■ La communication orale, écrite, ... | Soyez efficace au bureau ! Le site Reference.be, consacre plusieurs articles et propose plusieurs outils pour travailler la communication non verbale. "55% du message est transmis par le langage corporel. La voix intervient pour 38%, tandis que les mots ne comptent que pour 7%." Des conseils pour la présentation : tenue vestimentaire et attitude, le GSM, la ponctualité, le sourire, la rencontre, la poignée de main, s'asseoir, le regard, l'attitude, les membres. - Un cours (10 pages en PDF) proposé par Claude Terrier sur son site --> La communication non verbale SAVEZ-VOUS GESTICULER FRANCAIS ?
La communication écrite - BTS Support à l'Action Managériale Dans toute entreprise on peut constater le nombre croissant de message entrants, circulants et sortants. Toute organisation a besoin de communiquer par écrit en interne, de manière ascendante et descendante, et en externe. Les différents écrits professionnels en interne Un écrit peut : Représenter une économie ; venir en complément d’une communication orale ou permettre d’éviter une communication orale ; jouer un rôle d’aide-mémoire ; avoir un rôle juridique. Les types d’écrits internes à l’entreprise Note d’information Transmission d’informations au personnel Utilisé par la hiérarchie dans un cadre formel Diffusion par voie d’affichage en support papier ou numérique Compte-rendu Établi suite à une réunion, rapporte toutes les discussions et décisions prises Diffusé par voie d’affichage en support papier ou numérique Procès verbal Caractère formel et juridique Établi lors de réunions spécifiques : assemblées générales, conseils d’administration ou de directoire Support papier Diaporama
Fiche ressource 10 - La rédaction et la présentation d’une note 1. La note (définition et rédaction) Une note est un message écrit interne à l’organisation qui établit une communication le plus souvent descendante (de la hiérarchie vers les échelons subalternes). 2. Il existe essentiellement deux types de notes : la note d’information et la note de service (ou note d’instruction). 2.1 La note d’information Comme son nom l’indique, la note d’information transmet à une ou plusieurs personnes une information relative à la vie de l’entreprise ou d’un service, un renseignement ou un message qui n’a pas de caractère obligatoire. Le style de la note doit être clair, concis et impersonnel. 2.2 La note de service (note d’instruction) La note de service donne ou rappelle des consignes, décrit un processus, une procédure. Le ton est direct, injonctif, personnel. Qu’elle soit d’information ou d’instruction, la note doit être concise (se limite à l’essentiel du message à transmettre) mais complète. 3. Une note comporte toujours : ❺ le lieu et la date d’émission ; 4.
Ecrire une note : conseils - ComprendreChoisir Comment rédiger une note de service ou une note d'information ? Vous souhaitez une évolution de carrière, pour ce faire vous aurez plusieurs paramètres à prendre en compte, comme les relations au travail, la gestion de réunion ou encore la communication interpersonnelle. Ecrire une note : introduction La note est un document interne à l'entreprise, elle a pour objectif : d'informer, de proposer, d'organiser. Elle peut être destinée à des collègues de bureau, à des directeurs voire le président directeur général ou le président. Elle pourra donc être collective ou individuelle. Quel type de note ? Il existe deux types de note : La note d'information répond à différents objectifs et concerne tout le monde : transmettre des informations (annonce d'une nouvelle organisation, un changement d'horaire, etc.), demander une information, ou formuler une proposition. Comment écrire une note ? Pour ce faire, il y a quelques règles élémentaires à respecter, à savoir : Le contenu de la note PARIS 75Paris
Rédiger un bon communiqué de presse Le communiqué de presse est l'outil le plus utilisé pour informer les rédactions. Il s'agit d'un document de 2 ou 3 pages maximum, envoyé désormais principalement par mail (je vous déconseille d’ailleurs le courrier et encore plus le fax), annonçant un fait novateur : création de société, nomination de dirigeants, mise sur le marché d'un nouveau produit, annonce de résultats financiers, signature d'un important contrat, etc. Il est plus ou moins construit sur le même format (même s'il n'y a pas de règles strictes) et je vous conseille de le suivre assez fidèlement car avec l’habitude, nous développons des réflexes quasi conditionnés pour repérer en un clin d’œil la bonne info de « l’ivraie »… Gardez à l'esprit que, chaque jour, il arrive des centaines de communiqués sur le bureau des journalistes et qu’ils ont bien peu de temps à leur accorder. La forme : N’envoyez jamais vos communiqués par mail en pièce jointe. (Voir ce post). Le fond
L'orthotypographie : bien écrire pour bien être lu Il existe des règles incontournables qui doivent impérativement être respectées. Le non-respect de celles-ci est immédiatement visible et donne une mauvaise impression au lecteur. Les capitales doivent être accentuées Contrairement à ce qui est parfois enseigné à l'école, on doit accentuer les capitales (ce que l'Académie française demande). Ne pas accentuer une capitale est une faute d'orthographe. Cette absence d'accents peut poser des problèmes de compréhension, comme on peut le voir dans l'exemple suivant : Citation Pourtant, cette jeune femme n'est pas gérontophile : La cédille et le tréma suivent aussi cette règle. L'apostrophe L'apostrophe est utilisée pour l'élision, c'est à dire la suppression d'une voyelle finale. Par exemple : « aujourd'hui, trois heures du mat', l'avion traverse ma chambre ». La ponctuation La seule règle apprise est qu'on ne met pas un signe de ponctuation en début de ligne : cette règle va de soi car cela nuit à la compréhension. Les guillemets Les parenthèses
Il existe un point commun entre la pyramide inversée et un email... Que doit-on écrire dans un mail ? Question récurrente à chaque fois que l’on se prépare à envoyer un mail.Quelles informations y faire figurer pour ne pas dépasser la quinzaine de lignes recommandée ? Comment faire court et efficace ? Réponse : utiliser la pyramide inversée En effet, en règle générale, le modèle de rédaction dit de la pyramide inversée fonctionne bien avec un email.Pourquoi ? Or de nombreuses études montrent que la première phrase est la seule qui sera à coup sûr lue par votre destinataire. Comment ça marche ? L’information la plus importante est celle qui répond à la question QUOI ? Dans un mail, les informations relatives au POURQUOI et au COMMENT sont parfois utiles, rarement indispensables. L’information la plus importante est celle que vous voulez que votre destinataire retienne : le fait marquant, la conclusion ou les résultats obtenus. La pyramide inversée est à l’origine une technique d’écriture journalistique. Cela dit, la comparaison s’arrête là.
Rédiger un compte rendu de réunion efficace - Le blog des assistantes Le compte rendu de réunion remplit plusieurs fonctions. Il constitue la mémoire de ce qui s’est dit au cours de la réunion et permet de capitaliser les expériences et les projets. Il apporte également aux absents l’essentiel des échanges. Il permet enfin de suivre l’avancement des décisions et plans d’action. Je vous propose de voir ce qui le rend efficace. Trois grands types de comptes rendus Il y a 3 grands types de compte rendu selon la nature de la réunion et les besoins des destinataires du compte rendu. Le procès-verbal ne concerne que les réunions de type « officielles » : assemblée générale, conseil d’administration, réunion du CE, etc. Le compte rendu synthétique concerne toutes les réunions. Le relevé de décisions ne rapporte que les décisions. Un compte rendu efficace Le simple fait de sélectionner des informations pour synthétiser les idées émises introduit déjà une distorsion. Pour être pratique, il doit également être clair et facile à comprendre.
Organigramme L’organigramme est une représentation graphique de la structure d’une organisation, d’une entreprise. Il en existe plusieurs types. Les deux principaux sont qualifiés de hiérarchique et de fonctionnel. Le premier représente les relations de subordination à l’intérieur de l’organisation; le second, les relations entre les différentes fonctions de l’organisation. Une fonction est un ensemble d’activités ou de processus d’une entreprise qui lui permettent d’atteindre les mêmes objectifs et qui sont généralement regroupés au sein d’un même service (par exemple : production, ventes, ressources humaines). Quand on représente ces deux types de relations dans un même schéma, on crée un organigramme hiérarchique et fonctionnel. La forme classique de l’organigramme est pyramidale. Pour avoir un aperçu de la forme que peut prendre un organigramme, vous pouvez consulter l’article Exemple d’organigramme.
Fiche ressource 10 - La rédaction et la présentation d’une note 1. La note (définition et rédaction) Une note est un message écrit interne à l’organisation qui établit une communication le plus souvent descendante (de la hiérarchie vers les échelons subalternes). 2. Il existe essentiellement deux types de notes : la note d’information et la note de service (ou note d’instruction). 2.1 La note d’information Comme son nom l’indique, la note d’information transmet à une ou plusieurs personnes une information relative à la vie de l’entreprise ou d’un service, un renseignement ou un message qui n’a pas de caractère obligatoire. Le style de la note doit être clair, concis et impersonnel. 2.2 La note de service (note d’instruction) La note de service donne ou rappelle des consignes, décrit un processus, une procédure. Le ton est direct, injonctif, personnel. Qu’elle soit d’information ou d’instruction, la note doit être concise (se limite à l’essentiel du message à transmettre) mais complète. 3. Une note comporte toujours : ❺ le lieu et la date d’émission ; 4.
La lettre commerciale | Ecrits professionnels La lettre est utilisée pour : - transmettre une information, faire connaître des décisions, - demander des renseignements, de la documentation, - passer une commande, - émettre des réclamations pour faire valoir ses droits, - vanter un produit, argumenter pour convaincre, - faire des réservations... La détermination de l'objectif de la lettre permettra de rédiger l'OBJET. La présentation d'un courrier est d'une importance capitale pour que le message soit lu et compris par le destinataire. Un courrier est en général présenté sur une feuille de format A4 (21 x 29,7 cm) et doit répondre à certaines règles : elle est normalisée. Pour en savoir plus sur la norme AFNOR NF Z 11-001, cliquer sur l'élément surligné. Il comprend toujours : - une introduction qui présente les faits, rappelle une situation antérieure... - un développement qui apporte des éléments complémentaires pour demander, convaincre... - une conclusion qui résume, énonce des décisions ou des attentes, Nom de l'organisation : émetteur
Fiche Ressource 15 - La qualité rédactionnelle de la lettre commerciale La lettre est un support écrit très utilisé pour communiquer. Elle constitue à la fois un contrat moral avec l’interlocuteur et une preuve légale en cas de litige. C’est un document qui engage l’entreprise. 1. Le rôle de la lettre commerciale La lettre commerciale assure la transmission d’un message entre l’entreprise et ses différents partenaires (clients, fournisseurs, institutions financières, État, etc.). Elle véhicule également l’image de l’entreprise : il convient donc d’y apporter tout le soin nécessaire au moment de la rédaction. 2. La première étape de la préparation d’une lettre (d’un écrit professionnel en général) consiste à analyser la situation de communication dans laquelle on se trouve, c’est-à-dire identifier certains éléments : Quand les échanges antérieurs ont été nombreux, pour bien préciser la chronologie, on peut réaliser un schéma. 3. 3. 1 La structuration logique des idées 3.1.1 La recherche d’idées 3.1.2 L’élaboration du plan Il convient de respecter certaines étapes :
Le courriel Aujourd’hui, le courriel est un mode de communication utilisé dans le monde du travail, de l’école de même que dans la vie privée. Ce module vous aidera à écrire vos courriels clairement, méthodiquement et rapidement. Rappelez-vous d’adapter le niveau de langue, le contenu et la forme du courriel à la personne à qui vous vous adressez. Avant de commencer Comme pour toute rédaction, vous devez vous demander : À qui s’adresse ce courriel? Le destinataire Lorsque vous écrivez un courriel, vous vous adressez à quelqu’un. La structure Sachez qu’écrire un courriel, c’est rédiger un texte bref qui a une structure. Assurez-vous de faire des liens entre les phrases et entre les paragraphes ainsi que de réviser votre texte pour éviter les fautes de grammaire et d’orthographe!