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Dématérialiser en règle

Dématérialiser en règle
Numériser et conserver dans les règles de l’art, c’est surtout minimiser les risques juridiques en cas de litige. A fortiori pour l’entreprise qui exploite factures et contrats sous forme électronique. Rappel de quelques fondamentaux. Si les atouts des documents numériques ne sont plus à démontrer, leur valeur juridique est un point à ne surtout pas négliger. L’arsenal judicaire est conséquent pour garantir la fidélité de l’information par rapport au support, la valeur probante du document, l’accessibilité aux données et la longévité de l’archivage. Dans ce contexte, la norme Afnor NF Z042-013 s’applique indifféremment aux documents dématérialisés et aux documents natifs électroniques. Une bombe à retardement fiscale La facture est un élément particulièrement sensible et sa dématérialisation est avant tout un sujet fiscal, rappelle-t-on chez Qweeby, opérateur de dématérialisation à valeur probante. - il faut établir une liste quotidienne des factures échangées.

http://www.zdnet.fr/actualites/dematerialiser-en-regle-39762777.htm

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Quel support choisir ? L'Ordinateur Individuel-SVM le 17/04/09 à 07h00 sommaire Dématérialiser pour plus de productivité Un retour sur investissement rapide, des économies de toutes parts et des gains de productivité évidents : la dématérialisation est à l'évidence un nouveau moyen à disposition des entreprises pour améliorer leur productivité de façon significative. Portée par les progrès technologiques, la dématérialisation concilie accessibilité économique et simplicité de mise en oeuvre des solutions. Elle consiste à transformer les flux de papier qui circulent dans l'entreprise, et entre elle et ses clients, en données numériques. Elle recouvre généralement la numérisation des courriers entrants, les échanges entre les différents services, le traitement et l'archivage des documents.La dématérialisation a fait ses premiers pas dans le traitement des factures ou des bons de commande.

03. Contexte et enjeux de l’archivage électronique sécurisé Contexte et enjeux de l’archivage électronique sécurisé Avant la mise en place effective d’un archivage électronique sécurisé, il est indispensable de s’interroger sur l’existant en matière d’archivage électronique en tenant compte du contexte à la fois technique et juridique. Cette étude préalable doit permettre de déterminer et d’apprécier les enjeux de l’archivage électronique sécurisé, en identifiant les besoins et les contraintes générales à prendre en compte dans une approche nécessairement pluridimensionnelle. La Norme IAS 39 : « "Instruments financiers : comptabilisation et évaluation" La norme IAS 39 : Définition La norme IAS 39 couvre un large panel d’instruments, y compris tous les instruments dérivés, les placements dans les instruments de dette et de capitaux propres, les actifs et passifs détenus à des fins de transaction et l’endettement propre de l'entreprise. Tous les actifs et passifs financiers (y compris les dérivés) doivent être inscrits au bilan. La norme IAS 39 : Champs d’application et Dispositions générales La norme IAS 39 doit être appliquée par toutes les entités à tous les types d'instruments financiers, sauf lorsque les dispositions d'autres normes trouvent à s'appliquer.

Dematerialisation de documents comptables : legislation, conservation et solutions Publications | Fiches point de vue La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d'informations financières à des partenaires toujours plus nombreux. Dans ce contexte, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages. Le traitement de l'information est accéléré, sa transmission et son archivage sont plus facilement automatisés et sécurisés. Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque. Il est nécessaire de s'assurer que la valeur probante des documents susceptibles d'être dématérialisés, ne sera pas altérée et que les documents électroniques constitueront une preuve admissible tant pour l'administration fiscale que pour les tiers, au même titre que les documents sous forme papier.

La valeur probante de l’écrit numérique par Isabelle Renard - Chronique Solutions L’arrêt rendu par la deuxième chambre civile de la Cour de Cassation le 4 décembre 2008 pose une première pierre à l’édifice jurisprudentiel concernant la reconnaissance par les tribunaux de la valeur probante de l’écrit numérique. L’arrêt rendu par la deuxième chambre civile de la Cour de Cassation le 4 décembre 2008 (pourvoi n°07-17622) pose une première pierre à l’édifice jurisprudentiel qui reste à construire concernant la reconnaissance par les tribunaux de la valeur probante de l’écrit numérique : il confirme que l’écrit numérique doit respecter les dispositions de l’article 1316-1 du Code Civil, et être horodaté. Nous y ajoutons la nécessité de documenter le processus de dématérialisation par une politique d’archivage afin d’optimiser le traitement judiciaire de ce type de litige. Nous manquions jusqu'ici de l'appui de la jurisprudence. La société Continent France n'a jamais reçu ce courrier.

Dématérialisation: les risques de fuites de données s'amplifient La numérisation des documents et l’essor des communications en ligne accroissent le risque de pertes de données pour les entreprises. 1,9 million d’euros par an : le coût provoqué par la perte de données au sein des entreprises françaises semble à première vue particulièrement faible, mais recèle des conséquences importantes pour les firmes concernées. Une étude menée sur 17 entreprises (15 privées et deux publiques), sur un volume allant jusqu’à plus de 57.000 dossiers pour certaines structures, met en exergue les conséquences d’une violation ou destruction d’informations, un enjeu amené à s’amplifier compte tenu de la dématérialisation de plus en plus poussée des documents. L’usage d’ordinateurs zombies et de programmes destinés à pénétrer dans un système d’information ainsi que les erreurs causées par des tiers (services d’externalisation des données ou d’infogérance) sont incriminés. Un danger amplifié par internet

Archivage électronique : des contraintes juridiques et technologiques Archiver des documents électroniques correspond à l'idée de pérennité de l'information avec la possibilité de la restituer intègre et fidèle, c'est à dire identique en tout point à celle de son origine. Cette opération visant à conserver des informations ayant une valeur probatoire ou des effets juridiques concerne toutes les personnes juridiques sans exception, qu'elles soient physiques, morales, privés ou publiques. Ainsi, la conservation répond à deux objectifs principaux : - elle porte sur des documents servant de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs (ex : fiscal ou social), - elle permet la production d'actes juridiques valant preuve en cas de litige.

Les obligations de dématérialisation La dématérialisation La dématérialisation consiste en la transformation de supports d’informations matériels en supports informatique. Concrètement, le papier est banni et l’informatique privilégié. L’Echange de Données Informatisées consiste en l’échange de données entre deux entités sous forme de messages informatisés et codés. L’objectif est d’économiser du papier et de transmettre les informations échangées de manière rapide et efficace. Ainsi, le document envoyé est réceptionné quasi instantanément via internet et il n’y a plus besoin de passer par la post.

_ Dématérialisation de documents : quelles précautions prendre et quelles solutions mettre en oeuvre en matière de sécurité ? Article du 29/07/2011 _ Catégorie : Risques informatiques La dématérialisation de documents permet de transformer l’information en données électroniques, afin de la diffuser ou de la rendre accessible, en vue d’être traitée ou partagée. Pour l'entreprise, la donnée a une valeur inestimable, elle est le fruit de recherches, d'études de marché... Elle renseigne sur l'entreprise elle-même, les clients, les fournisseurs... Sur un marché, c'est elle qui fait toute la différence pour une entreprise face à ses concurrents. L'information doit donc être de bonne qualité, à jour, accessible à ceux qui en ont besoin et cela à tout moment.

Contrat d’archivage electronique, obligations du tiers archiveur Publications | Fiches point de vue L'archivage consiste à conserver, à moyen ou long terme des informations afin de pouvoir les exploiter ultérieurement. L'archivage permet ainsi d'assurer la fidélité et la durabilité de l'information conservée. Aujourd'hui, en raison du développement considérable des données sous forme dématérialisée, les supports traditionnels d'archivage (papier ou microforme) des documents sont progressivement remplacés par des système d'archivage électronique. Lors de la détermination des modalités de mise en œuvre de l'archivage, l'entreprise a le choix entre la création d'un service d'archivage en interne, ou l'"externalisation" de cette prestation. Dans ce dernier cas, un contrat spécifique doit alors être établi à cette occasion.

Dématérialiser ses données : quels sont les risques Pour qu’un projet de dématérialisation ne soit pas synonyme de fuite d’informations, il est nécessaire de mettre en place des règles et des politiques de sécurité physique et informatique. La dématérialisation de documents permet de transformer l'information en données électroniques, afin de la diffuser ou de la rendre accessible, pour ensuite être traitée ou partagée. Pour l'entreprise, la donnée a une valeur inestimable, elle est le fruit de recherches, d'études de marché... Elle renseigne sur l'entreprise elle-même, les clients, les fournisseurs... Sur un marché, c'est elle qui fait toute la différence pour une entreprise face à ses concurrents.

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