Dematerialisation de documents comptables : legislation, conservation et solutions. Publications | Fiches point de vue La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d'informations financières à des partenaires toujours plus nombreux. Dans ce contexte, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages. Le traitement de l'information est accéléré, sa transmission et son archivage sont plus facilement automatisés et sécurisés. Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque.
Il est nécessaire de s'assurer que la valeur probante des documents susceptibles d'être dématérialisés, ne sera pas altérée et que les documents électroniques constitueront une preuve admissible tant pour l'administration fiscale que pour les tiers, au même titre que les documents sous forme papier. La mise en place d'un projet de dématérialisation doit, par conséquent, s'effectuer en conformité avec les textes juridiques et fiscaux en vigueur. 1. 2. 3. Le point sur la dématérialisation. Vous avez dit « Dématérialisation » ? La dématérialisation consiste à remplacer progressivement l’utilisation de documents sur papier par l’échange de documents numériques.
C’est un premier pas vers un monde avec moins de papier en attendant le monde du futur sans papier. En pratique, plusieurs situations existent. Il y a d’abord le cas des documents reçus sous forme papier : courrier entrant, factures des fournisseurs, etc. Ces documents devront être numérisés –dématérialisés - avec des scanneurs adaptés aux formats et aux quantités à traiter.
Il y a ensuite les documents produits avec des outils informatiques permettant de récupérer directement les contenus sous forme numérique : factures des clients, bulletins de paie, courrier sortant, etc. Il y a enfin les contenus nativement numériques qui ne sont pas directement des documents mais qui doivent être conservés comme preuve des échanges ou des transactions : comptabilité informatisée, messagerie électronique, site web. o O o. Les enjeux de la dématérialisation pour l’entreprise - Actualités TIC. Plus qu’un simple concept, la dématérialisation est aujourd’hui une préoccupation majeure pour les entreprises et les administrations. Généralement perçue comme l’étape liée à la numérisation, la dématérialisation couvre en fait différents domaines stratégiques. Dématérialiser, c’est quoi ? C’est le transfert d’une information (textes, sons, images) stockée sur un support analogique (comme le papier) à une information stockée sur un support numérique (comme une clé USB).
Mais la dématérialisation, c’est plus que la numérisation, on parle aussi de : dématérialisation des échanges ;dématérialisation des processus ou des activités. On parle encore de dématérialisation native quand on crée directement une information, un échange ou un processus avec un support numérique. Dématérialiser, pourquoi ? 5 à 15% du CA d’une entreprise est consacré à la gestion de ses documents papiers. Dématérialiser, quoi ? Dématérialiser, avec quoi ? Dématérialiser, comment ? La dématérialisation progresse sur le marché français. Témoignage Expert Comptable : Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
Les avantages de la dématérialisation. Avantages – Inconvénients | Entreprise et Dématériatisation. I- Les avantages de la dématérialisation au sein de l’entreprise a) La notion d’intelligence économique : L’intelligence économique est l’ensemble des activités coordonnées de collecte, de traitement (d’analyse), de diffusion et de protection de l’information utile aux acteurs économiques, obtenue légalement, dans les meilleures conditions de qualité des délais et des coûts.
On peut y ajouter les actions d’influence et de notoriété. Sur cette notion, reportez-vous à l’article du blog sur l’intelligence économique. b) Productivité, économies : moins de papier, moins de besoin de personnel d’archivage, moins de déplacements, possibilité de travail à la maison… c) Rapidité, réactivité de l’entreprise, souplesse : on trouve les documents en un clic, transmission instantanée dans le monde entier via les mails… , adaptation en temps réel face aux changements qui peuvent survenir, moins de soumission aux aléas de la Poste, des grèves… e) Possibilité de travail à domicile Conclusion.
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