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GESTION DU TEMPS DE L'ASSISTANT DE MANAGER

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10 conseils pour bien organiser sa journée. 1– Préparez votre journée la veille N'hésitez pas à programmer votre travail dès le jour précédent.

10 conseils pour bien organiser sa journée

Identifiez vos éventuelles missions en retard et soulignez-les de rouge sur votre agenda. D'une manière générale, pensez à prioriser vos tâches pour, dès votre arrivée, savoir par où commencer. Je suis toujours en retard… Ça se soigne ? Quelles que soient vos raisons et la diversité de vos excuses, c'est un fait indéniable : vous êtes toujours en retard !

Je suis toujours en retard… Ça se soigne ?

Vos proches et vos collègues soupirent, mais en restent souvent là. Votre manager quant à lui, pourrait bien se révéler plus sévère en vous adressant un avertissement. > Un jeu de rôles pour prendre conscience des enjeux Le retardataire sous-estime souvent l'impact de son attitude, de façon consciente ou non. Alors pour mieux percevoir les enjeux, mettez-vous à la place de vos collaborateurs et tentez de cerner toutes les conséquences de vos retards sur leur travail. Optimiser son temps pour mieux en gagner. 5 astuces pour éviter de remettre à plus tard… Le fait de sans cesse reculer les échéances avant d’accomplir une tâche porte un nom : cela s’appelle procrastiner… Un vilain mot pour de vilaines habitudes !

5 astuces pour éviter de remettre à plus tard…

Voici les raisons principales pour lesquelles nous pratiquons tous (plus ou moins) la procrastination : Le manque de motivation : le plus souvent, quand nous trainons la patte, c’est tout simplement parce que la tâche ou la mission à effectuer est pénible : « Je n’ai pas envie, je ferai ça plus tard ». Et nous en profitons pour faire des choses plus valorisantes et plus sympas. La peur de se lancer : parfois, le fait d’avoir par exemple des coups de fil à passer à des gens que nous ne connaissons pas peut freiner le passage à l’action et du coup, nous repoussons le moment fatidique.

Le manque de confiance en soi peut donc être un frein. Dans tous les cas, la procrastination est source de stress et d’anxiété ! Arbitrer les priorités avec le schéma des quatre quartiers. Urgent, très urgent, voire très très urgent, c’est ainsi que se présentent une bonne partie des activités qui vous sont confiées.

Arbitrer les priorités avec le schéma des quatre quartiers

Il est facile sous la pression du stress et des urgences de tout considérer comme prioritaire. La méthode des quatre quartiers (ou matrice d’Eisenhower) permet d’introduire un peu de rationalité dans ce désordre. Il s’agit d’une méthode de classement de vos activités à réaliser. Un outil pour une meilleure gestion du temps : le relevé d’activités. Vous ne comptez plus les jours à la fin desquels vous vous demandez ce que vous avez fait de votre temps !

Un outil pour une meilleure gestion du temps : le relevé d’activités

Vous avez couru toute la journée dans tous les sens et pourtant vous n’avez pas avancé ! Il existe un outil pour y voir plus clair dans votre gestion du temps : le relevé d’activités. Il n’y a qu’un seul moyen pour avoir une vision claire de l’utilisation son temps : il faut noter ce que l’on fait. Et il faut le faire tout au long de la journée. En effet, compte tenu de la multiplicité des activités d’une assistante, il vous est impossible de vous dire le soir : « Comment me suis-je organisée aujourd’hui ?

Bien réagir face à une demande urgente. Vous faites souvent l’objet de sollicitations urgentes de votre manager et de l’équipe, alors que votre emploi du temps est déjà bien chargé.

Bien réagir face à une demande urgente

Face à une demande urgente, il n’est pas toujours évident d’avoir le bon réflexe. L’objectif dans ces situations est de préserver à la fois votre organisation du temps et la relation avec votre collègue. Comment gérez-vous votre temps ? Ce questionnaire va vous permettre de faire un bilan sur vos points forts et vos points d’amélioration.

Comment gérez-vous votre temps ?

Vous allez trouver 28 questions concernant des situations quotidiennes de votre vie professionnelle. Je vous invite à indiquer si pour vous ces situations sont :– « Plutôt vraies »,– « Plutôt fausses ». Soyez spontané, il ne faut pas trop réfléchir pour que le résultat du questionnaire soit intéressant. 1. Résoudre le dilemme des priorités. Hier, c’est fini… Demain, vous ne savez pas encore de quoi il sera fait… L’important c’est aujourd’hui !

Résoudre le dilemme des priorités

Pour bien gérer les priorités, il est important de se « conditionner » au temps présent. Par conséquent, demandez-vous à chaque fois qu’une tâche se présente, si vous êtes obligée de la réaliser dans l’instant… Il faut bien faire la différence entre ce qui est urgent de ce qui est important. Une chose est urgente à condition d’avoir des critères financiers, humains ou de sécurité.

Dans le cas inverse, cette chose sera plutôt importante ou pas ! Comment bien réagir face à une demande urgente ? > Ciblez le degré d'urgence par une écoute active Une demande urgente tombe la plupart du temps lorsque vous êtes déjà saturé de travail.

Comment bien réagir face à une demande urgente ?

À croire que l'urgence appelle l'urgence... La première des attitudes à adopter est donc celle de l'écoute active de votre interlocuteur. Scannez son langage corporel, repérez son vocabulaire tout en prenant connaissance du contenu de sa requête. Gérer l’agenda de son manager : le b.a.-ba - Fiche pratique Organisation, Méthode & Organisation.

Prévoyez du temps pour les tâches de routine Pour garder des plages horaires libres à cet effet, vous devez bien connaître ses habitudes.

Gérer l’agenda de son manager : le b.a.-ba - Fiche pratique Organisation, Méthode & Organisation

Si ce n’est pas le cas, interrogez-le sur ses besoins ! Laissez un peu de marge entre deux rendez-vous Votre manager ne doit pas être étouffé par les réunions et doit pouvoir avoir quelques minutes de répits avant de passer de l’une à l’autre. Laissez lui 20 bonnes minutes entre chaque. Soignez la préparation de ses rendez-vous Pour lui simplifier la vie, remettez-lui, si possible, toutes les informations utiles (documents, dossiers…) avant le début de sa réunion.