Cours de Information et gestion - Les outils de planification et de gestion du temps 1. La gestion du temps d'un projet Pour réaliser un projet, la principale difficulté réside dans la gestion du temps. Avant de commencer le projet, il faut prendre du temps pour réfléchir au temps nécessaire pour les différentes actions du projet. La méthode NERAC aide à gérer efficacement le temps. 2. a. Un agenda permet de planifier des événements ponctuels ou récurrents pour une personne ou un groupe de personnes. L’agenda partagé permet de déterminer facilement des plages de temps disponibles communes et donc un gain de temps considérable. La démarche pour créer un agenda partagé avec Google Agenda est de : • Créer l’agenda. b. Un planning permet de planifier les activités d’un projet. 3. a. La gestion d’un projet ne s’improvise pas. b. • Lister les tâches pour réaliser le projet. • Ordonner les différentes tâches de façon chronologique. La réalisation du diagramme de Gantt permet de déterminer le chemin critique. c. d. Une organisation a comme projet la construction d’un bâtiment.
Planification Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. La planification est l'organisation dans le temps de la réalisation d'objectifs : dans un domaine précis ;avec différents moyens mis en œuvre ;et sur une durée (et des étapes) précise(s). La caractéristique principale de la planification est la dimension temps. On peut également optimiser des éléments et des ressources sans utiliser la notion de "temps" ou de "durée". Optimiser le nombre de cartons dans un camion ne demande pas la dimension temporelle, a priori. Souvent ébauchée par une liste des choses à faire, elle se concrétise ensuite par un plan répondant de façon détaillée et concrète aux principaux aspects opérationnels du type QQOQCC : qui, quoi, où, quand, comment, combien. Le plan peut faire partie d'une stratégie, celle-ci étant plus générale et permanente et moins détaillée. Domaines d'applications[modifier | modifier le code] De manière générale, une planification est faite pour programmer les actions liées à un projet.
Les outils du chef de projet, fiches Cahier des charges, planification des ressources et gestion des délais avec le diagramme de Gantt ... sont des termes devenus communs dans le langage de n'importe quel manager. Ces techniques ne sont plus simplement réservées aux spécialistes. Tout collaborateur peut être amené à gérer un processus qui consiste à partir d'une demande, à la transformer en réalisation concrète. Pilotage, brainstorming... autant de sous-domaines à découvrir et si possible à maîtriser ! la phase de définition ou de cadrage : il s'agit de toute la partie d'analyse, de formalisation et de planification amont. L’exécution : la réalisation de ce qui a été planifié précédemment avec les séances de travail, les réunions avec les parties prenantes, les validations intermédiaires, la communication, la (très importante) conduite du changement... La conclusion : l'heure du bilan et l’organisation de la fin des travaux. Articles Les 5 étapes incontournables conseilsmarketing.fr Cours Dossier pratique Définitions Dossiers
3 outils de planification indispensables | GUIDE ÉVÉNEMENT par Lyne Branchaud Déterminer toutes les étapes et actions à accomplir pour la réalisation d’un événement n’est pas une mince tâche ! Dans le but de vous aider à tout prévoir et à ne rien oublier, je vous propose dans cet article 3 outils dont je ne pourrais plus me passer : l’échéancier, la liste des tâches et le scénario de l’événement. 1 – L’échéancier L’échéancier est un outil qui identifie les grandes lignes de la réalisation du projet et les situe dans le temps. Pour bâtir l’échéancier, il est généralement plus simple de débuter par la date de l’événement (fixe et immuable) et d’élaborer les étapes en reculant dans le temps. Heureusement, les grandes étapes de la mise sur pied d’un événement se ressemblent, peu importe la nature ou la complexité de ce dernier. – Première rencontre de production avec les dirigeants pour déterminer les bases du projet (but, objectifs et public-cible) – Établir les grandes lignes de l’événement et la ligne directrice – Négociations des commandites
La veille, une approche globale et stratégique Selon BADOT et COVA [1], le pouvoir s’est déplacé, glissant de l’accès des matières premières à l’accès aux sources d’information et à l’information. Cette nouvelle nécessité explique donc que l’une des conditions de survie de la firme est la veille quelle que soit son domaine d’étude. Pour BURGAUD, la veille est « une gestion de l’information qui se développe sur deux axes : spéculatif (recherche et recueil de l’information) et projectif (évaluation et projection des résultats éventuels) et qui concerne l’ensemble de l’entreprise aussi bien les fonctions technologiques que financières et commerciales. » L’AFNOR (norme XP X50-053, avril 1988) présente la veille comme une activité continue et en grande partie itérative visant à une surveillance de l’environnement technologique, commercial…pour anticiper les évolutions. Historiquement ce sont les grands groupes industriels qui ont été les premiers à mettre en œuvre une démarche de veille. 1. Les typologies de veilles Le cycle de la veille
LA GESTION DE PROJET : METHODE CLASSIQUE VS METHODES AGILES | Access Dev - Agence de Communication Digitale à Montpellier Le métier de chef de projet est très enrichissant mais aussi très complexe car il est amené à évoluer dans différents environnements qui sont en constantes évolutions. Il doit donc être multicompétent, c’est à dire maîtriser les techniques de gestion de projet, de management d’équipe, d’avoir un bon relationnel lors des échanges avec le client et enfin de comprendre les spécificités du projet. L’objectif du chef de projet est de pouvoir mener son projet à terme en respectant les délais et le budget alloué. Pour atteindre son objectif, le chef de projet peut avoir recours à plusieurs méthodes de gestion de projet. Depuis toujours, les projets sont gérés avec la méthode dite « classique » qui se caractérise par recueillir les besoins, définir le produit, le développer et le tester avant de le livrer. Comme son nom l’indique, il s’agit ici de prévoir des phases séquentielles où il faut valider l’étape précédente pour passer à la suivante. ASD (Adaptive software Development) Crystal Scrum
Construire un tableau de bord sous excel en 5 temps et 14 fiches pratiques Par Alain Fernandez Construire le tableau de bord en 5 temps et 15 fiches Pour construire le tableau de bord de la PME, nous allons utiliser Microsoft Excel©. Cet outil aux multiples possibilités s'avère tout à fait adéquat pour remplir cet office, particulièrement dans le cadre de projets légers et rapidement mis en oeuvre. Ne pas perdre de temps Après un rapide rappel des quelques fonctions de base du tableur Excel, vous apprendrez en peu de temps à concevoir et à réaliser un tableau de bord fondé sur le principe "d'un seul coup d'oeil" ("at a glance"). Sans pour autant être un expert des fonctions sophistiquées du tableur bureautique, il est tout à fait possible de concevoir un instrument de pilotage structuré, attractif et utile. Le tableau de bord d'un seul coup d'oeil Les 5 temps de la réalisation
Gestion du temps: savoir distinguer l'urgence de l'importance Après des études de langues et l'exercice du métier d'assistante de direction pendant 25 ans, Elisabeth Durand-Mirtain est depuis une dizaine d'années consultante-formatrice indépendante bilingue sur des thèmes de développement de l'efficacité personnelle et professionnelle (organisation, communication, développement personnel et secrétaires/assistant(e)s) pour des entreprises, des PME/PMI, l'Administration, des écoles, etc. en France et à l'étranger, ainsi que pour tout type de public. Responsable des Relations Publiques d'European Management Assistants France (EUMA) (www.euma-france.org), elle a également été Présidente France, puis Vice-Présidente Europe, elle est également Intervenante pour une Licence Professionnelle en Ressources Humaines et membre du projet EURO-AST (European Assistant), certification européenne de l'assistant(e) avec le Ministère de l'Éducation Nationale et des partenaires de 7 autres pays (www.euroast.eu). Contact: Tél.: 06 13 51 11 26 Site Web: www.mirtain.com
untitled La mesure de l'efficacité et de l'efficience : le tableau de bord synthétique Ce qui est simple est faux mais ce qui ne l’est pas est inutilisable. Paul Valéry 1. Nous vivons une époque difficile mais ô combien formidable. Ils sont devenus, parfois à l’insu de leurs dirigeants, des systèmes complexes, qui, à l’instar des êtres vivants, font preuve d’adaptabilité en modifiant en permanence leurs modes de fonctionnement. Ils doivent devenir, si ce n’est déjà fait, des systèmes intelligents, en maîtrisant eux mêmes de manière indépendante et volontaire cette adaptabilité à leur milieu environnant. Leurs managers doivent en conséquence piloter au plus près et réagir au plus vite en prenant les bonnes décisions. Ils ont besoins d’informations pertinentes en temps réel qui les renseignent sur les changements et sur les risques de changements intérieurs et extérieurs. La marge de manœuvre est faible. 2. Tout organisme existe parce qu’il a une finalité sociétale. 3. Les deux mon général me répondrez-vous avec une grande logique. Alors ? 4. Réglons déjà le facile. C’est exact.
Sept clés pour manager en temps de crise " Gare à ne pas s'abriter derrière les procédures en cas de crises, urgences, tensions, réorientations... La tentation du repli est grande depuis qu'en 2008 les DAF rationalisent, mesurent, découpent chaque activité. Le manager ou dirigeant doit au contraire se montrer souple, flexible, inventif, prêts à trancher et à agir vite, quitte à avancer à tâtons. C'est ainsi qu'il gagnera en performance et verra les opportunités. Cette adaptabilité extrême est un état d'esprit que chacun peut cultiver à sa façon. Voici sept comportements clés tirés de l'acronyme AGILE. A pour Approximation constanteOu accepter des évaluations imparfaites pour atteindre plus vite sa cible En absence de visibilité et d'informations sûres - puisque tout fluctue - le manager, doit agir en gardant le cap de l'intention de l'entreprise : devenir le n°1 du secteur, être à la pointe de l'innovation, fidéliser les talents, etc. G pour Gestion des prioritésOu renoncer à ce qu'on a programmé I pour Intelligence collective
untitled Site - pour une vie plus 'productive' Il y a deux phases dans la gestion de l’imprévu : la préparation et l’action. Dans l’article précédent, nous nous sommes concentrés sur la phase de préparation, c’est-à-dire l’organisation à mettre en place avant même que l’aléa n’arrive. Mais même la meilleure des préparations ne vous empêchera pas de vivre très mal l’imprévu si vous n’adoptez pas la bonne réaction. Voici donc une méthode ultra-simple pour garder le contrôle, même en cas d’imprévu ! Êtes-vous la bonne personne ? Ce n’est pas parce qu’on vous sollicite que c’est à vous d’exécuter une tâche ! Et cela vaut aussi bien pour les sujets que les autres vous amènent, que pour ceux que vous vous imposez… Quelques (mauvaises) raisons de faire le travail à la place d’un autre : On ne fait pas confiance aux autres. Quel est le vrai délai ? Surtout ne jamais commencer par demander : “Il te faut ça pour quand ?” Sinon, vous pouvez être sûr qu’on vous dira qu’il le fallait pour hier (j’exagère un peu, encore que… je l’ai déjà vécu). En résumé
Trois astuces pour mieux gérer son temps Organiser son agenda Votre agenda est votre plus grand allié. Pour arrêter de courir après le temps, veillez cependant à ne pas le surcharger et essayez de vous ménager des plages vides pour avoir toujours un créneau de libre pour gérer les urgences et les imprévus. Vous tenez deux agendas: l'un privé, l'autre professionnel? Lutter contre la procrastination Vous avez tendance à remettre au lendemain des tâches que vous auriez pourtant le temps de faire? Ranger son bureau Rien de pire qu'un bureau désordonné pour vous donner l'impression d'être débordé! > Lire la suite du dossier : Les outils pour gagner en efficacité Sur le même sujet: Contrôlez le temps passé en réunion Optimiser le travail en équipe Prendre des notes rapides Traquez vos voleurs de temps Dix recettes pour ne plus être dérangé Perfectionnez votre classement N'inventez plus ce qui existe déjà! Retour vers la Une