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A Montpellier 3M, la Ged en mode « décloisonné » Le 1er janvier 2015, la Communauté d’agglomération de Montpellier est devenue Montpellier Méditerranée Métropole (Montpellier 3M). Un changement de nom qui ne doit rien au hasard. La nouvelle entité de 1 600 agents qui regroupe 31 communes, 450 000 habitants, est réputée pour son dynamisme. Cette vitalité se retrouve dans la solution de gestion documentaire collaborative adoptée par cette collectivité. « Notre schéma directeur informatique 2008-2011 s’appuyait, entre autres, sur un socle de Ged destiné à supporter toutes les démarches de dématérialisation, souligne Philippe Gippet, directeur adjoint des ressources informatiques de Montpellier Méditerranée Métropole ; depuis plusieurs années, les collectivités sont en effet encouragées par l’Etat à dématérialiser de plus en plus de documents et de process ». Une tendance d'autant plus forte que les compétences de Montpellier 3M sont multiples : transports, culture, sport, développement économique, urbanisme, collecte des déchets.

Avantages et Bénéfices de la GED et de l'ECM Quels sont les avantages et bénéfices d’une GED ou d’un ECM ? En permettant aux organisations de mieux maîtriser leur information en général, et leurs documents en particulier, la Gestion Electronique de Documents apporte des bénéfices significatifs en termes de qualité, de productivité, de délais. Les documents sont disponibles facilement, immédiatement, à la bonne version sans confusion possible, auprès des personnes autorisées, au bon moment et en tout lieu. Grâce à une circulation immédiate, les processus et le travail collaboratif sont optimisés dans des proportions considérables. Les attentes et les bénéfices varient d’une organisation à l’autre selon leur secteur d’activité, leur contexte, leurs objectifs, leurs enjeux. Secteurs d’activité : Dans certains domaines, le document représente la valeur ajoutée de l’activité. Avantages de la GED : Référentiel documentaire unique : chaque document existe en un seul exemplaire, officiel. Bénéfices de la GED :

GED (Gestion électronique de documents) Mars 2018 Notre vidéo Gestion électronique de documents La GED (Gestion électronique de documents ou, en anglais, Electronic Content Management, noté ECM ou Electronic Document Management, noté EDM) représente l'utilisation de moyens informatisés pour l'ensemble de la gestion d'un document électronique (fichier texte, fichier tableur, image, vidéo, fichier audio etc.). Objectif de la GED L'objectif de la GED est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des documents de l'entreprise, qu'ils soient structurés (bases de données, XML, etc.) ou non (HTML, etc.) afin d'être en mesure de gérer leur cycle de vie, de leur création à leur destruction. EDM (Electronic document management) DMS (document management system)

GED : enjeux et fonction de la gestion électronique des documents Définition de la GED Il s'agit d'une solution logicielle pour gérer le cycle de vie d'un document électronique. De sa création, son stockage, son partage, à son archivage ou destruction le cas échéant. Ces solutions ne concernent pas que les grandes entreprises. Les avantages accès à l'information quelque soit le terminal utilisé et par plusieurs utilisateurs simultanés gestion des versions avec la capacité de tracer les modifications réduction drastique des volumes de stockage des documents papier facilité et rapidité pour trouver un document interfaçage du système documentaire avec d'autres outils métier ou workflow réduction du risque de perte d'une information importante cohérence avec les exigences des systèmes qualité renforcement du contrôle des informations sensibles facilité de gestion et maîtrise des droits d'accès Globalement, une GED permet d'améliorer l'efficacité d'une organisation et le contrôle des documents tout au long de leur utilisation dans l'entreprise. Les limites Indexation

Comment la transformation du système d'information impacte l'organisation Technologies Le 28/11/2014 Avec le passage de l’organisation 2.0 à l’organisation intelligente, dite 3.0, le système d’information (SI) est touché de plein fouet. Plusieurs scenarii/processus peuvent montrer l’impact que peut avoir cette transformation tant en interne qu’en externe pour une organisation. La schéma ci-dessous indique la place du SI dans l’écosystème de l’organisation : A l’intérieur de l’organisation, la transformation touche essentiellement : – la fonction de la Direction des Systèmes d’Information (DSI) : elle se transformerait au niveau de la gestion du parc informatique (i.e. – le fonctionnement interne de l’organisation (au niveau de toutes les activités : achat, stock, production, comptabilité, etc.). – le bien être des employés : l’employé peut être épaulé dans ses tâches (répétitives) ou pour des commodités (e.g. commande à distance des appareils comme la machine à café ou un photocopieur) par des objets communicants.

10 conseils pour la sécurité de votre système d’information La loi "informatique et libertés" impose que les organismes mettant en œuvre des fichiers garantissent la sécurité des données qui y sont traitées. Cette exigence se traduit par un ensemble de mesures que les détenteurs de fichiers doivent mettre en œuvre, essentiellement par l’intermédiaire de leur direction des systèmes d’information (DSI) ou de leur responsable informatique. Adopter une politique de mot de passe rigoureuse L’accès à un poste de travail informatique ou à un par identifiant et mot de passe est la première des protections. Concevoir une procédure de création et de suppression des comptes utilisateurs L’accès aux postes de travail et aux applications doit s’effectuer à l’aide de comptes utilisateurs nominatifs, et non « génériques » (compta1, compta2…), afin de pouvoir éventuellement être capables de tracer les actions faites sur un fichier et, ainsi, de responsabiliser l’ensemble des intervenants. Sécuriser les postes de travail Sécuriser le réseau local