Les enjeux de la dématérialisation pour l’entreprise - Actualités TIC Plus qu’un simple concept, la dématérialisation est aujourd’hui une préoccupation majeure pour les entreprises et les administrations. Généralement perçue comme l’étape liée à la numérisation, la dématérialisation couvre en fait différents domaines stratégiques. Dématérialiser, c’est quoi ? C’est le transfert d’une information (textes, sons, images) stockée sur un support analogique (comme le papier) à une information stockée sur un support numérique (comme une clé USB). Mais la dématérialisation, c’est plus que la numérisation, on parle aussi de : dématérialisation des échanges ;dématérialisation des processus ou des activités. On parle encore de dématérialisation native quand on crée directement une information, un échange ou un processus avec un support numérique. Dématérialiser, pourquoi ? 5 à 15% du CA d’une entreprise est consacré à la gestion de ses documents papiers. Dématérialiser, quoi ? Dématérialiser, avec quoi ? Dématérialiser, comment ?
Dematerialisation de documents comptables : legislation, conservation et solutions Publications | Fiches point de vue La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d'informations financières à des partenaires toujours plus nombreux. Dans ce contexte, l'échange de documents électroniques présente bon nombre d'avantages. Le traitement de l'information est accéléré, sa transmission et son archivage sont plus facilement automatisés et sécurisés. Pour autant, la dématérialisation n'est pas sans risque. La mise en place d'un projet de dématérialisation doit, par conséquent, s'effectuer en conformité avec les textes juridiques et fiscaux en vigueur. Un tel projet requiert la prise en compte : des problématiques internes et spécifiques à chaque entreprise (1), du choix de la solution de dématérialisation (2), et enfin, du choix d'une solution d'archivage (3). 1. A cette occasion, plusieurs questions se posent. Un même document comptable peut avoir plusieurs fonctions.
Dématérialiser et traiter automatiquement ses factures dans plusieurs pays En suivant la méthode mise en oeuvre par IteSoft, les objectifs poursuivis sont : - Mutualiser les ressources pour réduire les coûts - Homogénéiser et automatiser les processus comptables pour accélérer les délais de traitement - Superviser et consolider instantanément les données pour piloter des organisations mondialisées Le développement des CSP est une tendance lourde. Dans une économie mondialisée, les grands groupes présents sur plusieurs pays/continents y recourent à des fins d’amélioration de leurs coûts, délais et qualité de traitement sans oublier la notion de traçabilité. La dématérialisation des factures fournisseurs accélère pleinement l’efficacité de ce type d’organisation et l’atteinte de ces objectifs. Rationaliser les processus Centraliser l’information au niveau du Centre de Services Partagés… tout en respectant les circuits et centres d’approbations décentralisées Comment ? Au final, quels avantages ? Pour les comptables des sites Pour l’ensemble des acteurs
Dématérialisation de documents : quelles précautions prendre et quelles solutions mettre en oeuvre en matière de sécurité ? Article du 29/07/2011 _ Catégorie : Risques informatiques La dématérialisation de documents permet de transformer l’information en données électroniques, afin de la diffuser ou de la rendre accessible, en vue d’être traitée ou partagée. Pour l'entreprise, la donnée a une valeur inestimable, elle est le fruit de recherches, d'études de marché... Elle renseigne sur l'entreprise elle-même, les clients, les fournisseurs... Sur un marché, c'est elle qui fait toute la différence pour une entreprise face à ses concurrents. Un projet de dématérialisation de documents est une réelle opportunité pour l'entreprise car il lui permet de gagner en productivité, en efficacité, en qualité et en satisfaction client. Cette sécurité des données n'est possible qu'avec un environnement informatique maîtrisé grâce à la mise en place de procédures et de moyens : La mise en place ou le renforcement de la sécurité physique Dans la pratique, la dématérialisation doit reposer sur une sécurité efficace.
Avantages – Inconvénients | Entreprise et Dématériatisation I- Les avantages de la dématérialisation au sein de l’entreprise a) La notion d’intelligence économique : L’intelligence économique est l’ensemble des activités coordonnées de collecte, de traitement (d’analyse), de diffusion et de protection de l’information utile aux acteurs économiques, obtenue légalement, dans les meilleures conditions de qualité des délais et des coûts. On peut y ajouter les actions d’influence et de notoriété. Sur cette notion, reportez-vous à l’article du blog sur l’intelligence économique. b) Productivité, économies : moins de papier, moins de besoin de personnel d’archivage, moins de déplacements, possibilité de travail à la maison… c) Rapidité, réactivité de l’entreprise, souplesse : on trouve les documents en un clic, transmission instantanée dans le monde entier via les mails… , adaptation en temps réel face aux changements qui peuvent survenir, moins de soumission aux aléas de la Poste, des grèves… e) Possibilité de travail à domicile Conclusion. Like this:
Dématérialiser en règle Numériser et conserver dans les règles de l’art, c’est surtout minimiser les risques juridiques en cas de litige. A fortiori pour l’entreprise qui exploite factures et contrats sous forme électronique. Rappel de quelques fondamentaux. Si les atouts des documents numériques ne sont plus à démontrer, leur valeur juridique est un point à ne surtout pas négliger. « L’exhaustivité est un processus qui doit garantir que toutes les informations présentes sur le papier sont transcrites en version électronique », explique Gabriel Gil, expert de la dématérialisation et membre des comités de normalisation Afnor et Fntc. « Ceci suppose, par exemple, que l’on numérise également les pages blanches numérotées afin de ne pas soulever le doute d’avoir supprimé des pages qui auraient pu comporter une information pertinente. Une bombe à retardement fiscale Le Code Général des Impôts fixe les conditions de la dématérialisation fiscale des factures.
La dématérialisation et le "zéro papier" Gain de productivité, développement de nouveaux services pour les clients, limitation des risques d'erreur, etc. Les avantages du "zéro papier" sont nombreux. Cette politique impliquera la mise en oeuvre d'une méthodologie particulière. Avant d'imprimer, pensez à l'environnement Vous avez certainement déjà dû lire ce message en bas de la signature de vos e-mails. S'il s'agit avant tout de sensibiliser le lecteur à la protection de l'environnement et des forêts, ce message peut faire partie d'une stratégie plus globale. D'un point de vue individuel, cela peut nous inspirer bien des sentiments différents : culpabilité, indifférence, volonté d'action, mettre en place ce concept chez nous... Pour les entreprises, s'il peut s'agir avant tout de communiquer sur leur politique environnementale, cela reste manifestement un signe d'une démarche de qualité totale à la recherche des 5 Zéros : - zéro stock - zéro défaut - zéro panne - zéro délai - zéro papier
Pour comprendre la dématérialisation des traitements comptables Quel rapport y-a-t-il entre la région de Sumer en Mésopotamie, vers 3 500 avant J.-C. et la France, en 2000 après J.-C. ? Alors qu’un univers sépare ces deux lieux et ces deux époques, la comptabilité les rapproche pourtant. C’est en effet au sud de l’Irak que furent découverts, il y a 5 500 ans, les premiers vestiges présentant des enregistrements comptables [1] et c’est en France que fut créée en 2000 la première »plateforme de dématérialisation des experts-comptables« , accessible sur le site www.jedeclare.com. I- Le processus de dématérialisation des traitements comptables Il paraît essentiel de commencer par aborder la dématérialisation des traitements comptables sous ses principaux aspects techniques puis de rappeler les règles comptables et juridiques s’y rapportant. A) Présentation des principaux aspects techniques liés à la dématérialisation Le lien entre traitements comptables et dématérialisation Eléments techniques de base Se posent alors les questions liées à : E.R.P. Ouvrages :
_ Dématérialisation de documents : quelles précautions prendre et quelles solutions mettre en oeuvre en matière de sécurité ? Article du 29/07/2011 _ Catégorie : Risques informatiques La dématérialisation de documents permet de transformer l’information en données électroniques, afin de la diffuser ou de la rendre accessible, en vue d’être traitée ou partagée. Pour l'entreprise, la donnée a une valeur inestimable, elle est le fruit de recherches, d'études de marché... Elle renseigne sur l'entreprise elle-même, les clients, les fournisseurs... Sur un marché, c'est elle qui fait toute la différence pour une entreprise face à ses concurrents. Un projet de dématérialisation de documents est une réelle opportunité pour l'entreprise car il lui permet de gagner en productivité, en efficacité, en qualité et en satisfaction client. Cette sécurité des données n'est possible qu'avec un environnement informatique maîtrisé grâce à la mise en place de procédures et de moyens : La mise en place ou le renforcement de la sécurité physique Dans la pratique, la dématérialisation doit reposer sur une sécurité efficace.
Traitements comptables et dématérialisation - Sujet d'étude STG CFE STG - Calendrier scolaire pour 2013 Voici un calendrier scolaire pour que vous puissiez connaitre les dates des vacances de chaque zone pour votre année scolaire 2012 - 2013 au lycée. Quand les dates des épreuves du bac STG 2013 seront disponibles, vous au[...] Corrigé CFE Bac STG 2011 Corrigé CFE Bac STG 2011 Le site Bac-STG.net publiera la correction du sujet de CFE du Bac STG 2011 ! Sujet Management des organisations Bac STG 2011 Sujet Management des organisations Bac STG 2011 Retrouvez quelques heures après les épreuves l'intégralité du sujet de Management des organisations tombé en France métropolitaine au Bac STG lors de cette c[...]
Dématérialisation des documents et sécurité Décembre 2009 - Paru dans Solutions&Logiciels N° 10 - Voir le sommaire du numéro La dématérialisation est une réalité dans de nombreuses entreprises. Mais les échanges de fichiers numériques sont vulnérables à toutes sortes d’atteintes. Pour les fiabiliser, diverses solutions de sécurité sont disponibles. Claire Rémy L es documents dématérialisés remplacent progressivement le papier dans les échanges commerciaux entre entreprises (contrats, commandes, factures, paiements et autres courriers), mais aussi dans les relations de l’entreprise avec les administrations (déclarations fiscales…) et avec ses employés (fiches de paie, par exemple). Fiabiliser les échanges Encore faut-il garantir que le document électronique n’a pas été modifié ou altéré entre son émission et sa réception, qu’il est bien passé par les étapes prévues, qu’il arrive au bon destinataire, en toute confidentialité, qu’il pourra être archivé et retrouvé dans son intégralité. 2 types de dématérialisation