Règles de base Avant le rendez-vous Penser à réserver l'endroit où se déroulera le rendez-vous. Fixer comme règle de n'être dérangé sous aucun prétexte durant tout le temps que dure l'entretien. Préparer les documents nécessaires à l'entrevue. Prévoir systématiquement d'offrir un café ou un rafraîchissement et prévenir la personne qui sera chargée de les apporter dans le bureau. Informer les personnes qui doivent assister à l'entretien et insister sur leur ponctualité. Au moment de l'accueil Aller à la rencontre de son visiteur à l'accueil ou, si cela n'est pas possible, envoyer quelqu'un à sa place. Ne jamais faire patienter l'invité plus de dix minutes sans raison majeure, et surtout sans lui donner d'informations et d'explications précises. Etre affable et accueillant. Proposer au visiteur la lecture d'un journal ou d'une brochure. Simplifier et accélérer au maximum les "procédures d'accueil" (confection de badges, vérification d'identité, etc). Juste avant l'entrevue À la fin de l'entretien
Gérer un interlocuteur difficile Offrez un accueil irréprochable Décrochez rapidement: un interlocuteur difficile le sera encore plus encore s'il a dû attendre. Puis présentez-vous pour donner à votre écoute une tournure plus personnelle. et notez précisement l'heure de son coup de fil afin de vérifier qu'il a bien été recontacté. pour éviter de les lui faire répéter à chaque appel. Soignez votre discours Enregistrez-vous afin de corriger les défauts susceptibles de nuire à la qualité de la conversation: tics de langage, débit inadapté, mauvaise articulation, intonation agressive, etc. Dédramatisez les réclamations Surtout, ne faites pas de promesses impossibles à tenir. pour lui montrer que vous prenez note de son problème. les remarques de votre interlocuteur ne sont pas dirigées contre vous. Calmez les plus agressifs En cas de comportement vraiment excessif, n'hésitez pas à écourter poliment la communication: Canalisez les bavards Avec les plus tenaces, ayez recours à la méthode du double appel simulé. Prenez congé en douceur
Formation Accueil vente magasin entreprise B2B B2C téléphone : Traiter les réclamations (modèle) Etiquette et Savoir Vivre Lorsqu’on entre dans une pièce où il y a des gens, il est d’usage de dire bonjour en arrivant, mais il n’est pas obligatoire de serrer toutes les mains. Les Français sont plutôt formels dans la rencontre, ils associent en général un geste – serrer la main – avec la parole. S’il s’agit d’une première rencontre, on pourra dire : “Enchanté”, “Ravi de vous rencontrer”, ou tout simplement annoncer son nom : “Bonjour, Marcel Duchamp”. Si l’on est présenté à quelqu’un, il est préférable d’attendre que cette personne vous tende la main pour la saluer. La poignée de main (i.e., l’acte de serrer la main à quelqu’un) est bien plus habituelle en France que dans les pays anglo-saxons par exemple.
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Les BONNES PRATIQUES de l’ACCUEIL TELEPHONIQUE - ACCUEIL TELEPHONIQUE - RECEPTION D'APPELS - TELEPHONE Pourquoi et comment faire bonne impression lors de la réception d’un appel téléphonique ? Quelles sont les trucs et astuces pour personnaliser notre accueil téléphonique, pour écouter activement nos clients et pour réussir notre prise de congé au téléphone ? Pourquoi et comment faire bonne impression lors de la réception d’un appel téléphonique ? Quelles sont les astuces pour personnaliser notre accueil téléphonique ? Avoir une écoute active Il s'agit, ensuite, de prendre en charge le client. La prise de congé Enfin, la prise de congé doit, elle aussi, être soignée. Pour en savoir plus sur la meilleure façon d’accueillir par téléphone vos clients et former votre personnel à l’accueil téléphonique, offrez à votre entreprise le Livre sur l'Accueil Téléphonique de Frédéric Chartier : « Comment mieux accueillir nos clients au téléphone ?