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Qualité Les qualités des assistantes / secrétaires de direction - Touline, cap sur la Bretagne Les assistantes et/ou secrétaires doivent être parfaites ! Après avoir lu ce qui suit, je pense que, comme moi, vous en serez persuadé, si tant est que vous ne le soyez pas déjà. Pour mémoire, la profession étant à 98 % féminine, je garde le féminin, ce qui n’est certes pas exclusif ! Voilà une liste des qualités demandées aux secrétaires et/ou assistantes de direction lors d’offres d’emploi. Tous ces épithètes et qualificatifs ont été relevés dans le profil du candidat sur les annonces publiées durant ces 6 derniers mois dans l’Ouest, seule la classification de ces compétences n’engage que moi. Les aptitudes relationnelles se déclinent en : sens relationnel,esprit d’équipe,aisance relationnelle,qualité d’écoute,diplomatie,sens du service,sens du contact,autorité naturelle. Les qualités personnelles : rigueur,souplesse,discrétion,disponibilité,dynamisme,capacité d’adaptation,polyvalence,organisation,méthode,autonomie,sens de l’initiative.réactivité, Les qualités intellectuelles
Surmonter ces tâches inachevées qui nous polluent l’existence | Les tâches inachevées nous polluent l’existence en permanence en occupant notre esprit de manière consciente ou inconsciente. On se fixe régulièrement de petites tâches qu’on prévoit de réaliser au cours de la journée ou de la semaine, pour lesquelles on ne trouve pas le temps nécessaire et qu’on remet systématiquement au jour suivant ou à la semaine suivante. Parfois on finit par remettre au lendemain tellement de tâches prévues qu’on à l’impression de ne plus avoir de temps pour soi et de ne pas avancer dans ses projets ou même dans la vie d’une manière plus large. Combien de listes de tâches traînent sur votre bureau, dans vos tiroirs ou dans votre agenda ? Combien de projets personnels occupent votre esprit et vous frustrent lorsque vous vous rendez compte que ces projets traînent depuis des mois, voir des années ? Même à l’échelle d’une journée, on se laisse bien trop souvent envahir par ces tâches inachevées: 4) Ne surtout pas chercher la perfection ou le détail.
Organiser une réunion : les 10 erreurs à ne pas commettre La planification et l’organisation d’une réunion demandent beaucoup de temps. Il ne suffit pas de réserver une salle, de prévenir les participants et de créer un ordre du jour vite fait bien fait... En procédant de la sorte vous risquez d’organiser une réunion interminable et surtout inefficace. Nous avons donc décidé de lister les erreurs à ne surtout pas commettre lors de votre prochaine réunion à Bruxelles ou votre prochaine conférence à Londres : ➜ Ni trop tôt, ni trop tard... L’horaire de la réunion ne doit pas être choisi à la légère. ➜ Ne pas prévoir d'ordre du jour pour votre réunion... Afin que la réunion ne s’éternise pas et pour être plus efficace, soyez clair sur l’ordre du jour. ➜ Prévoir trop de participants... Vous organisez une formation à Aix en Provence, vous avez prévu votre ordre du jour et ne vous reste plus qu'à convier les participants. ➜ Ne pas faire de brief... Vous organisez votre réunion à Nancy. ➜ Ne pas se faire entendre... ➜ Une réunion longuuuuuuueeee...
Choisissez la meilleure disposition de salle pour votre évènement Il vous faut des heures de recherche et de démarches pour choisir la meilleure salle pour accueillir votre évènement, préparer les invitations et mettre en place l'ordre du jour... Chaque évènement est différent. En faisant attention aux objectifs de la réunion, à la structure de la salle et au niveau d'échange souhaité entre l'intervenant et les participants, vous organiserez une réunion unique et réussie. Chaque disposition de salle a ses avantages et ses inconvénients. Afin de vous aider à faire le bon choix, l'équipe de Bird Office a décidé de vous résumer les différentes dispositions de salles possibles et ce que chacune a à vous offrir. ➜ Une réunion autour d'une table ronde ou rectangulaire C'est probablement la disposition qui vous vient en premier à l'esprit lorsque vous organisez une réunion. Cette disposition permet un échange en face à face, et encourage donc l'interaction et la communication entre les différents acteurs. ➜ Aménagez votre salle en U
8 outils pour des réunions bien organisées Vous perdez beaucoup de temps lors de l’organisation de réunion, de rendez-vous, de séminaire ou de conférence ? Vous souhaitez augmenter les performances de vos collègues et collaborateurs lors de ces événements ? Bird Office vous donne la solution ! Choisir la date et le lieu de la réunion : Il est toujours compliqué de trouver une date qui convient à tous les participants d’une réunion. ➜ Organisez vos salles de réunion avec le Calendar Le Calendar Bird Office est un outil spécialement développé pour faciliter votre gestion des salles de réunion, formation, conférence... ➜ Planifiez votre réunion d’entreprise avec Doodle Cet outil est une interface très simple d’utilisation pour planifier vos évènements et trouver le créneau horaire qui conviendra à tous les participants. ➜ Gagnez du temps en réunion et formation avec JulieDesk Cet outil organise vos réunions et rendez-vous à votre place. Organiser une réunion interactive et collaborative : ➜ Transformez vos conférences avec Wisembly
MeetingPlanner. Mieux planifier ses réunions Meeting Planner est un outil en ligne qui a comme objectif de vous aider à mieux planifier et organiser vos réunions. On le sait l’organisation d’une réunion avec plusieurs participants peut vite se transformer en un véritable casse-tête. Choix du lieu, choix de l’heure, disponibilités des uns et des autres… Meeting Planner est une arme redoutable pour vous faire gagner en efficacité. L’outil est très simple à utiliser et se passe de tout mode d’emploi. Il suffit de suivre le pas-à-pas proposé par l’application pour mettre en place en quelques secondes votre première réunion. Vous pouvez ensuite à l’étape suivante si vous souhaitez organiser une réunion à distance ou en présentiel. Une fois lieu, date et heure validés, tous les participants reçoivent une entrée pour leur agenda. Une solution simple et efficace pour organiser au mieux vos réunions professionnelles. Lien: MeetingPlanner
5 outils en ligne pour organiser des réunions et caler des rendez-vous sans peine - Les Outils Collaboratifs S’il y a bien un domaine où les outils collaboratifs en ligne ont permis de gagner en temps et en efficacité, c’est bien dans l’organisation des réunions et des rendez-vous. L’arrivée de Doodle il y a quelque temps de cela a changé la donne et sauvé la mise de milliers d’assistants et professionnels chargés de coordonner les agendas des participants à une réunion ou de prendre des rendez-vous. Désormais il n’y a plus que l’embarras du choix du meilleur outil en la matière. Je présentais ici même il y a quelque temps trois outils collaboratifs pour programmer une réunion pour une équipe. En voici cinq autres. 5 outils en ligne pour organiser des réunions et caler des rendez-vous sans peine. Calendly Calendly propose une interface limpide assez élégante. Assitant.to Une autre approche très efficace aussi avec Assitant.to. Foogi Foogi travaille avec les principaux agendas du marché Google, Outlook, Office365, iCloud. ScheduleOnce FreeBusy