cycle de vie d'un document numérique - conservation documents entreprise Définition Le cycle de vie d'un document numérique décrit le cheminement chronologique d'un document. Chaque étape de ce cycle est associée à ses propres enjeux : création,gestion,diffusion,conservation. Création Un document numérique peut être créé automatiquement (par un système d'éditique) ou manuellement (par l'écriture d'un rapport). où le classer : le ou les emplacements dans lesquels il sera disponible au sein de la GED,son indexation : mots-clés et métadonnées. Gestion Droits d'accès Dans le cas de documents papier, seules certaines personnes peuvent accéder à l'endroit de stockage des documents sensibles. Authenticité Il est plus difficile de falsifier un document papier que de modifier un fichier informatique. Evolutions Certains documents sont amenés à être mis à jour. droits d'accès pour les modifications,conservation des versions antérieures,révocation des versions antérieures. Diffusion Mode de diffusion Un document peut être diffusé : Forme de la diffusion Canaux de diffusion Devis GED
La gestion des documents La gestion électronique des documents (GED) 1.1Définition La gestion des documents a pour fonction de favoriser le stockage, l’archivage, la recherche, la consultation et la diffusion de l’information. La gestion électronique de documents (GED), ou la gestion électronique d’informations et de documents existants (GEIDE), est « un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer, et stocker, des documents à partir d’applications informatiques ». Les intérêts de la GED a) Accéder rapidement aux documents les applications de type classement administratif ou archivage permettent les gains de productivité les plus importants par la réduction des délais est donc des coûts b) Favoriser la diffusion de l’information La GED met l’information à la disposition de nombreux acteurs, présents ou distants, dans des délais très réduits, et leur permet d’y accéder simultanément. c) Fédérer des informations dispersées d) Favoriser le travail collaboratif
« Concevoir un projet de dématérialisation à l’échelle de toute l’entreprise » A travers quelques questions, Jan Andersson, co-fondateur et président de Readsoft, pointe les évolutions du marché de la capture de documents et de la dématérialisation. La capture est une étape essentielle dans la dématérialisation, quelles sont les améliorations que l’on peut en attendre ? La capture est d’une part est le point d’entrée du processus de dématérialisation et d’autre part une étape qui est 100% automatisable. Les évolutions se répartissent autour de 2 axes. D’un point de vue métier, il faut étendre le périmètre de dématérialisation souvent ancré dans une seule BU aux autres BU de l’entreprise. C’est à dire concevoir un projet de dématérialisation à l’échelle de toute l’entreprise. D’un point de vue technique, les éditeurs proposent souvent des solutions dédiées pour la classification, la lecture de documents structurés (formulaires) et semi-structurés (factures), les technologies de recherche et de capture de l’information étant différentes.
Gestion électronique des documents Définitions Qu’est-ce qu’un document électronique ? C’est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Il peut être une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier ( Un fichier est un endroit où sont rangées des fiches. Cela peut-être un meuble, une pièce, un bâtiment, une base de données informatique. Par...), un écrit électronique, etc. Qu’est-ce que la GED ? La Gestion électronique des documents (Qu’est-ce qu’un document électronique ?) Le GED fait donc appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence. Etapes de la Gestion Electronique des Documents (GED) Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents: l'acquisition, le classement, le stockage et la diffusion (Dans le langage courant, le terme diffusion fait référence à une notion de « distribution », de « mise à disposition » (diffusion d'un...) des documents. [Etape 1] Acquisition des documents * Alfresco * Maarch * Nuxeo
qu'est ce que la ged - ged définition Fonctionnalités de la GED Acquisition L'acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques. Classement Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Stockage Il est impératif de garantir l'intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Diffusion Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Archivage Certains documents doivent légalement être conservés mais n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. GED : quels avantages ? Réduction des coûts liés au papier L'existence d'un document papier induit des coûts : consommables, recherche, archivage. Accès ubiquiste aux documents Le système de GED est accessible de partout dans l'organisation. Amélioration de l'indexation et de la recherche Démarche qualité Tout document produit ou transitant par votre organisation est enregistré dans la GED.
Gestion documentaire: concilier les besoins des utilisateurs et la performance du système | MetaBlog Depuis déjà plus d’une décennie que se fait la promotion de la gestion documentaire. Qu’est-ce que la gestion électronique de document (GED) au fait ? La gestion documentaire, n’est pas un outil, c’est avant tout une méthodologie visant à structurer la documentation d’une organisation dans une voute documentaire appliquant un calendrier de conservation ainsi qu’un plan de classification. Vous avez probablement lu ou entendu les acronymes : GID (Gestion intégrée des documents) ou GED (Gestion électronique des documents).DM (Document Management) : Gestion des documents en phase active.RM (Record Management) : Gestion des enregistrements. Un des objectifs principaux de la gestion documentaire est de pallier aux problématiques suivantes : Serveurs de fichiers déstructurésDuplication de documentsMultiples versions sur de multiples ordinateurs (N:N)Information pertinente difficile, voire impossible à trouverGestion des archivesSilos d’information Coté archivistes : Coté utilisateurs :
gestion électronique de l'information - geide GED et démarche qualité La GED comme composante de la démarche qualité Dans le cadre de la démarche qualité, la GED est un moyen d'apporter la rigueur nécessaire à la saisie, au suivi, à la validation et à la résolution des réclamations et des non-conformités. Elle peut aussi être un outil directement intégré aux procédures des services administratifs et comptables : gestion des clients, de la facturation, des fournisseurs… La GED comme aide à la démarche qualité La GED, si elle est utilisée de façon systématique, facilite la recherche et l'accès aux documents nécessaires au sein de la démarche qualité. GED et obligations réglementaires L'archivage légal en France La loi française impose une durée minimale de conservation de certains documents. La loi Sarbanes-Oxley La loi Sarbanes-Oxley est une loi fédérale américaine qui impose des règles de transparence et de fiabilité financière aux entreprises cotées en bourse aux Etats-Unis. L'archivage électronique Devis GED
Dématérialisation et Gestion Electronique de Documents: les enjeux de la traçabilité | Le blog des professionnels du document Par Jean-François Rodriguez, Directeur Général de DOCAPOST CONSEIL La traçabilité est un bénéfice induit de la dématérialisation et de la gestion électronique des documents (GED). Pas d’option à cocher pour en bénéficier, le principe même du document numérique est de pouvoir être localisé et trouvé facilement. Ce qui est pourtant primordial n’est pas toujours bien utilisé : exploiter les capacités du format numérique pour évaluer le parcours du document ! Parmi les enjeux « classiques » d’une infrastructure de GED nous trouvons la réduction des coûts, la maîtrise des flux documentaires électroniques et papiers (injection des documents entrants numérisés dans le système global), l’amélioration de la fluidité de circulation et de traitement des documents, l’augmentation de la productivité ou encore la réponse aux besoins réglementaires ou de qualité.
enjeux ged - gestion électronique de l'information - archivage de document Enjeux organisationnels Réduire les coûts Si la GED est associée à ses propres coûts (infrastructure, formation), elle permet de réduire certains coûts liés directement à l'existence de documents papier : coût des consommables,entretien du matériel d'impression et de reproduction,traitement des documents à durée de vie réduite (recyclage, destruction),archivage des documents à durée de vie importante. Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques D'innombrables documents sont créés ou modifiés chaque jour dans une organisation. Améliorer la traçabilité des documents Si les procédures sont adéquates, tout document créé ou transitant par l'organisation passe par la GED pour stockage et indexation. Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents Un document dématérialisé peut également circuler plus rapidement que son support papier. Augmenter la productivité Enjeux réglementaires Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage Comparez 5 devis GED
Logiciel de GED et performance - Le blog des experts de la GED Accueil » GED » Evaluer la performance d’un logiciel de GED Un logiciel de GED pour être agréable à l’utilisation se doit d’être performant. En effet, attendre entre chaque action que ce soit la consultation d’un document, sa recherche ou son classement, peut rapidement devenir insupportable pour l’utilisateur, mais aussi une vraie perte de temps. La question de la performance d’un logiciel de GED ne doit donc rien au hasard et constitue un élément central bien que souvent invisible, à l’image d’une voiture dont on ne saurait savoir ce qu’elle a sous le capot. Elle dépend aussi de nombreux éléments qui entourent le logiciel de GED et qu’il est important d’évoquer. Logiciel de GED et l’accès aux bases de données Derrière un logiciel de GED se cache une base de données, centre névralgique de l’information. Logiciel de GED et réseau Un logiciel de GED doit aussi être performant dans l’ouverture des documents. Article par Hugo Desbrosses