03. Contexte et enjeux de l’archivage électronique sécurisé. Le coût de l’archivage électronique enfin calculé au To/an. Code commerce - conservation contrat. ROI de l archivage électronique. Dématérialiser en règle. Numériser et conserver dans les règles de l’art, c’est surtout minimiser les risques juridiques en cas de litige.
A fortiori pour l’entreprise qui exploite factures et contrats sous forme électronique. Rappel de quelques fondamentaux. Si les atouts des documents numériques ne sont plus à démontrer, leur valeur juridique est un point à ne surtout pas négliger. L’arsenal judicaire est conséquent pour garantir la fidélité de l’information par rapport au support, la valeur probante du document, l’accessibilité aux données et la longévité de l’archivage.
Dans ce contexte, la norme Afnor NF Z042-013 s’applique indifféremment aux documents dématérialisés et aux documents natifs électroniques. Une bombe à retardement fiscale La facture est un élément particulièrement sensible et sa dématérialisation est avant tout un sujet fiscal, rappelle-t-on chez Qweeby, opérateur de dématérialisation à valeur probante. . - il faut établir une liste quotidienne des factures échangées. Archivage : Support physique ou numérique. Bâtir une infrastructure de gestion de la preuve. 01net. le 14/06/06 à 07h00 Il est temps de passer à la vitesse supérieure en matière de dématérialisation de documents et de processus par les entreprises. ' Trop d'organisations doublent leurs envois électroniques par des documents papier ', observe?
"t? "on à CertEurope, société de tiers de confiance. Comment supprimer ce double circuit ? La dématérialisation soulève moult questions pour une entreprise : comment ses processus internes seront? " Prendre des risques contrôlés En pratique, cela aboutit à suivre les textes de loi lorsqu'ils existent et, lorsqu'ils font défaut, à appliquer les règles de l'art en vigueur. Quant au B to B, ' il y a liberté de la preuve, rappelle Fabrice Naftalski, avocat à Ernst & Young. L'entreprise intégrera l'horodatage si elle veut prouver que le document a été signé à la date annoncée. Jean-Marc Rietsch, FedISA : Dématérialisation et archivage électronique. Les applications profitant de cette dématérialisation sont de plus en plus nombreuses, citons encore la dématérialisation des contrats à la consommation de certains organismes financiers sans oublier l’ensemble des réservations et des paiements sur internet.
Compte tenu de ce qui précède, on se rend ainsi vite compte que cela doit permettre avant tout une plus grande efficacité des échanges mais aussi bien évidemment quelques contraintes supplémentaires. Sur ce dernier point il ne faut surtout pas faire preuve de catastrophisme et tomber systématiquement dans un excès de peur face aux problèmes de sécurité qui certes sont sérieux mais parfaitement gérables et maîtrisables. Nous nous attacherons plus au problème posé par l’archivage électronique auquel nous sommes encore loin d’être habitué et sensibilisé alors qu’il s’agit en fait de trouver un remède face à ce que l’on pourrait appeler « l’Alzheimer des entreprises ».
Archivage électronique et normalisation, faisons le point. Après la réunion du comité 171 de l’ISO de juin, où en est la normalisation internationale en ce qui concerne l’archivage électronique ?
Pour l’archivage électronique, deux projets de normes à l’ordre du jour de la réunion du TC171 ont une certaine importance. L’une est l’évolution du format PDF/A-1 vers PDF/A-2. Cette évolution de la norme ISO19005 permettra d’utiliser la version 1.7 du format PDF 1.7 pour l’archivage long terme, alors que le PDF/A-1 n’autorisait que la version 1.4. L’autre est l’adoption comme Working Document (document de travail) de la traduction anglaise de la norme NFZ 42-013, sous le numéro ISO14641-1, ce qui confirme le processus commencé il y a deux ans pour disposer d’une norme internationale équivalente à la norme française. Avis d’expert : Genèse du Système d'Archivage Electronique (SAE) par Ziad Wakim – Tribune Solutions.
Factures, Bulletins de paie...
Depuis quelques années, la législation a évolué afin de permettre aux entreprises de dématérialiser dès l'origine certains documents et de passer dans un cycle sans papier. Du Papier au fichier Les documents sont des flux d’informations qui entrent ou qui sortent des organismes ou des entreprises depuis toujours. Ces documents contiennent des informations plus ou moins importantes et plus ou moins précieuses pour l’entreprise. Il s’agit souvent d’informations échangées avec des tiers via des moyens technologiques même anciens tel que le papier qui permettent de fixer les mots et de les transporter.
Avant les années 1960, le support papier a été en majorité utilisé pour transporter les informations échangées. SAE et systèmes de stockage par Ziad Wakim – Tribune Solutions. Le point sur les avantages d'un système d'archivage électronique intégré au système d'information, et décryptage de ses principaux processus de fonctionnement.
Avec l’arrivée des documents électroniques à valeur légale, les nouveaux enjeux pour les entreprises et les tiers archiveurs consistent à assurer la valeur probatoire dans le "temps probant" pour ces nouveaux types de documents. La difficulté liée à la volatilité des documents électroniques est réelle et nécessite de mettre en place un système performant apportant de véritables solutions liées aux contraintes imposés par un SAE: Le SAE gère les documents électroniques qui lui sont confiés par des applications externes. Pour le stockage des fichiers, il peut s'appuyer sur un "coffre-fort numérique" ou gérer directement le stockage sur des ressources disques qu'il pilotera.
ArchivesLegalSolutions-La solution d'archivage legal_compliance. ICA-Req. Le module 2 d’ICA-Req: exigences fonctionnelles pour les SAE. Je viens de lire le module 2 d’ICA-Req qui est très intéressant et qui sera sans doute utile à la communauté de professionnels de l’archivage électronique.
Je vais résumer ici les éléments les plus importants et j’ajouterai quelques commentaires tirés de ma compréhension personnelle du texte. Je ne prétends donc pas donner une vision 100% objective. J’ai voulu notamment expliquer certains de mes doutes sur ce module par rapport à ma propre pratique (doutes sur l’application d’ICA-Req et non pas sur sa pertinence). Structure du module : Introduction Lignes directrices (principes généraux) Exigences fonctionnelles Annexes 1. Le champ d’application de ce module est limité aux produits généralement appelés « SAE ».
Archives Online. Archivage électronique... sécurité. Archivage électronique... comment le sécuriser ?
20 décembre 2007 15:54 Pourquoi un archivage sécurisé ? L’évolution des technologies et des avantages liés aux nouveaux moyens de communication fait que les échanges électroniques et l’utilisation des nouvelles technologies prennent une place de plus en plus importante au sein de la société. Dès lors que les éléments concernés dans le cadre de la dématérialisation présentent une valeur juridique, une utilité pour la bonne gestion à long terme ou encore un intérêt historique, il y a nécessité d’archiver. En particulier, seul un archivage électronique sécurisé permettra au juge d’apprécier la valeur juridique du document présenté, la conservation réalisée devant répondre aux exigences légales ou jurisprudentielles. Qu’est-ce qu’un archivage sécurisé ? Duree legale de conservation des documents d'entreprise, à Bordeaux Perpignan Toulouse.
Services généraux – La fonction archivage face au défi de la dématérialisation.