Annuaire des Maires de France Trier, classer, archiver... mode d’emploi ! - Classement & Archivage, Méthode Si certaines bases de classement sont universelles, il existe moult façons de procéder pour bien ranger ses documents papier ou virtuels. Néanmoins, quelle que soit la méthode choisie, pour être efficace, un plan de classement doit impérativement répondre à ces objectifs : permettre un repérage rapide, être compréhensible par tous et rester évolutif. Une conception bien pensée suppose donc d'avoir analysé au préalable le type d'informations traitées. Dans tous les cas, les grandes méthodes de classement sont toujours les mêmes : le classement chronologique, alphabétique et thématique, le tout soumis à différentes exigences temporelles. > Chronologique, alphabétique, thématique ? Un document suit toujours la même voie. > Anticiper les besoins : un plan évolutif Votre classement ne doit pas se contenter d'être efficace à court terme, il doit aussi être évolutif et prévoir l'intégration de nouveaux documents. > De l'art de savoir... supprimer > Sur papier comme sur PC
Archivage de documents : quels enjeux ? : LOCARCHIVES Conformité et maîtrise de vos risques Archiver c'est : Respecter vos obligations en conservant vos documents pendant toute la durée d'archivage légaleProtéger vos droits, en étant capable de produire des documents à valeur probatoireMaîtriser vos risques et préserver la pérennité de votre activité Ainsi, un archivage de documents efficace vous permet de produire certains documents indispensables lors d'un contrôle administratif, d'un audit ou devant un tribunal, ou de redémarrer votre activité dans de bonnes conditions après un sinistre. Qualité et optimisation de votre fonctionnement L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Efficacité et optimisation de vos coûts Enfin, l'archivage est créateur de valeur ajoutée pour votre organisation : efficacité accrue, gain de temps, optimisation de vos surfaces de stockage, satisfaction de votre clientèle…
Gérer ses archives physiques - Gestion des archives d’entreprise L’efficacité d’une gestion des archives physiques d’une entreprise dépend de la mise en place d’outils et de méthodes spécifiques. Pourquoi l’archivage des documents est essentiel pour une entreprise ? Il est capital pour une entreprise de se préoccuper de ses documents. Bien plus qu’une simple contrainte légale à respecter, l’archivage est une nécessité. Sa bonne gestion répond à de réels enjeux économiques. En tant que tel, l’archivage des documents papiers correspond à une procédure qui peut s’avérer vite complexe si les règles et les bonnes pratiques si elles ne sont pas respectées, tant sur le plan du classement que du stockage. RangerClasserConserver L’objectif de l’archivage étant d’une part, de conserver et de garder les documents de l’entreprise en bon état, d’autre part de les retrouver ou les restituer à tout moment. Ce qu’il faut savoir sur la gestion des archives physiques ! La gestion des archives physiques (et toutes les archives d’ailleurs) ne s’improvise pas. Conclusion
Comment archiver vos documents professionnels ? Voici quelques conseils pour archiver tous vos documents professionnels de manière sûre et efficace. Sachant que le classement, la conservation et l’archivage nécessitent de la rigueur et de l’organisation. Archiver est une question de méthode La gestion des archives professionnelles nécessite une méthode éprouvée dont le but n’est pas uniquement de retrouver aisément les documents recherchés, mais surtout de s’assurer que ces derniers ne soient pas détériorés et que leur intégrité et leur confidentialité soient ainsi soit ainsi durablement conservées. Pour cela, Arcalys propose une méthodologie reposant en 4 étapes-clés correspondant au cycle de vie de chaque archive professionnelle : Identifier et authentifier documentsStocker les archives ainsi constituéesConserver et pouvoir à tout moment consulter les documents archivésÉliminer les documents inutiles et archiver définitivement les documents constituant le patrimoine et la mémoire de l’entreprise Le plan d’archive comprend :
Archivage physique et papier - Externalisation d'archives L’archivage physique requiert une véritable organisation, une réelle méthodologie avec des ressources qualifiées. Il est impératif de s’adresser à un professionnel pour vous aider à structurer votre gestion documentaire et vos procédures d’archivage. L’externalisation de vos documents va notamment vous permettre de gagner du temps et de l’espace pour augmenter votre efficacité tout en sécurisant vos informations au maximum. Gérer et conserver les archives est en effet un métier à part entière, requérant des compétences pluridisciplinaires : En nous confiant vos archives, elles seront conservées dans des bâtiments d’archivage sécurisés.
5S Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. La méthode des 5 « S » (en anglais the 5 S's) est une technique de management japonaise visant à l'amélioration continue des tâches effectuées dans les entreprises. Élaborée dans le cadre du système de production de Toyota (en anglais Toyota Production System ou TPS), elle tire son appellation de la première lettre de chacune de cinq opérations constituant autant de mots d'ordre ou principes simples : Seiri (整理, ranger?) Nota : Cette démarche est parfois traduite en français par le mot ORDRE qui signifie : OrdonnerRangerDépoussiérer, Découvrir des anomaliesRendre évidentÊtre rigoureux §Buts[modifier | modifier le code] L'application des 5S sert plusieurs buts. Alléger l'espace de travail de ce qui y est inutile ;Organiser l'espace de travail de façon efficace ;Améliorer l'état de propreté des lieux ;Prévenir l'apparition de la saleté et du désordre ;Encourager les efforts allant dans ce sens : auto-disciplinaire. Les règles de Seiton:
Archivage des documents : tout savoir sur archivage des documents La gestion des documents d'archives de leur émission à leur destruction Gérer l'archivage des documents est une activité stricte qui répond à un processus propre à chaque entreprise. La gestion de l'archivage des documents se fait en 4 étapes : l'identification et l'authentification de chacun des documents d'archives ;le stockage des archives ;la conservation et la consultation des archives ;la destruction ou le classement final des documents archivés. Archivage des documents : identification et authentification L'identification des documents à archiver est automatique. Pour authentifier les documents d'archives, les dater et s'assurer qu'ils n'aient pas été modifiés, les professionnels peuvent faire appel à des techniques telles que le microscope, le carbone 14 ou le rayon X. Stockage des archives Le stockage et l'archivage des documents d'archive doivent être strictement organisés. Pour cela, il existe différents types de rangement : Archivage des documents : conservation et consultation
Logiciel d'archivage des documents papier - Gestion des archives papier Versement pour l’archivage des documents papier Saisie des nouveaux versements via un bordereau web standardisé multi-niveaux (producteur, versant, archives).Circuit de prise en charge du versement par le service des archives.Contrôle des informations saisies lors du versement par le SI (vérification du code client…).Gestion avancée des métadonnées grâce à la codification des emplacements et des contenus. Référentiel pour la gestion des archives physiques Définition des typologies de document en fonction de son type, de son support et de son caractère juridique.Pour chaque typologie, définition du délai légal de conservation, de validité et de communicabilité, et du lieu de stockage du document. Stockage des archives papier et physiques Tri et élimination des archives papier Destruction physique des boites, dossiers ou documents.Libération des espaces magasins. Recherche et restitution Edition et statistiques Traçabilité et valeur probatoire des archives physiques Import & export Habilitations