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Délais de conservation des documents commerciaux

Délais de conservation des documents commerciaux
Fiche pratique Les documents, émis ou reçus par une entreprise dans l'exercice de son activité, doivent être conservés pendant des durées déterminées, essentiellement à des fins probatoires (c'est-à-dire à titre de preuves). Principe Les règles applicables en matière de conservation des archives sont fixées : soit par la loi ; soit en fonction des délais de prescription applicables ou des périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles. Les délais varient également selon la nature ou le type de document envisagé. Remarque : les délais indiqués ci-dessous correspondent à la durée minimale de conservation. Sanctions Il n'existe pas de sanction spécifique à la non-conservation des documents d'entreprise. Sanctions en matière commerciale Pour les sanctions applicables en cas de défaut d'établissement de certains documents, voir la fiche Quels sont les livres comptables et les registres sociaux obligatoires ? Sanctions en matière fiscale Sanctions en matière pénale

http://www.entreprises.cci-paris-idf.fr/web/reglementation/developpement-entreprise/droit-affaires/delais-de-conservation-des-documents-commerciaux

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Normes archivage électronique Obligations d'archivage Obligations légales en France L'article L.110-4 du Code de commerce dispose que « les obligations nées à l'occasion de leur commerce entre commerçants ou entre commerçants et non-commerçants se prescrivent par 5 ans si elles ne sont pas soumises à des prescriptions spéciales plus courtes ». Une action en justice au sujet de ces obligations est donc recevable pendant les 5 ans suivant la conclusion du commerce. Les pièces justificatives doivent donc être conservées pendant un minimum de 5 ans afin de pouvoir les produire en cas de litige.

Ce Qu'est EDI (Échange De Données Informatisé)? L’Échange de données informatisé (EDI) est un échange ordinateur-à-ordinateur de documents commerciaux dans un format électronique standard entre les partenaires commerciaux. En passant d’un échange physique de documents commerciaux à un échange électronique, les entreprises bénéficient d’avantages significatifs tels que la réduction des coûts, l’amélioration de la vitesse de traitement, la diminution des erreurs et l’amélioration des relations avec leurs partenaires commerciaux. Pour en savoir plus sur les avantages de l’EDI cliquez ici » Chaque terme de la définition est important : Ordinateur-à-ordinateur – l’EDI remplace les lettres, les fax et les courriels. Entreprise d'archivage de documents d'entreprise, archivage de papiers administratifs : Abriboxe Dans une entreprise, qu’il s’agisse d’un grand groupe ou d’une TPE/PME, l’archivage de document d’entreprise est un poste important et stratégique. En effet, de nombreux documents administratifs et commerciaux se doivent d’être conservés et accessibles facilement, pendant de longues années. Ils peuvent servir à l’entreprise, pour des bilans, mais aussi aux actionnaires, aux employés, voire à la justice. Vous ne pouvez donc pas vous permettre de les perdre. Voici à titre indicatif les durées moyennes d’archivage des papiers administratifs et documents commerciaux :

TABLEAU COMPARATIF. Cinq statuts juridiques d'entreprise à la loupe Entreprise individuelle, SAS, EURL, SA, SARL... Autant de choix de statuts d'entreprise parmi lesquels l'entrepreneur doit faire son choix au moment de son lancement. Un moment délicat si les caractéristiques de chacun d'entre eux ne sont pas précisément connus. Pour s'y retrouver plus facilement, L'Entreprise a décortiqué ces statuts, et donne son avis. Pourquoi GED et démarche qualité La GED comme composante de la démarche qualité Dans le cadre de la démarche qualité, la GED est un moyen d'apporter la rigueur nécessaire à la saisie, au suivi, à la validation et à la résolution des réclamations et des non-conformités. Elle peut aussi être un outil directement intégré aux procédures des services administratifs et comptables : gestion des clients, de la facturation, des fournisseurs… La GED comme aide à la démarche qualité La GED, si elle est utilisée de façon systématique, facilite la recherche et l'accès aux documents nécessaires au sein de la démarche qualité.

Gestion Documentaire - GED.fr Chaque logiciel a son système de classement. Dans cet exemple, M-Files classe et protège les documents en fonction de QUOI il s’agit – client, produit, bien, service, auteur, type de document, étape de traitement – et non pas en fonction de OÙ ils sont rangés, ce qui permet aux utilisateurs de se focaliser sur leur métier et leurs tâches, et de ne pas se préoccuper de questions secondaires et sans valeur ajoutée comme « où dois-je classer mon document, et sera-t-il bien protégé ? ».

Quels documents conserver et archiver ? Il est important pour tout chef d’entreprise de conserver et d’archiver les documents essentiels de la vie de son entreprise pour être en mesure de les présenter lors d’une vérification (inspection du travail, Ursaaf, ou administration fiscale) ou encore pour prouver l’existence d’un droit ou d’une obligation. Quels documents conserver ? L’obligation de conservation des différents documents de votre entreprise (contrats de travail, bulletins de paie, statuts, rapports des gérants, déclarations fiscales et sociales …) est prescrite par le Code du travail, le Code général des impôts ou encore le Code de commerce. Les pièces comptables

Obligations comptables et fiscales des entreprises LégiFiscal Le code du commerce et le code général des impôts imposent à la plupart des entreprises la tenue d’une comptabilité et la réalisation d’une liasse fiscale. Les modalités d’application de ces obligations varient suivant l’activité et la taille de l’entreprise. Principes généraux Les obligations comptables sont précisées dans le code du commerce.

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