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Communiquer par notes de service

Communiquer par notes de service
Etape 1 - Différencier les notes de service des autres notes de communication internes selon leur nature Les notes de service font partie d'un ensemble plus vaste de notes de communication interne qui peuvent être utilisées pour une multitude de sujets. Il est recommandé de différencier celles qui transmettent une simple information de celles qui donnent une instruction ou une consigne. La nomenclature des notes pourrait être la suivante : note d'information : qui communique une simple information à son (ses) destinataire(s) (ex. : arrivée d'un nouveau collaborateur) ;note d'instruction : qui génère des obligations pour son (ses) destinataire(s) (ex. : demandes de congé d'été à présenter avant le ......) Etape 2 - Définir une structure type pour l'ensemble des notes internes Il est judicieux d'adopter une présentation normalisée qui permet aux collaborateurs d'identifier rapidement une note interne ; les rubriques à prévoir sont les suivantes : Etape 4 - Prévoir les modalités de publication Related:  Note de service

Rédiger une note de service La collecte des idées Si l'objet du document est toujours facilement identifiable, l'objectif et les contraintes sont plus difficiles à définir. Pourtant, ils deviendront la clé de voûte de votre message. Énoncez l'objet: rappeler aux membres d'une équipe une consigne de sécurité particulière. Isolez l'objectif: les pièges jointes des e-mails doivent être vérifiées avant leur ouverture. Observez les contraintes: l'interdit est lié à la sécurité de l'entreprise et, par ricochet, à celle des membres du personnel. Le style à privilégier Tout d'abord, évitez la forme impersonnelle trop souvent réservée à ce type de document. Adressez-vous directement au lecteur: bannissez les formulations indirectes. Impliquez l'entreprise dans son ensemble: même si la note émane d'un seul chef de service ou du directeur. La structure du message Pour inciter le lecteur à suivre la consigne, vous devez à la fois lui présenter le problème, lui soumettre la solution adoptée et lui rappeler les motifs de ce choix.

Note La note est un écrit qui permet aux membres d’une entreprise ou organisation de communiquer entre eux dans un contexte de relations professionnelles courantes. C’est le type d’écrit le plus souvent utilisé, dans les entreprises et les organismes, pour transmettre de l’information. Concise, la note revêt un caractère moins officiel que la lettre. Elle ne comprend donc ni vedette, ni appel, ni salutation finale. Il demeure cependant qu’elle doit être claire et bien structurée. Rappelons que le mot mémorandum, ou son abréviation mémo, désigne plutôt une note que l’on prend pour soi-même afin de ne pas oublier quelque chose. Il semble que l’on fasse de moins en moins la distinction entre la note et la note de service. Les éléments de la note sont les suivants : 1. Exemples : 2. Exemples : 3. Exemple : 4. Exemples : 5. 6. 7. Vous pouvez aussi consulter les articles Exemples de note et Note et note de service.

Chapitre 1 - S/Chap 4 Qu'est-ce que la note de service ?La méthodologie La note de service est un document relativement bref (de une à quelques pages) destinée à informer une ou plusieurs personnes, voire l'ensemble du personnel, de décisions prises. S'il n'existe pas de norme de présentation pour la note de service, elle comprend pourtant un certain nombre de mentions obligatoires. Son style, clair et précis, utilise le mode impersonnel. Le rédacteur de la note de service devra toujours avoir en tête deux obstacles à surmonter : . - Comment faire accepter une décision, que l'on peut supposer a priori pertinente, mais dont les destinataires ne perçoivent pas forcément le bien-fondé ? Ces deux écueils à éviter conditionnent la construction et le contenu de la note de service. 1. L'en-tête d'une note doit classiquement apporter les renseignements utiles à sa fonction, à savoir : - les références du service émetteur (en général, en haut, à gauche) - la date d'émission - la mention “note” 2. 3. o 3.1. o 3.2.Justification

J'apprends à rédiger des notes de services efficaces Une note de service est utile pour faire passer des messages liés aux consignes ou au mode d'organisation. Mais pour que ce document soit lu et retenu, il faut en peaufiner le fond et la forme. En employant le ton juste ! Une consigne écrite ne doit pas laisser de place à l'interprétation. Quel que soit l'objet de la note, certaines informations de base s'imposent. Une note de service ou un mémo n'ont pas une fonction littéraire ! C'est un fait établi : au-delà de 30 mots, une phrase n'est plus facilement compréhensible. La vocation d'une note de service est d'informer à un moment donné, mais n'oubliez pas que, même des années plus tard, elle peut servir à étayer un dossier ou être produite dans une affaire de contentieux. Check-list réalisée avec Mireille Brahic, animatrice de formations en communication et en organisation du travail, auteur de « Mieux rédiger vos écrits professionnels » (Editions d'Organisation).

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