou encore non-respect des horaires de début et de fin, les causes de perte de temps sont connues. Par ailleurs, plus de la moitié des salariés interrogés pensent que le manque de visibilité entre deux réunions est une des principales causes de leur improductivité. » Retrouvez les dernières offres d'emploi avec Cadremploi

Dossier - animer une réunion Tout commence avant la rencontre avec une préparation hors pair : fixation des objectifs, sélection des participants, compilation des documents utiles pour les débats, vérification du matériel... Quelques travaux sont à prévoir avant d'entrer dans le concret. Puis vient le temps de la réunion avec les différentes phases qui la caractérise : l'introduction : rappel du contexte, des objectifs et des règles de fonctionnement. La phase de production à proprement parler, le temps de travail collectif. La conclusion, où l'animateur clôt les débats par une synthèse de ce qui s'est dit et décidé. Après la réunion avec la formalisation du compte rendu à partir des informations récoltées pendant les échanges et sa diffusion auprès de l'ensemble des participants et autres parties prenantes. Articles Mettez du pep's dans vos réunions ! actionco.frRéunion : la révolution Un constat partagé par beaucoup : les réunions coûtent chères, très chères et souvent improductives. Finyear Cours Dossiers

Il n'y a jamais trop de réunions dans les entreprises Confondre symptôme et mal Il y a une raison très simple à cette erreur de diagnostic : c’est un fait que le temps passé en réunion paraît très long et inutile à beaucoup de participants ; que l’on a tous assisté à des réunions où la moitié des participants ont l’œil rivé sur le smartphone, et souvent le PC ouvert devant soi ; que l’on est souvent invité à des réunions sans vraiment savoir ce qui est attendu de nous, quel objectif est visé, quelle décision doit être prise ; bref, on perd son temps et on incrimine celle qui semble responsable : la réunion elle-même. Mais c’est confondre le symptôme et le mal. Si la réunion semble inutile, c’est d’abord parce qu’elle est mal animée ; elle a généralement été créée pour une raison tout à fait valable et ce n’est pas parce qu’elle est inefficace qu’elle doit disparaître. S’attaquer aux réunions, c’est abattre la bête parce qu’elle est essoufflée ; c’est jeter le bébé avec l’eau du bain. La réunion est la raison d’être de l’entreprise

Outil - la fleur de Lotus Comme vous le savez, j’adore essayer de nouveaux jeux ou nouvelle techniques de facilitation (d’ailleurs j’en profite pour remercier au passage les victimes de mes diffèrentes expérimentations J’ai reçu un excellent feedback (merci Eric, Laurent, Pierre…) pour Brainwritting 635, élément désormais incontournable de notre petit kit de facilitateur; je vous propose aujourd’hui de découvrir puis d’essayer la FLEUR DE LOTUS ! « Lotus Blossom » nous vient du Japon et a été inventée par Yasuo Matsumura. C’est une technique dérivée du Brainstorming mais qui favorise admirablement la pensée créative… Temps 0: Préparez le support du Lotus, 9 cases (dont 8 pétales) et le matériel associéTemps 1: Inscrivez le Problème central au cœur du Lotus (en l’occurrence pour nous , « comment améliorer notre satisfaction de travailler ensemble ? Temps 4: Présentez et enrichissez… Temps 5: Renouvelez & explorez tant qu’il vous plait ! jc-Qualitystreet Jean Claude GROSJEAN - COACH d’Organisation. More Posts - Website

Augmenter l'efficacité des réunions | atelier Nous en sommes convaincus et ne sommes pas les seuls ! Preuve en est un sondage*, réalisé par l'IFOP en ligne du 19 au 24 mars et mené auprès d'un échantillon de 1.001 personnes représentatif de la population cadre, qui révèle que : 32% des cadres se sont déjà assoupis en réunion 88% avouent s'être sentis inutiles 75% des cadres avouent aussi avoir déjà fait autre chose pendant une réunion au lieu de se concentrer sur l'objet de la rencontre. 47% ont déjà inventé une excuse pour échapper à une réunion. Les moins de 35 ans et les salariés des grands groupes de plus de 5.000 personnes sont ceux qui se sentent les plus inutiles (plus de 90%). Les cadres sont quasi unanimes (95%) à dire qu'une meilleure organisation des réunions (définition de l'ordre du jour, animation ou rédaction de compte-rendu) permettrait aux entreprises de gagner du temps et d'être plus performantes. *Consulter l'étude IFOP

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