La dématérialisation dans la fin de vie de l’entreprise et de l’activité du salarié | Entreprise et Dématériatisation La dématérialisation dans la fin de vie de l’entreprise et de l’activité du salarié I/ La dématérialisation de la cessation d’activité de l’entreprise Pour plus de rapidité, les sites des CFE proposent en ligne de remplir des déclarations de cessation définitive d’activité. Notamment pour les auto-entrepreneurs, ces derniers doivent se rendre sur le site : www.lautoentrepreneur.fr et tout se fait en ligne ! On observe également une dématérialisation des procédures devant les tribunaux de commerce. II/ La dématérialisation de la cessation d’activité du salarié Il existe bien évidemment le e-licenciement : mais est-ce possible aujourd’hui en droit français ? Toutefois, l’attestation d’assurance chômage peut elle être envoyée par voie électronique : par exemple, l’attestation Pôle emploi des entreprises de 10 salariés et plus est dématérialisée depuis le 1er janvier 2012. Like this: J'aime chargement… À propos de Groupe C2i Entreprise et Dématérialisation
Evolution des organisations comptables et adaptation des métiers Les caractéristiques de l’économie actuelle ont amené la profession comptable à modifier profondément ses pratiques. D’une part, les méthodes d’organisation de travail ont dû intégrer les nouvelles technologies, et d’autre part il a fallu s’adapter aux exigences des besoins de l’économie qui sont apparus, créant ainsi d’autres activités . Le premier bouleversement est lié aux TIC : avec l’introduction de nouveaux outils comme les systèmes d’information intégrée et l’adoption de nouveaux modes de travail, toutes les méthodes et les principes d’organisation traditionnels sont à réexaminer. Aujourd’hui l’Internet s’impose comme un moyen standart de communication dans toutes les entreprises. Dans un contexte « tout électronique », la tenue des comptabilités est passée d’un traitement manuscrit à l’usage de l’outil informatique avec des systèmes classiques ou bien des systèmes d’informations intégrés. Les PGI systèmes existent depuis le milieu des années 1970. • Ressources humaines
Dématérialisation et gestion de l’information Notre objet n’est pas ici d’aborder les problématiques techniques de la dématérialisation, mais simplement de relever que cette démarche – que nous avons définie dans plusieurs articles précédents – implique un comportement contributif de chaque acteur de l’entreprise. Néanmoins, ces contributions ne sauraient s’élaborer sans un certain nombre de règles, permettant de produire des documents utilisables par le système et ses contraintes techniques. D’un traitement de texte ou d’un tableur, par exemple, à un mini réseau ou à une infrastructure Intranet complète, il y a une distance notoire ! Il convient en effet d’identifier les rôles des acteurs et les flux d’informations souhaités ou autorisés. C’est en effet cette taxinomie qui va constituer le principe directeur de la capitalisation des savoirs. La diffusion, enfin, s’opère à chaque niveau en formulant des requêtes. On l’aura compris, la dématérialisation ne se résume pas à une problématique technique.
Dematerialisation de documents comptables : legislation, conservation et solutions Publications | Fiches point de vue La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d'informations financières à des partenaires toujours plus nombreux. Dans ce contexte, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages. Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque. La mise en place d'un projet de dématérialisation doit, par conséquent, s'effectuer en conformité avec les textes juridiques et fiscaux en vigueur. Un tel projet requiert la prise en compte : des problématiques internes et spécifiques à chaque entreprise (1), du choix de la solution de dématérialisation (2), et enfin, du choix d'une solution d'archivage (3). 1. La conduite d'un projet de dématérialisation des documents comptables nécessite de définir une politique de dématérialisation des documents. A cette occasion, plusieurs questions se posent. 2. 3. * Les obligations de conservation :
La dématérialisation fiscale des factures : des avantages énormes, mais gare (...) La dématérialisation fiscale des factures : des avantages énormes, mais gare aux écueils ! Article publié le 10 novembre 2011 Dans un précédent article, les clubs SIG et e-services présentaient les avantages attendus suite à un projet de dématérialisation des factures. Pour mémoire, les promesses sont nombreuses, allant du gain de productivité à la réduction des coûts de stockage, en passant par une augmentation de la fiabilité des traitements. Mais pour parvenir à atteindre ces objectifs, il est nécessaire de respecter certaines contraintes. Dans la majorité des cas, la problématique de la dématérialisation des factures est abordée avec pour objectif de s’affranchir totalement de l’édition d’un exemplaire papier. Cette problématique ne concerne pas les entreprises gérant une relation B to C qui peuvent se permettre une dématérialisation de factures totale sans grandes contraintes réglementaires (ex : opérateurs téléphoniques, EDF…). Les contraintes réglementaires sont les suivantes :
Pertes de données : 1 entreprise sur 4 n'est pas protégée Chaque année, les pertes de données informatiques se traduisent par un manque à gagner de plusieurs milliards d'euros pour les entreprises qui les subissent. Une récente étude de l'institut de recherche Quocirca confirme les craintes de l'éditeur Mcafee qui s'inquiétait récemment du manque d'intérêt des entreprises pour ce sujet pourtant crucial (lire notre article : Perte de données - un coût de mille milliards de dollars). Menée dans 14 pays, l'étude de Quocirca estime que seulement 28 % des entreprises ont déployé une solution de prévention des pertes de données (ou DLP pour Data Loss Prevention en anglais). La plupart sous-estiment les conséquences économiques. Or, "de récentes fuites de données sensibles démontrent que les supports de stockage électronique font souvent l'objet d'une attention insuffisante. Ce manque de protection peut s'avérer coûteux – notamment au regard des amendes aujourd'hui imposées par les pouvoirs publics.
Avantages – Inconvénients | Entreprise et Dématériatisation I- Les avantages de la dématérialisation au sein de l’entreprise a) La notion d’intelligence économique : L’intelligence économique est l’ensemble des activités coordonnées de collecte, de traitement (d’analyse), de diffusion et de protection de l’information utile aux acteurs économiques, obtenue légalement, dans les meilleures conditions de qualité des délais et des coûts. On peut y ajouter les actions d’influence et de notoriété. b) Productivité, économies : moins de papier, moins de besoin de personnel d’archivage, moins de déplacements, possibilité de travail à la maison… c) Rapidité, réactivité de l’entreprise, souplesse : on trouve les documents en un clic, transmission instantanée dans le monde entier via les mails… , adaptation en temps réel face aux changements qui peuvent survenir, moins de soumission aux aléas de la Poste, des grèves… d) Partage des informations facilité, travail collaboratif performant. e) Possibilité de travail à domicile c) Risque de perte de données
JDN Gain de productivité, développement de nouveaux services pour les clients, limitation des risques d'erreur, etc. Les avantages du "zéro papier" sont nombreux. Cette politique impliquera la mise en oeuvre d'une méthodologie particulière. Avant d'imprimer, pensez à l'environnement Vous avez certainement déjà dû lire ce message en bas de la signature de vos e-mails. Pour les entreprises, s'il peut s'agir avant tout de communiquer sur leur politique environnementale, cela reste manifestement un signe d'une démarche de qualité totale à la recherche des 5 Zéros : - zéro stock - zéro défaut - zéro panne - zéro délai - zéro papier Le volume de documents nécessaire chaque jour à l'industrie financière (banques, assurances, fonds d'investissement, émetteurs obligataires) autorise ce secteur à prétendre à de réelles économies d'échelle en migrant vers une organisation "zéro papier". Les acteurs du marché utilisent quotidiennement une quantité considérable de papier.
Vie de l'entreprise : PriceMinister mise sur la dématérialisation Pierre Kosciusko-Morizet, PDG de PriceMinister, est l'invité de l'émission « Impressions d'entrepreneurs » en partenariat avec HP. Il revient sur l'importance de se concentrer sur son cœur de métier en externalisant «tout le reste». Presque deux ans après avoir cédé PriceMinister, tout en en restant président, au groupe Rakuten, spécialiste japonais du e-commerce, Pierre Kosciusko-Morizet, également à la tête de Rakuten Europe, a multiplié par deux ses effectifs, les portant à 220 salariés. «J'ai vendu car on avait besoin d'un partenaire plus solide qui nous a permis de faire plusieurs acquisitions dans d'autres pays d'Europe et, en dix-huit mois, on a doublé notre masse salariale, notre budget marketing. Dans l'e-commerce, la guerre des prix est très rude et c'était bien d'avoir les reins plus solides», explique le dirigeant. Aujourd'hui, il investit aussi dans des entreprises pour le groupe Rakuten, au travers du fonds Isai qui mise sur des start-up Internet. Externalisation
L’essor de la dématérialisation de la relation client et de la contractualisation en ligne Après le déploiement massif d’outils CRM et web-marketing, les solutions de dématérialisation s’imposent comme une réalité concrète de la gestion de la relation client. Dans un climat économique tendu où les entreprises recherchent à optimiser leurs performances et à renforcer leur compétitivité, les technologies contribuent à apporter une réponse pertinente, notamment en termes d’aspects stratégiques, comme ceux liés au développement de l’activité commerciale. Ainsi, après le déploiement massif d’outils CRM et web-marketing, les solutions de dématérialisation s’imposent comme une réalité concrète. La relation client prend donc une nouvelle dimension et s'appuie sur la dématérialisation pour offrir une nouvelle valeur ajoutée : accélérer l'efficacité et le développement commercial des acteurs économiques. La contractualisation en ligne est également une réponse pertinente à la problématique d'optimisation de coûts de gestion des dossiers clients.
Zd net Dans la pratique, le déploiement et la maintenance des systèmes de gestion intégrés peuvent être difficiles. Ils sont intrinsèquement complexes, forçant les services informatiques à adapter le logiciel en fonction des besoins et des processus spécifiques de l'entreprise. L'installation d'un progiciel relève généralement d'un projet de longue haleine, qui ne se mesure pas en mois mais en années. Même après le déploiement initial, il faut sans cesse adapter le système de gestion intégré aux évolutions des activités, aux mises à niveau et aux extensions logicielles. En raison de cette complexité, les projets portant sur des progiciels de gestion intégrés (PGI) sont onéreux. Pour éviter les dépassements de budget, il est essentiel de comprendre les coûts cachés et les principaux enjeux de la mise en oeuvre d'un projet PGI. Planification et gestion de projet Intégration Les entreprises sous-estiment presque toujours le temps et le budget nécessaires pour l'intégration de l'existant. Tests
Dématérialisation de documents : quelles précautions prendre et quelles solutions mettre en oeuvre en matière de sécurité ? Article du 29/07/2011 _ Catégorie : Risques informatiques La dématérialisation de documents permet de transformer l’information en données électroniques, afin de la diffuser ou de la rendre accessible, en vue d’être traitée ou partagée. Pour l'entreprise, la donnée a une valeur inestimable, elle est le fruit de recherches, d'études de marché... Un projet de dématérialisation de documents est une réelle opportunité pour l'entreprise car il lui permet de gagner en productivité, en efficacité, en qualité et en satisfaction client. Ainsi, pour qu'un projet de dématérialisation ne soit pas synonyme de fuite d'informations [et les exemples sont nombreux ces derniers temps : hacking de Bercy, piratage de comptes chez Sony...), il est nécessaire de mettre en place des règles et des politiques de sécurité physique et informatique permettant de garantir la sécurité des données. La mise en place ou le renforcement de la sécurité physique La mise en œuvre d'un système d'information sécurisé