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4 étapes à maitriser pour mettre en place un outil de GED

4 étapes à maitriser pour mettre en place un outil de GED
Introduction L'objectif d'un projet de GED est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des documents pertinents pour l'entreprise et ce, pour répondre à un objectif plus global : optimiser ses processus métiers en traitant une seule fois l'information (quelle que soit la source) et en la mettant à disposition au bon moment aux bonnes personnes. L'acronyme GED signifie Gestion Electronique des Documents. Il désigne le processus de gestion de l'ensemble du cycle de vie d'un document électronique. On entend par document électronique une image, un fichier son, un fichier texte, etc. pouvant être manipulé par un ordinateur. La GED est traditionnellement présentée en 4 étapes : l'acquisition, la gestion, le stockage et la diffusion des documents. 1 - L'acquisition des documents L'acquisition de documents résulte d'un processus automatique ou humain (numérisation ou création de document) visant à créer, enregistrer, classer et indexer le document électronique. Conclusion

La GED - Gestion électronique des documents - Infos et devis Voici quelques éléments d'information qui vous permettront de choisir votre type de logiciel GED. La GED en mode SAAS La gestion électronique de documents en mode SAAS (Software As A Service) est une architecture logicielle proposée sous la forme d’abonnement et non sous la forme d’achat de licence classique. L’infrastructure informatique serveur est mutualisée pour plusieurs clients, en s’appuyant sur un code source unique. Les informations sont très sécurisées et compartimentées : chaque client possède sa propre base de données et son paramétrage. Les avantages de l’architecture GED en mode SaaS sont les suivants: Cette architecture permet une progression illimitée en volume de données et en nombre d'utilisateurs,L'absence de gestion de version permet de réduire significativement le coût total d’utilisation,Rapidité de mise en oeuvre car standardisation du logiciel et non développements spécifiques,Allégement considérable de l'architecture informatique chez les clients.. Le sur-mesure

procédure gestion documentaire - outils ged Non-implication des utilisateurs Les utilisateurs doivent être impliqués dès le démarrage du projet. Un bon cahier des charges est établi en réponse aux besoins qu'ils expriment. En impliquant les utilisateurs en amont, l'intégration de la GED sera mieux vécue. Numérisation longue ou difficile La numérisation doit être simple et rapide. Hétérogénéité du système Le système de GED doit être le même pour tous les services. Non-prise en compte de l'organisation de l'entreprise L'organisation de l'entreprise offre un cadre tout indiqué pour gérer les droits d'accès aux documents. Tests insuffisants du système Le système doit être testé intensivement avant sa mise en production officielle. Sous-dimensionnement du réseau Le réseau entre les postes des utilisateurs et le dépôt de données doit être correctement dimensionné pour éviter les congestions et les lenteurs. Devis GED Formulez votre demande en ligne et recevez 3 à 5 Devis GED

Prix d'un logiciel GED : Quel budget pour acquérir une GEIDE ? Accueil » GED » Prix logiciel GED – Quel budget pour une GED ? Un gain de productivité se fait aussi sur un rapport coût-bénéfice. Parler du prix d’un logiciel GED est donc un sujet de premier ordre pour les professionnels. Prix d’un logiciel GED : sur quelle base valoriser un logiciel de GED ? Il est bien évident que d’une solution de GED à l’autre les services proposés ne sont forcement les mêmes. L’installation d’une solution de GED performante prend forcement en compte le paramétrage de la GED pour l’adapter aux besoins de l’acquéreur. Prix d’un logiciel GED : quelle fourchette de prix ? Le delta du tarif est forcément important en fonction du nombre d’utilisateurs et de la quantité de documents traités quotidiennement. La première répond à une GED minimaliste pour une PME désireuse de numériser ses documents comptables. Notre conseil en plus La GED est un secteur où certaines entreprises utilisent parfois des méthodes déloyales pour emporter des marchés. Article par

prix logiciel ged - ged prix Facteurs influençant le cout Le coût d'une solution de GED ne se limite pas au prix de la licence du logiciel déployé sur un serveur de l'entreprise. Licences logicielles Le logiciel choisi peut être : gratuit,facturé par utilisateur,facturé par processeur,soumis à un abonnement. Paramétrage et développement L'installation du logiciel peut faire l'objet d'une prestation spécifique. Maintenance et assistance L'immense majorité des prestataires de GED proposent des contrats de maintenance et d'assistance. Matériel de l'infrastructure Selon les prérequis et la charge prévue du logiciel de GED, il peut être nécessaire d'investir dans de nouveaux serveurs et de mettre à jour l'infrastructure réseau de l'entreprise. Matériel de stockage En plus du stockage des documents dans la GED, il faut prendre en compte les coûts liés aux sauvegardes et à leur stockage : serveur de sauvegarde,supports de sauvegarde,sites distants pour les sauvegardes. Coûts liés à la numérisation Formation Scénarios GED « complète »

Comment organiser la mise en place de votre projet de GED ? La Gestion Electronique des Documents (GED) est un outil, dont la mise en place nécessite une stratégie d’organisation et de gestion des flux documentaires (par exemple flux de factures clients, flux de factures fournisseurs, dont le processus de traitement est différent). Cette solution logicielle permet d’optimiser les processus de l’entreprise, ainsi que les flux de documents associés, et permet également de gagner en productivité et en fiabilité… Le travail avec l’ensemble des collaborateurs Une mise en place « top down », c’est-à-dire descendante, de la Gestion Électronique des Documents (GED) est entièrement à proscrire si l’on souhaite réussir cette transition digitale. L’analyse des pratiques de travail Si 66 % des dirigeants d’entreprises et décideurs publics souhaitent améliorer la gestion numérique de leurs documents, seulement 43 % y voient une source de collaboration dans leur entité. La gestion électronique par métier Les actions à entreprendre pour mettre en place la GED

GED - GED.fr Tarifs logiciels GED, choisir sa solution de dématérialisation Le logiciel GED est passé d’un mode d’exploitation local à une mise en œuvre en réseau. Comme toutes les applications professionnelles, elle s’est adaptée aux ressources d’internet. La GED est désormais massivement exploitée sur le Cloud. Et les logiciels de GED actuels couvrent 6 domaines principaux d’application : la production, l’acquisition, l’archivage, l’intégration, la diffusion et la gestion du workflow. La phase de production est celle qui consiste à générer des documents directement exploitables par le système de GED. Lors de la phase d’acquisition, on numérise des documents physiques pour qu’ils soient exploitables par le système. L’archivage permet de préserver tout ce qui constitue le fond documentaire de l’entreprise. L’intégration est un processus puissant des systèmes GED de nouvelle génération. La diffusion permet d’utiliser en temps réel les flux documentaires pour automatiser le déclenchement d’actions.

Sécurité réseau informatique et protection des données des entreprises avec Informatique Appliquée Alors que l'informatique est devenue pour l'entreprise un outil incontournable de gestion, d'organisation, de production et de communication, les données mises en œuvre par le système d'information ainsi que les échanges internes et externes sont exposés aux actes de malveillance de différentes natures et sans cesse changeants. Il convient en conséquence de ne pas renoncer aux bénéfices de l'informatisation, et pour cela de faire appel à des spécialistes qui apportent une garantie contre les risques, d'une manière permanente, en préservant la stricte confidentialité des données, et pour un budget raisonnable. Le réseau : un outil de production exposé L'informatique est devenue un outil incontournable de gestion, d'organisation, de production et de communication. Le réseau de l'entreprise met en œuvre des données sensibles, les stocke, les partage en interne, les communique parfois à d'autres entreprises ou personnes, voire les importe d'au-delà les murs. Une protection juridique faible

4 étapes à maitriser pour mettre en place un outil de GED - BPMS.info Introduction Que l’on aborde la mise en place d’un outil de GED pour répondre à un projet de dématérialisation (Décollage annoncé pour la dématérialisation de factures ) ou comme moyen de fluidifier la transmission d’informations au sein d’un processus, cette notion devient incontournable (La nécessaire Fusion des systèmes de BPM et de GED ). L’objectif d’un projet de GED est de parvenir à constituer un référentiel de l’ensemble des documents pertinents pour l’entreprise et ce, pour répondre à un objectif plus global : optimiser ses processus métiers en traitant une seule fois l’information (quelle que soit la source) et en la mettant à disposition au bon moment aux bonnes personnes. L’acronyme GED signifie Gestion Electronique des Documents. Il désigne le processus de gestion de l’ensemble du cycle de vie d’un document électronique. La GED est traditionnellement présentée en 4 étapes : l’acquisition, la gestion, le stockage et la diffusion des documents. 1 – L’acquisition des documents

Travail coopératif : quand la distance permet le rapprochement 1. Définition, notions voisines et lexique de termes techniques Travail collaboratif, coopératif ou encore travail de capitalisation, autant de termes dont les significations se rapprochent et méritent donc une définition et une distinction claires. a) Définition et notions voisines Le travail collaboratif : Il s’agit d’un travail de groupe d’égal à égal (sans lien hiérarchique de commandement ou d’impulsion) qui fonctionne sans véritable organisation préalable (coordination). Exemple : un wiki : chaque internaute peut ajouter un commentaire sur le site ou corriger ceux des autres. Exemple : un tableau blanc : chaque internaute écrit, dessine ou dépose un document sur le tableau. Le travail se fait par accumulations et modifications permanentes ; Les rapports sont très souvent qualifiés d’horizontaux ; Le mode de communication est plutôt synchrone même si le travail asynchrone n’est pas impossible ; Le travail individuel est difficilement identifiable à la fin. 2. Les outils Les logiciels Wiki

qu'est ce que la ged - ged définition Fonctionnalités de la GED Acquisition L'acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques. Classement Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Stockage Il est impératif de garantir l'intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Diffusion Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Archivage Certains documents doivent légalement être conservés mais n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. GED : quels avantages ? Réduction des coûts liés au papier L'existence d'un document papier induit des coûts : consommables, recherche, archivage. Accès ubiquiste aux documents Le système de GED est accessible de partout dans l'organisation. Amélioration de l'indexation et de la recherche Démarche qualité Tout document produit ou transitant par votre organisation est enregistré dans la GED.

La sécurité des réseaux informatiques I. Communication en réseau : pourquoi protéger ses données ? La menace grandit ! II. Avoir une connaissance précise des valeurs à protéger Effectuer une veille informatique efficace Connaître et gérer son matériel Surveiller ! I. Parler de « protection informatique » à un dirigeant, c’est tout de suite évoquer chez lui la notion de coût. La menace est-elle réelle ? 1. Plus de 155 vulnérabilités sont déclarées par semaine. Des chiffres qui font peur mais que l’on peut relativiser en constatant les efforts réalisés par les entreprises européennes pour se protéger. Alors quel est le véritable problème de cette menace ? 2. Dans la plupart des entreprises, le système d’information est placé sous la direction du chef d’entreprise. Le chef d’entreprise est responsable de la sécurité du système d’information. Qu’est-ce qu’Internet si ce n’est l’interopérabilité des réseaux et des systèmes… Nous devenons tous responsables les uns des autres car nous sommes tous connectés les uns aux autres. 3.

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