Dematerialisation de documents comptables : legislation, conservation et solutions Publications | Fiches point de vue La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d'informations financières à des partenaires toujours plus nombreux. Dans ce contexte, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages. Le traitement de l'information est accéléré, sa transmission et son archivage sont plus facilement automatisés et sécurisés. Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque. Il est nécessaire de s'assurer que la valeur probante des documents susceptibles d'être dématérialisés, ne sera pas altérée et que les documents électroniques constitueront une preuve admissible tant pour l'administration fiscale que pour les tiers, au même titre que les documents sous forme papier. La mise en place d'un projet de dématérialisation doit, par conséquent, s'effectuer en conformité avec les textes juridiques et fiscaux en vigueur. 1. 2. 3.
Dématérialisation Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs, jusqu'à la création de « bureau sans papier » ou « zéro papier » quand la substitution est complète. Elle vise une efficacité accrue en permettant une gestion entièrement électronique des données ou des documents produits en interne ou émanant des partenaires (administrations, clients, fournisseurs, etc.) en format numérique ou numérisés à leur entrée. En dehors du cas d'une structure nouvelle et exploitant méthodiquement l'outil informatique, une démarche de dématérialisation comporte une dimension de numérisation, c'est-à-dire de transfert méthodique sur un support numérique quelconque des informations qui existent sous forme analogique (papier, film, microfilm). Processus global d'informatisation[modifier | modifier le code] Xplor FranceAPROGEDFNTC
Dématérialiser en règle Numériser et conserver dans les règles de l’art, c’est surtout minimiser les risques juridiques en cas de litige. A fortiori pour l’entreprise qui exploite factures et contrats sous forme électronique. Rappel de quelques fondamentaux. Si les atouts des documents numériques ne sont plus à démontrer, leur valeur juridique est un point à ne surtout pas négliger. L’arsenal judicaire est conséquent pour garantir la fidélité de l’information par rapport au support, la valeur probante du document, l’accessibilité aux données et la longévité de l’archivage. Une bombe à retardement fiscale La facture est un élément particulièrement sensible et sa dématérialisation est avant tout un sujet fiscal, rappelle-t-on chez Qweeby, opérateur de dématérialisation à valeur probante. Le Code Général des Impôts fixe les conditions de la dématérialisation fiscale des factures. - expéditeur et client doivent conserver l’original électronique dans un coffre-fort électronique.
Histoire de la comptabilité par Denis COLIN, expert comptable Une histoire qui commence avant l'invention de l'écriture L'invention de la comptabilité (-3.600 av. J.C.) a précédé l'invention de l'écriture (-3.300 av. J.C.). L'histoire de la comptabilité a en fait commencé au milieu du quatrième millénaire avant notre ère à Sumer, entre le Tigre et l'Euphrate, où l'on a retrouvé les premiers témoignages écrits de l'inventaire de biens et de l'enregistrement d'échanges au moyen de tablettes d'argile gravées de pictogrammes. Quelques centaines d'années plus tard, les Egyptiens ont suivi une voie analogue à celle des Sumériens. La comptabilité grecque fut également très développée puisque les offrandes aux dieux se devaient d'être comptabilisées sur des plaques de marbre ou de calcaire (on en a retrouvé de nombreux vestiges). La chute de l'Empire romain marque le début d'une période de recul des échanges. La Renaissance des techniques comptables Luca Pacioli, père de la comptabilité ?
Les enjeux de la dématérialisation : développement durable, greenwashing ou business ? par Bernard Lombardo - Chronique Management « La dématérialisation est la première étape incontournable de toute stratégie de développement durable » déclarait Eric Boustouller, président de Microsoft France, en octobre 2009. Dans cette perspective, la gestion responsable des ressources naturelles ainsi que la réduction des émissions de CO² débordent le cadre de la stricte production industrielle et concernent également la production et la gestion des flux d’information. En cause : la production et l’impression du papier. Est-ce à dire qu’un contenu produit au format numérique (correspondance, facture, …), c’est autant d’arbres qui ne seront pas abattus ? Pas si simple !En effet, la dématérialisation contribue de fait à une augmentation exponentielle de la production et de la circulation de l’information. La confidentialité et la sécurité des données personnelles, un enjeu de responsabilité socialeLa protection des données personnelles occupe une place centrale dans la Responsabilité Sociale d’Entreprise (RSE).
Aspect législatif Archivage électronique : des contraintes juridiques et technologiques Archiver des documents électroniques correspond à l'idée de pérennité de l'information avec la possibilité de la restituer intègre et fidèle, c'est à dire identique en tout point à celle de son origine. Cette opération visant à conserver des informations ayant une valeur probatoire ou des effets juridiques concerne toutes les personnes juridiques sans exception, qu'elles soient physiques, morales, privés ou publiques. Ainsi, la conservation répond à deux objectifs principaux : - elle porte sur des documents servant de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs (ex : fiscal ou social), - elle permet la production d'actes juridiques valant preuve en cas de litige. L'article 1316-1 du code civil dispose : "L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité."
Histoire de la comptabilité Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. L'histoire de la comptabilité naît depuis l’Antiquité. L’activité comptable (au sens de "décompte des valeurs") ne se limitait pas seulement au fait d’enregistrer des actes commerciaux. L'invention du lettrage conversationnel 1962, a permis à la mécanographie et aux gros ensembles d'ordinateurs à faire de la comptabilité générale en grandes entreprises et d'effacer l'image caricaturale de la profession comptable. En ce qui concerne les ancêtres des comptables libéraux, on en trouve des traces assez nettes dans le cadre de la fonction publique, c’est-à-dire dans l’Administration où ils jouaient dans ce domaine un rôle moyen selon page 15 de "Histoire de la profession comptable" (libérale) parue, suite au 47e congrès de l'Ordre des Experts-Comptables en octobre 1993. Systèmes comptables[modifier | modifier le code] La comptabilité à l'italienne[modifier | modifier le code] Présentation[modifier | modifier le code] Effectifs Les effectifs
La dématérialisation et le "zéro papier" Gain de productivité, développement de nouveaux services pour les clients, limitation des risques d'erreur, etc. Les avantages du "zéro papier" sont nombreux. Cette politique impliquera la mise en oeuvre d'une méthodologie particulière. Avant d'imprimer, pensez à l'environnement Vous avez certainement déjà dû lire ce message en bas de la signature de vos e-mails. Pour les entreprises, s'il peut s'agir avant tout de communiquer sur leur politique environnementale, cela reste manifestement un signe d'une démarche de qualité totale à la recherche des 5 Zéros : - zéro stock - zéro défaut - zéro panne - zéro délai - zéro papier Le volume de documents nécessaire chaque jour à l'industrie financière (banques, assurances, fonds d'investissement, émetteurs obligataires) autorise ce secteur à prétendre à de réelles économies d'échelle en migrant vers une organisation "zéro papier". Les acteurs du marché utilisent quotidiennement une quantité considérable de papier.
Structure de l'entreprise