» Blog Sollan - GED : 7 conseils pour mettre en place et maintenir un plan de classement
Auteur : Thomas Dechilly Le déploiement d’une GED dans une entreprise nécessite la mise en place préalable de certaines règles pour organiser les contenus et faciliter le travail des collaborateurs. Dans cet article, nous proposons 7 conseils pour mettre en place et maintenir un plan de classement au sein d’une GED. Ces conseils mobilisent les capacités généralement offertes par les GED récentes (plan de classement multiple, indexation par catégories, espaces virtuels, moteur de recherche…). La solution est rarement un « unique » plan de classement. Il est donc important d’étudier ces usages et ces besoins pour différencier les points communs à toute l’entreprise des aspects spécifiques à un groupe d’utilisateurs Les points communs permettront d’arrêter une organisation commune facilement partageable et les points spécifiques permettront une meilleure adéquation du plan de classement aux besoins « locaux ». En effet, une information est produite à un instant donné dans un contexte donné.
France - Gestion documentaire
Grâce à nos solutions de gestion documentaire, tous les services de votre entreprise peuvent utiliser plus efficacement les informations contenues dans les documents. Vous pourrez ainsi rechercher rapidement et de manière sécurisée des documents, sans quitter votre bureau grâce à Therefore™. Avec Iris, capturez, convertissez, compressez et associez le traitement de vos documents à vos processus de travail. Nos consultants en solutions professionnelles, hautement qualifiés, collaborent avec vous pour comprendre vos besoins. Leur expérience leur permet de vous aider à identifier les bénéfices que l'implantation d'une gestion documentaire pourrait apporter à votre entreprise. Nos systèmes étant modulaires, ils sont faciles à intégrer et ne nécessitent aucune reconfiguration importante de vos processus, minimisant les dépenses et les interruptions qui accompagnent généralement les nouveaux systèmes.
Gestion électronique des documents
Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. Pour les articles homonymes, voir GED. La gestion électronique des documents (GED ou EDM[1] pour Electronic Document Management en anglais) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations. Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d'un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte ("full text"). Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, classement, stockage et diffusion. Acquisition des documents[modifier | modifier le code] L'acquisition peut s'effectuer par : Classement des documents[modifier | modifier le code]
Optimisation de la gestion documentaire : une économie de 46 milliards selon Ricoh
Chaque année en Europe, les entreprises consacreraient 362 millions d’heures aux processus documentaires, soit 147 milliards d’euros de coûts opérationnels. Une étude, réalisée par Coleman Parkes Research pour Ricoh, chiffre à 46 milliards d’euros les pertes liées aux mauvaises méthodes de traitement des informations au sein des entreprises européennes. Cette estimation s’appuie sur les résultats d’une enquête menée en 2011 auprès de 458 entreprises européennes de plus de 1000 employés. On apprend aussi que 42,5 % des informations importantes au sein des organisations existent uniquement sous forme imprimée, et que 22% des entreprises européennes disposent de processus de gestion documentaire industrialisés. Une entreprise sur quatre juge la recherche de documents imprimés difficile et chronophage, alors que, selon Ricoh, elles seraient près de 94% à reconnaitre que les documents électroniques et numériques sont plutôt faciles à retrouver.
Stockage de documents en interne ou en externe
Stocker et partager les documents en entreprise est un véritable enjeu. Il s'agît à la fois de rendre accessible à tous, les documents de l'entreprise utiles au travail, mais aussi d'archiver les pièces qui pourraient servir de preuves juridiques. En effet, si la dématérialisation a permis de simplifier les échanges de documents, les dispositions de conservation légale de documents pour les entreprises n'ont pas changé. Numériser ses documents papiers De nombreux prestataires proposent de numériser vos documents papier afin de pouvoir les conserver en bon état longtemps. Cette solution a également l'avantage de faire une économie de place importante. Plusieurs techniques d'acquisition de documents existent mais toutes se rapprochent du scanner. La véritable différence se fait dans le classement des documents ainsi numérisés. L'indexation par type : Il s'agît de qualifier chaque document grâce à un système de méta données. L'indexation par mots clés : Échanger les documents Archivage légal
Méthodologie d'indexation
Comme l'indexation d'un document, une recherche documentaire se prépare . Dans tous les cas, il est nécessaire de connaître non seulement le langage documentaire utilisé pour savoir formuler sa question mais également les caractéristiques propres du système dans lequel on recherche (nature du fonds, principes d'indexation, fonctionnalités du logiciel utilisé). La recherche documentaire informatisée est, par essence, multicritère . Elle ne s'élabore pas uniquement à partir du thésaurus : il s'agit de combiner dans une équation de recherche les différents éléments correspondant à une question pour trouver les données répondant précisément aux éléments recherchés . Ces éléments peuvent être : de même nature (descripteurs par exemple) ; de nature différente (descripteurs, auteurs, type de document, date de publication combinés au moyen des opérateurs logiques (opérateurs booléens) ET, OU, SAUF.
