Dématérialisation de documents : quelles précautions prendre et quelles solutions mettre en oeuvre en matière de sécurité ? Article du 29/07/2011 _ Catégorie : Risques informatiques La dématérialisation de documents permet de transformer l’information en données électroniques, afin de la diffuser ou de la rendre accessible, en vue d’être traitée ou partagée. Pour l'entreprise, la donnée a une valeur inestimable, elle est le fruit de recherches, d'études de marché... Elle renseigne sur l'entreprise elle-même, les clients, les fournisseurs... Sur un marché, c'est elle qui fait toute la différence pour une entreprise face à ses concurrents. L'information doit donc être de bonne qualité, à jour, accessible à ceux qui en ont besoin et cela à tout moment. Un projet de dématérialisation de documents est une réelle opportunité pour l'entreprise car il lui permet de gagner en productivité, en efficacité, en qualité et en satisfaction client. Cette sécurité des données n'est possible qu'avec un environnement informatique maîtrisé grâce à la mise en place de procédures et de moyens : Garantir la traçabilité des données
le point sur la dématérialisation Vous avez dit « Dématérialisation » ? La dématérialisation consiste à remplacer progressivement l’utilisation de documents sur papier par l’échange de documents numériques. C’est un premier pas vers un monde avec moins de papier en attendant le monde du futur sans papier. En pratique, plusieurs situations existent. La loi française et le cadre réglementaire ont été adaptés à partir de mars 2000 pour transposer les directives européennes. Cette évolution rend possible la création de factures numériques, de bulletins de paie numériques, de lettres recommandées électroniques, … En revanche, la numérisation d’un original reçu sous forme papier ne fournit qu’une copie numérique ! En pratique, les documents numériques sont utilisables comme preuve dans la majorité des échanges entre les entreprises, les administrations, les consommateurs. Le passage aux documents numériques se traduit par des gains importants tant sur le plan économique qu’en qualité de services. o O o
Preuve La dématérialisation et le "zéro papier" Gain de productivité, développement de nouveaux services pour les clients, limitation des risques d'erreur, etc. Les avantages du "zéro papier" sont nombreux. Cette politique impliquera la mise en oeuvre d'une méthodologie particulière. Avant d'imprimer, pensez à l'environnement Vous avez certainement déjà dû lire ce message en bas de la signature de vos e-mails. Pour les entreprises, s'il peut s'agir avant tout de communiquer sur leur politique environnementale, cela reste manifestement un signe d'une démarche de qualité totale à la recherche des 5 Zéros : - zéro stock - zéro défaut - zéro panne - zéro délai - zéro papier Le volume de documents nécessaire chaque jour à l'industrie financière (banques, assurances, fonds d'investissement, émetteurs obligataires) autorise ce secteur à prétendre à de réelles économies d'échelle en migrant vers une organisation "zéro papier". Les acteurs du marché utilisent quotidiennement une quantité considérable de papier.
limites de la dematerialisation Cadre juridique de l'archivage et régime juridique des Tiers archiveurs Dématérialisation, pour des services plus efficaces - Le 05 Octobre 2011 Le marché français de la dématérialisation progresse, selon Markess International, son chiffre d'affaires s'est établi à 3 milliards d'euros en 2010 (incluant les services associés comme le conseil, la maintenance, etc.). Il devrait atteindre plus de 4 milliards en 2012. L'enjeu des entreprises pour l'année à venir sera la dématérialisation des processus incluant de ce fait, la numérisation de documents, la production de données nativement numériques, la dématérialisation des échanges et le traitement automatisé des opérations. C'est l'ensemble de la chaîne qui est donc concerné pour offrir une vraie efficacité fonctionnelle à l'entreprise. Pour l'heure, on n'en est pas encore là, le marché reste très parcellaire et morcelé même si la dématérialisation progresse dans tous les domaines et secteurs, du public aux RH en passant par la facturation. Sommaire du dossier : 1.
La dématérialisation pour tous XEnvoyer cet article par e-mail La dématérialisation pour tous Nouveau ! Pas le temps de lire cet article ? Fermer Archivages Un tournant stratégique désormais à la portée des PME Non, la dématérialisation n’est pas trop chère, ni trop complexe à mettre en place pour les petites entreprises. Se débarrasser de ces [...] Décret no 91-1051 du 14 octobre 1991 portant application aux fichiers informatisés, manuels ou mécanographiques gérés par les services des renseignements généraux des dispositions de l'article 31, alinéa 3, de la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à Le Premier ministre, Sur le rapport du ministre de l'intérieur, Vu la convention pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel faite à Strasbourg le 28 janvier 1981 et publiée par le décret n° 85-1203 du 15 novembre 1985 ; Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 20, 21, 31, 39 et 45 ; Vu le décret n° 79-1160 du 28 décembre 1979 fixant les conditions d'application aux traitements d'informations nominatives intéressant la sûreté de l'Etat, la défense et la sécurité publique de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ; Vu le décret n° 81-514 du 12 mai 1981 relatif à l'organisation de la protection des secrets et des informations concernant la défense nationale et la sûreté de l'Etat ; Vu les avis conformes de la Commission nationale de l'informatique et des libertés en date du 9 juillet et du 24 septembre 1991 ;
Avantages – Inconvénients | Entreprise et Dématériatisation I- Les avantages de la dématérialisation au sein de l’entreprise a) La notion d’intelligence économique : L’intelligence économique est l’ensemble des activités coordonnées de collecte, de traitement (d’analyse), de diffusion et de protection de l’information utile aux acteurs économiques, obtenue légalement, dans les meilleures conditions de qualité des délais et des coûts. On peut y ajouter les actions d’influence et de notoriété. Sur cette notion, reportez-vous à l’article du blog sur l’intelligence économique. b) Productivité, économies : moins de papier, moins de besoin de personnel d’archivage, moins de déplacements, possibilité de travail à la maison… c) Rapidité, réactivité de l’entreprise, souplesse : on trouve les documents en un clic, transmission instantanée dans le monde entier via les mails… , adaptation en temps réel face aux changements qui peuvent survenir, moins de soumission aux aléas de la Poste, des grèves… e) Possibilité de travail à domicile Conclusion. Like this:
Le coût de l’archivage électronique enfin calculé au To/an Dématérialisation : Le cadre juridique du «cloud computing» Le «Cloud Computing» ou «informatique dématérialisée» est un système de fourniture de ressources informatiques via l’utilisation de la mémoire et des capacités de calcul d’ordinateurs et de serveurs répartis dans le monde entier et liés par un réseau. Le « cloud » permet de se dispenser de la location ou de l’achat de serveurs informatiques, un navigateur web suffisant à accéder aux services informatiques souhaités (logiciel, plate-forme ou infrastructure). Il concerne des services aussi divers que la messagerie, la comptabilité, les mailings, le management des ventes, les outils CRM... Toutefois, un service fourni à une telle échelle ne va pas sans risques, dans la mesure où il entraîne une perte de contrôle du client sur ses données et applications, lesquelles pourront être amenées à migrer, à un niveau régional, voire international et ce, en l’absence de législation spécifique. La protection des données personnelles . . Confidentialité Propriété intellectuelle Faute professionnelle